Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Soest

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met de burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities

Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, het college en de burgemeester zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen.

Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift

De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).

Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling

In dit artikel wordt met het bestuursorgaan bedoeld: het team van de ambtenaar dat het bestreden besluit heeft voorbereid.

Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Tijdens dit contact kan worden aangeven dat door een adviescommissie zal worden gehoord maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Maar het is goed mogelijk dat na het eerste contact met de bezwaarmaker nadere informatie moet worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt ook met de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen.

Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.

Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien.

Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Beslistermijnen

Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.

Artikel 4. Horen en adviseren door de commissie

Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb).

Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien onder andere op de samenstelling, de mededeling aan bezwaarmaker dat de commissie zal adviseren, de wijze van horen, het uitnodigen van het bestuursorgaan en het uitbrengen van het advies.

Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid en geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien.

Derde lid

Hier zijn specifieke bezwaarschriften uitgezonderd van horen en adviseren door de commissie.

De commissie is onder meer niet bevoegd te adviseren ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten inzake de Wet waardering onroerende zaken en een wettelijk voorschrift inzake belastingen. De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Wet waardering onroerende zaken bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee is gekozen om bezwaarschriften die hiermee verband houden uit te zonderen.

Daarnaast zijn bezwaarschriften die verband houden met het bepaalde in artikel 7.3, derde lid, van de Wet open overheid (WOO) uitgesloten van behandeling door de commissie. Op grond van artikel 7.2, vierde lid, WOO kunnen bepaalde groepen bij het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding een klacht indienen over de wijze waarop het bestuursorgaan publieke informatie openbaar maakt. Het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding kan over een dergelijke klacht adviseren. In het geval de klacht mede betrekking heeft op een besluit op grond van de WOO waar bezwaar tegen open staat, beslist het bestuursorgaan in afwijking van artikel 7:10, eerste lid, van de Awb binnen twee weken nadat het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding advies heeft uitgebracht, dan wel aan de klager en het bestuursorgaan heeft bericht dat geen advies zal worden uitgebracht. Aangezien het niet haalbaar is om binnen twee weken advies door de bezwarencommissie uit te laten brengen, zijn besluiten die verband houden met het bepaalde in artikel 7.3, derde lid, van de WOO uitgesloten van behandeling door de commissie.

Artikel 5. Samenstelling van de commissie

Raadsleden, de burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.

Eerste lid

De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn.

Derde lid

De voorzitter maakt geen deel uit van en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (zie artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of dit ook geldt voor de andere leden. Uit het derde lid volgt dat ook de andere leden geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.

Vierde lid

Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het college onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing door het college mogelijk.

Artikel 6. Instelling kamers

Als daaraan behoefte bestaat, kan de commissie worden opgesplitst in kamers. Dit kan bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen geschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp. Het gaat hier om een facultatieve bepaling waarbij de instelling van kamers door de commissie zelf gebeurt. Het is echter ook mogelijk dat de raad zelf (bijvoorbeeld) bij verordening de kamers instelt of dat de raad het college deze bevoegdheid geeft. Voorts kan het college zelf bij regeling kamers instellen voor de commissie die over besluiten van het college en de burgemeester adviseert. Zie voor een toelichting op de samenstelling ook de toelichting bij artikel 5.

Artikel 7. Zittingsduur

Voor de zittingsduur is aansluiting gezocht bij de zittingsduur van het college. De voorzitter en de andere leden kunnen één keer herbenoemd worden. Bij een tussentijdse benoeming binnen twee jaar vóór de (gemeenteraads)verkiezingen, kan de zittingsduur langer zijn dan tweemaal de zittingsduur van het college.

Een lid van de commissie kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan bijvoorbeeld een toekomstig tijdstip kiezen om zodoende nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. Het is voor de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 8. Uitoefening bevoegdheden

Dit artikel regelt bevoegdheden die zelfstandig door de voorzitter kunnen worden uitgeoefend. De bevoegdheden zijn gemandateerd om proceseconomische redenen. Het werkproces wordt hierdoor niet onnodig vertraagd en het zorgt voor een snellere afhandeling van bezwaarschriften. Om dezelfde redenen mandateert de voorzitter de in het eerste lid genoemde bevoegdheden (een uitzondering daargelaten) aan de secretaris en de ondersteuner van het secretariaat van de commissie.

Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever (het bestuursorgaan) uitoefenen van de bevoegdheden. Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.

De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt.

Artikel 2:1, tweede lid, van de Awb

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Toelichting:

Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter, of krachtens ondermandaat de secretaris of de ondersteuner van het secretariaat van de commissie, is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6 van de Awb

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting:

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter, of krachtens ondermandaat door de secretaris of de ondersteuner van het secretariaat van de commissie. Er is van afgezien om in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan).

Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.

Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 van de Awb is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.

Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 van de Awb - van het horen kan worden afgezien.

Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 van de Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17 van de Awb

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Toelichting:

Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB1997/196).

Artikel 7:4, vierde lid, van de Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30).

Artikel 7:4, tweede lid, van de Awb

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

Toelichting:

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte terinzagelegging.

Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van terinzagelegging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).

Artikel 7:4, derde lid, van de Awb

Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen.

Toelichting:

De voorzitter, of krachtens ondermandaat de secretaris of de ondersteuner van het secretariaat van de commissie, organiseert de hoorzitting en stelt de plaats en het tijdstip vast. De oproep dient naar de indiener van het bezwaarschrift te worden verzonden en naar eventuele derden-belanghebbenden voor zover zij bekend zijn bij het bestuursorgaan en dat praktisch mogelijk is. Bij de oproep moet worden meegedeeld dat tot tien dagen voor de hoorzitting nadere stukken kunnen worden ingediend en dat belanghebbenden de stukken kunnen inzien. Uit rechtspraak volgt dat daaruit moet worden afgeleid dat de belanghebbende de oproep meer dan tien dagen voor de hoorzitting dient te ontvangen.

Artikel 7:10, derde lid, van de Awb

Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste zes weken verdagen.

Toelichting:

Het derde lid regelt de bevoegdheid om de beslissing op bezwaar met ten hoogste zes weken te verdagen. De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb twaalf weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De bepaling verlangt van de voorzitter, of krachtens ondermandaat van de secretaris of de ondersteuner van het secretariaat van de commissie, dat indien deze voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, tijdig de beslissing op het bezwaar wordt verdaagd. Het besluit tot verdaging is een niet appellabele beschikking. Ingevolge artikel 7:14 van de Awb zijn de artikelen 3:41 tot en met 3:45 van de Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 van de Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekend is gemaakt. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook andere belanghebbenden en het bestuursorgaan schriftelijk mede te delen dat de beslissing op bezwaar is verdaagd.

Mocht de commissie ondanks de verdaging niet tijdig een advies (kunnen) uitbrengen en er geen verder uitstel mogelijk is, dan moet het bestuursorgaan beslissen zonder het advies van de commissie en alsnog zelf horen.

Artikel 7:13, vierde lid, van de Awb

Ingevolge artikel 7:13, vierde lid, van de Awb beslist de commissie over de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheden door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. Deze bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.

Artikel 10. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als de commissie uit meerdere kamers bestaat.

Artikel 12. Voorbereiding hoorzitting

Het spreekt voor zich dat de voorzitter er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - zij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitters bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden en de voorzitter. Bij bijzondere kosten kan men denken aan bijvoorbeeld het inschakelen van externe deskundigen.

Aangezien de kosten door het college vergoed dienen te worden ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college hiervoor toestemming heeft gegeven. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast. De beoordeling zal met name zien op de hoogte van de kosten.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 van de Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Uit de formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 13. Hoorzitting

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is, kennelijk ongegrond is, de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Het ligt voor de hand dat indien het bestuursorgaan volledig tegemoet denkt te kunnen komen aan het bezwaarschrift, het daarover met de secretaris van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op 6:19 van de Awb. In artikel 6:19 van de Awb gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van het bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In dit artikel is bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, van de Awb waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.

In het uiteindelijk uit te brengen advies zal de grond worden opgenomen op grond waarvan van het horen is afgezien. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 van de Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 14. Uitnodiging hoorzitting

Eerste lid

Ingevolge deze bepaling worden zowel de belanghebbenden als ook het bestuursorgaan uitgenodigd voor de hoorzitting. Het is van groot belang dat dit bestuursorgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor de commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een standaardtermijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarmaker en de belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Gekozen is voor een termijn van in ieder geval twee weken, dit mede in verband met de termijn van twaalf weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaarschrift moet zijn beslist en het bepaalde in artikel 7:4 van de Awb. Indien mogelijk zal de uitnodiging nog eerder worden verzonden.

Tweede lid

Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden of het bestuursorgaan kunnen de voorzitter verzoeken om het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen. Dit verzoek dient binnen drie werkdagen na de uitnodiging gedaan te worden. Op deze manier kan er tijdig naar het verzoek gekeken worden, de agenda eventueel aangepast worden en alle belanghebbenden hiervan op de hoogte gesteld worden.

Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Als het verzoek om uitstel wordt ingewilligd, dient dat beperkt te worden tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Artikel 15. Quorum

Indien niet is gebleken van een opdracht om het horen door de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan, te laten plaatsvinden (zoals bedoeld in artikel 7:13, derde lid, van de Awb), dient het horen te geschieden door ten minste drie personen. Het horen door de voorzitter en een lid is bij het ontbreken van een opdracht om in die samenstelling te horen in strijd met artikel 7:13, derde lid, van de Awb.

Dit gebrek kan met toepassing van artikel 6:22 van de Awb worden gepasseerd, waarbij de Afdeling van belang acht dat het horen heeft plaatsgevonden door meer personen dan op grond van de wet is vereist en dat uit het advies volgt dat het derde commissielid wel betrokken is geweest bij de beoordeling en bij het uitbrengen van het advies (ABRvS 22 april 2015, ECLI:NL:RVS:2015:1311, JB 2015/104).

Artikel 16. Onpartijdigheid leden

Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.

Artikel 17. Openbaarheid hoorzitting

Eerste lid

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid, van de Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid, van de Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige bepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt.

Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb.

De hoorzitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 20 van de verordening achter gesloten deuren plaatsvindt.

Tweede en derde lid

Hier wordt geregeld dat als de voorzitter het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).

Artikel 18. Verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat een verslag van het horen wordt gemaakt. Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden.

Derde lid, onder a

De voorzitter kan besluiten dat er omstandigheden zijn op grond waarvan toezending van de geluidsopname wordt geweigerd, bijvoorbeeld als er op de hoorzitting gevoelige persoonsgegevens (zoals medische informatie) zijn besproken of de hoorzitting in een vijandige sfeer (met bijbehorend taalgebruik) heeft plaatsgevonden. Als de geluidsopname niet wordt verstrekt dient een (zakelijk) schriftelijk verslag te worden toegezonden.

Vierde lid, onder a

Het bepaalde in het vierde lid, onder a strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moet blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Voorts geldt dat in het verslag kan worden volstaan met een beknopte, zakelijke vermelding van hetgeen tijdens de hoorzitting met betrekking tot de zaak is betoogd.

Artikel 19. Nader onderzoek

Eerste lid

Na de hoorzitting kan de voorzitter of een van de andere leden constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan de voorzitter hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de hoorzitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.

Derde lid

Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen een week na verzending van de nadere informatie een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de voorzitter te verzoeken daartoe een nieuwe hoorzitting te houden.

In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).

Artikel 20. Raadkamer en advies

Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 5.

Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het is niet vereist dat de gehele commissie hoort. Zie ook de toelichting bij artikel 17.

Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.

Artikel 21. Uitbrengen advies

In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie. Het advies wordt schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Indien er een tweede hoorzitting heeft plaatsgevonden maakt dit verslag ook deel uit van het advies van de commissie. Zie ook de toelichting op artikel 18.

Artikel 22. Jaarverslag

De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.).

In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 23. Intrekking oude verordening en regeling

Het uitdrukkelijk intrekken van de oude verordening en regeling betekent dat er geen misverstand kan bestaan over de vraag of het de bedoeling is de oude en de nieuwe naast elkaar te laten voortbestaan of de oude te vervangen door de nieuwe.

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

Een algemeen verbindend voorschrift treedt niet in werking voordat het op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie thans artikel 8 van de Bekendmakingswet). Gemeentelijke algemeen verbindende voorschriften moeten worden bekendgemaakt in het gemeenteblad. Het gemeenteblad moet elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze worden uitgegeven én elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze beschikbaar blijven (artikel 3, eerste lid, van de Bekendmakingswet).

De verordening wordt aangehaald als: Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Soest.