Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Hof van Twente 2024

Onderwerp Vaststellen verordening vertrouwenscommissie Hof van Twente 2024

Zaaknummer 768212

Vergadering15 oktober 2024

De raad van de gemeente Hof van Twente;

gezien het voorstel van de het raadspresidium;

gelet op artikel 84 van de gemeentewet;

besluit:

Vast te stellen de navolgende VERORDENING VERTROUWENSCOMMISSIE HOF VAN TWENTE 2024

Intitulé

Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Hof van Twente 2024.

De gemeenteraad van de gemeente Hof van Twente;

gelezen het voorstel van het raadspresidium d.d. 2 oktober 2024 met het onderwerp: Vaststellen verordening op de vertrouwenscommissie, benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente hof van Twente 2024;

gelezen de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017 en de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ van het ministerie van BZK (2020);

gelet op

het bepaalde in de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening vertrouwenscommissie, klankbordgesprekken, benoeming en herbenoeming burgemeester Hof van Twente 2024.

HOOFDSTUK AALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de wet: de Gemeentewet;

b. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

c. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Overijssel;

d. de raad: de gemeenteraad van de gemeente Hof van Twente;

e. verslag van bevindingen: een bundeling van de verslagen ter onderbouwing van de aanbeveling;

f. aanbeveling: de schriftelijke verklaring van de raad omtrent de (her)benoeming van de burgemeester.

Artikel 2 Taak

Er is een vertrouwenscommissie met als taak:

a. de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden of

b. een klankbordgesprek te houden met de burgemeester

c. de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3Samenstelling vertrouwenscommissie

1. De commissie bestaat uit de voorzitters van elke onderscheiden fractie die bij het aantreden van een nieuwe raadsperiode in de gemeenteraad vertegenwoordigd is.

2. De commissie kiest de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

3. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

Artikel 4Ambtelijke ondersteuning

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2. De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris.

3. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

4. De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.

Artikel 5Vergaderingen

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste de helft plus één lid dit noodzakelijk achten.

2. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

3. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a. de leden van de commissie,

b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprekplaats heeft;

c. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

d. indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur.

4. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 7 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

5. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in lid 3 bedoelde termijn worden afgeweken en geschiedt de oproeping ten minste acht uren voorafgaand aan de vergadering.

6. Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld.

Artikel 6Stemming

1. De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit.

2. Als geen unanimiteit als bedoeld in het eerste lid wordt bereikt, dan wordt het gevoelen van de minderheid van de commissie desgewenst in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.

3. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 7Verslaglegging

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Dit verslag van bevindingen bevat in ieder geval:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 8Geheimhouding

1. Op alle informatie van en ten behoeve van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval dat de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 9Archivering

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de procedure voor benoeming of herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voorarchiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt met toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 een beperking van de openbaarheid van de archiefbescheiden opgenomen van 75 jaar.

HOOFDSTUK BBEPALINGEN INZAKE DE BENOEMING

Artikel 10Adviseur

1. De commissie kan besluiten één of meerdere wethouders als adviseur toe te voegen aan de commissie. Wethouders adviseren slechts over de onderwerpen waarover de commissie advies vraagt.

2. De adviseur is aanwezig in de vergadering van de commissie op uitnodiging van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 11Bevoegdheden

1. De commissie bepaalt mede aan de hand van de door de commissaris geselecteerde kandidaten de voor een gesprek te ontvangen kandidaten.

2. Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad.

3. De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning voor de beoordeling van kandidaten ten aanzien van persoons- en bestuursstijlkenmerken.

4. De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. De bevindingen van de vertrouwenscommissie worden beschreven in het zogenaamde 'Verslag van Bevindingen'. In dit verslag wordt ingegaan op de procedurestappen die zijn ondernomen en informatie over kandidaat 1 en 2. Dit verslag wordt in de besloten raadsvergadering mondeling toegelicht door de voorzitter van de commissie. In een ingelaste pauze kunnen de raadsleden tijdens de besloten raadsvergadering het verslag lezen.

Artikel 12Informatie over en gesprek met sollicitanten

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Over de kandidaten worden de door de commissie nodig geachte inlichtingen - schriftelijk, mondeling of digitaal – uitsluitend ingewonnen door tussenkomst van de commissaris van de Koning. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 13Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

1. De commissie brengt een verslag van bevindingen uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

2. Het in artikel 7 lid 1 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen. Ook wordt in het verslag de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd. De andere sollicitanten dienen geanonimiseerd in het verslag te komen.

Artikel 14Ontbinding tijdens benoemingsprocedure

Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

HOOFDSTUK IIIBEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING

Artikel 15Adviseur

1. De commissie kan besluiten een of meerdere wethouders toe te voegen als adviseur. Wethouders adviseren slechts over de onderwerpen waarover de commissie advies vraagt.

2. De adviseur is aanwezig in de vergadering van de commissie op uitnodiging van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 16Informatie over en gesprek met de burgemeester

1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de raad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets, de klankbordgesprekverslagen en de wettelijke taken van de burgemeester.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie het verslag met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 17Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

1. Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming;

2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 18Ontbinding tijdens herbenoemingsprocedure

Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk Besluit is herbenoemd.

HOOFDSTUK IVBEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN

Artikel 19Aantal

1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel 20Voorbereiding en inhoud

1. De commissie kan ter voorbereiding van het klankbordgesprek informatie opvragen bij derden. Zij maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen.

2. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester almede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

3. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

a. het functioneren van de burgemeester als voorzitter van de raad en het functioneren van de raad;

b. het functioneren van de burgemeester als voorzitter van het college en het functioneren van het college;

c. het beheer van de portefeuilles van de burgemeester;

d. de informatievoorziening naar de raad;

e. het vertegenwoordigen van de gemeente in andere bestuursorganen;

f. de representatie van de gemeente;

g. de relatie met de ambtelijke organisatie;

h. verwachte en gewenste ontwikkelingen;

i. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte thema's.

4. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 21Verslaglegging

1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

4. Bij een herbenoemingstraject zijn de verslagen van de klankbordgesprekken van de lopende ambtsperiode beschikbaar voor de vertrouwenscommissie.

HOOFDSTUK VSLOTBEPALINGEN

Artikel 22Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 23Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

2. De raad kan besluiten de samenstelling van de commissie tussentijds te wijzigen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hof van Twente d.d. 15 oktober 2024.

De raad van Hof van Twente,

de griffier, de voorzitter,

H.M. Meerman drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Hoofdstuk IAlgemene bepalingen

In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij zowel benoeming als herbenoeming van belang zijn, evenals in het geval de klankbordgesprekken ook door de vertrouwenscommissie worden gevoerd. De volgende punten worden nader toegelicht:

• De samenstelling van de commissie

• De ambtelijke ondersteuning van de commissie

• De vergaderingen van de commissie

• Het verslag dat van de gevoerde gesprekken moet worden gemaakt

• Geheimhouding

Artikel 3

De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad. In deze verordening worden de fractievoorzitters van de partijen vertegenwoordigd in de raad aangewezen als lid. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is, vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze bepaling niet opgenomen.

Artikel 4

Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de plaatsvervangend griffier als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd (zie artikel 10). Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.

Artikel 5

Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.

Artikel 6

Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7

Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

Bij benoeming

1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.

2. Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.

Bij herbenoeming

1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.

3. Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Artikel 8

De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 7 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.

De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

Artikel 9

Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.

Er zijn twee fasen te onderscheiden.

“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.

Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.

Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van B en W in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.

Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking vooropenbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.

De en het maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

Hoofdstuk IIBepalingen inzake de benoeming

In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij de benoeming van belang zijn. De volgende punten worden nader toegelicht:

• Toevoegen van een adviseur

• Informatie over en gesprek met de sollicitant

• Noodzakelijk element van het te maken verslag bij de aanbeveling inzake de benoeming

• Ontbinding

Artikel 10

Het is niet verplicht een of meer van de wethouders en gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 12

Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft; de commissie Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie ervoor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de geheimhouding gewaarborgd is. De geheimhoudingsplicht strekt zich ook uit over de plaats en het tijdstip van de gesprekken.

Artikel 13

Artikel 7 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat dit verslag in ieder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Ten overvloede: na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt.

Artikel 14

Uit artikel 23 eerste lid volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden; zo kan zij na de benoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester voeren, al dan niet in gewijzigde samenstelling. Wordt ervoor gekozen de commissie te ontbinden, dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming. Hiermee vormt dit artikel (samen met artikel 18) de enige manier waarop de vertrouwenscommissie van samenstelling kan veranderen buiten de raadsverkiezingen om. Artikel 23 tweede lid vormt de hardheidsclausule.

Hoofdstuk IIIBepalingen inzake de herbenoeming

In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de herbenoeming van belang zijn. De volgende punten worden nader toegelicht:

• Toevoegen van een adviseur

• Informatie over en gesprek met de burgemeester

• Noodzakelijk element van het te maken verslag bij de aanbeveling inzake de herbenoeming

• De archivering, ook ten aanzien van digitale bestanden

Artikel 15

Het is niet verplicht een of meer van de wethouders en gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 16

De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij de advisering over de aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn. De bevindingen van de commissie worden met de burgemeester besproken. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig bestuursorgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.

Artikel 17

Artikel 7 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. De commissie legt een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming voor aan de gemeenteraad, die daarover besluit. De wet bepaalt dat het een ‘herbenoeming tenzij’ is; immers, de raad neemt een besluit over het al dan niet vaststellen van de aanbeveling en de herbenoeming op zich is een Koninklijk Besluit.

Eventuele nadere afspraken tussen commissie en burgemeester worden in het verslag opgenomen.

Artikel 18

Uit artikel 23 eerste lid volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden; zo kan zij na de herbenoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester voeren, al dan niet in gewijzigde samenstelling. Wordt ervoor gekozen de commissie te ontbinden, dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming. Hiermee vormt dit artikel (samen met artikel 14) de enige manier waarop de vertrouwenscommissie van samenstelling kan veranderen buiten de raadsverkiezingen om. Artikel 23 tweede lid vormt de hardheidsclausule.

Hoofdstuk IVBepalingen inzake klankbordgesprekken

Met deze verordening hebben de klankbordgesprekken een formele basis gekregen.

In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de klankbordgesprekken van belang zijn. De volgende punten worden nader toegelicht:

• Aantal en periodieke terugkeer te voeren klankbordgesprekken

• Voorbereiding en inhoud

• Verslaglegging

Artikel 19

In ieder geval jaarlijks wordt het functioneren van de burgemeester besproken, als opmaat naar de herbenoeming. Het klankbordgesprek wint aan kracht, wanneer dit een gezamenlijke reflectie bevat op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. Vaak vindt na benoeming eerst een 100-dagengesprek plaats. Het verdient aanbeveling de klankbordgesprekken met de commissie in de planning af te stemmen op de gesprekken die de burgemeester met de commissaris van de Koning heeft over de ontwikkelingen in het functioneren van de burgemeester.

Artikel 20

Een goed klankbordgesprek staat of valt met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom op welke informatie zij zich zal baseren en van wie deze informatie wordt gevraagd en deelt dit mee aan de burgemeester.

Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets ten tijde van de benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig bestuursorgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Ook kan de eventuele portefeuille van de burgemeester onderwerp van gesprek zijn.

Van al deze gesprekken wordt verslag opgemaakt (artikel 7). De voorgaande verslagen vormen mede de basis voor het volgende klankbordgesprek. Door ruimte voor inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht.

Door het houden van een jaarlijks klankbordgesprek, wordt in de aanloop naar een eventuele herbenoeming vroegtijdig duidelijk voor beide partijen of er nog obstakels zijn te verwachten of te overwinnen om tot herbenoeming over te kunnen gaan. Door opbouw, goede voorbereiding en openheid beperken commissie en burgemeester het risico dat er verrassingen over en weer ontstaan.

Artikel 21

Gedurende een ambtsperiode kan de vertrouwenscommissie van samenstelling veranderen als gevolg van de verkiezingen. Ook een nieuwe commissie moet kennis kunnen nemen van de klankbordgesprekken en de afspraken die in een vorige raadsperiode zijn gemaakt.

Hoofdstuk VSlotbepalingen

De volgende punten worden nader toegelicht:

• Ontbinding

• Tussentijdse wijziging van de samenstelling

Artikel 22

Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.

Artikel 23

De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt ervoor gekozen de commissie te ontbinden, dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming; daar is in artikelen 14 en 18 een voorziening voor getroffen. Omdat de commissie een permanente status heeft en formeel enkel van samenstelling verandert bij het aantreden van een nieuwe gemeenteraad, blijft de raad als hoogste orgaan bevoegd desgewenst tussentijds de samenstelling te veranderen, bijvoorbeeld indien het wenselijk de klankbordgesprekken in kleinere kring te voeren of bijvoorbeeld indien er dusdanig sprake is van afsplitsingen in de gemeenteraad, dat een evenredige vertegenwoordiging in de commissie in het gedrang komt.