Beleidsregel uitvoering evenementenbeleid gemeente Apeldoorn 2025-2030

Het huidige beleid dateert uit het jaar 2015 en is onder andere door het aanscherpen van de wet- en regelgeving op het gebied van evenementen aan vervanging toe. Onder andere de vaststelling van de Dienstenwet, de Omgevingswet, de steeds belangrijker wordende rol van omwonenden, de gezondheid van bezoekers en omwonenden en de veiligheidsaspecten bij evenementen spelen hierbij een rol. Daarom heeft de gemeenteraad in december 2023 de kader Evenementen 2024 vastgesteld.

Zowel organisatoren als de gemeente hebben behoefte aan heldere spelregels waarin alle aspecten rondom evenementen samenkomen en waar aansluiting wordt gezocht bij de omliggende gemeenten binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland(VNOG). Dit is vastgelegd in de kadernota Evenementen 2024 en wordt als uitgangspunt gehanteerd.

In de gemeente Apeldoorn worden jaarlijks veel (ruim 450) vergunningen voor evenementen aangevraagd. In 2023 hadden van deze evenementen 349 een A-classificatie (regulier evenement), 100 een B-classificatie (evenement met een verhoogd risico) en 1 evenementen een C-classificatie (risicovol evenement). De begrippen A-, B- en C-evenementen worden verderop in deze beleidsregel uitgebreid behandeld. Naast los verstrekte vergunningen zijn er op dit moment geen doorlopende- en meerjarige vergunningen actief.

In bepaalde gevallen kan voor evenementen subsidie worden aangevraagd. Het proces voor het aanvragen van subsidie en de daarvoor geldende criteria zijn in de Subsidieregeling voor evenementen vastgesteld.

1.1 Afbakening van het uitvoeringsbeleid evenementen

Dit uitvoeringsbeleid evenementen biedt duidelijke kaders voor het aanvragen en verlenen van een evenementenvergunning, zodat voor alle betrokkenen duidelijk is onder welke voorwaarden en binnen welke termijn een evenement kan worden georganiseerd.

Eén van de kaders is om binnen de grenzen van redelijkheid, op een goed afgewogen en verantwoorde wijze evenementen zo veilig mogelijk te laten verlopen. In samenspraak met de adviserende instanties en gemeentelijke specialisten kan op voorhand worden onderzocht of bij een evenement de veiligheid, de openbare orde, de volksgezondheid en het milieu, inclusief de geluidsnormen, gewaarborgd zijn. Het faciliteren van een organisatie door middel van het geven van informatie, het aanreiken van formats (o.a. veiligheidsplan en verkeersplan) en het beschikbaar stellen van locatieprofielen van de onderhavige evenementenlocaties versterken de dienstverlenende rol van de gemeente Apeldoorn.

De verantwoordelijkheid voor deze waarborging ligt weliswaar in de eerste plaats bij de organisator van een evenement, maar door het afbakenen van de hiervoor genoemde factoren geeft de gemeente Apeldoorn duidelijk aan wat de spelregels zijn, waarbinnen te opereren. Daarnaast is de gemeente de eindverantwoordelijke voor wat betreft de handhaving van de naleving van deze spelregels.

1.2 Doelstelling

De doelstelling van dit uitvoeringsbeleid evenementen bevat de volgende punten:

• -

  het formuleren en vaststellen van duidelijke spelregels (kader uitvoering) voor het organiseren van evenementen;

• -

  objectiveren van de classificatie bij de risico-inventarisatie en analyse van evenementen;

• -

  inzichtelijk maken van de vergunningprocedure;

• -

  uniformeren van aanvraagtermijnen;

• -

  vooroverleg, schouwen en evaluatie structureel invoeren;

• -

  inzichtelijk maken handhavingsmaatregelen.

Met deze spelregels worden de volgende effecten beoogd:

• -

  het veilig en ordelijk laten verlopen van de evenementen;

• -

  het creëren van duidelijkheid naar zowel organisatoren als omwonenden met betrekking tot de (on)mogelijkheden van een evenement;

• -

  het optimaliseren van de samenwerking rondom evenementen tussen de diverse partijen, zowel binnen als buiten de gemeente;

• -

  het beter beheersbaar maken van geluidhinder rondom evenementen;

• -

  het stroomlijnen van het proces van vergunningen, toezicht en handhaving.

Samengevat het scheppen van een samenhangend kader voor de uitvoering, dat enerzijds ruimte en mogelijkheden biedt voor de (verdere) ontwikkeling van evenementen in de gemeente Apeldoorn, maar anderzijds ook de belangen van bezoekers en omwonenden beschermt, zodat de veiligheid is geborgd en overlast zoveel mogelijk wordt voorkomen.

1.3 Leeswijzer

Wat een evenement is staat in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt het proces van aanvragen van een vergunning beschreven. De classificatie van de evenementen staat ook in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 wordt aandacht besteed aan de veiligheid van evenementen en daarmee verband houdende aspecten. Hoofdstuk 5 besteedt aandacht aan de beperking van overlast en de daarbij relevante aspecten. In hoofdstuk 6 staat de omgang met klachten centraal. Hoofdstuk 7 gaat over het toezicht en de handhaving bij evenementen. In hoofdstuk 8 wordt kort aangegeven dat het bevoegde gezag kan afwijken, conform artikel 4:84 Awb van het vastgestelde beleid

2.1 Begripsomschrijving

In gemeente Apeldoorn geldt voor het houden van evenementen een vergunningplicht. Een uitzondering hierop zijn de vergunning-vrije evenementen. Wat onder een vergunning-vrij evenement wordt verstaan, wordt besproken in paragraaf 4.2.1 van deze beleidsregel.

Het wettelijk kader voor evenementen wordt in de eerste plaats geboden door de APV Apeldoorn 2014 (hierna: APV). In hoofdstuk 2, afdeling 3 van de APV (artikel 2:24 e.v.) wordt het begrip ‘evenement’ omschreven:

"elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak"

Dit is een brede begripsomschrijving, waarop enkele uitzonderingen worden gemaakt. Daarnaast worden specifieke activiteiten genoemd die eveneens als ‘evenement’ kwalificeren, zoals een herdenkingsplechtigheid of een buurtfeest.

2.2 Indelen van evenementen

Evenementen zijn er in vele soorten en maten vanuit diverse invalshoeken (cultuur, sport, recreatie en toerisme). De veiligheid, voor alle betrokkenen bij een evenement, is een centraal thema. Voor het classificeren van evenementen wordt in deze beleidsregel dan ook uitgegaan van een indeling in risicoklassen.

Het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de plaats en tijdstip van het evenement, zijn ieder voor zich en in onderlinge samenhang bepalend voor de risicoklasse.

Door middel van een risicoscan kan een (eerste) oordeel worden gegeven over de waarschijnlijkheid dat het evenement:

• 1.

  leidt tot risico's voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en;

• 2.

  maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen.

Er worden, zoals hiervoor al beschreven, drie classificaties erkend:

Een A-geclassificeerd evenement is een regulier evenement zonder verhoogd risico.

Een B-geclassificeerd evenement is een aandacht evenement met een verhoogd risico.

Een C-geclassificeerdevenement is een risicovol evenement.

2.3 Wettelijk kader

Wat of wanneer is sprake van een evenement? Dit staat in artikel 2:24 APV. Een aanvraag wordt getoetst aan de hand van diverse regelgeving. Voor een overzicht van deze regelgeving verwijzen wij naar Bijlage 1 “Overzicht diverse regelgeving”. Opgemerkt wordt dat de in deze beleidsregel opgenomen regelgeving in de tussentijd kan wijzigen. Daarom verwijzen we voor de actuele en leidende regelgeving naar de website van www.overheid.nl.

Bij het organiseren van een evenement kan ook landelijke wet- en regelgeving van toepassing zijn zoals:

• ▪︎

  de Algemene wet bestuursrecht;

• ▪︎

  de Gemeentewet;

• ▪︎

  de Alcoholwet;

• ▪︎

  de Wet op de Kansspelen;

• ▪︎

  de Wegenverkeerswet;

• ▪︎

  de Omgevingswet;

• ▪︎

  de Luchtvaartwet

• ▪︎

  de Zondagswet;

• ▪︎

  de Dienstenwet;

• ▪︎

  De Dienstenrichtlijn;

• ▪︎

  Vuurwerkbesluit;

• ▪︎

  Besluit bouwwerken leefomgeving;

• ▪︎

  Besluit activiteiten leefomgeving;

• ▪︎

  Handelsregisterwet 2007;

• ▪︎

  Besluit brandveilig gebruik, basishulpverlening overige plaatsen en richtlijn constructieve veiligheid (BGBOP en COBc);

• ▪︎

  Omgevingswet;

• ▪︎

  Handreiking evenementenveiligheid;

• ▪︎

  Veldnorm evenementenzorg;

Een uitgebreide uitleg omtrent bovenstaande wetgeving is te vinden in bijlage 1 van dit uitvoeringsbeleid evenementen.

Naast het aanvragen van een vergunning dient voor sommige evenementen een omgevingsvergunning ‘handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening’ te worden aangevraagd. Een uitgebreide uitleg over deze aanvraag is te vinden in bijlage 2 van dit uitvoeringsbeleid evenementen.

In de APV Apeldoorn 2014 is beschreven wat wordt verstaan onder evenementen. De APV geeft ook aan wanneer een evenement vergunning-plichtig is of wanneer er sprake is van een vergunning-vrij evenement. In dit hoofdstuk wordt beschreven binnen welke termijnen vergunningaanvragen of meldingen moeten worden ingediend en welke informatie daarbij dient te worden aangeleverd om tot een ontvankelijke aanvraag te komen

3.1 Aanvragen vergunning plichtige evenementen (A, B of C)

3.2 Niet in behandeling nemen van een aanvraag

Indien een aanvraag van een vergunning onvolledig is en/of de benodigde bijlagen (zoals het veiligheidsplan, inclusief het draaiboek, een verkeersplan en de plattegrond) ontbreken kan de burgemeester op grond van artikel 4:5 lid 1 sub c Awb besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. In beginsel wordt de aanvrager een hersteltermijn aangeboden voor het aanvullen van de ontbrekende gegevens en/of bijlagen. Indien de aanvrager binnen de hersteltermijn alsnog niet of niet correct de benodigde gegevens aanlevert, wordt de aanvraag alsnog buiten behandeling gelaten.

3.3 Samenloop met andere vergunningen/ontheffingen

De procedure voor een vergunning is complex, doordat er veel aspecten zijn die hierbij een rol (kunnen) spelen. Daarnaast zijn in nogal wat gevallen naast de evenementenvergunning nog andere vergunningen en/of ontheffingen nodig. Bij de behandeling van een aanvraag voor een evenementenvergunning worden deze direct meegenomen en de met de vergunning samenhangende besluiten worden, indien mogelijk, gelijktijdig verleend en bekendgemaakt. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat de burgemeester de vergunning verleent en de meeste overige vergunningen/ontheffingen door het college worden verleend.

3.4 Beslistermijn

Vergunning

Binnen acht weken na ontvangst van een tijdig ingediende en volledige aanvraag voor een A-, B-, of C-evenement moet de burgemeester een besluit nemen (artikel 1:2 lid 1 APV).

Indien noodzakelijk kan op grond van artikel 1:2 lid 2 APV de termijn met ten hoogste acht weken worden verlengd. Het verlengen van de termijn moet schriftelijk aan de aanvrager van de vergunning worden medegedeeld.

Mandaat

De burgemeester beslist over het wel of niet verlenen van een gevraagde vergunning. Deze bevoegdheid is gemandateerd aan de bevoegd ambtenaar. Op het moment van totstandkoming van deze beleidsregel is deze bevoegdheid voor A-evenementen en B-evenementen gemandateerd aan de vergunningverlener. Voor C-evenementen is deze bevoegdheid, vanwege de aard en het karakter van deze evenementen, niet gemandateerd. De burgemeester blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de afgegeven vergunning.

3.5 Bijzondere omstandigheden

In het geval van o.a. een kampioenschap of huldiging kan het voorkomen dat een evenement zich onverwacht voordoet. Om hier medewerking aan te kunnen verlenen, kan van de reguliere procedure worden afgeweken en kan de procedure worden verkort. Hier wordt uitsluitend gebruik van gemaakt bij een bijzondere dan wel niet-voorzienbare omstandigheid.

3.6 Samenloop andere evenementen

Daarnaast komt het voor dat organisatoren op dezelfde dag activiteiten plannen die elkaar kunnen overlappen en daarom niet tegelijkertijd kunnen plaats vinden. Het tijdig melden en aanvragen van een vergunning is dan ook mede van belang voor de planning van (mogelijke) inzet en advisering van politie en andere hulpdiensten in regionaal verband. Om deze reden is het belangrijk dat organisatoren de datum van het evenement tijdig doorgeven aan de vergunningverlener van de gemeente. Om een samenloop van evenementen in kaart te brengen wordt het organisatoren geadviseerd om tijdig hun evenement te laten plaatsen op de evenementenkalender.

3.7 Schaarse vergunningen

Een vergunning kan worden aangemerkt als ‘schaarse vergunning’ wanneer voor een specifieke locatie slechts één vergunning of een beperkt aantal vergunningen beschikbaar is, en het aantal aanvragen dit aantal kan overschrijden. Het is hierbij niet noodzakelijk dat er in de praktijk meer gegadigden zijn dan het aantal af te geven vergunningen; het potentiële overschrijden van het aantal beschikbare vergunningen is voldoende om een vergunning als schaars te definiëren.

In het geval van schaarse vergunningen is het cruciaal dat alle potentiële gegadigden een eerlijke en gelijke kans krijgen om de vergunning te verkrijgen. De gemeente Apeldoorn is verplicht duidelijk en tijdig kenbaar te maken vanaf wanneer en tot wanneer een vergunning kan worden aangevraagd, en welke verdelingsprocedure van toepassing is. Eenmaal vastgesteld, moeten de regels van deze procedure onveranderd blijven gedurende het gehele aanvraagproces. De vastgestelde beleidsregel inzake schaars laat zien hoe de uitvoering er uit ziet.

3.7 Evenementenkalender

Van 1 september tot 1 november biedt de gemeente Apeldoorn organisatoren de mogelijkheid om hun evenementen aan te melden voor de gemeentelijke evenementenkalender voor het komende jaar. Organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen worden verzocht hun data voor het volgende jaar door te geven, zodat deze in de evenementenkalender kunnen worden opgenomen. Deze kalender wordt gepubliceerd op de gemeentewebsite, waar het als een informatief hulpmiddel dient om organisatoren van evenementen te helpen bij het plannen en afstemmen van hun evenementen.

Gezien het feit dat er momenten kunnen zijn waarop evenementen op dezelfde datum gepland staan en elkaar mogelijk overlappen, is het tijdig melden van de datum van het evenement en het aanvragen van een vergunning van cruciaal belang. Dit zorgt niet alleen voor een betere coördinatie en planning, maar is ook van belang voor de advisering en mogelijke inzet van politie en andere hulpdiensten. Daarom wordt organisatoren sterk aangeraden hun evenement tijdig te registreren op de gemeentelijke evenementenkalender, zodat een goed overzicht van alle geplande activiteiten beschikbaar is en overlappingen voorkomen kunnen worden.

3.8 Publicatie

De bekendmaking van een verleende vergunning vindt plaats door deze eerst toe te zenden aan de aanvrager. Daarnaast wordt de vergunning digitaal gepubliceerd. De publicatie omvat de datum van het besluit, een beknopte omschrijving van het evenement, de locatie, het zaaknummer, evenals de datum en het tijdstip waarop het evenement zal plaatsvinden. Ook de ontvangst van een vergunningaanvraag wordt op een vergelijkbare manier gepubliceerd, waarbij dezelfde gegevens worden vermeld om het publiek te informeren.

3.9 Leges

Voor het aanvragen van een vergunning dient de organisator leges te betalen. De hoogte van de leges is terug te vinden in de legesverordening van de gemeente. Binnen de gemeente Apeldoorn gelden vrijstellingen voor leges, zie hiervoor de actuele legesverordening van de gemeente Apeldoorn.

Wanneer een aanvraag tijdig en volledig is ingediend, wordt door de burgemeester besloten voor wat voor soort evenement (A, B of C) een vergunning is aangevraagd. Evenementen worden namelijk geclassificeerd c.q. gecategoriseerd volgens het VNOG-model. Bepalend is de belasting die evenementen voor de omgeving vormen.

4.1 Classificering c.q. categorisering van evenementen

Evenementen zijn er in vele soorten en maten vanuit diverse invalshoeken (cultuur, sport, recreatie en toerisme). De veiligheid, voor alle betrokkenen bij een evenement, is een centraal thema. Voor het classificeren van evenementen wordt in deze nota voorts uitgegaan van een indeling in risicoklassen. Evenementen worden ingedeeld in een drietal categorieën. Deze indeling wordt ook in deze gemeentelijke beleidsregel gevolgd:

• •

  A-evenementen – Regulier evenement

• •

  B-evenementen – Aandacht evenement (beperkt risico)

• •

  C-evenementen – Risico evenement (hoog risico)

4.2 Risico-classificatie met behulp van risicoscan

Om te bepalen in welke categorie een evenement thuishoort, wordt gebruik gemaakt van de risicoscan gebaseerd op de werkwijze van de VNOG. De risicoscan is niet meer, maar ook niet minder dan een hulpmiddel. Naast objectieve meetpunten, kunnen er namelijk ook subjectieve zaken een rol spelen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de aanwezigheid van rivaliserende groepen bij een evenement, controversiële onderwerpen, historie, cultuur en dergelijke. De verantwoordelijkheid voor de classificatie ligt uiteindelijk bij de burgemeester.

De organisator van een B- of C-evenement dient naast een compleet ingevuld aanvraagformulier ook een veiligheidsplan (inclusief draaiboek, plattegrond, mobiliteitsplan en verkeersplan) bij de aanvraag voor een vergunning in te dienen. Dit heeft te maken met het borgen van de openbare veiligheid, de bescherming van de volksgezondheid, het beperken van de (mogelijke) overlast en het bevorderen van duurzaamheid.

5.1 Advisering evenementenveiligheid

Voor alle vergunning-plichtige evenementen geldt dat advies kan worden gevraagd aan diverse interne en externe partijen, zoals de VNOG(Brandweer en GHOR) en de politie. Aan wie advies wordt gevraagd is mede afhankelijk van de aard en de belastend karakter van het evenement.

Het advies van de interne en externe partijen is gebaseerd op de door de organisatie aangeleverde stukken. Het is daarom ook belangrijk dat de aanvraag voor een vergunning tijdig en compleet (inclusief een veiligheidsplan (met draaiboek, plattegrond en verkeersplan) aangeleverd wordt. De adviezen kunnen ertoe leiden dat vanwege de openbare orde, de veiligheidsaspecten, de volksgezondheid of het milieu een vergunning wordt geweigerd, dan wel dat de vergunning onder voorwaarden wordt verleend.

Bij een C-evenement vindt er een veiligheidsoverleg plaats. Voorgezeten door de gemeente. Deelnemers aan dit overleg zijn de organisator, beveiliging, EHBO, politie, GHOR, brandweer, gemeente en eventueel andere betrokken partijen.

Dit overleg vindt vooraf aan het evenement plaats en wordt naar gelang de behoefte tijdens het evenement vaker uitgevoerd. In dit overleg kunnen besluiten worden gemaakt ten aanzien van de veiligheid van de bezoekers op advies van de hulpverleners.

Externe adviespartijen:

• ▪︎

  Veiligheidsregio Noord- Oost Gelderland bestaande uit:

  • ○

    De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR);

  • ○

    Regionale Brandweer;

• ▪︎

  Politie Oost Nederland, District Noord- en Oost Gelderland, team Apeldoorn en de afdeling Regionale Conflict en Crisis Beheersing (RCCB)

Interne adviespartijen:

• ▪︎

  Afdeling O&V (alle vakgroepen);

• ▪︎

  Afdeling PTH (Boa’s, inspecteurs brandveiligheid en constructie);

• ▪︎

  Afdeling B en O;

• ▪︎

  Afdeling Omgevingsbeleid (Cluster Verkeer en Ecologie);

• ▪︎

  Afdeling VOA(gebiedsmanagers).

5.2 Veiligheidsplan (inclusief draaiboek)

De organisator is eerstverantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. De organisator dient zelf in staat te zijn alle kleine voorzienbare calamiteiten te bestrijden. Voor een A-evenement is geen veiligheidsplan nodig. Bij een B- of C-evenement dient door de organisator altijd een veiligheidsplan met bijlagen zoals plattegrond, draaiboek, verkeersplan, certificaten etc. opgesteld te worden.

Advies verlenende instanties dienen het veiligheidsplan goed te keuren alvorens een vergunning verleend wordt. Zonder goedkeuring van de advies verlenende instanties kan de burgemeester een vergunning weigeren te verlenen. Dit om risico’s op veiligheidsgebied zoveel mogelijk te beperken of tegen te gaan.

Het veiligheidsplan dient in ieder geval te bevatten:

• ▪︎

  Soort evenement;

• ▪︎

  Op welke dagen en tijdstippen het evenement plaatsvindt;

• ▪︎

  Wat het programma is (inclusief draaiboek);

• ▪︎

  Aantal verwachte deelnemers of bezoekers;

• ▪︎

  Locatie(s) waarop het evenement plaatsvindt;

• ▪︎

  Informatie over de organisatie;

• ▪︎

  Contactpersonen (en hun telefoonnummers) tijdens het evenement;

• ▪︎

  De taakverdeling tijdens het evenement;

• ▪︎

  Risicoanalyse (bijvoorbeeld brandveiligheid, veiligheid, ongevallen, verkeer, weersomstandigheden);

• ▪︎

  Welke risico’s zijn er bij het evenement en wat wordt eraan gedaan om deze te voorkomen of te beperken?;

• ▪︎

  Inzet EHBO(niveau en inrichting), welke zorgorganisaties, hoeveel zorgverleners, inzettijden, alles volgens de veldnorm evenementenzorg en hoe om te gaan met sanitair, afval en geluid vanuit zorg;

• ▪︎

  Communicatiestructuur en -protocol (o.a. alarmering en informeren);

• ▪︎

  Verkeersplan;

• ▪︎

  Plattegronden en situatietekeningen;

• ▪︎

  Inzet beveiliging, welk bedrijf, hoeveel gecertificeerde beveiligers worden ingezet, welke taken en verantwoordelijkheden.

Op de website van de Veiligheidsregio Noordoost is een format veiligheidsplan terug te vinden. Dit is een document welke de organisator digitaal kan invullen: het formulier Veiligheidsplan | Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland (VNOG) kan ook opgevraagd worden bij de gemeentelijke vergunningverlener.

5.3 Bewaking/beveiliging

Afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement dient de organisator beveiliging aan te stellen die toezicht uitoefent op het evenement. Beveiliging van evenementen dient uitgevoerd te worden door gecertificeerde en gekwalificeerde medewerkers van door het Ministerie van Justitie erkende beveiligingsbedrijven. Bij C-evenementen wordt in ieder geval beveiliging voorgeschreven, tenzij de politie anders adviseert. Bij A- en B-evenementen vindt een afweging plaats op basis van het advies van de politie en voorgaande ervaringen.

De inhuur en daarmee ook de kosten voor de beveiligingswerkzaamheden zijn voor verantwoordelijkheid en rekening van de organisator. In de vergunning worden, indien van toepassing, voorwaarden gesteld met betrekking tot het aantal aan te stellen beveiligers. De algemeen gehanteerde richtlijn is één gecertificeerde beveiliger op 250 bezoekers. Indien het karakter van het evenement daar aanleiding toe geeft of indien gevaar van buiten dreigt, kan deze norm op advies van de politie zowel naar boven als naar beneden worden bijgesteld.

5.4 Plaatsen tent of andere tijdelijke bouwwerken

Bij het plaatsen van een (grote) tent of een tijdelijk bouwwerk dan wel bij het organiseren van een feest in bijvoorbeeld een schuur, zijn strikte brand- en constructieve veiligheidsvoorschriften van toepassing. Deze voorschriften(zie BGOBP en BOBc) zijn essentieel voor het voorkomen van brand en het waarborgen van constructieve veiligheid zoals het voorkomen van het wegwaaien van tenten of het instorten van tribunes.

De aanvrager van de vergunning dient bij het indienen van de vergunningaanvraag of melding een volledig ingevuld aanvraagformulier te overleggen, inclusief gedetailleerde plattegrondtekening(en) met afmetingen en doorsneden/aanzichten i.v.m. hoogte van de bouwsels en situatietekeningen. Op basis van deze documenten wordt de aanvraag beoordeeld (VNOG en PTH(constructie)) en worden de benodigde voorschriften om brandgevaar te minimaliseren, de veiligheid van hulpverleningsdiensten te garanderen en de constructieve veiligheid opgelegd.

Daarnaast is voor het plaatsen van een tent of overkapping groter dan 25 vierkante meter het overleggen van een tentboek vereist, conform de Nederlandse norm NEN 8020-41. Deze norm is specifiek ontwikkeld voor de brand- en constructieve veiligheid bij evenementen en biedt een uitgebreid kader voor zowel organisatoren als gemeenten om risico's te beoordelen en passende veiligheidsmaatregelen te treffen. Dit tentboek moet alle relevante informatie bevatten over de constructie, het materiaal en de brandveiligheidsmaatregelen van de tent of overkapping. Alles conform “COBc – Evenementen, richtlijn - versie nov. 2018” en de “BGBOP – 2018”.

5.5 Geneeskundige veiligheid/Volksgezondheid

Bij evenementen komen allerlei aspecten aan de orde die de gezondheid van mens en dier kunnen beïnvloeden en waarop kan worden geanticipeerd. De huidige wet- en regelgeving heeft ervoor gezorgd dat in de voorbereiding op (grote) evenementen afspraken moeten worden gemaakt ten aanzien van preventie van de incidenten, zoals onder andere over de hygiëne bij tijdelijke horecavoorzieningen en de inzet van EHBO’ers.

Een evenement kan invloed hebben op de bereikbaarheid van een dorpskern voor hulpdiensten. Onder veiligheid vallen dan ook genees- en gezondheidskundige aspecten. Deze veiligheidsaspecten zijn de verantwoordelijkheid van de organisatie. De GHOR adviseert alle gemeenten in haar regio over preventie van geneeskundige risico’s bij evenementen. Dit bijvoorbeeld door middel van extra aanvullingen in een vergunning. Het is aan de burgemeester om te bepalen of genees- en gezondheidskundige advisering gewenst is. Evenementenorganisaties kunnen zelf ook informatie inwinnen bij de GHOR.

5.6 Verkeer

In de beoordeling van een aanvraag komen risico’s inzake verkeersveiligheid, bereikbaarheid en parkeerdruk aan de orde. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het waarborgen van de bereikbaarheid voor bezoekers, hulpdiensten en omwonenden. Hulpdiensten dienen het evenemententerrein en omliggende panden te kunnen bereiken. Op basis van de BABW3 bepalen we dat er in principe geen afsluitingen mogen plaats vinden op invalswegen, hoofdwegen, doorgaande wegen, ringwegen en wijk ontsluitingswegen voor evenementen. Het sluiten van gemeentelijke hoofdwegen voor het doorgaande verkeer is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk, gezien de impact die dergelijke maatregelen hebben op de bereikbaarheid van de stad. Bij de afweging of een weg wordt afgesloten spelen verkeersveiligheid, de mate waarbij de weg een doorgaande weg is, mogelijke alternatieve routes voor het doorgaande verkeer/eventueel busvervoer en de uitstraling van het evenement voor de gemeente een rol. De consequenties die een evenement heeft op het reguliere verkeer, noodzakelijke omleidingen, parkeerfaciliteiten en inzet van verkeersregelaars moeten door de organisator inzichtelijk worden gemaakt.

Afhankelijk van de aard, omvang en de risico’s van het evenement wordt een organisator gevraagd daarvoor een verkeers- en vervoersplan op te stellen. De inhoud van het verkeersplan is daarbij maatwerk en wordt tussen de behandelaar en organisator afgestemd. De CROW richtlijnen ‘Verkeersmaatregelen bij evenementen’ en ‘Werk in Uitvoering’ (96b) vormen de landelijke uitgangspunten waar het verkeersplan op wordt getoetst. Het verkeersplan moet door een erkend bedrijf uitgewerkt worden. De gemeente kan indien nodig een verkeersbesluit nemen als maatregelen in het verkeersplan daarom vragen. Het verkeersplan moet tijdig zijn ingediend om de procedure goed te kunnen doorlopen. Al naar gelang de impact die het evenement heeft op gebied van verkeer wordt een afweging gemaakt over het toestaan van het evenement. Het cluster mobiliteit van de gemeente toetst indien nodig inhoudelijk op de verkeersmaatregelen die moeten worden getroffen. De burgemeester kan op basis van een integrale afweging besluiten het evenement wel of niet door te laten gaan. Als er sprake is van een verkeers- en vervoersplan in welke vorm dan ook moet er hekken en bebording komen. Het is aan de organisatie om te regelen wat nodig is en wordt in de aanvraag duidelijk gemaakt en ter beoordeling voorgelegd. In de voorschriften wordt opgenomen hoe de aanvrager dit moet doen.

5.7 Alcohol en verboden middelen

Bij evenementen is het niet ongebruikelijk dat bezoekers alcohol consumeren. Hiervoor is echter een ontheffing van de Alcoholwet nodig (artikel 35 lid 1). Dit betreft alcoholhoudende dranken die tijdens het evenement worden verkocht. Bovendien kan er onder bezoekers sprake zijn van het bezit en/of gebruik van verboden middelen, zoals drugs en alcoholhoudende dranken, wat significante veiligheids- en gezondheidsrisico's met zich meebrengt. Overmatig gebruik van alcohol en drugs kan leiden tot ziekte, gezondheidsschade, en soms grensoverschrijdend of agressief gedrag, wat schadelijk kan zijn voor zowel de individuele bezoeker als anderen.

Daarnaast kan, afhankelijk van de aard van het evenement, de verwachte bezoekersaantallen en de mate van professionaliteit van de organisatie, de burgemeester een Verklaring van Sociale Hygiëne (SVH) vereisen. Hoewel deze verklaring sinds 2013 niet meer wettelijk verplicht is, toont het certificaat aan dat de houder over de noodzakelijke kennis en vaardigheden beschikt om op een verantwoorde wijze alcohol te verkopen. Deze kennis draagt bij aan het voorkomen van overmatig alcoholgebruik en de daarmee gepaard gaande risico’s tijdens evenementen.

5.8 Tappunten en gebruik van glaswerk

Tijdens evenementen kunnen voorwaarden aan de vergunning worden verbonden, zoals de voorwaarde dat in verband met de veiligheid van de bezoekers en ter bescherming van het milieu drank uitsluitend in plastic en duurzame kunststofbekers mag worden geschonken. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het voorkomen van verwondingen door scherven van glas en porselein. Vaak verbiedt de vergunningverlener het gebruik van glas en porselein op de locatie. Dit betreft een maatregel die organisatoren ook uit eigen beweging kunnen nemen.

Bovendien geldt een verbod op glas vaak ook voor het gebruik van flessen zoals wijnflessen of frisdrankflesjes op het terrein. Indien nodig bepaalt de burgemeester op grond van zijn bevoegdheden dat deze regel ook geldt voor lokale openbare inrichtingen zoals lokale commerciële en para commerciële horecabedrijven en of deze voor alleen buiten of ook voor binnen geldt.

5.9 Duurzaamheid

Het bevorderen van duurzaamheid bij evenementen heeft alles te maken met het minimaliseren van de impact op het milieu en het maximaliseren van de sociale en economische voordelen. Dit betekent waar mogelijk het gebruik van groene praktijken om energie, water en afval te verminderen. In de wereld van vandaag is het naast elkaar bestaan van evenementen en duurzaamheid van cruciaal belang, omdat zelfs kleine bijeenkomsten een aanzienlijke impact kunnen hebben. Door prioriteit te geven aan duurzaamheid in een aanvraag wordt het milieu beschermd.

6.1 Inleiding

Naast positieve kanten kunnen evenementen helaas ook negatieve kanten hebben. Zo kunnen evenementen overlast veroorzaken. In dit hoofdstuk worden, zonder de mogelijkheden van evenementen (zwaar) te beperken, regels vastgelegd om overlast in het algemeen zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. De beperking van eventuele overlast vraagt een proactief handelen van aanvragers.

Aanvragers dienen omwonenden van de locatie waar het evenement gaat plaatsvinden van te voren op de hoogte te stellen van de voorgenomen activiteit. De basisregel bij alle evenementen blijft dat aanvragers in ieder geval zodanige maatregelen dienen te nemen dat de eventuele overlast voor de omgeving tot een minimum wordt beperkt. Tijdens de behandeling van een aanvraag kan deze overlast niet altijd worden voorzien. Wel wordt hiermee zoveel mogelijk rekening gehouden door het stellen van voorwaarden en door het geven van informatie vooraf. Echter wordt vaak pas achteraf bekend dat een evenement overlast heeft veroorzaakt. De klachten komen namelijk altijd tijdens of na het evenement bij de gemeente binnen.

6.2 Vergunningvoorschriften ter beperking van overlast

Evenementen en (enige) overlast zijn niet van elkaar los te koppelen. Met name gaat het hier om overlast voor omwonenden rond het evenement. Klachten ten aanzien van evenementen betreffen veelal evenementen waarbij gebruik wordt gemaakt van versterkte muziek meestal in de vorm van een live muziekband of DJ-achtige activiteiten. Ook tijdelijke afsluiting van wegen, auto’s die her en der parkeren, rondslingerend vuil of het afsteken van vuurwerk, dronkenschap, wildplassen en vernielingen zijn vormen van overlast die bij evenementen voor kunnen komen. Het is daarom van belang om ter beperking van de overlast voor omwonenden en betrokkenen duidelijke vergunningvoorschriften op te nemen.

6.3 Locatiebeleid

De gemeente Apeldoorn wenst een positieve grondhouding in te nemen voor evenementen die een positieve bijdrage leveren aan de gemeente Apeldoorn en haar inwoners. In de gemeente vinden jaarlijkse zeer uiteenlopende festiviteiten en evenementen plaats op een verscheidenheid aan locaties. De meeste locaties waar evenementen plaatsvinden zijn in een woon- en leefomgeving gelegen. Het onbeperkt toestaan van evenementen kan tot onevenredige overlast leiden voor de woon- en leefomgeving. Vanuit het college is de wens uitgesproken om enigszins grenzen te stellen aan de overlast van (grootschalige (muziek))evenementen. De eigenschappen van evenementen zoals het aantal bezoekers, de bereikbaarheid, parkeermogelijkheden, soort evenement, openbare orde- en veiligheidsaspecten, duur van het evenement en/of de geluidbelasting zijn bepalend voor de belasting die een evenement heeft op de woon- en leefomgeving. Het is de taak vanuit de gemeente om deze balans tussen de evenementen en de woon- en leefomgeving te bewaken. Om te zorgen voor een evenwichtige verdeling van het aantal evenementen in de gemeente en de impact hiervan op de woon- en leefomgeving zijn er ter ondersteuning locatieprofielen opgesteld. Deze locatieprofielen zijn te vinden op de website www.Apeldoorn.nl. Een werkzaam locatiebeleid vindt zijn grondslag in het vigerende omgevingsplan. Als deze beleidsregel is vastgesteld, is deze de basis voor, waar nodig, aanpassing van de locatieprofielen.

Met betrekking tot geluidsnormen gelden de normen die zijn opgenomen in de locatieprofielen. Voor geluidsnormen buiten die locatieprofielen kunnen die worden opgenomen conform de Nota Limburg4 vertaald in het geluidsbeleid.

De gemeente Apeldoorn heeft echter binnen het huidig stelsel met het (tijdelijke) omgevingsplan en de bijbehorende omgevingsvergunning voor afwijken een beoordelingsgrond waarmee zij evenementen op bepaalde locaties kan reguleren op grond van ruimtelijke aanvaardbaarheid.

Deze omgevingsvergunning is in beginsel vereist als op een bepaalde bestemming het organiseren van een evenement planologisch niet toelaatbaar is. Zie voor een uitgebreidere uitleg bijlage II.

6.4 Aansprakelijkheidsverzekering

Hoewel het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering voor evenementen momenteel nog niet wettelijk verplicht is, wordt het sterk aanbevolen dat organisatoren deze bescherming serieus overwegen. Zo'n verzekering biedt dekking voor mogelijke financiële claims die kunnen voortkomen uit ongelukken of schade tijdens het evenement. Het belang van een aansprakelijkheidsverzekering wordt onderstreept door incidenten zoals het tragische ongeluk in Haaksbergen in september 2014. Door een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, kunnen organisatoren niet alleen mogelijke risico's beheersen, maar ook bijdragen aan de algehele veiligheid en betrouwbaarheid van hun evenementen.

6.5 Geluid en eindtijden

Geluid is een essentieel onderdeel van veel evenementen en draagt bij aan de beleving, maar kan ook overlast veroorzaken voor omwonenden. In de Nota 'Geluid bij evenementen' zijn geluidnormeringen, duur en eindtijden van evenementen vastgelegd, evenals de spreiding over de gemeente en de wijze van meten. Voor locaties met een specifiek locatieprofiel zijn locatie specifieke regels opgesteld, waarbij elk profiel niet alleen een maximum aantal toegestane evenementen per jaar definieert, maar ook concrete geluidsnormen vaststelt die specifiek voor dat gebied gelden. Deze geluidsnormen zijn direct gebaseerd op de richtlijnen van de Nota 'Geluid bij evenementen'.

Voor plaatsen in de openbare ruimte zonder locatieprofiel, alsook voor niet-openbare ruimtes waar geluidsevenementen worden georganiseerd en een vergunning voor wordt aangevraagd, gelden eveneens de kaders van de Nota 'Geluid bij evenementen' als uitgangspunt voor toetsing. Ter beperking van overlast kunnen evenementen gekoppeld worden aan vastgestelde begin- en eindtijden, die in de vergunning worden opgenomen. Deze tijden variëren afhankelijk van de dag waarop het evenement plaatsvindt, met de mogelijkheid om na goedkeuring van de eindtijden af te wijken. De standaard begintijd van een evenement is vanaf 09:00 uur, behalve op zondagen wanneer de begintijd 13:00 uur of later is. Voor het produceren van geluid tijdens evenementen is bovendien een ontheffing nodig op grond van artikel 4:6 lid 2 van de APV, waarin afhankelijk van de omvang en het type evenement specifieke geluidsnormen worden vastgesteld.

6.6 12-dagen regeling (incidentele festiviteiten)

Het komt voor dat horecazaken en locaties die onder het Besluit activiteiten leefomgeving (Bkl) vallen een festiviteit willen organiseren waarbij de verwachting is dat niet aan de gestelde geluidsnormen uit het Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl) kan worden voldaan. Voor deze gevallen is de 12-dagen regeling van toepassing, welke zijn grondslag vindt in artikel 4:3 APV en artikel 5.68 Bkl. Op deze locaties kunnen ten hoogste 12 etmalen per jaar een festiviteit plaatsvinden waarbij de geldende geluidsnormen worden verruimd. Voor de 12-dagen regeling geldt een meldingstermijn van twee weken.

Het is voor aanvragers van een vergunning van belang om te weten dat indien tegelijkertijd een beroep op de 12-dagen regeling gedaan wordt, de indieningstermijn van de vergunning leidend is.

6.7 Vuurwerk

Het ongecontroleerd en onaangekondigd afsteken van vuurwerk is een mogelijke bron van overlast. De ontbranding van vuurwerk is dan ook aan regels verbonden. In het Vuurwerkbesluit is bepaald dat voor het tot ontbranding brengen van professioneel vuurwerk op locatie toestemming nodig is van de provincie waar het vuurwerk wordt afgestoken. Aan de toestemming voor het tot ontbranding brengen van professioneel vuurwerk zullen door de provincie voorschriften verbonden worden in het belang van de bescherming van mens en milieu. Voor de gemeente is als lokaal gezag een nadrukkelijke rol weggelegd. Door de provincie moet aan de burgemeester, in het kader van openbare orde en veiligheid, een verklaring van geen bezwaar worden gevraagd. Indien de provincie geen verklaring van geen bezwaar ontvangt, dan kunnen zij geen toestemming afgeven voor de ontbranding van professioneel vuurwerk. Het afsteken van niet-professioneel vuurwerk is ten allen tijde verboden.

Dit hoofdstuk bevat de specifieke informatie over het gemeentelijk beleid ten aanzien van het toezicht op evenementen en de handhaving tijdens evenementen. Er moet rekening gehouden worden met de veiligheid van bezoekers, organisatoren en omwonenden. Onnodige en onevenredige overlast moet worden voorkomen. Indien nodig zal gebruik moeten worden gemaakt van bevoegdheden om handhavend op te treden.

7.1 Meldingen

De bewonersbrief over het evenement verstuurd vanuit de organisatie is van groot belang om meldingen van overlast te voorkomen. Om irritatie bij omwonenden zoveel mogelijk te beperken, is het van belang dat adequaat wordt ingegrepen indien blijkt dat omwonenden onaanvaardbare overlast ondervinden van een evenement. Inwoners kunnen (geluids-)klachten melden bij:

• ▪︎

  De gemeente via het algemene telefoonnummer 14 055 of via het algemene e-mailadres melding overlast. Deze meldingen worden mee genomen bij de evaluatie van het evenement.

• ▪︎

  De politie via 0900-8844;

• ▪︎

  De provincie Gelderland via de Provinciale milieu klachten

  telefoon: 026-359 99 99.

Bij acute meldingen van overlast, welke buiten de openingstijden van de gemeente plaatsvinden wordt geadviseerd deze te melden bij de politie.

7.2 Aanvullende voorwaarden

Aan een (volgende) vergunning kunnen aanvullende voorwaarden worden verbonden indien blijkt dat:

• ▪︎

  de gemeente de melding(en) heeft beoordeeld en tot de conclusie is gekomen dat de overlast voor omwonenden onaanvaardbaar is;

• ▪︎

  er incidenten hebben plaatsgevonden tijdens het (voorgaande) evenement;

• ▪︎

  de politie of een gemeentelijke toezichthouder van de verantwoordelijke persoon heeft gevorderd dat het volume verlaagd wordt en hieraan geen of te laat gevolg is gegeven.

Indien deze aanvullende voorwaarden niet tot verbetering hebben geleid, kan dit een reden zijn om de vergunning in de toekomst te weigeren.

8.1 Uitgangspunten toezicht & handhaving

De verantwoordelijkheid voor het goede verloop van een evenement ligt primair bij de organisator. Van een organisator wordt verwacht dat hij de wet- en regelgeving kent en weet welke voorwaarden worden gesteld aan vergunningen en ontheffingen. Ook bij klachten is de organisator als eerste aan zet. Hierbij geldt ‘high trust, high penalty’: er wordt uitgegaan van en vertrouwd op het zelfregulerend vermogen van organisatoren. Bij ernstige dan wel herhaaldelijke overtredingen volgen echter ook strenge sancties.

De evenementenvergunning geeft voorwaarden om overlast, onveilige situaties en aantasting van het woon- en leefklimaat te voorkomen. Voorafgaand, tijdens en na het evenement houden gemeente, politie, brandweer, Omgevingsdienst Veluwe, de provincie Gelderland, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit en eventuele andere diensten met toezichthoudende taken toezicht op de naleving van de voorschriften van de evenementenvergunning. Ieder van deze toezichthouders handelt hierbij vanuit zijn eigen taak of bevoegdheid.

De burgemeester is primair verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Deze aspecten worden meegewogen in de vergunningverlening, maar ook bij de controle voorafgaand, tijdens en na een evenement.

De afdeling Preventie, Toezicht en Handhaving (PTH) houdt toezicht op de naleving van de voorschriften die worden gesteld in de evenementenvergunning. Denk hierbij aan zaken als parkeren, naleving van de Alcoholwet, geluid en eindtijden. Zo nodig wordt handhavend opgetreden door het opleggen van bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregelen. De handhavingsmatrix beschrijft welke bestuursrechtelijke maatregel volgt op welke overtreding. Er kunnen bijzondere omstandigheden zijn waardoor het volgen van de handhavingsmatrix niet evenredig is. In dat geval zal maatwerk worden geleverd.

8.2 Toezicht

Voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het evenement wordt toezicht uitgeoefend. Doordat toezichthouders, samen met de organisator, bekijken of de vergunningvoorschriften worden nageleefd worden overtredingen voorkomen. Toezicht is dus een belangrijk preventie-instrument, dat naleefgedrag bevordert.

8.3 Handhaving

In deze beleidsregel is ernaar gestreefd om het beleid, voor toekomstige situaties en voor zover mogelijk, te structureren. Doch maakt het bepaalde in artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht het mogelijk om in voorkomende gevallen, gemotiveerd van de beleidsregels af te wijken. Deze mogelijkheid tot afwijken staat bekend als de inherente afwijkingsbevoegdheid. Het is mogelijk om af te wijken indien de situatie ontstaat waarin er voor één of meer belanghebbenden gevolgen ontstaan, die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met deze beleidsregel te dienen doelen.

• a.

  De inwerkingtreding van deze beleidsregel “Uitvoering evenementenbeleid” is bepaald op 1 januari 2025;

• b.

  Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze beleidsregel wordt de nota Evenementen gemeente Apeldoorn 2015 ingetrokken;

• c.

  Deze beleidsregel wordt aangehaald als “ uitvoeringsbeleid evenementen” gemeente Apeldoorn 2024-2028.