Klachtenregeling gemeente Tytsjerksteradiel

1. Er is een klachtencoördinator en een vervanger belast met de in lid 2 genoemde taken.

2. De klachtencoördinator:

• a.

  beoordeelt of een bericht een klacht, aanvraag, bezwaar of andersoortig verzoek is;

• b.

  stuurt een bericht dat geen klacht is door naar de juiste persoon binnen de organisatie;

• c.

  zorgt bij schriftelijke klachten voor het sturen van een ontvangstbevestiging;

• d.

  zorgt voor het doorzetten van schriftelijke klachten naar de klachtbehandelaar;

• e.

  bewaakt de tijdige en correcte behandeling en afdoening van schriftelijke klachten;

• f.

  is aanwezig tijdens het horen en is belast met de verslaglegging als bedoeld in artikel 5 lid 7 en met de advisering als bedoeld in artikel 5 lid 8 van deze regeling;

• g.

  informeert de klager bij buiten behandeling stelling van de klacht als bedoeld in artikel 9:8 van de wet;

• h.

  treedt op als contactpersoon namens de gemeente bij eventuele vervolgstappen na de formele afhandeling van de klacht;

• i.

  zorgt ervoor dat in het jaarverslag van de bezwaren/klachtencommissie een (geanonimiseerd) overzicht wordt opgenomen van de klachten.

1. Het hangt van de klacht af, wie klachtbehandelaar is:

• a.

  De Teamleider van de beklaagde is verantwoordelijk voor de behandeling van een klacht die betrekking heeft op een gedraging van een ambtenaar.

• b.

  Burgemeester en wethouders behandelen een klacht die betrekking heeft op een gedraging van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• c.

  Het college van burgemeester en wethouders behandelen zelf een klacht die betrekking heeft op het college dan wel op een lid daarvan. De burgemeester voert het klachtgesprek tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval de locoburgemeester het klachtgesprek voert.

  Indien sprake is van een klacht van een ambtenaar die betrekking heeft op een gedraging van een bestuursorgaan dan voert de klachtencommissie het gesprek.

• d.

  Een klacht over medewerkers op de griffie wordt behandeld door de griffier.

• e.

  Een klacht over de griffier wordt behandeld door de Werkgeverscommissie.

• f.

  Een klacht over de raad wordt behandeld door het Presidium.

2. De klachtbehandelaar is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.

3. De klachtencoördinator vervult in alle gevallen een actieve en ondersteunende rol.

1. De klachtbehandelaar probeert een klacht in eerste instantie informeel af te doen, in overleg met de beklaagde(n).

2. Als de klager hierom verzoekt, of als de informele behandeling niet tot een bevredigende oplossing heeft geleid, geeft de klachtbehandelaar dit aan de klachtencoördinator door en start de klachtencoördinator de formele klachtenprocedure op grond van artikel 5 van deze regeling.

1. De klachtencoördinator stelt de klachtbehandelaar en de beklaagde(n) op de hoogte van het feit dat er een klacht is ingediend. De klacht wordt vervolgens direct in handen gesteld van de klachtbehandelaar. De klachtbehandelaar stelt de klager en de beklaagde(n) in de gelegenheid te worden gehoord.

2. De klachtencoördinator nodigt de klager en de beklaagde(n) uit voor het horen.

3. Een klager kan tot uiterlijk vijf werkdagen voor het horen stukken indienen die van belang kunnen zijn voor de afhandeling van de klacht.

4. De klachtbehandelaar kan bij derden en/of deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen aanwezig te zijn bij het horen.

5. Zowel de klager als de beklaagde(n) kunnen zich bij het horen laten bijstaan.

6. Het horen vindt plaats achter gesloten deuren.

7. Van het horen wordt een verslag gemaakt door de klachtencoördinator.

8. Als het horen van de klager en de beklaagde(n) niet heeft geleid tot een bevredigende oplossing, wordt door de klachtbehandelaar een rapport van bevindingen en advies met eventuele aanbevelingen uitgebracht aan het bevoegde bestuursorgaan.

9. Het bevoegde bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover en eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

10. De klager wordt gewezen op de mogelijkheid om een verzoekschrift in te dienen bij de Nationale ombudsman.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025.

2. Op het moment van inwerkingtreding wordt de ‘Klachtenregeling gemeente Achtkarspelen, gemeente Tytsjerksteradiel en de werkmaatschappij 8ktd’ ingetrokken.