Verordening fractieondersteuning gemeente Dordrecht

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

gelet op de beraadslaging in het presidium van de gemeente Dordrecht;

De Verordening fractieondersteuning gemeente Dordrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissielid: een door de raad benoemd persoon, niet zijnde raadslid, die mede uitvoering geeft aan de taken van een adviescommissie van de gemeenteraad van de gemeente Dordrecht;

• b.

  fractie: een in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke groepering;

• c.

  fractie als geheel: Raadsleden, commissieleden, fractiemedewerkers, fractieassistenten en/of penningmeester die lid zijn van een fractie;

• d.

  fractiemedewerker/fractieassistent: persoon die werkzaamheden verricht voor een van de fracties uit de raad. Dit op basis van een getekend contract met daarin opgenomen de te leveren prestaties, de te ontvangen vergoeding voor de werkzaamheden en een geheimhoudings-verklaring;

• e.

  penningmeester: persoon die financiële werkzaamheden verricht voor een van de fracties uit de raad. Dit op basis van een getekend contract met daarin opgenomen de te leveren prestaties, de te ontvangen vergoeding voor de werkzaamheden en een geheimhoudingsverklaring;

• f.

  vergoeding: de krachtens deze verordening aan de fracties te verstrekken financiële bijdrage.

Artikel 2 Recht op financiële vergoeding

• 1.

  De fracties ontvangen jaarlijks een financiële vergoeding als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze vergoeding bestaat uit een vast deel van € 6.676 voor elke fractie per jaar. Daarnaast ontvangt elke fractie jaarlijks een bedrag van € 1.700 per raadszetel.

• 3.

  Voor de berekening van de vergoeding wordt uitgegaan van de situatie per 1 januari van het jaar waarover de vergoeding wordt verstrekt.

Artikel 3 Besteding financiële vergoeding

• 1.

  Fracties besteden de vergoeding om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Dit betekent dat de vergoeding besteed dient te worden aan het (kunnen) functioneren van de fractie als geheel (raadsleden, commissieleden, fractiemedewerkers, fractieassistenten en/of penningmeester) en/of besteed wordt aan kosten die ten behoeve van het raadswerk door de fractie worden gemaakt.

• 2.

  De vergoeding kan in ieder geval besteed worden aan (niet limitatief):

  • a.

    personele ondersteuning van de fractie. De fracties kunnen fractieassistenten en een penningmeester benoemen en een vergoeding toekennen op basis van een getekend contract met daarin opgenomen de te leveren prestaties en de te ontvangen vergoeding voor de werkzaamheden. Ook de kosten van personeelsbeheer, personeelsadministratie en personeelsverzekeringen behoren bij deze kostenpost;

  • b.

    inhuren van externe adviseurs;

  • c.

    bureaukosten en andere facilitaire kosten die verband houden met het inrichten van een kantoorwerkplek, voor zover niet aan de fractie ter beschikking gesteld door de gemeente Dordrecht, en de kosten van kantoorbehoeften zoals papier, enveloppen en postzegels, schrijfmiddelen en ICT-middelen (inclusief accessoires en software) voor zover deze bedoeld zijn voor en gebruikt worden door de fractie als geheel;

  • d.

    kosten van vakliteratuur, abonnementen op naam van de fractie, contributies en lidmaatschappen ten behoeve van de fractie als geheel;

  • e.

    administratiekosten ten behoeve van de fractie zoals bijvoorbeeld bankkosten fractierekening en kosten oprichten en behouden van de stichting (Kamer van Koophandel);

  • f.

    communicatie-uitingen. Hieronder vallen onder andere de kosten van het opzetten en onderhouden van een website van de fractie, nieuwsbrieven, rouwadvertenties, kerstkaarten inclusief verzendkosten en advertenties waarin de fractie inwoners informeert/verantwoording aflegt over ingenomen standpunten en hen hiermee uitnodigt tot meedenken en contact. Advertenties in de periode van 1 januari tot de verkiezingen in maart in een verkiezingsjaar worden in beginsel gezien als activiteiten gericht op verkiezingen. Advertenties in deze periode kunnen alleen ten laste van het fractiebudget worden gebracht indien aangetoond is en nadrukkelijk duidelijk is dat dit gewone advertenties zijn die geen relatie hebben met de verkiezingscampagne;

  • g.

    kosten van informatiebijeenkomsten van de fractie (bijvoorbeeld politiek café, kraam- en zaalhuur, organisatie, publiciteit en consumpties), mits deze niet specifiek gericht zijn op de politieke achterban van de fractie, maar waarvoor breed is uitgenodigd met het doel in contact te komen met inwoners en hen uit te nodigen tot meedenken. Informatie- en politieke bijeenkomsten (Politiek café) in de periode van 1 januari tot de verkiezingen in maart in een verkiezingsjaar worden gezien als activiteiten gericht op verkiezingen en kunnen derhalve niet ten laste van het fractiebudget worden gebracht;

  • h.

    vergaderkosten ten behoeve van de fractie zoals bijvoorbeeld de kosten van werklunch/diner op dagen dat de raad vergadert, eten en drinken door de fractie gekocht voor gebruik tijdens fractievergaderingen en overige fractiebijeenkomsten;

  • i.

    kosten voor ontwikkeling van de fractie zoals de training en scholing ten behoeve van de verbetering van vaardigheden van leden van de fractie als geheel. Deze opleidingen dienen inhoudelijk gerelateerd te zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers en hebben geen direct verband met individuele niet partijpolitieke opleidingen voor raads- en commissieleden die op grond van de rechtspositieregelingen vergoed kunnen worden. Ook kosten van activiteiten die als doel hebben om de fractie als geheel als team beter te laten functioneren (coaching, heidagen, teambuilding, teamuitje eventueel met partners) mogen betaald worden uit de fractievergoeding;

  • j.

    persoonlijke attenties, waaronder cadeaus, kaartjes, bloemen en gebak tot een maximum van € 50 die niet als individu, maar als vertegenwoordiging van de fractie gegeven worden aan externen of aan fractieleden en die in het specifieke geval bijdragen aan de ondersteuning van het functioneren van de fractie als geheel. Indien het maximum van € 50 wordt overschreden, wordt € 50 als fractiekosten meegenomen als aan de overige voorwaarden is voldaan (bon en afschrift van de uitgave aanwezig).

• 3.

  De vergoeding kan niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften, anders dan het geven van een persoonlijke attentie (waaronder cadeaus) tot een maximaal in aanmerking te komen bedrag van € 50, dat niet als individu, maar als vertegenwoordiging van de fractie gegeven wordt aan externen of aan fractieleden en dit in het specifieke geval bijdraagt aan de ondersteuning van het functioneren van de fractie als geheel;

  • d.

    fooien;

  • e.

    uitgaven aan individuele raads- en commissieleden, die echter door hen zelf betaald dienen te worden, omdat zij hiervoor vergoedingen ontvangen op grond van rechtspositieregelingen voor raads- en commissieleden. Hierbij valt te denken aan materiele voorzieningen en huishoudelijke faciliteiten (zoals computer- en software kosten, tablet, telefoonkosten, parkeer-, reis en verblijfskosten);

  • f.

    uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij voor de fractie verrichten, behoudens kosten die specifiek worden gemaakt voor het ondersteunen en inrichten van de fractie (bijvoorbeeld voor het onderhoud van de website). Deze door raadsleden gemaakte kosten worden vergoed uit de fractievergoeding;

  • g.

    kosten van activiteiten, gericht op de verkiezingen, zoals onder meer folders, enquêtes met als doel input te leveren voor verkiezingsprogramma's, bijeenkomsten, kraam- en zaalhuur en advertenties voor campagnedoeleinden. Informatie- en politieke bijeenkomsten (Politiek café) in de periode van 1 januari tot de verkiezingen in maart in een verkiezingsjaar worden gezien als activiteiten gericht op verkiezingen en kunnen derhalve niet ten laste van het fractiebudget worden gebracht;

  • h.

    (her)verkiezing van raadsleden dan wel partijbelangen of directe oproepen om op de partij te stemmen;

  • i.

    niet partijpolitieke individuele opleidingen voor raads- en commissieleden die op grond van de rechtspositieregelingen vergoed kunnen worden.

• 4.

  In bijlage 1 van deze verordening "leidraad bestedingsdoeleinden fractievergoeding" is niet-limitatief (er is ruimte voor andere type kosten die niet expliciet worden genoemd) nadere invulling gegeven aan welke uitgaven de vergoeding wel en niet mag worden besteed.

• 5.

  In alle gevallen, waarin deze verordening en/of leidraad bestedingsdoeleinden fractievergoeding niet voorziet, beslist het presidium op voorstel van de griffier.

Artikel 4 Voorschot vergoeding fractieondersteuning

• 1.

  De vergoeding voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar uitgekeerd.

• 2.

  De fractie maakt voor de ontvangst van de financiële vergoeding en voor de uitgaven in het kader van de fractiekostenvergoeding bij voorkeur gebruik van een zakelijk bankrekeningnummer op naam van de fractie. Mocht dit niet mogelijk zijn dan is het gebruik van een bankrekeningnummer op naam van de fractievoorzitter of penningmeester van de fractie toegestaan. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

• 3.

  Het voorschot kan verrekend worden met te veel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

Artikel 5 Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

• 1.

  In afwijking van het bepaalde in artikel 4 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden een evenredig deel van het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

• 2.

  In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 6 Wijziging vergoeding

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wordt de vergoeding aangepast. Bij vermindering of vermeerdering van het zeteltal vindt de aanpassing plaats op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie vindt in het kalenderjaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden geen herberekening plaats.

• 3.

  De aanspraak op de vergoeding van het bedrag per fractielid van na splitsing ontstane fracties gaat in met ingang van het kalenderjaar volgend op de splitsing. De vaste vergoeding per fractie wordt niet verdeeld en blijft bij de oorspronkelijke fractie. De afgesplitste fractie ontvangt derhalve geen vast deel. Ook kan de nieuwe fractie geen aanspraak maken op de door de fractie in oude samenstelling opgebouwde reserve.

Artikel 7 Verantwoording en controle

• 1.

  Elke fractie legt, uiterlijk anderhalve maand na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de vergoeding voor fractieondersteuning. Hierbij wordt de systematiek van het kasstelsel gehanteerd: kosten worden verantwoord in het jaar waarin ze daadwerkelijk zijn betaald.

• 2.

  Bij onvoldoende medewerking van de fractie kan de raad op voorstel van het presidium besluiten dat de fractie het in het verantwoordingsjaar ontvangen voorschot aan fractieondersteuning geheel of gedeeltelijk terug dient te betalen.

• 3.

  De verantwoording bestaat in elk geval uit:

  • a.

    een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en zo mogelijk de penningmeester en/of fractielid. De fractie gebruikt het door de griffie ter beschikking gestelde format;

  • b.

    een (digitaal) overzicht en Excel sheet met daarin een specificatie van de uitgaven en inkomsten en een onderbouwing dat opgevoerde kosten passen binnen deze verordening en de daarin opgenomen "leidraad bestedingsdoeleinden fractievergoeding". De fractie gebruikt voor hun administratie en verantwoording het afgesproken boekhoudprogramma en het door de griffie ter beschikking gestelde format van categorieën en type kosten;

  • c.

    de bankafschriften en facturen/bonnen van de als fractiekosten opgevoerde uitgaven. Van opgevoerde maandelijkse kosten van de bankrekening volstaan de afschriften met de betreffende afschrijving van deze kosten;

  • d.

    alle rekeningafschriften in het betreffende verantwoordingsjaar.

• 4.

  De door de fracties ingeleverde verantwoordingen worden na een door de griffie uitgevoerde interne toets/audit onderzocht door een accountant. De accountant brengt vervolgens zijn rapport van feitelijke bevindingen uit aan de gemeenteraad.

• 5.

  De raad stelt na ontvangst van het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant op voorstel van het presidium de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de vergoeding bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de verrekening tussen de in lid 5a genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

• 6.

  In afwijking van het eerste lid dienen fracties, die na de verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan, het restant aan voorschot en het saldo van het bedrag dat resteert op de bankrekening binnen 1 maand na de datum van ontbinding van de raad terug te betalen aan de gemeente. Deze fracties leggen uiterlijk anderhalve maand na de verkiezingsdatum respectievelijk de datum van beëindiging van de activiteiten, aan de raad verantwoording af over de besteding van de vergoeding voor fractieondersteuning. Na onderzoek en vaststelling van de bedragen als bedoeld in lid 5 van dit artikel zal eventueel een verrekening plaatsvinden.

• 7.

  In het geval een fractie niet meer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad is deze fractie pas gerechtigd om haar bankrekeningnummer op te heffen nadat het restant aan voorschot en het saldo van het bedrag dat resteert op de bankrekening is terugbetaald en door de gemeente is ontvangen. De verantwoordelijkheid voor de eindafrekening rust bij het laatste fractielid c.q. de laatste fractieleden, die hoofdelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de vergoeding die de fractie op basis van de verordening aan de gemeente verschuldigd is.

Artikel 8 Reserve

• 1.

  De fractie die de vergoeding voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag dit niet gebruikte deel van de vergoeding reserveren voor besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2.

  De omvang van de reserve mag niet groter zijn dan 100% van de vergoeding die de fractie in het betreffende jaar op grond van artikel 1 van deze verordening toekwam. Het deel van de vergoeding dat boven die 100% uitkomt, wordt binnen 1 maand na berichtgeving hierover teruggestort op de rekening van de gemeente.

• 3.

  De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 4.

  De fracties, die na de verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan, dienen het restant aan voorschot en het saldo van het bedrag dat resteert op de bankrekening binnen 1 maand na de datum van ontbinding van de raad terug te betalen aan de gemeente.

Artikel 9 Fractieruimte

• 1.

  Elke in de raad vertegenwoordigde groepering kan aanspraak maken op een van gemeentewege beschikbaar te stellen ruimte voor fractiewerkzaamheden.

• 2.

  Verdeling van de beschikbare ruimte geschiedt in onderling overleg tussen de fracties, waarbij de omvang van de fracties uitgangspunt is. Indien de fracties niet tot overeenstemming komen, beslist de burgemeester, de griffier gehoord hebbende.

Artikel 10 Fractieassistenten

• 1.

  De door fracties bij de griffier/griffie van de gemeente voorgedragen en aangemelde fractieassistenten hebben in beginsel toegang tot dezelfde informatie als raads- en commissieleden, behoudens het bijwonen van besloten (geheime) vergaderingen. Deze fractieassistenten kunnen dus wel de afgeschermde informatie op het digitale raadsinformatiesysteem (achter een slotje) raadplegen, maar mogen niet bij geheime bijeenkomsten aanwezig zijn.

• 2.

  Op de door fracties voorgedragen en aangemelde fractieassistenten rust de verplichting tot geheimhouding, indien en voor zover voor raads -en commissieleden deze verplichting geldt en zij nemen met betrekking tot de raadsstukken dezelfde zorgvuldigheid in acht als van alle raads- en commissieleden wordt verwacht.

• 3.

  Voordat aan fractieassistenten de rechten, als vervat in lid 1 van dit artikel worden toegekend, ondertekenen zij ten overstaan van de griffier een verklaring, inhoudende dat zij de functie zullen vervullen met inachtneming van het gestelde in lid 2 van dit artikel.

• 4.

  De burgemeester en de griffier kunnen de rechten van de fractieassistent vervat in lid 1 van dit artikel ontnemen, indien blijkt dat deze zich op enigerlei wijze niet houdt of gehouden heeft aan zijn plicht tot geheimhouding, als bedoeld in lid 2 van dit artikel. Dit besluit staat los van eventuele strafbaarheid op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Bij het schenden van de geheimhoudingsplicht zal dan ook aangifte worden gedaan.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking in het digitale gemeenteblad van Dordrecht.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning Gemeente Dordrecht.