Representatiebeleid Gemeente Nuenen 2024

Het representatiebeleid voorziet in de behoefte van het gemeentebestuur om inzicht te krijgen in representatiemomenten en bijbehorende uitingen van de gemeente. Protocollen worden ook besproken om duidelijkheid te scheppen over taken en verantwoordelijkheden.

De gemeente Nuenen streeft naar transparantie en openheid, zowel intern als extern. Representatie speelt een grote rol bij het uitstralen van het gemeentebestuur en het imago van de gemeente. Het is essentieel dat het gemeentebestuur professioneel, doelgericht, goed voorbereid en betrokken naar buiten treedt. Dit vereist een zorgvuldige voorbereiding.

Het team communicatie en representatie speelt een centrale rol bij het voorbereiden en ondersteunen van het gemeentebestuur en individuele leden bij representatieve taken.

Vooral de medewerkers representatie besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan de voorbereiding van representatieve taken van het college of individuele leden. Een groot deel van dit werk vindt achter de schermen plaats en moet discreet gebeuren. Het resultaat van dit werk is vaak pas zichtbaar aan het einde van de voorbereiding. De kwaliteit van representatie hangt vaak af van de details.

In Nederland wordt een gemeentewapen door Zijne Majesteit de Koning verleend, nadat het gemeentebestuur daarom een verzoek heeft ingediend. Het staatshoofd vraagt aan de Hoge Raad van Adel om advies alvorens het Koninklijk Besluit te nemen. Het huidige wapen van Nuenen, Gerwen en Nederwetten werd bij Koninklijk Besluit op 2 juli 1998 aan de gemeente Nuenen, Gerwen en Nederwetten toegekend.

De beschrijving van het wapen dat op 2 juli 1998 aan Nuenen, Gerwen en Nederwetten werd toegekend, luidt als volgt: Gevierendeeld: I en IV in sabel een (Brabantse) leeuw van goud, getongd en genageld van keel; II en III in zilver een zesbladige roos van keel; een schildhoofd van azuur met drie zespuntige sterren van goud. Het schild gedekt met een gouden kroon van drie bladeren en twee parels. De heraldische kleuren van de wapens zijn: lazuur (blauw), goud (geel), sabel (zwart), keel (rood) en zilver (wit).

Iedere burgemeester heeft een ambtsketen. Het is een symbool van de gemeente dat wordt gedragen bij bepaalde plichtplegingen.

De burgemeester is in verschillende situaties verplicht om de ambtsketen te dragen, dat is vastgelegd

in landelijke richtlijnen. Het betreft de onderstaande momenten:

• •

  tijdens de vergadering van de gemeenteraad;

• •

  bij de ontvangst van de Koning en/of Koningin, een Commissaris van de Koning of een minister;

• •

  bij openbare vertoning in geval van brand, bij oproer, bij samenscholing of andere stoornis van de openbare orde. 1

Er zijn tal van andere momenten waarop de burgemeester ‘acte de présence’ geeft met ambtsketen. Dit verschilt per gemeente en is niet landelijk vastgelegd. De stelregel is dat de ambtsketen altijd met eerbied wordt gedragen en past bij de gelegenheid.

Dragen ambtsketen bij afwezigheid burgemeester

Voor de vervanger van de burgemeester gelden dezelfde regels als voor de burgemeester zelf. Waar de burgemeester de ambtsketen moet dragen, draagt ook de vervanger hem. Waar de burgemeester de ambtsketen mag dragen, adviseert de medewerker representatie over het al dan niet dragen van de keten. De vraag of een wethouder de ambtsketen draagt, wordt dus pas relevant als deze wethouder bij een activiteit de burgemeester vervangt. Als de wethouder optreedt in de functie van wethouder draagt hij/zij nooit de ambtsketen.

De medewerker representatie geeft de burgemeester of zijn vervanger advies wanneer de ambtsketen wordt gedragen. Hieronder als een overzicht van representatiemomenten waarop de burgemeester de ambtsketen kan dragen. Deze lijst is een aanzet en niet volledig.

• •

  Uitreiking Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen

• •

  Jubilea en Herdenkingen

• •

  Officiële (internationale) ontvangsten

• •

  Afleggen ambtseed door gemeenteraadsleden en ambtenaren

• •

  Bijeenkomst van gedecoreerden op Koningsdag

• •

  Nieuwjaarsontmoeting

• •

  Sleuteloverdracht carnaval

• •

  Huldiging sportkampioen

• •

  Naturalisatieceremonies

• •

  Ontvangst van en bezoeken aan schoolklasse

DRAAGPROTOCOL AMBTSKETEN

Wijze van dragen van de ambtsketen

De ambtsketen is van onschatbare waarde voor de verschillende rollen van de burgemeester. Zodra de ambtsketen wordt gedragen, hoort daar stijlvolle kleding en een verzorgt uiterlijk bij. Kleren maken de burgervader en de burgermoeder. De ambtsketen past niet op een T-shirt.

Iedere ambtsketen heeft een penning met daarop het gemeentewapen. Aan de achterzijde staat het rijkswapen afgebeeld. Wanneer draag je welk wapen voor?

Bij de meeste hierboven genoemde momenten en activiteiten wordt het gemeentewapen zichtbaar gedragen. Net als tijdens het voorzitten van de gemeenteraad.

Vertegenwoordigt de burgemeester het rijk, zoals bij het uitreiken van een Koninklijke onderscheiding of de Nationale Dodenherdenking, dan moet het rijkswapen aan de voorzijde gedragen worden.

Dragen ambtsketen buiten de gemeente

Wanneer een burgemeester de ambtsketen buiten zijn eigen gemeente draagt, bijvoorbeeld bij plechtige gelegenheden zoals de uitreiking van een Koninklijke onderscheiding of het feliciteren van een bruidspaar, moet vooraf toestemming worden gevraagd aan de burgemeester van de betreffende gemeente om de keten te mogen dragen. Daarnaast is het ook mogelijk dat de burgemeester de keten draagt tijdens officiële bezoeken in het buitenland.

Voorzittershamer

De voorzittershamer van de burgemeester van Nuenen is een unicaat en draagt aan een kant het gemeentewapen op een zilverkleurig schildje.

GEMEENTEVLAG

De gemeente Nuenen kent één eigen vlag. De vlag van Nuenen, Gerwen en Nederwetten is op 21 oktober 1976 vastgesteld als de gemeentelijke vlag van de Noord-Brabantse gemeente Nuenen, Gerwen en Nederwetten. De beschrijving van de vlag luidt als volgt:

Vier banen: wit, zwart, geel en blauw en een rode broekingsbaan ter breedte van ¼ van de hoogte in de vlag. De hoogte en de lengte van de vlag verhouden zich als 2:3.

De kleuren van de vlag zijn afgeleid van de voormalige gemeentewapens van Nuenen, Gerwen en Nederwetten, welke ook terugkomen in het huidige gemeentewapen van Nuenen, Gerwen en Nederwetten. Het ontwerp was van de Stichting voor Banistiek en Heraldiek.

Regelgeving

Er bestaat geen regelgeving op nationaal niveau over het gebruik van een gemeentevlag. Dit behoort tot het autonome taakveld van de gemeenteraad.

De gemeentevlag kan door alle inwoners van Nuenen worden gevoerd bij officiële gelegenheden en feestelijkheden. Het staat iedereen vrij om deze vlag te gebruiken en mag dus heel vaak gezien worden. De gemeente zelf voert de vlag bij het gemeentehuis.

VLAGINSTRUCTIE

Gebruik oranje wimpel

In de vlaginstructie is vastgelegd dat op Koningsdag en op de verjaardagen van de Prinses van Oranje, Koningin Máxima en Prinses Beatrix de vlag wordt uitgestoken met oranje wimpel. Bij alle andere gelegenheden wordt de vlag zonder oranje wimpel gevoerd.

De Nederlandse vlag symboliseert het Koninkrijk der Nederlanden en neemt dan ook altijd een centrale plaats in. Als er meerdere vlaggen worden gehesen, moeten deze even groot zijn en op gelijke hoogte worden gehesen.

Bij het hijsen van twee vlaggen is de ereplaats rechts, altijd gerekend met de rug naar de vlaggen. Daar hangt dus de Nederlandse vlag.

Bij drie vlaggen hangt de Nederlandse vlag in het midden. Als de provinciale en de gemeentelijke vlag naast de Nederlandse vlag komen, is de opstelling in het algemeen (met de rug naar het gemeentehuis): gemeentelijke vlag links, Nederlandse vlag midden, provinciale vlag rechts. Als het een gemeentelijke aangelegenheid betreft, hangt de gemeentelijke vlag rechts.

Bezoek internationaal gezelschap

Bij het bezoek van een eregast hangt de vlag van herkomst, ook weer gerekend met de rug naar de vlaggen, rechts van de Nederlandse vlag. Er wordt alleen gevlagd in de plaatsen die zij bezoeken. Is het een EU-lid dan hangt links van de Nederlandse vlag de vlag van de Europese Unie.

Meerdere buitenlandse vlaggen

Bij het gebruik van meerdere buitenlandse vlaggen hangen de vlaggen van rechts naar links in alfabetische volgorde. Let op: de eerste letter van de landnamen in de Franse taal bepaalt de volgorde.

VLAGINSTRUCTIE UITHANGEN VLAG VANAF GEMEENTEGEBOUWEN

Voor het uithangen van de vlag vanaf rijksgebouwen heeft de minister-president een algemene vlaginstructie vastgesteld. Deze vlaginstructie geldt ook voor de gemeente Nuenen. Het uitsteken van de vlag gebeurt in principe op de vaste data. In de vlaginstructie wordt onderscheid gemaakt tussen uitgebreid vlaggen (UV) en beperkt vlaggen (BV).

• •

  Bij uitgebreid vlaggen wordt de vlag uitgestoken op alle rijks- en gemeentegebouwen.

• •

  Bij beperkt vlaggen wordt de vlag alleen uitgestoken van het gemeentelijk hoofdgebouw het gemeentehuis (hoofdgebouw ministeries, Kamers der Staten-Generaal, de Raad van State, de Nationale Ombudsman en de Hoge Raad der Nederlanden).

Voor overheidsgebouwen is de vlaginstructie een verplichting, voor een ieder ander niet. Dat wil zeggen dat inwoners ook op andere dagen de vlag mogen uithangen.

DAGEN VLAGINSTRUCTIE

Als een datum op een zondag of op een algemeen erkende christelijke feestdag valt, dan geldt de datum tussen haakjes. De data waarop van de rijksgebouwen of uitgebreid (UV) of beperkt (BV) gevlagd moet worden zijn:

DE PROVINCIALE VLAG

De vlag van Noord-Brabant of Brabants Bont bestaat uit een schaakbordpatroon met 24 vlakken in de kleuren rood en wit. De vlag is op 21 januari 1959 door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant als provincievlag vastgesteld. De Provinciale vlag wordt gehesen bij gelegenheden, die provinciaal eigen zijn, zoals carnavalsactiviteiten en bij officieel bezoek van provinciale vertegenwoordigers aan de gemeente Nuenen. In de regel wordt het hijsen van de provinciale vlag gecombineerd met de gemeentevlag.

DE EUROPESE VLAG

De Europese vlag wordt gehesen op Europese feestdagen en bij officieel bezoek van vertegenwoordigers van de Europese Unie aan de gemeente Nuenen. In de regel worden bij die gelegenheden ook de Nederlandse en de Gemeentevlag gehesen. Vanaf 2008 geldt de richtlijn om op 9 mei de Europese Vlag te ontsteken op overheidsgebouwen.

VERANTWOORDELIJK VLAGPROTOCOL

De medewerker representatie is verantwoordelijk voor het vlaggenprotocol. De medewerker signaleert verzoeken en/of incidenten en schakelt daarover met het college van b&w. Zij organiseren dat het eventuele besluit tot vlaggen wordt opgevolgd en dat er eventueel over gecommuniceerd wordt via sociale media.

Uitvoering vlagprotocol

De medewerkers facilitaire zaken (bodes) van de gemeente zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het vlagprotocol, waaronder de algemene vlaginstructie die door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningsrelaties is opgesteld. Voor overheidsgebouwen als de gemeentehuizen is de vlaginstructie verplicht.

Het doel van relatieonderhoud is het delen van kennis, informatie en contacten. Toon op de juiste momenten, zoals bij jubilea of belangrijke gebeurtenissen binnen een organisatie, oprechte interesse.

UITNODIGINGEN

Het bestuurssecretariaat ontvangt de uitnodigingen en verzoeken. Collegeleden die in de rol van bestuurder uitnodigingen en verzoeken van representatieve aard ontvangen op het thuisadres, moeten deze ook inbrengen bij het bestuurssecretariaat.

Uitnodigingen die binnenkomen bij het bestuurssecretariaat worden op het “Overzicht van uitnodigingen met een representatief karakter’’ geplaatst. Het bestuurssecretariaat bespreekt de uitnodigingen tijdens het periodiek overleg met de burgemeester. Het bestuurssecretariaat stuurt de bijgewerkte lijst door naar de medewerker representatie en naar de coördinatoren 3 VHV, RO en MO. Zij denken mee en geven aan- en opmerkingen door aan het bestuurssecretariaat. De lijst wordt iedere week behandeld in de collegevergadering. In eerste instantie zal de wethouder aanwezig zijn van wie het de portefeuille betreft. Bij verhindering neemt een collega wethouder waar. Zo kunnen wethouders zich op hun specifieke werkterrein presenteren en profileren. Gaat het om zaken van groot gemeentelijk belang dan spreekt het voor zich dat de burgemeester en een brede samenstelling van het college worden afgevaardigd. Op dit overzicht wordt ook aangegeven of de ambtsketen gedragen moet worden, of er toespraakgegevens nodig zijn en ook of er een geschenk nodig is.

Het college kan ook een bezoek brengen aan bedrijven, organisaties of instellingen. De vakinhoudelijke bedrijfscontactfunctionaris organiseert de bedrijfsbezoeken. Vaak in samenwerking met de inhoudelijk betrokken beleidsambtenaren en de communicatieadviseur.

TOESPRAKEN

Toespraken worden, indien gewenst, door de medewerker representatie geschreven. De beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke informatie. Als bestuurders toespraakgegevens wensen geven zij dat ruim van tevoren aan op de lijst van uitnodigingen met een representatief karakter. Per jaar houdt het college bij allerlei gelegenheden vele toespraken die variëren van inhoudelijk tot puur representatief.

In overleg met de communicatieadviseur worden belangrijke speeches uitbesteed aan een speechschrijver. De eindredactie wordt gedaan door de communicatieadviseurs om daarbij te toetsen aan de plaatselijke gebruiken en normen.

VOORWOORDEN

Representatie handelt verzoeken af van verenigingen, organisaties en schrijvers om een voorwoord van de burgemeester en/of wethouder. Denk aan een programmaboekje, een bijzondere jubileumuitgave in boekvorm of een Nuenens boekwerk.

In Nuenen vinden het hele jaar door verschillende ontvangsten en evenementen plaats. Het zijn vaak plaatselijke verenigingen en organisaties die deze evenementen organiseren. Bij grote evenementen komt vaak wel een verzoek binnen bij de gemeente om bepaalde initiatieven financieel of in praktische zin (in de vorm van hand- en spandiensten) te ondersteunen.

Rol van representatie

Tot de belangrijkste taken van representatie behoort de organisatie van ontvangsten, bijeenkomsten en evenementen. Naast delegaties van buiten de gemeente Nuenen worden ook groepen en inwoners uit de gemeente zelf door de gemeente ontvangen. De aard en het belang van een gebeurtenis bepaalt welke inzet voor een ontvangst of evenement vereist is, wie (eind-) verantwoordelijk is voor de productie en wie de uitvoering doet. De medewerkers representatie hebben een organiserende en ondersteunende rol bij een beperkt aantal eigen ‘producties’ en zijn daarbij zowel met regie, als met uitvoering belast. Bij deze gebeurtenissen verzorgt de medewerker representatie algemene advisering en op verzoek coördinatie (draaiboeken, faciliteiten, afstemming met andere beleidsterreinen/externen, de begeleiding van de bestuurder(s), persberichten, speeches en contacten met de pers (in overleg met de communicatieadviseur), de spreekstalmeesterrol, uitnodigingen en adressenbeheer, cadeaus en relatiegeschenken. Bij gebeurtenissen, waarvan de eindverantwoordelijkheid bij anderen binnen de organisatie heeft de medewerker representatie een adviserende rol.

CRITERIA INZET REPRESENTATIE BIJ ONTVANGSTEN, BIJEENKOMSTEN, EVENEMENTEN

De inzet van de medewerker representatie wordt bepaald op basis van onderstaande criteria. Op grond van de criteria wordt beoordeeld hoe belangrijk de activiteit is en wat de taken en rollen voor representatie zijn.

• •

  Officiële karakter

  Wat is de aard van gelegenheid? Wordt van collegeleden naast aanwezigheid een actieve bijdrage gevraagd? Wie is de uitnodigende partij? Wie zijn andere genodigden? Soms zijn er protocollaire verplichtingen, bijvoorbeeld bij:

  • o

    Een lid van het Koninklijk Huis

  • o

    Leden van het Kabinet

  • o

    Ambassadeurs

  • o

    Leden Tweede Kamer

  • o

    Leden Gedeputeerde Staten

  • o

    Leden Provinciale staten

De vereiste zorgvuldigheid bepaalt de mate van inzet van de medewerker representatie.

• •

  Gemeentebrede karakter

  Het karakter van de vertegenwoordiging van de gemeente loopt uiteen van college brede vertegenwoordiging, vertegenwoordiging door individuele portefeuillehouders tot vertegenwoordiging vanuit de afzonderlijke beleidsvelden door sectoren en afdelingen. Hoe meer betrokkenheid vanuit de gemeente hoe groter de rol van de medewerker representatie.

• •

  Netwerkgehalte

  Welke betekenis heeft een bijeenkomst voor het onderhouden van netwerken?

  Op welke voor de gemeente relevante beleidsdoel(en) richt zich een bijeenkomst? Welke doelgroepen zijn uitgenodigd c.q. aanwezig?

  Is de verwachting dat er ook bestuurders en beslissers van andere overheden en investeerders e.d. (decisionmakers) aanwezig zijn, waarmee zaken gedaan kunnen worden?

• •

  Organisatorische complexiteit

  Naarmate de organisatie van een te organiseren bijeenkomst of evenement complexer is, neemt het afbreukrisico toe. Naarmate er meer actoren binnen, dan wel buiten de gemeente, bij zijn betrokken en er meer gemeentelijk geld mee is gemoeid wordt de organisatorische opgave groter en daarmee ook het risico op organisatorisch falen. Imago- of reputatieschade kan hiervan het gevolg zijn. Om dit voor te zijn is een tijdige goede inschatting nodig van vereiste organisatorische kwaliteit van de ambtelijke inzet.

STAPPENPLAN ONTVANGSTEN, BIJEENKOMSTEN, EVENEMENTEN

Als representatie in samenwerking met de desbetreffende afdeling de ontvangst regelt, doorloopt dat het onderstaande stappenplan:

• •

  Representatie overlegt met de beleidsambtenaar. Tijdens dit overleg bekijken beide partijen of er een collegelid (-leden) aanwezig moet zijn. Zo ja, wordt gekeken welk collegelid (-leden) het meest in aanmerking komt/komen. Met betrokken collegelid (-leden) wordt de rol tijdens de bijeenkomst besproken (ontvangst, wel/geen toespraak). Representatie legt het conceptprogramma voor aan bestuurder, afdeling (en de te ontvangen partij).

• •

  Als het een aanvraag is, neemt representatie contact op met de aanvrager en bepaalt in overleg met betrokken partij een datum en tijdstip. Afhankelijk van het verzoek kan b&w een schriftelijke bevestiging sturen. Ook regelt representatie de ruimte waarin de ontvangst gaat plaatsvinden.

• •

  Representatie stelt in overleg met desbetreffende afdeling een draaiboek op en verzamelt informatie over de gasten (naam, functie), organisatie, evt. bijzondere aanleiding en andere activiteiten (vlaggen) op dezelfde dag.

• •

  Representatie organiseert in overleg met de afdeling een relatiegeschenk.

• •

  Representatie zorgt voor de toespraak met input vanuit de afdeling en/of communicatie.

• •

  Representatie ontvangen de gasten en stelt de belangrijkste voor aan college.

• •

  Representatie kondigt (indien nodig) sprekers aan en reikt bloemen aan.

• •

  Als de toespraak nieuwswaarde heeft kan deze onder embargo naar pers.

• •

  Als alle gasten een relatiegeschenk ontvangen, verzorgt representatie dit.

• •

  Afhankelijk van de gasten wordt het bezoek vooraf bekend gemaakt aan de pers of achteraf met een foto vergezeld van onderschrift gepubliceerd.

• •

  Team communicatie zorgt voor publicatie hiervan op het internet en social media.

SPECIALE ONTVANGSTEN

Officiële bezoeken of ontvangsten

Een officieel bezoek betekent dat er een ontmoeting plaatsvindt met het gemeentebestuur. Dat kan een afgevaardigde van het college zijn, maar het kan ook gebeuren dat het voltallige college aanwezig is. Vaak wordt, ook bij minder officieel getinte bezoeken, de persoonlijke aandacht van het college zeer op prijs gesteld. Daarnaast kan de mogelijkheid bekeken worden om een blijvende herinnering in de vorm van een geschenk aan te bieden.

Coördinatie en advisering omtrent ontvangsten ligt bij de medewerker representatie in overleg met de desbetreffende wethouder of burgemeester, het bestuurssecretariaat, de bodes en eventueel specifieke afdelingen.

Ontvangst officiële gasten

Er komen soms verzoeken binnen voor een bezoek aan onze gemeente door bijvoorbeeld de Commissaris van de Koning, een staatssecretaris of minister. Uitgangspunt is dat het voltallige college c.q. een brede afvaardiging van het college aanwezig is. Op deze wijze wordt ook de waarde die de gemeente Nuenen aan het bezoek hecht naar voren gebracht. Coördinatie en advisering ligt bij de medewerker representatie, in overleg met de burgemeester, het college, de gemeentesecretaris, het bestuurssecretariaat, specifieke afdelingen en de bodes. Het inhoudelijke gedeelte is de verantwoordelijkheid van het college. De medewerker representatie draagt zorg voor het opstellen van het programma en voor de concrete uitvoering ervan. Daarnaast zal er afstemming en overleg plaatsvinden met de desbetreffende overheidsinstantie, bijvoorbeeld provincie of rijk. Dit betreft zaken als regels en voorschriften met betrekking tot het bezoek of bijvoorbeeld het wel of niet bijwonen van de pers.

Er zijn ook officiële ontvangsten die incidenteel plaatsvinden. Representatie neemt dan het bijbehorende draaiboek erbij en ondersteunt in de organisatie van de ontvangst. Bij belangrijke ontvangsten dienen bepaalde protocollen in acht genomen te worden.

Bij:

• •

  Leden van het Koninklijk Huis

• •

  Ministers/staatssecretarissen

• •

  Buitenlandse gasten/delegaties

• •

  Commissaris van de Koning/gedeputeerde

• •

  Andere hoogwaardigheidsbekleders

De gemeente Nuenen schenkt aandacht aan bijzondere jubilea van haar inwoners. Met een mooi boeket, een felicitatiekaart, een persoonlijk bezoek van de burgemeester of een levensboom geven we uitdrukking aan onze waardering bij de viering van het bijzondere moment van de jubilerende inwoner(s).

Op dit moment is dat onderverdeeld in de verjaardag van een 100-jarige en ouder en feestelijke echtverenigingen (50-, 60-, 65-, 70- en 75-jarige huwelijken). Representatie regelt de voorbereiding van deze jubilea en de te geven relatiegeschenken. Het bestuurssecretariaat regelt de afspraken in de agenda van de (loco)burgemeester.

Verjaardag 100-jarige (en ouder) in de gemeente Nuenen

Op het moment dat een inwoner 100 jaar wordt, bezoekt de (loco-)burgemeester de jarige met een bos bloemen en krijgt de inwoner een ‘levensboom’ aangeboden. Jaarlijks worden de gegevens opgevraagd bij de afdeling burgerzaken. De datum wordt in de agenda van de burgemeester geplaatst. De lijst met 100-jarigen wordt doorgestuurd naar het Koninklijk Huis. Vanaf 100e verjaardag, krijgt de inwoner ieder jaar een felicitatiekaart. Op het moment dat de inwoner 105 jaar wordt, bezoekt de (loco)-burgemeester de jarige met een relatiegeschenk bijvoorbeeld een Delftsblauw bord van de gemeente Nuenen. Aan de oudste inwoner van Nuenen wordt elk jaar aandacht besteed (bijvoorbeeld door een bezoek van de (loco)burgemeester; artikel krant enzovoorts).

Rol representatie

• •

  Navragen bij burgerzaken of jarige nog in leven is en “bij de tijd is”.

• •

  Het Koninklijk Huis informeren over de inwoners die in het komende jaar 100 jaar worden.

• •

  Representatie legt het contact met de familie en/of het verzorgingshuis.

• •

  Het geschenk voor de 100-jarige is een levensboom. De locatiekeuze van de boomplanting is in overleg met de familie en de afdeling Openbare Ruimte.

• •

  Representatie organiseert de festiviteiten in samenspraak met de familie en met de leverancier van de boom.

• •

  Bezoek aan de 100-jarige door de (loco)burgemeester in zijn/haar agenda laten plannen door bestuurssecretariaat.

• •

  Representatie begeleidt de burgemeester bij het bezoek.

• •

  Bos bloemen regelen en zorgen dat er van het representatieve optreden van de bestuurder een foto gepubliceerd kan worden op social media.

Procedure Koninklijk Huis alleen bij 100-jarige

Het Koninklijk Huis wordt geïnformeerd over de inwoners die in het komende jaar 100 jaar worden. Het Koninklijk Huis stuurt de jarige een felicitatiebrief. Bij overlijden van iemand die 100 jaar of ouder wordt, direct het Koninklijk Huis waarschuwen van dat overlijden: jubilea@dkh.nl.

HUWELIJKEN EN FEESTELIJKE ECHTVIERINGEN

De gemeente Nuenen kent een aantal gemeentelijke onderscheidingen die bij bepaalde verdienste als blijk van waardering worden uitgereikt door college of gemeenteraad. De hoogste gemeentelijke onderscheiding is het ereburgerschap van de gemeente Nuenen met daaraan gekoppeld een gouden draagspeld/rozetje en oorkonde. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het besluit tot toekenning van het ereburgerschap. Daarnaast kennen we het ereteken (een gedenkpenning) in goud, zilver en brons met daaraan gekoppeld een draagteken en oorkonde. Het college is verantwoordelijk voor het besluit tot toekenning van het ereteken in zilver, brons of goud.

De toekenning van de gemeentelijke onderscheidingen is geregeld in de Verordening gemeentelijke onderscheidingen Gemeente Nuenen c.a. 2017.

Algemene Uitgangspunten

Bij de toekenning van een gemeentelijke onderscheiding gelden enkele algemene uitgangspunten:

• •

  De onderscheiding is uniek zodat geen devaluatie ontstaat.

• •

  Er moet een aanleiding zijn (jubileum, afscheid of iets dergelijks).

• •

  Er moet van enige aansluiting bij het tot nu toe gevolgde systeem (de historie) sprake zijn.

• •

  Criteria die gewicht in de schaal leggen zijn vrijwilligheid (onbetaald), zwaarte (functie, ledental, aantal gebruikers), duur (aantal jaren), opeenstapelling (diversiteit).

• •

  Toekenning aan rechtspersonen of bedrijven is mogelijk.

• •

  Nagaan of iemand van onbesproken gedrag is.

• •

  De uitreiking van de versierselen vindt plaats door de (loco)burgemeester.

• •

  Postuum toekennen kan slechts bij hoge uitzondering omdat iemand in de huidige tijd herkenbaar moet zijn om de voorbeeldfunctie het beste tot zijn recht te laten komen.

• •

  Steeds blijven afwijkingen van de algemene richtlijnen mogelijk, in specifieke situaties.

HET EREBURGERSCHAP VAN NUENEN

De hoogste gemeentelijke onderscheiding is het ereburgerschap van de gemeente Nuenen met daaraan gekoppeld een gouden draagspeld/rozetje en oorkonde. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het besluit tot toekenning van het ereburgerschap. Tot nu toe is de hoogste gemeentelijke onderscheiding, het ereburgerschap sporadisch toegekend. Tussen 1961 en 2024 zijn er 9 toegekend.

HET ERETEKEN VAN NUENEN IN BRONS, ZILVER EN GOUD – PERSONEN

Het college van b&w kan als blijk van waardering een ereteken toekennen aan natuurlijke of rechtspersonen die zich voor de gemeente of de plaatselijke gemeenschap algemeen erkende bijzondere verdiensten hebben verworven. De gemeente Nuenen kent als ereteken van Nuenen, de erepenning in brons, zilver en goud.

Vanaf 2024 worden er geen erepenningen brons, zilver of goud automatisch aan vertrekkende raadsleden, wethouders en burgemeesters verleend. Wanneer bestuurders op andere gebieden verdiensten hebben verricht die aantoonbaar ten goede komen aan de gemeenschap kan op basis van deze persoonlijke bijzondere verdiensten altijd een aanvraag voor een gemeentelijke onderscheiding gedaan worden door derden. Deze maatregel benadrukt de waarde van prestaties buiten de politieke sfeer en draagt bij aan een integere en transparante bestuurspraktijk.

HET ERETEKEN VAN NUENEN IN BRONS, ZILVER EN GOUD VERENIGINGEN, STICHTINGEN, INSTELLINGEN OF BEDRIJVEN

Het college kan als blijk van waardering een ereteken in brons, zilver of goud toekennen aan rechtspersonen of bedrijven, die door werkzaamheden of zeer bijzondere verdiensten of prestaties op enig terrein van het maatschappelijk leven in de gemeente op uitzonderlijke wijze hebben voorzien in maatschappelijke noden of behoeften.

• •

  Onder deze rechtspersonen vallen verenigingen, stichtingen en bedrijven.

• •

  Deze rechtspersonen hebben opmerkelijk bijgedragen aan de maatschappelijke behoeften in de gemeente Nuenen, zoals op het gebied van cultuur, sport, welzijn, commercie en werkgelegenheid.

• •

  Ze genieten aanzien vanwege de aard, omvang en soliditeit van hun activiteiten.

• •

  Deze organisaties hebben binnen vergelijkbare gemeentelijke, regionale of landelijke verenigingen, stichtingen of instellingen een algemeen erkende positie, waarbij ook de bestuursleden en/of leden een goede reputatie hebben.

• •

  Ze hebben niet als doel de verspreiding van politieke, religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen, maar richten zich op verdienstelijke bijdragen aan de samenleving.

• •

  Aanvulling: verdiensten van personen die werkzaam zijn op deze terreinen komen wel in aanmerking voor de onderscheiding.

Het erkennen en waarderen van vrijwilligerswerk vindt het college van b&w belangrijk. Het college heeft in oktober 2024 nieuw vrijwilligersbeleid vastgesteld waardoor er een einde is gekomen aan de vrijwilligersprijs en het jeugdlintje.

Voorheen reikte de gemeente Nuenen vanaf het jaar 2000 jaarlijks de vrijwilligersprijs uit aan inwoners die en bijzondere vrijwilligersprestatie hebben geleverd. Dat ging om één vrijwilligersprijs van Nuenen én één jeugdlintje (om jongeren aan te moedigen voor vrijwilligerswerk). De prijzen waren een symbolische blijk van waardering voor alle vrijwilligers in de gemeente. Een onafhankelijke jury beoordeelde de voordrachten en koos uiteindelijk de vrijwilligers van het jaar.

EINDE VAN DE VRIJWILLIGERSPRIJS VAN NUENEN

Vanaf 2000 werd jaarlijks de Nuenense vrijwilligersprijs toegekend door het college van b&w. Verenigingen/instellingen werden opgeroepen om een vrijwilliger uit hun midden voor te dragen voor deze jaarlijkse vrijwilligersprijs. De vrijwilliger ontving een bronzen kunstwerk (van kunstenaar Piet Schellekens/De Waterlelie) en een oorkonde en de vereniging/instelling achter de vrijwilliger ontving een cheque van € 1.000, -. De wethouder met in zijn portefeuille welzijn, verrichtte de uitreiking tijdens de nieuwjaarsontmoeting. Na vaststelling van nieuw vrijwilligersbeleid in oktober 2024 is dit afgeschaft.

EINDE VAN HET JEUGDLINTJE

Voor jeugdige vrijwilligers reikte de gemeente Nuenen vanaf 2021 tot 2024 het jeugdlintje uit. Op deze wijze wilde de gemeente Nuenen de jeugd extra stimuleren om vrijwilligerswerk te doen. De vrijwilliger ontving een cheque ter waarde van 150,- dat hij/zij naar eigen invulling mocht uitgeven. De uitreiking van het Jeugdlintje was geen officieel erkende benoeming en viel niet onder verantwoordelijkheid van representatie.

Koninklijke onderscheidingen (KO) zijn een Koninklijke blijk van waardering voor mensen die op grond van hun persoonlijke, bijzondere verdiensten iets voor de samenleving betekenen of recentelijk hebben betekend. Door middel van de KO brengt de maatschappij de erkentelijkheid tot uiting voor het waardevolle werk dat door de personen verricht wordt. Vaak gaat het om vrijwilligers, mensen die belangeloos verenigingen draaiende houden, voor hun wijk of buurt allerlei evenementen organiseren, in besturen zitten en ervoor zorgen dat anderen met veel plezier hun activiteiten kunnen ontplooien. Daarnaast kan een KO uitgereikt worden bij bijzondere en langdurige professionele activiteiten of expliciete prestaties.

Wie komt in aanmerking voor een KO

Voor een KO komt niet iedereen in aanmerking. De criteria voor het toekennen van Koninklijke onderscheidingen in Nederland zijn vastgelegd in het Vademecum decoratiestelsel. Deze richtlijnen zijn opgesteld door het Kapittel voor de Civiele Orden, een adviesorgaan van de Nederlandse regering.4

Vademecum decoratiestelsel

Alle informatie over de verschillende aspecten van het decoratiestelsel, de aanvraagprocedure, de criteria, de regelmatig voorkomende categorieën, het criterium onbesproken gedrag, de uitreiking en de formele aspecten zijn te vinden in het interne document van het Kapittel voor de Civiele Orden van de Kanselarij der Nederlandse Orden onder de titel: Vademecum decoratiestelsel. Het vademecum is een intern document met informatie en richtlijnen. De toepassing van het decoratiestelsel is steeds individueel maatwerk. Het Kapittel kan om die reden afwijken van in het Vademecum opgenomen richtlijnen.

Meest voorkomende onderscheidingen

Koninklijke onderscheidingen voor maatschappelijke verdiensten zijn onderverdeeld in twee orden, te weten de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau. Wie voor welke orde in aanmerking komt is afhankelijk van de aard van de verdiensten.

De Koninklijke onderscheidingen die het meest voorkomen in Nederland zijn de lintjes van de Orde van Oranje-Nassau5 . Binnen deze orde zijn er verschillende graden van onderscheidingen zoals:

• •

  Lid in de Orde van Oranje-Nassau

• •

  Ridder in de Orde van Oranje-Nassau

• •

  Officier in de Orde van Oranje-Nassau

• •

  Commandeur in de Orde van Oranje-Nassau.

Lid in de Orde van Oranje-Nassau is de meest voorkomende onderscheiding binnen deze orde. Zo ook in de gemeente Nuenen.

Bepalend voor de toekenning van een onderscheiding is, in grove lijnen, of iemand zich vrijwillig, belangeloos en onbaatzuchtig voor de samenleving inzet en dat gedurende een periode vanaf 15 tot 20 jaar. Indien de periode korter is moet de maatschappelijke uitstraling bijzonder groot zijn.

Bij vrijwilligerswerk betreft het de factoren:

• •

  Onbaatzuchtig: het moet gaan om vrijwilligerswerk (onbetaald werk)

• •

  Tijd: het moet gaan om een intensief urenaantal aan tijdsbesteding

• •

  Actualiteit: het moet gaan om actuele verdiensten, die niet te ver in het verleden liggen

• •

  Belangrijkheid: hoe groot is de organisatie, hoeveel mensen zijn lid van de vereniging? Welke bijdrage wordt geleverd aan de samenleving?

• •

  Ondersteuning: met ondersteuningsbrieven van alle verenigingen of organisaties en van de werkgever indien hij/zij een betaalde baan heeft.

Regelmatig voorkomende categorieën

• •

  Volksvertegenwoordigers / raadsleden

• •

  Wethouders

• •

  Vrijwillige brandweer

• •

  Overige: geestelijken, sporters, mantelzorgers, militairen en pleeg(ouder)zorg

Voordracht

De aanvraag voor een KO is een uitgebreide procedure, waarin wordt onderzocht of de voorgestelde persoon het lintje inderdaad verdient. Indienen van de aanvraag moet bij de burgemeester van de woonplaats van decorandus. Iedereen kan een aanvraag indienen. Men kan alleen niet voor zichzelf een lintje aanvragen.

De burgemeester controleert het voorstel op compleetheid en voegt er gegevens uit de justitiële en vergelijkbare documentatie aan toe. De burgemeester brengt advies uit over alle ingediende aanvragen en doet een suggestie over de graad van de onderscheiding. Adviseert de burgemeester positief, dan wordt de aanvraag ingevoerd in een digitaal landelijk systeem met de naam LINT-kanselarij. Het advies van de burgemeester wordt aangeboden aan de Commissaris van de Koning. Deze adviseert en stuurt indien positief de aanvraag door naar de Kanselarij der Nederlandse Orden. Hier op volgt een Koninklijk Besluit. Een onafhankelijk college die een zwaarwegend advies geeft aan de betrokken minister. Wanneer de minister positief beslist, wordt de onderscheiding bij Koninklijk Besluit verleend.

De procedure stapsgewijs

• •

  Indiening van het voorstel door aanvrager(s) bij representatie

• •

  Advisering door de burgemeester

• •

  Advisering door de commissaris van de Koning

• •

  Advisering door het Kapittel voor de Civiele Orden

• •

  Beslissing door de minister, opstelling ontwerp Koninklijk Besluit

• •

  Ondertekening van het Koninklijk Besluit

• •

  Contraseign door de minister

• •

  Uitreiking

Openbaarheid en geheimhoudingsplicht

De adviezen van de burgemeester, de Commissaris van de Koning en het Kapittel zijn niet openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Het gaat om stukken voor intern gebruik. Dit betekent dat bij de uitreiking van de onderscheiding de aan de burgemeester toegezonden kopie van advies van het Kapittel nooit mag worden verstrekt aan de gedecoreerde, de aanvrager of derden zoals de media. De burgemeester kan er natuurlijk wel gebruik van maken bij het samenstellen van zijn toespraak en het persbericht, maar mag hij niet letterlijk citeren.

Afwijzende beslissing

Bij een afwijzende beslissing over de decoratie van de minister kan het zijn dat door de aanvrager(s) aan de burgemeester daarover nadere informatie wordt gevraagd. Waarom krijgt hij/zij geen lintje? De burgemeester moet dan zonder meer de geheimhouding in acht nemen. Wel kan hij in een zekere abstractie en met gebruik van de algemeen geldende criteria een beperkte nadere duiding geven. Of hij dat doet en hoe hij dat aankleedt hangt van het concrete geval af. Indien er sprake is van een belemmering vanwege politie- en of justitiegegevens mag daar nooit met aanvragers over gesproken worden. Een eventueel bezwaar van iemand dient de burgemeester onverwijld door te sturen naar de verantwoordelijke minister. Dit kan zich voordoen indien iemand het niet eens is met een uitgereikte onderscheiding aan een medebewoner van zijn of haar gemeente.

Weigering van een onderscheiding

Er zijn mensen die om principiële of andere redenen een KO niet op prijs stellen. Het is aan de voorsteller om er zeker van te zijn dat betrokkene de onderscheiding zal accepteren. In geval van twijfel kan daarom de burgemeester beter verifiëren of de onderscheiding zal worden geaccepteerd. Bij de onderscheiding van raadsleden moet de burgemeester attent zijn op mogelijke weigering, omdat er raadsleden zijn die vanwege het automatisch karakter van de onderscheiding deze niet op prijs stellen. Vaak laten zij dat overigens aan de burgemeester van tevoren weten. Heeft decorandus eenmaal een KO geweigerd, dan kan hij daarna nooit meer voor een lintje in aanmerking komen.

UITREIKING

Algemene gelegenheid (AG) = Lintjesregen

De uitreiking van de KO gebeurt door de burgemeester, uit naam van de Koning. De KO’s worden traditioneel uitgereikt op 26 april, de dag voor Koningsdag, tijdens de zogenaamde landelijke ‘Lintjesregen’ (AG=Algemene Gelegenheid). In 2025 valt Koningsdag op een zondag en daarom wordt deze verplaatst naar de zaterdag en de lintjesregen naar de vrijdag. Voor 1 september moeten de aanvragen met een advies van de burgemeester worden doorgestuurd naar de Commissaris van de Koning.

Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst van gedecoreerden op Koningsdag (27 april) worden de nieuw gedecoreerden van de lintjesregen (de dag daarvoor) op het podium samen nogmaals in het zonnetje gezet. Alle Nuenense mensen met een Koninklijke en/of een gemeentelijke onderscheiding zijn uitgenodigd.

Rol representatie

De organisatie van de bijeenkomst van gedecoreerden ligt bij de gemeente in samenspraak met het Oranje comité Nuenen in de vorm van:

• •

  Draaiboeken en Planningen (wie doet wat)

• •

  Regelen faciliteiten (accommodatie, catering, livemuziek, techniek)

• •

  Persberichten, speeches en contacten met de pers (i.o.m. communicatie)

• •

  Uitnodigingen en adressenbeheer

• •

  Onderbrengen en begeleiding gasten

• •

  Begeleiding van bestuurder(s)

• •

  Spreekstalmeesterrol en ceremoniemeester

• •

  Evaluatie representatieve activiteit/gelegenheid

Onderscheidingen voor bedrijven, instellingen of verenigingen

De Koning kan, naast persoonlijke onderscheidingen, ook een onderscheiding verlenen aan bedrijven, instellingen of verenigingen. Landelijke organisaties en bedrijven kunnen het predicaat Koninklijk ontvangen. Bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf kunnen in aanmerking komen voor het predicaat Hofleverancier. Aan verenigingen, stichtingen, instellingen of sportverenigingen op regionaal of lokaal niveau kan de Koning ook bij wijze van ereteken een Koninklijke erepenning verlenen. Ook bestaat de mogelijkheid dat de Koning aan verenigingen of instellingen een medaille als ereprijs toekent.

De burgemeester heeft de taak om de aanvraag van predicaten in behandeling te nemen, indien de statutaire vestigingsplaats in de gemeente Nuenen is.

Bedrijven, ondernemingen, verenigingen of stichtingen met een predicaat Koninklijk of Hofleverancier, dan wel een Koninklijke Erepenning komen in Nuenen (nog) niet voor. Daarom slechts een korte omschrijving en uitleg, mocht het in de toekomst eens voorkomen. Zie ook de map representatiebeleid – richtlijnen aanvragen Koninklijk huis op de H-schijf.

Predicaat Koninklijk

Het predicaat Koninklijk is een onderscheiding die kan worden verleend aan verenigingen, stichtingen, instellingen of grote ondernemingen. Het symboliseert het respect, de waardering en het vertrouwen van de Koning tegenover de ontvanger. Bij het predicaat Koninklijk zijn de belangrijkste criteria: minimaal 100 jaar bestaan, landelijke bekendheid met bij voorkeur ook internationale uitstraling en meer dan 100 werknemers. Alleen de Koning kan het predicaat toekennen. Het predicaat is strikt op naam en betekent dat de organisatie het predicaat Koninklijk mag toevoegen aan de naam en de Koninklijke Kroon in het logo mag opnemen. In overleg mag soms ook een gestileerde versie van de Koninklijke Kroon in het logo worden opgenomen.

Het predicaat kan worden aangevraagd via de burgemeester in de statutaire vestigingsplaats. De burgemeester verifieert of voldoende gegevens ter ondersteuning van de aanvraag zijn toegevoegd. Deze gegevens worden niet openbaar gemaakt. De registers van de Justitiële Documentatiedienst worden geraadpleegd. De aanvraag wordt, voorzien van het advies van de burgemeester, aangeboden aan de Commissaris van de Koning die op zijn beurt adviseert nadat hij informatie heeft ingewonnen bij verschillende instellingen, bijvoorbeeld diensten en ministeries die relevant zijn voor de beoordeling.

De onderneming moet wat betreft aard, omvang en betrouwbaarheid aanzien hebben en op zijn gebied in Nederland een eerste of een zeer vooraanstaande plaats innemen, bij voorkeur met een internationale uitstraling. Hierbij wordt mede rekening gehouden met de grootte van het bedrijf, het aantal werknemers en de omzet; als richtlijn geldt dat het bedrijf minstens honderd werknemers in dienst heeft. De bedrijfsvoering dient onberispelijk te zijn. De onderneming, en ook de bestuursleden en commissarissen, moeten van onbesproken gedrag zijn. Een onderneming zal in de regel ten minste honderd jaar moeten hebben bestaan en het predicaat wordt in principe slechts ter gelegenheid van een bijzonder jubileum (bijv. 100- of 125-jarig bestaan) verleend.

De vereniging / organisatie zal moeten aantonen dat zij op het gebied van haar doelstelling de eerste of althans een zeer vooraanstaande plaats inneemt. De vereniging moet een goed bestuurde en levenskrachtige organisatie van maatschappelijk aanzien zijn en haar bestuursleden moeten van onbesproken gedrag zijn.

Een vereniging zal in de regel ten minste honderd jaar moeten hebben bestaan en het predicaat wordt in principe slechts ter gelegenheid van een bijzonder jubileum (bijv. 100- of 125-jarig bestaan) verleend. Verenigingen die als doel hebben politieke, commerciële, religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen te verspreiden, komen niet in aanmerking.

Meer informatie over het predicaat “Koninklijk” is te vinden op www.rijksoverheid.nl en op www.koninklijkhuis.nl.

Predicaat Hofleverancier

Het predicaat Koninklijk is een bredere erkenning voor organisaties die een prominente positie in de samenleving hebben bereikt, terwijl het predicaat Bij Koninklijke Beschikking Hofleverancier specifiek gericht is op bedrijven met een relatie met het Koninklijk Huis in Nederland. Om voor een predicaat Hofleverancier in aanmerking te komen gelden als belangrijkste criteria: minimaal 100 jaar bestaan, plaatselijk en/of regionaal bekend, in eigen gemeente of regio behorende tot de beste 3 bedrijven in de branche. Kandidaat-hofleveranciers hebben meestal minder dan 100 medewerkers (midden- en kleinbedrijf).

Niet in aanmerking komen bedrijven met een nutskarakter, zoals een ziekenhuis of een bank, beleggingsmaatschappijen en individuele bedrijven uit de dienstensector. Voor een landelijk samenwerkingsverband of een brancheorganisatie is het wel mogelijk voor een Predicaat in aanmerking te komen.

De Koning kan het recht tot het voeren van het Koninklijk Wapen met de toevoeging “Bij Koninklijke Beschikking Hofleverancier” toekennen aan kleine en middelgrote ondernemingen die een zeer belangrijke plaats innemen in hun regio en daarnaast minimaal honderd jaar bestaan. De bestuurders van het bedrijf moeten van onbesproken gedrag zijn evenals de onderneming zelf. Ook moet de ontstaansgeschiedenis van het bedrijf duidelijk zijn.

Alleen het Staatshoofd kan het recht tot het voeren van het predicaat Hofleverancier verlenen. Het predicaat wordt voor 25 jaar toegekend, waarna bestendiging kan worden aangevraagd voor een volgende periode van 25 jaar.

Het predicaat kan worden aangevraagd via de burgemeester in de statutaire vestigingsplaats. De burgemeester verifieert of voldoende gegevens ter ondersteuning van de aanvraag zijn toegevoegd. Deze gegevens worden niet openbaar gemaakt. De registers van de Justitiële Documentatiedienst worden geraadpleegd. De aanvraag wordt, voorzien van het advies van de burgemeester, aangeboden aan de Commissaris van de Koning die op zijn beurt adviseert nadat hij informatie heeft ingewonnen bij verschillende instellingen, bijvoorbeeld diensten en ministeries die relevant zijn voor de beoordeling.

De Commissaris van de Koning bericht de aanvrager over de beslissing van de Koning. Bij toekenning reikt de Commissaris van de Koning gewoonlijk de oorkonde uit die bij het predicaat hoort. De hele procedure duurt ongeveer een jaar.

Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/predicaat-hofleverancier/aanvragen.

Koninklijke erepenning

De Koninklijke erepenning is een ereteken dat kan worden verleend aan verenigingen, stichtingen of instellingen dan wel aan sportverenigingen. Het symboliseert het respect en de waardering die de Koning heeft voor bijzondere verdiensten van de ontvanger. Alleen de Koning kan de erepenning toekennen, welke strikt op naam van de ontvangende instantie is. De Koninklijke erepenning wordt verleend aan een vereniging of instelling die ten minste 50 jaar bestaat.

De ontvangende vereniging mag op briefpapier of andere gedrukte materialen vermelden dat zij de onderscheiding heeft ontvangen, zowel in woord als in beeld.

De aanvraag

De aanvraag van de Koninklijke erepenning dient te geschieden via de burgemeester van de statutaire vestigingsplaats. De burgemeester verifieert of de gewenste gegevens ter ondersteuning van de aanvraag zijn bijgevoegd. De registers van de Justitiële Documentatiedienst worden hiervoor geraadpleegd. De aanvraag wordt, voorzien van het advies van de burgemeester, aangeboden aan de Commissaris van de Koning in de betreffende provincie ter doorgeleiding naar de Koning.

De Commissaris van de Koning informeert de aanvrager over de beslissing van de Koning.

De aanvraag moet worden voorzien van een goede onderbouwing waarbij onderstaande elementen gelden als richtlijn:

• •

  De erepenning wordt slechts verleend ter gelegenheid van de viering van het 50-jarig bestaan of een volgend meervoud van 25 jaar van de vereniging of instelling.

• •

  Een aanvraag zal voorzien moeten zijn van een direct bewijs van de oprichtingsdatum, maar bij voldoende onderbouwing kan in bijzondere gevallen een indirect bewijs volstaan. Ook zal een gezonde financiële positie moeten worden aangetoond.

• •

  De activiteiten van de vereniging of instelling moeten zijn van filantropische, wetenschappelijke, culturele of maatschappelijke aard, dan wel liggen op het gebied van sport.

• •

  De vereniging of instelling mag niet ten doel hebben de verbreiding van politieke, commerciële, religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen.

• •

  De vereniging of instelling dient geen bond of overkoepeling van meerdere individuele verenigingen of instellingen te zijn.

• •

  De vereniging of instelling moet wat betreft aard, omvang en soliditeit in aanzien staan en dient tussen soortgelijke gemeentelijke, regionale of landelijke verenigingen een algemeen erkende plaats in te nemen. De vereniging of instelling moet zich bovendien op haar terrein hebben onderscheiden.

• •

  Zowel de vereniging of instelling als de bestuursleden moeten te goeder naam en faam bekend staan en van onbesproken gedrag zijn.

Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/koninklijke-erepenning.

De erepenning voor Menslievend Hulpbetoon

De Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon in brons, zilver of goud wordt bij Koninklijk Besluit toegekend aan hen die een menslievende daad hebben verricht welke kenmerken draagt van moed, beleid en zelfopoffering. Om in aanmerking te kunnen komen voor deze zeer hoge onderscheiding, dient aan al deze drie criteria te zijn voldaan met overlegging van politierapporten, getuigenverklaringen e.d. Voorstellen kunnen bij de burgemeester worden ingediend, die ze vervolgens voorlegt aan het Kapittel.

Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.lintjes.nl/voordragen/voordragen-voor-een-heldenonderscheiding.

Medaille als ereprijs

Verenigingen of instellingen kunnen bij een – door hen georganiseerd – kampioenschap op regionaal of nationaal niveau een door de Koning ter beschikking te stellen Medaille als ereprijs aanvragen voor de winnaar/winnaars van het betreffende kampioenschap. Voorwaarde is dat de vereniging of instelling een minimale bestaansduur heeft van 25 jaar.

Aanvraagprocedure

De aanvraag van de medaille loopt via de burgemeester in de vestigingsplaats van de vereniging of instelling, of via Gouverneur of Rijksvertegenwoordiger, die deze aanvraag rechtstreeks aan de Koning zal voorleggen.

De activiteiten van de vereniging of instelling, die plaatselijk van belang wordt geacht, moeten op een van de volgende vlakken liggen:

• •

  filantropisch;

• •

  wetenschappelijke;

• •

  cultureel;

• •

  maatschappelijke

• •

  op het gebied van sport.

De medailles zullen uitsluitend worden toegekend aan winnaars van evenementen die ter markering van een lustrum worden gehouden. Bij uitzondering is het mogelijk een medaille beschikbaar te stellen voor een éénmalig evenement. Aanvragen daarvoor zullen van geval tot geval worden bezien. Het evenement dient op regionaal of nationaal niveau van betekenis te zijn.

Meer informatie over de procedure is te vinden op: www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/medaille-als-ereprijs.

Rol representatie

Representatie heeft de taak om de aanvraag van predicaten en Koninklijke erepenningen in behandeling te nemen.

Representatie heeft de taak om uitvoering te geven aan de taken die voortvloeien uit gebeurtenissen zoals bij overlijden, installatie, afscheid of decoratie van gemeentebestuurders. Uiteraard moet dit gebeuren in goede overeenstemming met alle betrokkenen. Al dan niet door of samen met de griffie, het bestuurssecretariaat en team communicatie.

Met het opstellen van protocollen voor belangrijke (eventueel plotselinge) representatieve gebeurtenissen ontstaat er een leidraad om snel helder te hebben wat je als gemeente moet gaan organiseren. Onderstaande richtlijnen geven handelingsperspectief bij gebeurtenissen zoals: overlijden, installatie, afscheid en decoreren met een onderscheiding. In alle gevallen is het belangrijk om te handelen naar bevinding van zaken.

PROTOCOL NA OVERLIJDEN

Het rouwprotocol beschrijft de formele reactie van de gemeente bij het overlijden van een persoon, die vanuit zijn of haar functie of verdienste een directe relatie met de gemeente had. De gemeente wil hiermee in herdenking recht doen aan datgene wat de overleden persoon betekend heeft voor de gemeente. Het protocol biedt het bestuur en de organisatie duidelijkheid en vermindert de kans op willekeur.

Dit protocol is van toepassing als het overlijden bekend gemaakt wordt door de nabestaanden aan de gemeente (bijvoorbeeld via een rouwkaart). Die bekendmaking impliceert immers dat de nabestaanden een reactie van het gemeentebestuur op het overlijden op prijs stellen. Natuurlijk is het denkbaar dat het overlijden ook via andere kanalen bekend wordt.

Betrokkenheid en erkenning van de verdiensten van de overledene staan centraal in dit protocol. Daarom zal het onderdeel van de gemeente dat het meest verbonden is met de overledene, het contact met de nabestaanden onderhouden en de regie voeren over de uitvoering van het rouwprotocol. Dit is de meest natuurlijke weg en sluit bovendien aan bij de huidige gang van zaken.

Dit protocol is vanzelfsprekend een richtlijn waar altijd van af geweken kan worden door de raad, het college of de betrokken dienst.

PROTOCOL BIJ AFTREDEN BURGEMEESTER, WETHOUDERS, GEMEENTESECRETARIS

Afscheidsbijeenkomsten van collegeleden en gemeentesecretaris wordt georganiseerd door de medewerker representatie, in samenwerking met het bestuurssecretariaat en in nauw overleg met de desbetreffende persoon zelf. Het afscheid van een burgemeester, wethouder of gemeentesecretaris kan variëren en is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de lengte van het dienstverband, de relatie met de gemeente en de persoonlijke voorkeuren van de betrokkene. Representatie doet aan de hand van een intakegesprek met de desbetreffende persoon of personen een voorstel hoe de afscheidsbijeenkomst wordt ingevuld en georganiseerd. Dit geldt ook bij een tussentijds afscheid van individuele collegeleden. Eventueel in samenwerking met de vakinhoudelijke afdeling van de portefeuillehouder.

PERIODIEK AFTREDEN GEMEENTERAAD

PROTOCOL BIJ INSTALLATIE

Een goed relatiegeschenk sluit aan bij het doel van de ontmoeting waarbij het wordt gegeven en kan uitdrukking geven aan de waardering die voor de relatie leeft. Bovendien kan het bijdragen aan het creëren en uitbouwen van een gewenst imago van het dorp. Met een doordachte keuze aan relatiegeschenken bereiken we dat de identiteit van onze gemeente op een sterke wijze naar buiten wordt gebracht. De representatie-artikelen worden op maat verzorgd, passend bij de gelegenheid, ontvanger en jaargetijde.

Randvoorwaarden relatiegeschenken

Het geschenk, of de (sponsor)activiteit is herkenbaar als cadeau, opsteker van de gemeente. Waar mogelijk wordt het geschenk gepersonaliseerd. Alle geschenken worden voorzien van een persoonlijke noot (een begeleidend handgeschreven kaartje) en zijn gegoten in de huisstijl van de gemeente. Relatiegeschenken moeten passen bij de huisstijl, van goede kwaliteit en vormgeving zijn. Bij voorkeur origineel en niet te duur of te goedkoop.

Duurzame gemeente

Het geschenk sluit zo mogelijk aan bij de historie van Nuenen en liefst ook plaatselijk vervaardigd. Denk aan geschenken vervaardigt door de Dorpswerkplaats. Of geschenken uit de museumshop van het Van Gogh Village Museum. Of een kunstwerk van een lokale kunstenaar. De geschenken zijn bruikbaar of eetbaar en bij voorkeur duurzaam en uniek.

Liever geen fles wijn (of andere fles alcohol).

Beheer relatiegeschenken

Representatie beheert (inkoop; voorraadbeheer en uitgifte) de relatiegeschenken, adviseert bestuurders over passende cadeaus en koopt nieuwe geschenken in. Er is een vast assortiment cadeaus aanwezig waar uit gekozen kan worden, passend bij de gelegenheid.

Give-aways & relatiegeschenken – 2024

Richtlijnen voor bedragen relatiegeschenk

Hoewel iedere gelegenheid waarbij namens de gemeente een geschenk wordt overhandigd uniek is, gelden in principe de volgende richtlijnen:

Leden van het Koninklijk Huis zijn hier buiten beschouwing gelaten. Voor hen wordt per gelegenheid bekeken of een geschenk passend is, en zo ja, welk geschenk.

Nuenen heet nieuwe inwoners van harte welkom. In het informatiepakket zitten o.a. een welkomstbrief van de burgemeester; flyers/folders van de gemeente; kleurplaten; een ja/nee sticker; een parkeerschijf en een sleutelhanger.

Nieuwe inwoners ontvangen bij inschrijving een bevestigingsbrief. Met deze brief kunnen zij (één per gezin) bij Van Gogh Village Museum een welkomstpakket ophalen. Vrijwilligers van het museum reiken de informatiemappen uit en beheren de voorraad. Eén keer per jaar vindt er een evaluatie plaats met de medewerker representatie.

Doel representatiebeleid

Het doel van representatie is tweeledig:

• a)

  Als bestuur (college, maar ook raad en ambtenaren) actieve betrokkenheid tonen namens de gemeente.

• b)

  Aan relatiemarketing doen met als doelen:

  • •

    versterken van de relatie met de omgeving;

  • •

    waardering laten zien voor wat inwoners, vrijwilligers, verenigingen, instellingen en bedrijven voor Nuenen doen;

  • •

    werken aan een goed imago van de gemeente;

  • •

    betrokkenheid verkrijgen voor activiteiten, evenementen en ontwikkeling.

Via representatie bouwen we aan begrippen als vertrouwen, normen en waarden, integriteit en authenticiteit.

Kerntaken Representatie

a. Advisering college

Representatie adviseert b&w (pro-)actief over representatieve en protocollaire zaken, promotie, uitnodigingen, ontvangsten en gemeentelijke bijeenkomsten. Daarmee draagt representatie bij aan de positionering van de gemeente Nuenen en het collegebeleid op cultureel, sportief, sociaal-maatschappelijk en economisch gebied.

b. Organiseren bijeenkomsten

Representatie bereidt (in- en externe) representatieve verplichtingen, evenementen, officiële bezoeken, ontvangsten en bijeenkomsten voor en coördineert en/of organiseert ze.

c. Onderscheidingen en relatiegeschenken

Vorm geven aan de waardering die Nuenen en de gemeente Nuenen uitdrukken voor initiatieven en prestaties van inwoners en organisaties die zich bovengemiddeld voor de gemeenschap in Nuenen, Gerwen en Nederwetten hebben ingespannen (middelen: Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, geschenken, felicitaties).

Taakverdeling