Evenementenbeleid

In de gemeente Scherpenzeel worden elk jaar veel evenementen georganiseerd, van straatbarbecues tot Wielerronde en van Kleedjesmarkt tot Avondvierdaagse. Door de ligging is Scherpenzeel ook een geliefde gemeente voor toertochten en rally’s. Er zijn evenementen voor allerlei doelgroepen. Evenementen zorgen voor vermaak, maar zijn ook economisch gezien van belang. Daarnaast dragen evenementen bij aan de sociale cohesie tussen inwoners.

De gemeente Scherpenzeel vindt evenementen belangrijk en streeft naar een gedegen en integraal evenementenbeleid. Evenementen brengen mensen bij elkaar en hebben vaak een positieve uitwerking op de samenhang in de woon- en leefgemeenschap. Tegelijkertijd kunnen evenementen het imago van de gemeente en de commerciële belangen van ondernemers positief beïnvloeden doordat ze bezoekers van buiten de gemeente trekken.

Anderzijds brengt het organiseren van een evenement, van elke aard en omvang, risico’s met zich mee. Dit kunnen risico’s zijn op het terrein van de openbare orde, (brand)veiligheid, verkeer en vervoer en volksgezondheid. Daarnaast kunnen evenementen hinder veroorzaken in de vorm van geluidshinder of andere hinder in de directe woonomgeving. Het is aan alle betrokken partijen om bij ieder te organiseren evenement de juiste balans te vinden tussen attractiviteit, hinderaspecten en openbare orde en (publieks-)veiligheid.

Met dit evenementenbeleid wil de gemeente Scherpenzeel de manier waarop zij invulling wenst te geven aan het stimuleren, reguleren en faciliteren van publieksevenementen nader verduidelijken voor organisatoren, bezoekers, ondernemers en omwonenden. Enerzijds om bij te dragen aan de kwaliteit van de woon- en leefomgeving, anderzijds om evenementen die worden georganiseerd, veilig en met zo min mogelijk overlast te laten verlopen. De gemeente wil dit bereiken door het stroomlijnen van vergunningverlening, afstemming en coördinatie van de ondersteuning door de verschillende diensten.

Visie op evenementen

Op basis van de bestaande beleidskaders, met name het bestuursakkoord (2022-2026) en de toekomstvisie Scherpenzeel (2030), komen we tot de onderstaande visie op het evenementenbeleid voor de gemeente Scherpenzeel:

• “We staan open voor nieuwe evenementen. Het evenementenbeleid van de gemeente Scherpenzeel zorgt voor een balans tussen een dynamisch Scherpenzeel waar enerzijds ruimte is voor evenementen die bijdragen aan een aangenaam leefklimaat en een positieve aantrekkingskracht hebben voor eigen inwoners en inwoners uit de regio en anderzijds ervoor zorgt dat de omgevingsbelasting voor de omwonenden beperkt blijft. Er wordt hierbij rekening gehouden met draagvlak in de samenleving, bij bewoners en ondernemers. Ook moeten de evenementen qua aard en omvang passen bij de gekozen locatie en (geluids-)hinder voor de omgeving moet worden beperkt.”

Belangrijkste gebruikte afkortingen:

Definitie

De gemeente Scherpenzeel hanteert de definitie van een publieksevenement zoals omschreven in artikel 2:24 APV gemeente Scherpenzeel, kort gezegd: “(…) elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak (…)”

In dit evenementenbeleid worden de evenementen ingedeeld op risicoclassificatie. Er is daarbij aangesloten bij de beleidslijnen die door de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) zijn uitgezet in het ‘Regionaal Kader Evenementenveiligheid’. Dit stuk staat ter vaststelling op de agenda van het Algemeen Bestuur van de VVGM op 27 november 2024, waarin onder meer de burgemeesters van de regiogemeenten zitting hebben. Evenementen worden ingedeeld bij meldingsplichtig evenement, A- evenement (regulier evenement), B-evenement (aandacht evenement) of C- evenement (risicovol evenement). In de volgende hoofdstukken wordt dit verder uitgewerkt.

Besloten feest

Besloten particuliere feesten op eigen terrein vallen niet onder de reikwijdte van de evenementenbepaling, omdat deze activiteit niet een voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het houden van een bruiloft of een bedrijfsfeest waar aan de hand van een gasten-/uitnodigingenlijst publiek aanwezig is. Van een besloten feest is sprake als het voldoet aan de volgende criteria:

• •

  het is alleen toegankelijk voor genodigden waarbij de kring van personen in een verband met elkaar staat dat min of meer duurzaam is en niet berust op een toevallige gemeenschappelijkheid (duurzaam verband: bijvoorbeeld familie of een individuele organisatie);

• •

  het heeft een privékarakter (geen commerciële doelstelling/geen publieke verkoop van entreebewijzen/niet voor publiek toegankelijk);

• •

  de verstrekking van alcoholhoudende drank aan de bezoekers van het feest kent geen directe noch indirecte betalingsverplichting aan bezoekers van het feest;

• •

  het vindt niet op of aan de weg plaats.

Als voor een feest toegangskaarten worden verkocht, entree moet worden betaald en/of reclame wordt gemaakt, is wel sprake van een evenement.

Als ten behoeve van de activiteiten objecten (bijvoorbeeld tenten, tafels en stoelen of speeltoestellen) op of aan de weg geplaatst worden, of als er voor de activiteiten verkeersmaatregelen genomen moeten worden (bijvoorbeeld al dan niet gedeeltelijke en tijdelijke afsluiting van de weg of een parkeerplaats) dan is wel sprake van een evenement.

Dus als er een besloten feest gehouden wordt, waarbij geen objecten op of aan de weg geplaatst worden en geen verkeersmaatregelen genomen hoeven te worden, dan is geen sprake van een vergunning plichtig evenement. Indien bij zo’n activiteit geluid ten gehore wordt gebracht dat voor omwonenden hinder kan veroorzaken, dan kan er wel een ontheffing geluidhinder op grond van de APV nodig zijn.

Weigeringsgronden vergunning

De gemeente probeert zoveel mogelijk alle belangen te waarborgen. Dat geldt voor zowel de belangen van organisatoren, van het publiek dat op het evenement afkomt en van de mensen die in de omgeving van het evenemententerrein wonen. Omdat evenementen onderling nogal verschillen en iedere locatie zijn eigen kenmerken heeft, zal de invulling van deze balans vaak in de praktijk invulling moeten krijgen. Vaak wordt in onderling overleg naar een aanvaardbaar compromis gezocht.

Alleen als het niet anders kan, zal een vergunning worden geweigerd (op grond van artikel 1:8 van de Algemene plaatselijke verordening). Een vergunning of een melding kan worden geweigerd, in belang van de:

• •

  openbare orde (bijvoorbeeld als te weinig politie-inzet mogelijk is, terwijl dit wel noodzakelijk is voor een veilig verloop);

• •

  openbare veiligheid;

• •

  volksgezondheid;

• •

  bescherming van het milieu.

De gemeente Scherpenzeel wil graag vroegtijdig weten wanneer er in het jaar een evenement plaatsvindt. Hierbij is het van belang om te weten op welke locatie het evenement plaatsvindt, het tijdstip van het evenement, het soort evenement en de hoeveelheid bezoekers. De gemeente Scherpenzeel vindt het belangrijk om te voorkomen dat er een ongewenste samenloop is en te zorgen voor een spreiding van evenementen.

Door spreiding van evenementen zowel in plaats als in tijd kan een planmatig en evenwichtig activiteitenaanbod ontstaan dat bijdraagt aan de levendigheid en leefbaarheid van de gemeente Scherpenzeel.

Evenementenkalender Heerlijk Scherpenzeel

Aan het eind van het jaar doet de gemeente een uitvraag over de te organiseren evenementen in het jaar daarop, onder de bij haar bekende organisatoren van de evenementen. Hierbij wordt een aantal globale gegevens opgevraagd die alvast kunnen worden vermeld op de evenementenkalender via de website www. heerlijkscherpenzeel.nl. Bij deze uitvraag wordt aan de organisator gevraagd of deze toestemming geeft voor het delen van de gegevens met derden. Uiteraard worden bij publicatie van de evenementen op deze website geen persoonlijke gegevens bekendgemaakt, alleen het te houden evenement zelf.

Deze kalender biedt externe partijen inzicht in de beschikbare data voor het organiseren van een nieuw evenement. Ook heeft de kalender een promotionele waarde voor Scherpenzeel. Het biedt organisatoren de mogelijkheid activiteiten te bundelen, iets samen te organiseren en zo kosten te reduceren. De gemeente kan hiermee op hoofdlijnen bekijken op welke locaties organisatoren graag hun evenementen willen houden en worden eventueel concurrerende aanvragen in een vroeg stadium zichtbaar. De website heeft geen formele status: er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Ook na verschijnen van de geplande evenementen op de website kunnen aanvullend in de loop van het jaar nog andere evenementen op de kalender worden geplaatst.

Aanvragen van de evenementenvergunning

Naast de voorlopige uitvraag aan het eind van het voorafgaande jaar blijft het voor organisatoren noodzakelijk om via de gemeentelijke website https://www.scherpenzeel.nl/evenementen een digitale aanvraag te doen voor hun vergunningplichtige evenementen of activiteiten. De aanvragen moeten tijdig worden ingediend, zie hoofdstuk 7. Als een aanvraag voor een evenement via de gemeentelijke website wordt ingediend en deze staat nog niet op de website Heerlijk Scherpenzeel, dan kan dit evenement in overleg met de aanvrager tevens worden doorgegeven aan de website Heerlijk Scherpenzeel.

Zie onder meer ook de hoofdstukken 6 en 7 voor een toelichting op de vraag hoe en waarvoor evenementenvergunningen kunnen worden aangevraagd. In de Algemene plaatselijke verordening zijn in artikel 2:24 tot en met 2:26 regels opgenomen over evenementen en de vergunningplicht.

Evenementen worden ingedeeld op basis van de risico’s en de mogelijke gevolgen. Hierbij wordt gekeken naar aantal bezoekers, locatie, doelgroep en de bereikbaarheid voor hulpdiensten. Op basis hiervan wordt een inschatting gemaakt van de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid en de volksgezondheid, de impact op de omgeving en de eventuele gevolgen voor het verkeer.

Voor de risicoscan wordt gebruik gemaakt van het programma Live Events dat door de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) is ontwikkeld. De gemeentelijke vergunningverlener vult de risicoscan in op basis van het aanvraagformulier van de organisator, eventueel aangevuld met extra verkregen informatie. De risicoscan bestaat uit een aantal vragen. Afhankelijk van het antwoord op de vragen wordt aan het evenement een aantal punten toegekend. Om een voorbeeld te geven: een evenement in de avond/nacht krijgt meer punten dan een evenement overdag, vanwege de grotere risico’s als het donker is. Uiteindelijk levert deze lijst met vragen een aantal punten op voor het evenement. Een laag puntental zal duiden op een A-evenement, een hoog puntental duidt op een B- of C-evenement.

De indeling als A-, B- of C-evenement bepaalt onder meer hoe het vergunningtraject en het adviestraject eruit zullen zien. Er wordt geadviseerd door de hulpdiensten (politie, brandweer en de GHOR) en door interne gemeentelijke adviseurs. Tijdens een vergunningtraject kan overigens nog vanuit kennis, ervaring en/of informatie op- of afgeschaald worden naar een andere categorie, als de impact groter of kleiner blijkt te zijn dan vooraf ingeschat. De gemeente Scherpenzeel kent momenteel geen C-evenementen.

In de gemeente Scherpenzeel worden verschillende locaties gebruikt voor evenementen. Niet in alle gevallen is hiervoor in het bestemmingsplan iets geregeld. Op dit moment is voor het houden van evenementen alleen iets in de volgende bestemmingsplannen geregeld:

• •

  Breehoek (BP Noord) – multifunctioneel centrum dat gebruikt kan worden voor evenementen, waarbij maximaal 12 evenementen per jaar zijn toegestaan en waarbij per evenement maximaal 1.000 bezoekers zijn toegestaan. (Dit bestemmingsplan voorziet dus niet in het houden van evenementen op het parkeerterrein van de Breehoek).

• •

  Plein 1940/Centrum (BP Centrum) – de gebieden die voor ‘verkeer – verblijfsgebied’ zijn aangewezen, zijn o.a. bestemd voor evenementen. Deze bestemming ligt op alle pleinen, straten en stoepen binnen het centrumgebied. Wat betreft evenementen geldt dat:

  • a.

    een evenement maximaal 15 dagen mag duren, inclusief het opbouwen en afbreken van voorzieningen ten behoeve van het evenement;

  • b.

    niet meer dan 5 evenementen per jaar mogen plaatsvinden;

  • c.

    er geen horeca mag plaatsvinden, anders dan inherent aan het toegestane evenement;

  • d.

    er geen detailhandel mag plaatsvinden, anders dan ondergeschikt en inherent aan het toegestane evenement, met uitzondering van vlooien- en/of rommelmarkten.

Hoe verder met overige locaties

Momenteel worden er evenementen gehouden op twee locaties waar de bestemming ‘evenementen’ niet in het betreffende bestemmingsplan/omgevingsplan is opgenomen. Het gaat hier om de parkeerplaats bij het zwembad en het park bij Huis Scherpenzeel. Wat betreft het park (bestemming Groen) bij Huis Scherpenzeel is wel een regeling voor evenementen opgenomen (artikel 8.3.3). Dit artikel verwijst echter naar de toegestane functies binnen deze bestemming in artikel 8.1 sub b. Bij de toegestane functies in dit artikel staan echter geen evenementen. Dit zou alsnog aangepast moeten worden. In het Huis Scherpenzeel is horeca toegestaan (met inbegrip van besloten feesten).

Aanvullend zou het goed zijn om voor eventueel toekomstige evenementen op de parkeerplaats bij de Breehoek ook een regeling voor evenementen te treffen in het omgevingsplan, nu gebleken is dat dit niet geregeld is voor deze locatie.

Het is wenselijk om ervoor te zorgen dat de locaties van de gebruikelijke evenementen overeenkomen met de regels in het omgevingsplan. Dit wordt het komende halfjaar opgepakt via een tijdelijke omgevingsvergunning en uiteindelijk verwerkt in het definitieve omgevingsplan.

Daarnaast is het wenselijk om voor de gebruikte en beoogde locaties voor evenementen zogenaamde ‘locatieprofielen’ op te stellen en de inwoners hierbij te betrekken. In zo’n locatieprofiel worden kaders gesteld voor het gebruik van de locatie ten behoeve van evenementen. Het kan daarbij onder meer gaan over de maximale duur van een evenement op die locatie (inclusief op- en afbouw), hoeveel evenementen op die locatie per jaar mogelijk zijn, hoeveel tijd er tussen evenementen moet zitten, en bijvoorbeeld het gewenste publieksprofiel en de maximale geluidsbelasting. Op deze manier kan cumulatie van evenementen en de daarmee gepaard gaande overlast voor inwoners in zekere mate worden beperkt.

Daarnaast kan het voor een evenement van belang zijn welke water-, riool- en elektriciteitsaansluitingen op een bepaalde locatie aanwezig of wenselijk zijn. Ook dit punt moet worden meegenomen in de locatieprofielen. Aan het gebruik van dit soort aansluitingen kunnen eisen en kosten verbonden zijn.

De locatieprofielen zullen in de komende jaren worden uitgewerkt, waarna het resultaat zal worden opgenomen in een nieuwe versie van dit evenementenbeleid.

Particuliere terreinen

Soms vindt een evenement plaats op een terrein dat eigendom is van een particulier, een bedrijf of organisatie. Voordat gebruik kan worden gemaakt van het terrein moet de eigenaar instemmen met het gebruik van het terrein voor het betreffende evenement. Hiervoor kan de eigenaar huur vragen aan de organisator van het evenement. De organisator moet bij de aanvraag van de evenementenvergunning de verkregen toestemming voegen, zodat bekend is dat daadwerkelijk toestemming is verkregen.

Bedrijven die gebruikt worden voor evenementen als nevenactiviteit

Horecabedrijven of bijvoorbeeld sportvelden mogen voor evenementen worden gebruikt als dit valt onder de normale bedrijfsvoering. Bij een horecabedrijf kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een bruiloftsfeest of verjaardagsfeest, bij een sportveld kan worden gedacht aan sportwedstrijden. Als een dergelijk bedrijf of terrein wordt gebruikt voor evenementen die verder gaan dan het reguliere gebruik (bijvoorbeeld andere activiteiten, andere eindtijden of meer geluid) dan kan een evenementenvergunning of ontheffing geluid noodzakelijk zijn.

Voor het incidenteel houden van een evenement in bedrijven of op bedrijfsterreinen waar normaliter geen evenementen worden gehouden, moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Los van een eventueel incidenteel gebruik voor een evenement, is de eigenaar verder zelf verantwoordelijk voor het zonodig doen van een gebruiksmelding brandveiligheid voor zijn/haar gebouwen en terreinen. In deze gebruiksmelding kan als nevenactiviteit het organiseren van evenementen worden opgenomen. De relatie met een evenement is dat het aantal personen waarvoor bij het evenement vergunning wordt aangevraagd, ook moet zijn toegestaan in de gebruiksmelding.

Overigens is ook in dergelijke bedrijven of inrichtingen de gemeente verantwoordelijk voor het toezicht op en de handhaving van dat evenement. Dat geldt dus ook voor het geval dat er geen vergunning voor dat evenement is aangevraagd (illegaal evenement).

Het is in beginsel verboden om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te geven of te houden. Echter, bij hele kleine evenementen kan de organisator volstaan met het doen van een melding. De gemeenteraad van Scherpenzeel heeft in artikel 2:24 lid 3 van de APV bepaald wat onder een klein evenement wordt verstaan. Zie ook de rechterkolom van het schema in hoofdstuk 4.

Als aan alle voorschriften wordt voldaan is alleen het doen van een melding via de gemeentelijke website voldoende.

Als aan één of meer van de criteria niet wordt voldaan, betekent dit dat het evenement automatisch onder een van de categorieën vergunningsplichtige evenementen valt (meestal categorie A).

Termijn

In artikel 2:25 APV is geregeld dat een meldingsplichtig evenement uiterlijk vier weken voorafgaand aan het evenement door de organisator moet worden gemeld. Deze melding kan digitaal gedaan worden via de website van de gemeente.

Als de burgemeester van oordeel is dat door het evenement de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt, kan de burgemeester binnen twee weken na ontvangst van de melding besluiten het evenement alsnog te verbieden.

Als de melding akkoord is, ontvangt de organisator in de praktijk een bevestiging van de melding.

Voor het organiseren van een evenement is het van belang dat de organisator in een vroeg stadium contact opneemt met de gemeente. De voorbereidingen voor het evenementenseizoen starten al aan het eind van het jaar ervoor. Daarnaast zijn er termijnen waarbinnen een aanvraag ingediend moet worden.

Voor kleine evenementen, die voldoen aan de eisen die beschreven staan in het vorige hoofdstuk, kan volstaan worden met een melding. Voor alle overige evenementen moet een vergunningaanvraag worden gedaan.

7.1 Indieningstermijn

In de onderstaande tabel wordt aangegeven welke indieningstermijn voor welk soort evenement geldt. De termijn in weken wordt teruggerekend vanaf de eerste dag van het evenement.

De gemeente streeft ernaar om binnen 6 weken na aanlevering van de complete vergunningaanvraag een besluit op de aanvraag te nemen. Aan dit streven kunnen echter geen rechten worden ontleend.

7.2 Indieningstermijn

Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om tijdig een vergunningaanvraag te doen. Een aanvraag voor een evenement wordt digitaal ingediend via het formulier op de website van de gemeente Scherpenzeel.

Intakegesprek (optioneel)

Bij de aanvraag van een evenement dat voor het eerst gehouden wordt in de gemeente kan de vergunningverlener de organisator uitnodigen voor een intakegesprek. Zo’n gesprek is bedoeld voor kennismaking en het informeren van de organisator over de procedure van de vergunningverlening en de aan te leveren gegevens en documenten. In het gesprek komen onderwerpen aan bod die zien op de mogelijke risico’s en hoe die beheerst kunnen worden. Afhankelijk van het type evenement en de daarmee samenhangende risico’s kan er om een veiligheidsplan, verkeersplan of gezondheidsplan worden gevraagd. Ook een wens tot representatie door het gemeentebestuur tijdens het evenement kan aan de orde komen. Na het intakegesprek zorgt de organisator voor het aanleveren van de nog ontbrekende gegevens. Bij A- en B-evenementen moet de aanvraag uiterlijk 8 respectievelijk 12 weken voorafgaande aan het evenement zijn ingediend bij de gemeente. Bij C-evenementen geldt een termijn van indiening van 20 weken voorafgaande aan het evenement.

Ook een organisator kan, als daar behoefte aan is, vragen om een gesprek met de gemeente (vergunningverlener) over zijn of haar aanvraag/aanvragen.

Vergunningaanvraag

Als de aanvraag binnenkomt, wordt eerst bekeken of deze op de juiste manier en compleet is aangevraagd, of alle benodigde bijlagen aanwezig zijn en of deze inhoudelijk voldoen. Alle gevraagde informatie moet naar waarheid en volledig door de aanvrager zijn ingevuld en aangeleverd. Een aanvraag moet voldoen aan de volgende eisen:

• •

  is de aanvraag volledig en naar waarheid ingevuld?

• •

  is de vergunning binnen de termijn aangevraagd?

• •

  zijn alle benodigde bijlagen aanwezig (overzichtstekening/ plattegrond, inrichtingstekening, verkeerstekening, verkeersplan, veiligheidsplan inclusief draaiboek, constructiegegevens van tenten/bouwwerken)?

• •

  zijn er op de dag van opbouw tot en met de afbouw andere evenementen op de aangevraagde locatie (samenloop)?

Op het aanvraagformulier staat vermeld welke bijlagen aangeleverd moeten worden bij de vergunningaanvraag. Dit is afhankelijk van het soort evenement en de classificatie. Daarnaast moet altijd een overzichtstekening van het evenemententerrein aangeleverd worden.

Veiligheidsplan (ook wel calamiteitenplan genoemd)

Bij A-evenementen kan worden volstaan met een draaiboek en een omschrijving van de onderdelen van het evenement, een overzichtstekening van het evenemententerrein, de contactgegevens van de organisatie en een beschrijving van het algemene ontruimingsprotocol.

Bij B-evenementen en bij alle C-evenementen is in ieder geval ook een veiligheidsplan verplicht. Hierin staan onder meer:

• •

  de dagen en tijden van op- en afbouw

• •

  een beschrijving van de verschillende onderdelen van het evenement

• •

  het tijdschema van de verschillende onderdelen

• •

  contactgegevens van de organisatie

• •

  een beschrijving van de genomen maatregelen op het gebied van onder meer verkeer, milieu, openbare orde en veiligheid

• •

  een beschrijving van de (ontruimings-) protocollen bij bepaalde scenario’s (bijvoorbeeld brand, slecht weer, vermissing, letsel, bommelding)

Verkeersplan / verkeerstekening

Met name B- en C-evenementen kunnen consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Omwille van een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid. Ook kunnen grote aantallen bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. De organisator moet maatregelen treffen om de bereikbaarheid zoveel mogelijk te waarborgen en de gevolgen voor het verkeer te beperken. De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid, zowel voor bezoekers als voor deelnemers. Eventuele parkeeroverlast als gevolg van de activiteiten moet zoveel mogelijk worden voorkomen.

In het verkeersplan worden alle verkeerstechnische maatregelen beschreven. Ook moet hierbij een verkeerstekening worden toegevoegd. Op de tekening dient duidelijk aangegeven te zijn:

• •

  alle wegen die worden afgesloten

• •

  wat voor tijdelijke verkeersmaatregel waar wordt gebruikt

• •

  locaties van beroeps- of evenementenverkeersregelaars

• •

  eventuele omleidingen

• •

  fietsenstallingen

• •

  parkeerplaatsen voor gemotoriseerd verkeer van het publiek

• •

  parkeerplaatsen voor gemotoriseerd verkeer van deelnemers

Soms worden de verkeersmaatregelen al meegenomen in het veiligheidsplan en kan worden volstaan met een aanvullende verkeerstekening. Dit is geheel afhankelijk van de aard van het betreffende evenement.

Ook kan de organisator verplicht worden om verkeersregelaars in te schakelen. Dit kunnen evenementenverkeersregelaars zijn of beroepsverkeersregelaars. Evenementenverkeersregelaars moeten vooraf door de burgemeester worden aangesteld. De gemeente maakt hiervoor gebruik van de Stichting Verkeersregelaars Nederland. Kijk hiervoor op www.verkeersregelaarsexamen.nl

Niet tijdig ingediende of onvolledige aanvraag

Als de organisator zich bij de aanvraag niet houdt aan de geldende aanvraagtermijn, waardoor een zorgvuldige advisering en belangenafweging niet mogelijk is, dan kan de gemeente besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb). Als bij een aanvraag bijlagen ontbreken of andere belangrijke informatie wordt niet aangeleverd, dan wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld dit alsnog binnen twee weken aan te leveren. Als de aanvrager hier niet aan voldoet, kan de gemeente alsnog besluiten de aanvraag niet verder in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb).

7.3 Advisering interne en externe diensten en veiligheidspartners

Na ontvangst van de complete aanvraag, stuurt de gemeente de aanvraag ter beoordeling en advisering door aan diverse gemeentelijke diensten, externe diensten en veiligheidspartners.

Vooroverleg

Bij wat grotere evenementen wordt veelal een vooroverleg georganiseerd. Daarbij vindt onder leiding van de gemeente overleg plaats tussen adviseurs en de organisator, met als doel om nadere uitleg te geven en mogelijke maatregelen te bespreken.

Bij C-evenementen zal er over het algemeen een multidisciplinair veiligheidsoverleg volgen, onder leiding van de VGGM. Daarbij wordt het veiligheidsplan in een integraal overleg met alle partijen beoordeeld en vastgesteld.

De advisering door de interne diensten en externe adviespartners kan op onderdelen nog leiden tot het maken van nadere afspraken of het stellen dan wel aanscherpen van de in de vergunning op te nemen voorschriften en overige randvoorwaarden.

Toetsing aan Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP)

Als een evenement wordt gehouden in een bestaand gebouw dat daarvoor normaliter niet gebruikt wordt, dan moet hiervoor een gebruiksmelding worden gedaan op grond van het Besluit BGBOP. Deze verplichting is opgenomen in artikel 2:25 lid 2 APV. In zijn algemeenheid geldt deze verplichting voor gebouwen waar meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig zijn. Een gebruiksmelding wordt via het Omgevingsloket ingediend via https://omgevingswet.overheid.nl/aanvragen.

Verder wordt de brandveiligheid/inrichting van losse objecten zoals tenten, podia en tribunes aan de hand van het Besluit BGBOP getoetst door de brandweer en integraal meegenomen in het proces van vergunningverlening. De veiligheid van de constructie van die objecten wordt getoetst door bouwtoezichthouders van de OddV.

7.4 Besluitvorming en publicatie

Besluit

De gemeente neemt op basis van de beoordeling van de door de organisator aangereikte gegevens, de beoordeling van de plannen en de advisering van de partners een besluit. Dat besluit, dat we juridisch ook wel een beschikking noemen, bevat de benodigde vergunning(en), voorschriften en benodigde bijlagen zoals veiligheidsplan en tekeningen. De organisator moet het evenement organiseren conform deze vergunning.

Publicatie

Tot nu toe werden de evenementenvergunningen niet gepubliceerd. Het voornemen is om dit met ingang van 2025 wel te doen. Via de publicatie kunnen inwoners nagaan welke vergunningen zijn verleend en indien gewenst nadere informatie opvragen of eventueel een bezwaarschrift indienen. Overigens hadden inwoners ook zonder dat deze besluiten gepubliceerd werden, al het recht om bezwaar te maken.

8.1 Verantwoordelijkheid organisator

De organisator is primair verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van het evenement. Dat betekent onder meer dat hij of zij moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toe- en uitstroom van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en overlast voor de omgeving zoveel mogelijk moet proberen te beperken. De gemeente en haar adviespartners moeten een oordeel vellen over de mate waarin een organisator aan diens verantwoordelijkheid voldoet.

8.2 Evenementenvoorschriften

A-evenement

Als het evenement geclassificeerd wordt als een A-evenement, dan gelden vaak standaardvoorschriften op het gebied van openbare orde, veiligheid en gezondheid, waaraan de organisator moet voldoen. De gemeente neemt deze standaardvoorschriften als een bijlage op in de vergunning. In een enkel geval kan er sprake zijn van aanvullende maatwerkvoorschriften.

B- of C-evenementen

Bij een B- of een C-evenement worden aanvullend op de standaardvoorschriften altijd maatwerkvoorschriften gesteld. Deze voorschriften kunnen onder meer betrekking hebben op openbare orde, veiligheid, gezondheid, verkeer, milieu en leefbaarheid. De aanvullende voorschriften worden vastgesteld in overleg met interne diensten en de veiligheidspartners.

De organisator neemt voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te kunnen waarborgen. Ook is de organisator verantwoordelijk voor alles wat er op het evenemententerrein en in de nabije omgeving daarvan gebeurt.

Alcoholverstrekking

Zie voor nadere informatie over het verstrekken van alcohol tijdens evenementen hoofdstuk 11.

Gebruik van glas, blik en kunststof bekers

Tijdens evenementen geldt een glas- en blikverbod op het evenemententerrein en in sommige gevallen ook op nabijgelegen terrassen en inrichtingen.

Bij een open evenement (een evenement zonder omheining, zoals een kermis of braderie) moeten bezoekers vanaf 1 juli 2023 betalen voor een wegwerpbeker of -bakje als deze plastic bevat. Daarnaast moeten bezoekers gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem OF van een zelf meegebrachte beker of verpakking (‘bring your own’).

Bij een gesloten evenement kan worden gedacht aan een evenement op een locatie met een omheining, bijvoorbeeld een concert op een besloten locatie (binnen of buiten) of aan een sportevenement in een sportpark of manege. Bij een gesloten evenement is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes vanaf 1 januari 2024 in principe alleen toegestaan als minimaal 75 procent van alle bekers ingezameld en gerecycled wordt. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik óf voor hoogwaardige recycling, is dus verplicht. Er zijn verschillende systemen die bezoekers via inzamelboxen, afvalcontainers en duidelijke instructies stimuleren om bekers in te leveren.

Geluid

In de APV gaat artikel 4.6 over het verbod om in de buitenlucht geluidhinder te veroorzaken. Bij evenementen komt het vaak voor dat daarbij extra geluid in de buitenlucht ontstaat, bijvoorbeeld door muziek of omroepinstallaties.

Artikel 4:6 Overige geluidhinder

• 1.

  Het is verboden buiten een inrichting op een zodanige wijze toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt.

• 2.

  Het college kan ontheffing verlenen van het verbod, waarbij bij een evenement als maximaal toegestane belasting, op de gevel van de dichtstbijzijnde woning, 80 dB(A) geldt.

• 3.

  (…)

Het standaard geluidsniveau bij evenementen is hiermee duidelijk aangegeven. In de geluidsontheffing staat vermeld binnen welke tijden dit extra geluid mag worden geproduceerd. Het geluidsniveau wordt bij iedere aanvraag apart getoetst en is afhankelijk van verschillende factoren, zoals (type) bebouwing, tijdstippen, soort muziek, aard van het evenement. Ook wordt er gekeken naar de mate van overlast dat het evenement kan veroorzaken voor omwonenden.

Natuurbescherming en stikstof

De regels voor de bescherming van bedreigde dier- en plantensoorten in het wild is opgenomen in de Omgevingswet (voorheen Wet Natuurbescherming). Wordt een evenement georganiseerd in de buitenlucht en kunnen bedreigde dier- en plantensoorten hierdoor worden bedreigd, dan is de wet van toepassing. In zo’n geval moet men preventieve maatregelen nemen om schade aan de natuur te voorkomen. Hebben de preventieve maatregelen niet het gewenste effect, dan kan de organisatie van het evenement een ontheffing aanvragen bij de Provincie Gelderland. Nabij de gemeente Scherpenzeel zijn geen Natura 2000-gebieden. Organisatoren van evenementen in Scherpenzeel zullen daarom veelal geen ontheffing hoeven aan te vragen voor stikstof in het kader van natuurbescherming.

Bij de toekomstige uitwerking van de locatieprofielen (zie hoofdstuk 5) voor evenementenlocaties zal op grond van natuurbescherming ook rekening moeten worden gehouden met het effect van evenementen op de groeiplaats van monumentale bomen. Waar nodig kunnen in de locatieprofielen, maar ook in de af te geven evenementenvergunning voor de betreffende locatie, voorschriften worden opgenomen zodat waardevolle natuur zo min mogelijk wordt aangetast.

De uitstoot van stikstof bij evenementen kan met name spelen bij grote B- en bij C-evenementen of bij evenementen met auto- of motorsport. Als vermoed wordt dat de uitstoot van stikstof bij een evenement een rol speelt zal de gemeente hierover in overleg gaan met de organisator om te kijken naar de opties.

Vuurwerk

Als een burger bij een evenement (buiten de jaarwisseling) vuurwerk wil laten afsteken dan kan dat alleen gebeuren door een professioneel afsteker. De afsteker kan de vergunning regelen. Individuele burgers mogen buiten de jaarwisseling om dus niet zelfstandig vuurwerk afsteken.

Als een bedrijf bevoegd is om vuurwerk af te steken dan kan het bedrijf op basis van het Vuurwerkbesluit een ontbrandingstoestemming of een ontbrandingsmelding aanvragen bij Omgevingsdienst Regio Arnhem.

Los van professioneel vuurwerk, is het aan organisatoren van evenementen om erop toe te zien dat bezoekers geen vuurwerk afsteken.

Duurzaamheid

Het is van belang dat ook evenementenorganisatoren hun verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot het duurzaam vormgeven van het evenement.

De organisator kan zelf aangeven waar aandacht is voor duurzaamheid, daarnaast kan de gemeente een duurzame optie als vergunningsvoorwaarde opleggen.

9. TOEZICHT EN HANDHAVING

Bij het toezicht en de handhaving werken verschillende partijen samen. De gemeente voert hierbij de regie. Zij werkt daarbij samen met de betrokken interne diensten, politie, VGGM, OddV en eventuele andere externe partijen.

Toezicht en handhaving is erop gericht dat evenementen conform de afspraken op veilige en verantwoorde wijze plaatsvinden. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator/vergunninghouder om de gemaakte afspraken na te komen en zich te houden aan de voorschriften bij de vergunning. Het is de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag om daarop toe te zien.

Externe beveiliging

De gemeente kan eisen dat gecertificeerde beveiligers worden ingezet. Soms kan worden volstaan met vrijwilligers die toezichthoudende taken uitvoeren maar deze hebben geen officiële bevoegdheden en mogen alleen pratend problemen oplossen.

De beveiligingsmedewerkers moeten in het bezit zijn van een door het ministerie van Justitie en Veiligheid erkend certificaat. Daarnaast is het belangrijk dat de beveiligingsmedewerkers door hun kleding altijd goed herkenbaar zijn tussen het publiek dat aanwezig is op het evenement. Als norm voor het aantal beveiligers geldt dat per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers één beveiliger aanwezig is. Omdat de omvang van het evenement, het type bezoekers, de locatie, het al dan niet schenken van alcoholhoudende dranken, enz. nogal uiteen kunnen lopen, is bovenstaande norm met name een uitgangspunt. Om praktische redenen is een evenredige toename van het aantal beveiligers in relatie tot het aantal bezoekers niet haalbaar en ook niet altijd noodzakelijk. Afspraken over het daadwerkelijk benodigde aantal beveiligers dat bij een bepaald evenement moet worden ingezet, is daarom maatwerk.

9.1 Opbouw van het evenement: schouw

Vlak voor aanvang van het evenement vindt, waar nodig, een (multidisciplinaire) schouw plaats. In principe zijn bij de multidisciplinaire schouw alle disciplines vertegenwoordigd die in het voorafgaande overleg een advies gegeven hebben over een specifieke voorwaarde of voorschrift. De schouw wordt uitgevoerd op basis van de evenementenvergunning.

Bij constatering van onvolkomenheden of tekortkomingen tijdens de schouw is sprake van overtreding van één of meerdere vergunningvoorschriften. In deze situatie wordt de organisator /vergunninghouder op de hoogte gesteld en krijgt deze in eerste instantie de gelegenheid om binnen een afgesproken tijdsbestek, vóór aanvang van de activiteit, alsnog te voldoen aan de gestelde voorschriften. Als er sprake is van een dusdanige afwijking van de gemaakte afspraken of overschrijding van de vergunningsvoorwaarden, die voorafgaand aan het evenement niet meer in overeenstemming met de voorschriften gebracht kan worden, kan er in het uiterste geval ter plaatse besloten worden de verleende vergunning in te trekken of te wijzigen zoals bedoeld in artikel 1:6 van de APV, waardoor het evenement geen doorgang kan hebben of alleen in gewijzigde vorm plaats kan vinden.

Bij evenementen op schadegevoelige locaties, zoals parken en openbaar groen, kan naast de evenementenschouw ook sprake zijn van een controle vooraf. Daarbij wordt door de gemeente en de organisator/vergunninghouder gezamenlijk de conditie van de locatie vastgesteld. Dit omdat de locatie na afloop van het evenement weer in dezelfde staat moet worden opgeleverd als vóór het evenement. Als bij een naschouw op de locatie na afloop van het evenement schade wordt geconstateerd wordt de organisator in staat gesteld deze te herstellen. De schade kan ook door de gemeente op kosten voor rekening van de organisator hersteld worden. De voor- en naschouw worden door de gemeente en de vergunninghouder gezamenlijk uitgevoerd.

9.2 Toezicht en handhaving tijdens het evenement

Ook tijdens het evenement kunnen controles worden uitgevoerd, bijvoorbeeld geluidsmetingen. Indien geconstateerde overtredingen tijdens de uitvoering van de activiteit niet door de organisator ongedaan worden gemaakt zal de gemeente handhavend optreden. Indien daartoe concrete aanleiding bestaat, kan de burgemeester besluiten het evenement direct te beëindigen.

Bevoegdheden burgemeester

De burgemeester verleent de vergunning op basis van de APV. De burgemeester beschikt over verschillende bestuurlijke middelen om de openbare orde en veiligheid te beschermen. Als de feiten en omstandigheden hiertoe aanleiding geven, kan de burgemeester maatregelen treffen. De burgemeester kan bijvoorbeeld direct een maatregel treffen waar normaliter eerst een waarschuwing zou volgen of andersom. Hieronder volgt een opsomming van mogelijke bevoegdheden:

• •

  Bestuurlijke waarschuwing

• •

  Last onder bestuursdwang en kostenverhaal (artikel 5:25 Awb)

• •

  Last onder dwangsom (artikel 5:32 Awb)

• •

  Preventieve last onder dwangsom (artikel 5:7 Awb)

• •

  (Gedeeltelijk) intrekken of wijzigen van de vergunning (artikel 1:6 APV)

Als dat nodig wordt geacht vindt er enige tijd na het evenement een evaluatie plaats met de organisator, de externe adviseurs (hulpdiensten) en de interne adviseurs, in het gemeentehuis van Scherpenzeel. Het algemene doel van een evaluatie is voor alle betrokkenen om ervan te leren en waar nodig gezamenlijk te komen tot oplossingen voor onwenselijke situaties en om de communicatie onderling te verbeteren.

Bij de evaluatie wordt de effectiviteit van de getroffen maatregelen beoordeeld en worden conclusies getrokken die in het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een betere opzet. Bij geconstateerde overtredingen zullen eventuele consequenties voor volgende jaren of andere evenementen worden aangegeven. Ook eventuele op- en aanmerkingen of klachten van omwonenden worden meegenomen in de evaluatie.

Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt dat aan de organisator en de adviseurs wordt toegestuurd. De evaluatie is mede bepalend voor de afspraken die gemaakt worden bij een volgende editie van het evenement. De organisator van het betreffende evenement kan eventuele aanpassingen doorvoeren in de planvorming en de voorbereiding van de aanvraag tot vergunning bij een volgende editie van het evenement.

Bij A-evenementen is een evaluatie vrijwel nooit nodig. Alleen als er zaken zijn voorgevallen die onverwachts zeer uit de hand zijn gelopen, is een evaluatie alsnog aan te raden.

Bij B-evenementen wordt voor elk evenement apart de inschatting gemaakt of een evaluatie wenselijk is. De vergunningverlener maakt deze inschatting in overleg met de adviseurs en de organisator. Dit kan onder meer te maken hebben met de aard van het evenement, de aard van het evenemententerrein, het aantal bezoekers en de leeftijdscategorie van de bezoekers. Ook bij relatief nieuwe evenementen in de gemeente kan het goed zijn om achteraf te kijken naar de tips en de tops. Als vooraf geen evaluatie was afgesproken maar deze is achteraf toch wenselijk, dan plant de vergunningverlener deze alsnog in. Als bij een B-evenement geen evaluatie in persoon is ingepland, wordt achteraf bij de organisator en de adviseurs nagevraagd of zij nog punten voor de evaluatie hebben. De vergunningverlener bespreekt deze punten vervolgens met de organisator en eventuele andere relevante personen voor dat onderwerp.

Bij C-evenementen, die tot nu toe niet voorkomen in de gemeente Scherpenzeel, zal een evaluatie altijd wenselijk zijn vanwege de grootschaligheid van het evenement. Bij een evenement van die omvang zijn er altijd zaken die bij een volgende editie verbeterd zouden moeten worden. Een evaluatie is het meest geschikte instrument om hierin gezamenlijk met de adviseurs, goed afgewogen keuzes voor de toekomst te maken.

Leges

Voor de behandeling van een evenementenvergunning brengt de gemeente leges in rekening. Het tarief voor het in behandeling nemen van zo’n aanvraag wordt jaarlijks vastgesteld in de legesverordening. Op grond van artikel 4 lid d van de Legesverordening van de gemeente Scherpenzeel wordt een vrijstelling verleend voor het heffen van leges bij bepaalde evenementen:

• ‘Leges worden niet geheven voor (d) het in behandeling nemen van een evenementenaanvraag, van een organisator zonder enig winstoogmerk, met als doel een wezenlijke bijdrage te leveren aan de sociale cohesie binnen de gemeente, tenzij in de vorm van een subsidie een bijdrage is dan wel wordt verstrekt voor de betreffende activiteit’.

Ook voor andere vergunningen of ontheffingen, zoals een reclamevergunning, een ontheffing van de Alcoholwet of een geluidsontheffing worden leges in rekening gebracht.

Gebruik gemeentegrond

Het kan zijn dat er voor het gebruik van gemeentegrond kosten in rekening worden gebracht.

Overige diensten en materialen

De gemeente stelt beperkt bepaalde materialen zoals borden en hekken beschikbaar voor evenementen, als deze bij een evenement nodig zijn. Als er geen materialen beschikbaar zijn wordt dit aangeven bij de organisator. De organisator moet hier dan zelf voor zorgen.

Naast een evenementenvergunning of een melding van een klein evenement kunnen er nog wel andere vergunningen of ontheffingen noodzakelijk zijn voor het organiseren van een activiteit.

Hieronder volgt een opsomming van de meest voorkomende andere besluiten, met een korte toelichting per soort besluit. De vergunningverlener zorgt voor afstemming tussen deze verschillende besluiten en producten of verwijst de organisator naar de juiste procedure(s). Veelal kunnen onderstaande aanvragen voor vergunningen of ontheffingen worden meegenomen in de aanvraag van de evenementenvergunning

Ontheffing artikel 35 Alcoholwet

Als de organisator bij een evenement zwak-alcoholische dranken wil schenken vanuit een tap die buiten een reguliere horeca-inrichting valt, is hiervoor een ontheffing nodig op grond van artikel 35 Alcoholwet. Deze ontheffing kan gelijktijdig met de evenementenvergunning worden aangevraagd. Omdat het verlenen van deze ontheffing een collegebevoegdheid is en het verlenen van een evenementenvergunning een bevoegdheid is van de burgemeester, ontvangt de organisator voor de ontheffing Alcoholwet een apart besluit.

Bij buurt- of straatfeesten is het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank toegestaan zonder ontheffing van de burgemeester als de verstrekking niet bedrijfsmatig plaatsvindt. Ook dan is het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank alleen toegestaan aan personen van 18 jaar en ouder.

Ontheffing geluid

Zie paragraaf 8.2. Bij evenementen wordt de geluidsontheffing veelal meegenomen in de evenementenvergunning. Als er geen sprake is van een evenementenvergunning (bijvoorbeeld bij extra geluid tijdens een sportwedstrijd) kan het college hiervoor een aparte geluidsontheffing verlenen.

Verklaring van geen bezwaar – toertochten en rally’s e.d.

Voor evenementen zoals toertochten en rally’s waarbij men meerdere gemeenten aandoet en waarbij men gebruik maakt van provinciale wegen, moeten organisatoren een ontheffing aanvragen bij de Provincie. Bij de gemeenten waar de tocht doorheen gaat moet de organisator een ‘verklaring van geen bezwaar’ aanvragen.

Ontheffing plaatsen reclameborden

Voor het plaatsen van reclameborden, banners, sandwichborden of driehoeksborden kan de organisator een ontheffing aanvragen, gelijktijdig met de evenementenvergunning. Voor de banners, sandwichborden en driehoeksborden wordt gebruik gemaakt van vooraf bepaalde locaties en wegen. De organisator ontvangt voor deze ontheffing een apart besluit van het college.

Verkeersbesluit

Het kan zijn dat er voor een evenement een verkeersbesluit moet worden genomen. De organisator levert in overleg met de gemeente een verkeersplan / verkeerstekening aan. Dit plan wordt beoordeeld door de afdeling Verkeer op werkbaarheid en haalbaarheid. Het is mogelijk dat er een verkeersbesluit nodig is om bijvoorbeeld voor een bepaald tijdvak een weg af te sluiten of eenrichtingsverkeer in te stellen in verband met een evenement. Het verkeersbesluit wordt opgesteld door de afdeling Verkeer. In dit geheel heeft de vergunningverlener een coördinerende rol.

Loterijvergunning of melding klein kansspel

Als iemand een loterij wil organiseren dan is dat alleen mogelijk als de loterij bedoeld is voor het algemeen belang. Het kan hierbij gaan om een inzameling of een benefietavond voor een goed doel of voor een lokaal initiatief (bijvoorbeeld de bouw van een nieuwe sportkantine of aanschaffen van nieuwe instrumenten voor een muziekvereniging). Er mogen dus geen loterijen worden georganiseerd voor een individueel of een commercieel belang.

Als het prijzengeld voor de loterij in totaal meer bedraagt dan € 4.500,-, dan moet er een vergunning worden aangevraagd bij de Kansspelautoriteit. Dit betreft veelal de categorie professionele loterijen.

Als het prijzengeld voor de loterij in totaal minder is dan € 1.550,- dan kan worden volstaan met een melding bij de gemeente; bij een waarde van het prijzengeld tussen € 1.550,- en € 4.500,- kan een loterijvergunning bij de gemeente worden aangevraagd en deze wordt door het college verleend.

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit besluit treedt in werking de dag na publicatie en wordt aangehaald als “Evenementenbeleid 2025”