Uitlicht- en vlaggenprotocol stadhuis gemeente Assen

Uitgangspunt is om het uitlichten van het stadhuis exclusief te houden en het aantal momenten waarop het Stadhuis wordt uitgelicht beperkt te houden. Vooral omdat er geen vaste installatie is waarvan gebruik kan worden gemaakt. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen niet-acute situaties (jaarlijks terugkerend, voorzienbaar) en acute situaties (onvoorzien, onverwacht, actueel). Voor niet-acute situaties kan het reguliere besluitvormingsproces worden gevolgd. De desbetreffende dienst bereidt een collegevoorstel voor, dat op de reguliere wijze wordt ingebracht. Representatie en protocol heeft hierbij een adviserende en in een aantal gevallen uitvoerende rol.

Bij acute situaties ligt dat anders. Bij acute situaties kan het reguliere besluitvormingsproces niet gevolgd worden. Het bij onverwachte acute situaties uitlichten van het stadhuis vindt plaats bij gebeurtenissen die op internationaal, nationaal of lokaal niveau leiden tot ontwrichting en grote verontwaardiging.

1.1 Besluitvormingsproces

Een verzoek/idee voor het uitlichten kan vanuit het bestuur, organisatie of gemeenschap komen. Uitlichten van het stadhuis gebeurt altijd ná een akkoord van het college. Representatie en protocol heeft hierbij een adviserende rol. In acute gevallen kan dit via een schriftelijke ronde gebeuren. De gemeenteraad zal vervolgens worden geïnformeerd. Team Facilitair zorgt voor de feitelijke uitlichting, in overleg met Representatie en protocol.

1.2 Kosten

In de week van de Pleegzorg en tijdens de 16 dagen dat Orange the World actie voert wordt het Stadhuis aangelicht tussen 19:00-23:00 uur. Hiervoor huurt de gemeente een lichtinstallatie, de kosten hiervan zijn ongeveer €1500. Jaarlijks terugkerende uitlichtingen worden betaald vanuit de dienst (vaak onderdeel beleidsprogramma). Het uitlichten van het Stadhuis bij onverwachte acute situaties komt ten laste van het algemene representatiebudget bij Representatie en protocol.

2.1 Nederlandse vlag

• •

  De gemeente Assen vlagt volgens de vlaginstructie van de Rijksoverheid op de volgende dagen, met of zonder wimpel:

* Als een van deze data op een zondag of een algemeen erkende christelijke feestdag valt, dan wordt gevlagd op de dag erna. Op 4 en 5 mei wordt altijd gevlagd, ongeacht de dag.

• •

  Bij bijzondere gebeurtenissen in het Koninklijk Huis, zoals geboorte, huwelijk en overlijden, kan een bijzondere vlaginstructie worden afgekondigd.

• •

  Er kunnen zich uitzonderlijke situaties voordoen waarbij vanuit de Rijksoverheid uit naam van de Minister-President een vlaginstructie geeft. Bijvoorbeeld bij een ramp, waarbij de overheid wordt gevraagd de Nederlandse vlag halfstok te hangen. De medewerker Representatie en protocol geeft hiervoor de opdracht aan team Facilitair.

• •

  De Nederlandse vlag wordt bij zonsondergang gestreken. Met uitzondering van 4 mei. Dan geldt tot na de herdenking.

• •

  Als een vlag meerdere dagen hangt moet deze (na zonsondergang) worden uitgelicht

2.2 Gemeentevlag

• •

  De gemeentevlag van de gemeente Assen is permanent gehesen op het stadhuis.

2.3 Themavlaggen en overige gelegenheden

• •

  Op onderstaande dagen/momenten wordt ook gevlagd. Dit gebeurt niet met de Nederlandse vlag, maar met een vlag speciaal voor deze dag:

* Als een van deze data op een zondag of een algemeen erkende christelijke feestdag valt, dan wordt gevlagd op de dag erna. Op 4 en 5 mei wordt altijd gevlagd, ongeacht de dag.

• •

  Tijdens officiële inkomende (staats)bezoeken van staatshoofden wordt de desbetreffende buitenlandse vlag gehesen. De betreffende vlaggen (2x3 meter) moeten hiervoor beschikbaar zijn of gehuurd worden. De medewerker Representatie en protocol vraagt dit uiterlijk 14 dagen van tevoren aan bij team Facilitair.

• •

  Bij bezoek van de Commissaris van de Koning wordt de provinciale vlag gehesen.

• •

  Als daar reden voor is en de gemeente wil steun betuigen aan een land of organisatie, kan de betreffende vlag van dat land of organisatie worden gehesen. Het college beslist hierover. Dit besluit wordt pas genomen na toestemming van het desbetreffende land of bij een aanwijzing van het ministerie (vlaginstructie). De medewerker Representatie en protocol geeft dit door aan team Facilitair.

2.4 Volgorde

Bij drie vlaggen is de ereplaats in het midden. De vlag die daarna het belangrijkste is, komt rechts. De volgende volgorde van vlaggen wordt aangehouden:

• •

  Nationale vlag

• •

  Buitenlandse nationale vlag

  • •

    Vlag van internationale organisatie (zoals VN, EU)

• •

  Provincievlag

• •

  Gemeentevlag

• •

  Gelegenheidsvlag (zoals LGBTQ+, Vredesvlag, Mensenrechtenvlag, Veteranenvlag)

2.5 Vlagverzoeken uit de samenleving

• •

  Het is mogelijk om een vlagverzoek in te dienen om een themavlag, zoals bedoeld in 2.3, te hijsen.

• •

  De burgemeester beslist, namens het college van burgemeester en wethouders, op een vlagverzoek, zo nodig in overleg met de portefeuillehouder van het desbetreffende onderwerp.

• •

  De medewerker Representatie en protocol houdt bij welke verzoeken hiertoe zijn gehonoreerd.

• •

  Een themavlag wordt maximaal een week gehesen, tenzij het college anders beslist.

• •

  Vlaggen blijven gedurende de aangevraagde vlagperiode hangen, ook ’s nachts. De gemeente is niet aansprakelijk voor schade aan of diefstal van de vlag.

• •

  Een vlagverzoek wordt tenminste 14 dagen voor de eerste vlagdag ingediend bij de medewerker Representatie en protocol en bevat de volgende informatie:

  • •

    Naam, contactadres, telefoonnummer en e-mailadres van de verzoeker.

  • •

    Indien van toepassing: de naam van de organisatie namens wie een vlagverzoek wordt ingediend.

  • •

    Voor welke gelegenheid het vlagverzoek wordt ingediend.

  • •

    Op welke dagen de vlag gehesen moet worden.

• •

  De indiener van het vlagverzoek levert een vlag aan en komt deze ook weer zelf ophalen bij de gemeente. De afmetingen van de vlag zijn 2 meter x 3 meter.

• •

  Bij meerdere verzoeken voor dezelfde periode kan maar één vlagverzoek worden gehonoreerd. Hierbij worden de verzoeken behandeld op volgorde van binnenkomst. Een tweede, derde of daaropvolgende vlagverzoeken voor dezelfde periode, worden niet gehonoreerd. In overleg met de aanvragers wordt gekeken naar een andere dag of periode.

• •

  Een vlagverzoek met een politiek of commercieel doel of dat in strijd is met artikel 1 van de Grondwet wordt niet gehonoreerd.

2.6 Verantwoordelijkheden

• •

  Binnen de gemeente is team Bestuur en Directie Ondersteuning, onderdeel Representatie en protocol, verantwoordelijk voor het beleid van het vlaggenprotocol.

• •

  Bij (bijzondere) gelegenheden, situaties, (staats)bezoeken en andere uitzonderingen geeft de medewerker Representatie en protocol 14 dagen van tevoren de data waarop gevlagd wordt door aan het team Facilitair/gebouwenbeheer.

• •

  Team Facilitair/gebouwenbeheer voert het vlaggenprotocol uit.

• •

  De teamleider Facilitair/Gebouwenbeheer is verantwoordelijk voor juiste uitvoering van het vlaggenprotocol.

Bij het maken van de keuze om wel of niet te vlaggen of verlichten kunnen de volgende hulpvragen helpen om een afweging te maken:

• •

  Waarom een gebaar namens de stad/gemeente? Welke waarde voegt dit toe?

• •

  Is de situatie ernstig/belangrijk genoeg om er aandacht voor te vragen?

• •

  Past een uiting van een gemeente of is een symbolische uiting op nationaal niveau voldoende?

• •

  Kunnen inwoners zich gekwetst voelen door een vlag of verlicht gebouw?

• •

  Zijn de afwegingen open en duidelijk gecommuniceerd of gaan we dat doen, zodat inwoners het symbool begrijpen?

• •

  Komt de vraag vanuit een organisatie, vanuit de gemeenteraad of vanuit inwoners?

• •

  Bij actuele aanleidingen (rampen of tragedies): wat is de emotionele impact in de Assense samenleving?

• •

  Staat de uiting in verhouding tot de situatie waarvoor aandacht wordt gevraagd? Let op met de ‘Dag van…’ Elke datum is wel gekoppeld aan een belangrijk en maatschappelijk thema. We kunnen niet elke dag grote uitingen inzetten vanuit de gemeente.

• •

  Alternatieve vormen om aandacht te vragen zijn:

  • •

    Uitingen op socials van de college- of raadsleden;

  • •

    Samenwerking met partnerorganisaties of inzet van Assense rolmodellen als spreekbuis;

  • •

    Campagne op gemeentelijke kanalen

  • •

    Tentoonstellingen of filmscreenings in stadhuis