Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024

Ondertekening

Algemene toelichting

Hoofdstuk 2, par. 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bevat bepalingen over de financiën van het Openbaar lichaam Waddenfonds. In art. 48 van de Wgr zijn de artikelen 190 tot en met 219 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing verklaard, voor zover daarvan bij of krachtens de Wgr niet is afgeweken.

Op grond van art. 48, zevende lid, Wgr jo. art. 216 van de Provinciewet moet het algemeen bestuur bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. De verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Met het (gewijzigd) vaststellen van de Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024 wordt aan deze verplichting voldaan.

Artikelsgewijze toelichting

Art. 1Begripsbepalingen

Deze bepaling definieert een aantal (technische) begrippen.

Artikel 2 Inrichting begroting en jaarstukken

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken.

Het algemeen bestuur stelt budgetten per begrotingsprogramma en voor onderdelen van begrotingsprogramma’s vast in de primaire begroting. De kosten van de (beperkte) ambtelijke organisatie worden onder het begrotingsprogramma Bedrijfsvoering opgenomen.

Met ‘op privaatrechtelijke titel verstrekte middelen’ worden financiële overdrachten in de sfeer van private rechtsverhoudingen bedoeld, ter onderscheiding van subsidies.

Het Openbaar lichaam Waddenfonds vormt in principe geen eigen vermogen; wel kan het algemeen bestuur behaalde positieve resultaten geheel of ten dele bestemmen voor een bestemmingsreserve, die in daaropvolgende begrotingsjaren voor een specifieke bestemming(en) wordt aangewend. De kaders hiervoor zijn aangegeven in het Uitvoeringskader Waddenfonds en het Uitvoeringsprogramma Waddenfonds.

Artikel 3 Autorisatie begroting

Artikel 3 legt het niveau van de autorisatie van de begroting vast. Autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau en van de binnen een programma gespecificeerde programmaonderdelen.

Artikel 4 Begrotingswijziging

Voor begrotingswijzigingen kan het dagelijks bestuur gedurende het jaar voorstellen doen aan het algemeen bestuur. Hierbij wordt rekening gehouden met de bepalingen in art. 48 van de Wgr.

Zowel de ontwerpbegroting als een ontwerpwijziging hiervan worden voor een zienswijze aan provinciale staten voorgelegd. Art. 48 Wgr bepaalt echter dat de zienswijzeprocedure voor bepaalde categorieën begrotingswijzigingen achterwege kan blijven, voor zover dat in de gemeenschappelijke regeling is bepaald. Van deze mogelijkheid is gebruik gemaakt door te bepalen dat de zienswijzeprocedure niet van toepassing is op de volgende categorieën van begrotingswijzigingen:

• ○

  wijzigingen die vallen binnen het begrotingsprogramma voor subsidies, zoals gedefinieerd in de primaire begroting;

• ○

  wijzigingen waarmee middelen uit de bestemmingsreserve voor majeure projecten worden aangewend voor het begrotingsprogramma voor subsidies voor majeure projecten; of

• ○

  technische wijzigingen waarmee resterende subsidiebudgetten uit het vorig boekjaar worden aangewend voor subsidies in het daaropvolgende boekjaar.

Het algemeen bestuur machtigt het dagelijks bestuur technische begrotingswijzigingen voor het begrotingsprogramma subsidies vast te stellen, waarmee budgetten uit het afgesloten boekjaar die bestemd waren voor subsidieverlening, maar waar nog geen verleningsbeschikking in dat boekjaar konden worden vastgesteld, kunnen worden overgeheveld naar het begrotingsprogramma voor subsidies van het daaropvolgende boekjaar. Daarmee kunnen kasritmeverschuivingen over de jaargrens plaatsvinden ten behoeve van dezelfde doeleinden als waarvoor deze in het voorgaande begrotingsjaar reeds waren geautoriseerd.

Tevens is bepaald dat ten behoeve van de technische begrotingswijzigingen een overloopbestemmingsreserve op de balans is ingesteld.

Artikel 5 Meerjarige verplichtingen

Dit artikel bevat spelregels over het aangaan van meerjarige verplichtingen

Kern is dat het dagelijks bestuur weliswaar bevoegd is tot het aangaan van een meerjarige verplichting, maar niet dan nadat het algemeen bestuur een ontwerpbesluit is voorgelegd. Dat houdt verband met het budgetrecht van het algemeen bestuur.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

Op basis van tussenrapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Er is voor twee tussenrapportages gekozen, een rapportage over de eerste drie maanden en na acht maanden. Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Het derde lid bepaalt over welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het dagelijks bestuur zich in de rapportage moet verantwoorden.

In de tussentijdse rapportages worden majeure afwijkingen van de totaal begrote lasten op de oorspronkelijke raming van de baten en lasten per programma toegelicht.

Artikelen 7 tot en met 10

Deze bepalingen hebben betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur.

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheers handelingen.

Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het dagelijks bestuur verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit houdt in dat:

• 1.

  er vastgesteld wordt dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn (calculatiecriterium);

• 2.

  de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld (valuteringcriterium);

• 3.

  de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is;

• 4.

  de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn;

• 5.

  de financiële beheers handelingen passen bij de activiteiten van het Openbaar lichaam Waddenfonds en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen (aanvaardbaarheidscriterium);

• 6.

  de levering heeft plaatsgevonden (ook wel aangeduid als ‘prestatielevering’);

• 7.

  de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium);

• 8.

  voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden (voorwaardencriterium);

• 9.

  er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O criterium)

De rechtmatigheidsverantwoording spitst zich aldus met name toe op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O criterium.

Het begrotingscriterium

Begrotingsonrechtmatigheden (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door het algemeen bestuur. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten tijdens het jaar zelf nog door het algemeen bestuur worden vastgesteld. Als een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Dit is vastgelegd in art. 8, vijfde lid. De financiële beheers handeling die deze afwijking van de begroting veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het is aan het algemeen bestuur om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Dit is eveneens vastgelegd in art. 8, vijfde lid.

De rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur bevat het totaal aan afwijkingen voor zover die (samen met eventuele andere financiële onrechtmatigheden) boven de door het algemeen bestuur vastgestelde grens uitkomen: de verantwoordingsgrens. Dit is een door het algemeen bestuur te bepalen grens, waarboven het dagelijks bestuur de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van het Openbaar lichaam Waddenfonds, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.

Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording kort en bondig benoemd. De afwijkingen worden toegelicht in de par. bedrijfsvoering. Omtrent die toelichting stelt het algemeen bestuur jaarlijks een rapportagegrens vast. Alleen afwijkingen boven de rapportagegrens worden toegelicht. Fouten of onduidelijkheden die lager zijn dan de verantwoordingsgrens worden wel toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering, wanneer die de rapportagegrens overschrijden.

Zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens worden in het Normenkader opgenomen. Hieronder is dat toegelicht.

Het voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Bij deze eisen, die voortvloeien uit wet- en regelgeving, gaat het met name om aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Ten behoeve van het voorwaardencriterium stelt het algemeen bestuur jaarlijks het ‘Normenkader’ vast. Het Normenkader betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving, van andere overheden en van het Openbaar lichaam Waddenfonds zelf. Het Normenkader moet actueel en aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving.

Het voorwaardencriterium levert voor het Waddenfonds vooral aandachtspunten op bij subsidieverstrekking, zoals het naleven van (eigen) voorwaarden en niet ongeoorloofde staatssteun.

Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Het is aan het Openbaar lichaam Waddenfonds om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Het M&O-beleid moet voldoende actueel zijn en voldoende zijn afgestemd op de meest recente wetgeving en de praktijk.

Artikel 12 Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (Treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat art. 216 van de Provinciewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening regels bevat voor het beleid en de organisatie van de financieringsfunctie. In het BBV staat welke informatie de paragraaf Financiering in elk geval moet bevatten.

Artikel 13 Bedrijfsvoering

Het BBV regelt in art.14 welke informatie de paragraaf Bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. Hier wordt geregeld welke extra informatie het algemeen bestuur wenst.

Artikel 14 Administratie

In art. 14 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen is bepaald welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 15 Financiële organisatie

Art. 15 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Het dagelijks bestuur wordt opgedragen dit verder uit te werken.

Artikel 16 Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de financiële beheerhandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Deze bepaling draagt het dagelijks bestuur op daartoe waarborgen te treffen.

Artikel 17 Inkoop en aanbesteding

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Fryslân is zoveel als mogelijk van overeenkomstige toepassing verklaard op inkoop- en aanbestedingshandelingen van het Openbaar lichaam Waddenfonds.