Gemeente Rhenen – Verordening Klankbordgesprekken burgemeester gemeente Rhenen

De raad van de gemeente Rhenen,

• gelet op artikelen 84, 87, 108, 147 en 149 van de Gemeentewet

• gelezen de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (december 2020)

Besluit:

1. de Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Rhenen vast te stellen;

2. het instellen van de commissie tot het voeren van de klankbordgesprekken namens de gemeenteraad met de burgemeester;

3. de fractievoorzitters te benoemen als leden van de commissie.

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester gemeente Rhenen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b. commissie: de commissie die door de raad is ingesteld om klankbordgesprekken te voeren;

c. voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester;

d. referenten: derden die de commissie kunnen informeren over de invulling van de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;

e. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Utrecht.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2. De commissie, ingesteld op grond van artikel 84, 147 en 149 van de Gemeentewet, heeft tot taak klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

3. In elke ambtsperiode van de burgemeester wordt bij voorkeur jaarlijks en tenminste in 1 ambtsperiode 3 keer een klankbordgesprek gevoerd.

4. Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1. Er is een commissie voor het voeren van de klankbordgesprekken.

2. De commissie bestaat uit de fractievoorzitters.

3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

1. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

2. Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) gespreksleider.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

1. De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier.

2. De griffier is secretaris van de commissie.

3. De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

4. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

Artikel 6 Adviseur

1. De gemeenteraad kan een wethouder en/of de gemeentesecretaris aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2, lid 2 genoemde taak.

2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van de commissie.

Artikel 7 Quorum

1. Met het oog op de gewenste afspiegeling van de raad vindt het gesprek alleen dan plaats wanneer ten minste de helft plus 1 van de leden van de commissie aanwezig zal zijn.

2. Bij te veel afmeldingen stelt de griffier alle betrokkenen daarvan per ommegaande in kennis; betrokkenen ontvangen vervolgens zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging.

Artikel 8 Geheimhouding

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

5. De commissie treft, met inachtneming van artikel 12 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7. De geheimhouding is van overeenkomstige van toepassing op de raadsleden, de griffier, de referenten, mogelijke externe adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 9 Voorbereiding van het gesprek

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 8 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing.

4. Uiterlijk twee weken voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.

Artikel 10 Het klankbordgesprek

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd.

4. De volgende onderwerpen passen in een klankbordgesprek en kunnen aan bod komen

a. de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium;

b. de burgemeester in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c. de burgemeester als voorzitter van het college;

d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e. het functioneren van de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

f. de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

g. de burgemeester in contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

h. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

i. de burgemeester in contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

j. de nevenfuncties en integriteit;

k. aan de profielschets gerelateerde, competenties;

l. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

m. doelen en ambities voor de komende periode;

n. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken/ die voor de toekomst worden vastgelegd.

5. Het gesprek kan ook worden gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 11 Verslaglegging

1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt. Het gespreksverslag wordt niet openbaar gemaakt.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de verslagging en wordt door de leden van de commissie en de burgemeester voor ondertekening vastgesteld.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een afschrift van het verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris gestuurd.

Artikel 12 Archivering

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2. De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, worden vernietigd.

Artikel 13 Onvoorziene aangelegenheden

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking de dag na de bekendmaking daarvan.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Rhenen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 10 december 2024.

de raadsgriffier, de voorzitter,

drs. K. Koopman mr. drs. G.A. Kaai