Verordening op de raadscommissies Heemstede 2025

1. De commissievoorzitter zendt ten minste acht dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken.

2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid is artikel 11, onder c, van toepassing.

4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissies vastgesteld.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de vergaderapp en op de website van de gemeente geplaatst;

3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

1. Een commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ter tekening wordt vastgesteld.

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan eenmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. Inwoners en belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn en over alle tot het werkterrein van de raadscommissie behorende onderwerpen.

2. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit 32 uur voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

3. De commissievoorzitter bepaalt wanneer de inspreker het woord kan voeren.

4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. Een inspreker heeft in principe maximaal 5 minuten spreektijd.

5. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

1. Een commissiegriffier draagt zorg voor het archiveren van digitale verslagen en de lijsten van conclusies en toezeggingen van vergaderingen.

2. Het digitale verslag omvat de volledige vergadering, wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd.

3. De lijst van conclusies en toezeggingen bevat in ieder geval:

• -

  de namen van de commissieleden, de commissievoorzitter, de commissiegriffier en de leden van het college, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• -

  een aantekening welke commissieleden afwezig waren;

• -

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• -

  toezeggingen namens collegeleden;

• -

  de bespreekpunten t.a.v. raadsvoorstellen die door de betreffende fracties zelf zijn geformuleerd

1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.