Privacyreglement basisregistratie personen van de gemeente Best 2024

Geldend van 13-12-2024 t/m heden

Intitulé

Privacyreglement basisregistratie personen van de gemeente Best 2024

Het College van B&W van de gemeente Best,

gelet op de Wet basisregistratie persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen,

besluit:

  • 1.

    Vast te stellen het Privacyreglement basisregistratie personen van de gemeente Best 2024.

  • 2.

    In te trekken het Reglement Basisregistratie Personen dat is vastgesteld op 10-06-2014.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

De wet: de Wet basisregistratie persoonsgegevens

Het besluit: het Besluit basisregistratie persoonsgegevens

De verordening: de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 02-06-2014.

Basisregistratie: de basisregistratie personen zoals bedoeld in artikel 1.2 van de wet.

GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 66a van het besluit.

Autorisatiebesluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 3.2 van de wet, betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V.

Ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.

Ingezetene: de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Best en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen.

Authentiek gegeven: een in de BRP opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.

Aangehaakt gegeven: een in de BRP over de ingeschrevenen opgenomen gegeven dat niet behoort tot de verplichte gegevensset van de BRP, maar dat de gemeente per persoon bijhoudt voor eigen gebruik.

Bijhoudingsgemeente: de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.4 van de wet verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst.

Informatiebeheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de BRP.

Overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon dat krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.

Binnengemeentelijke overheidsorgaan: een overheidsorgaan van de gemeente.

Derde: elke andere persoon of instelling dan een overheidsorgaan, een ingeschrevene of een geregistreerde.

Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen

  • 1. De informatiebeheerder van de BRP is de leidinggevende van Cluster Burgerzaken.

  • 2. De informatiebeheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      (Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties.

    • b.

      (Rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie door middel van andere geautomatiseerde toepassingen.

    • c.

      Verstrekkingen aan binnengemeentelijke overheidsorganen, of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de BRP.

Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke overheidsorganen die deze gegevens uit de BRP nodig hebben voor de vervulling van hun taken; zodanig dat deze overheidsorganen aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.

  • 2. Een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de informatiebeheerder.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:

    • a.

      De informatiebeheerder en de door hem aangewezen medewerkers van Cluster Burgerzaken.

    • b.

      De in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke overheidsorganen, voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 3.5 en 3.8 van de wet.

  • 2. De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke overheidsorganen hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de BRP. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke overheidsorganen rechtstreeks toegang tot de in Bijlage 2 vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 4. De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke overheidsorganen hebben de richtlijnen van de informatiebeheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke overheidsorganen

Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke overheidsorganen de aldaar aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens aldaar aangegeven doeleinden. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.

Artikel 6 Verbanden met andere registraties

  • 1. Op grond van artikel 3.8 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie gegevens verstrekt aan de in Bijlage 4 genoemde beheerders van andere registraties.

  • 2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan overheidsorganen niet zijnde een orgaan van de gemeente, aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de wet, en aan andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden—ter beoordeling van de informatiebeheerder—inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet, gegevens worden verstrekt aan de in Bijlage 6 aan te geven overige verzoekers; voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens, en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden, en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de informatiebeheerder.

  • 2. De informatiebeheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3. De informatiebeheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer wordt gedaan naar aanleiding van een melding; met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet en de artikelen 27 en 28 van het besluit.

Artikel 10 Protocolplicht

‘Protocollering’ is het recht van ingeschrevenen om te weten welke gegevens van hen zijn verstrekt aan overheidsorganen en derden. Het gaat om gegevensverstrekkingen die tot twintig jaren voorafgaand aan het verzoek hebben plaatsgevonden. De informatiebeheerder houdt een protocol bij van het verstrekken van gegevens.

Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

  • 1. Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens, worden ingediend bij de informatiebeheerder.

  • 2. De informatiebeheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De informatiebeheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 12 Recht op correctie

  • 1. Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens, worden schriftelijk ingediend bij de informatiebeheerder.

  • 2. De informatiebeheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De informatiebeheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 13 Verwijdering van gegevens

Gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens worden door de informatiebeheerder uit de BRP verwijderd, na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De informatiebeheerder verwijdert deze gegevens binnen drie maanden na dit besluit.

Artikel 14 Beveiliging

De informatiebeheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan, en conform het vastgestelde beveiligingsbeleid van de gemeente Best “Informatiebeveiligingsbeleid BRP en waardedocumenten”

Artikel 15 Vernietiging

Vernietiging van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de bewaartermijnen van de Archiefwet 1995.

Artikel 16 Slotbepaling

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Privacyreglement Basisregistratie Personen van de gemeente Best’.

  • 2. Het reglement wordt gepubliceerd en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

  • 3. Het privacyreglement BRP van de gemeente Best van 10-06-2014 wordt ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Best op 3 december 2024,

Burgemeester en wethouders van Best

Namens deze,

Hans Ubachs, burgemeester

Jolie Hasselman, gemeentesecretaris

BIJLAGE 1 - Lijst van binnengemeentelijke overheidsorganen met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Best hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het Autorisatiebesluit. De bevoegdheid van rechtstreekse raadpleging van de GBA-V blijkt uit het feit dat in de kolom Gegevensset GBA-V de benodigde gegevens zijn aangekruist.

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

Domein Samenleving,

Cluster Burgerzaken

Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.

Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen.

Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw

Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Verordening lijkbezorgingsrechten

Alle persoonsgegevens

Domein Samenleving,

Cluster KCC

Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen

Persoonsgegevens, naamgegevens,

verblijfplaatsgegevens en

reisdocumenten

Bij de applicatiebeheerder van de makelaar suite is een overzicht aanwezig “Beheermatrix”en de “GABAmatrix” waarin is opgenomen welke medewerkers toegang hebben tot de gegevens uit de BRP en GBA-V via de makelaar suite. In deze overzichten zijn de profielen opgenomen die zijn gemaakt op basis van de wettelijke taken en de bijbehorende gegevenssets.

BIJLAGE 2 - Lijst van gegevens die kunnen worden geraadpleegd door binnengemeentelijke overheidsorganen in de basisregistratie en de GBA-V

De informatiebeheerder kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke overheidsorganen beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. In onderstaande tabel zijn de gegevens aangekruist die geraadpleegd mogen worden.

BRP gegevensrubriek

Toegestaan indien aangekruist

Persoonsgegevens

01.01.10 A-nummer

☑

01.01.20 BSN

☑

01.02.10 Voornamen

☑

01.02.40 Geslachtsnaam

☑

01.03.10 Geboortedatum

☑

01.03.20 Geboorteplaats

☑

01.61.10 Aanduiding naamgebruik

☑

01.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

01.99.07 Voorkeur A-nr/BSN

☑

04.05.10 Nationaliteit

☑

05.02.10 Voornamen partner

☑

05.02.40 Geslachtsnaam partner

☑

05.03.10 Geboortedatum partner

☑

05.03.20 Geboorteplaats partner

☑

05.06.10 Datum huwelijk

☑

05.06.20 Plaats huwelijk

☑

05.99.06 Aantal huwelijken

☑

05.99.31 Burgerlijke staat

☑

06.08.10 Datum overlijden

☑

06.08.20 Plaats overlijden

☑

07.66.20 Datum ingang blokkering

☑

07.70.10 Indicatie geheimhouding

☑

07.99.01 Signaal

☑

08.10.10 Functie adres

☑

08.10.30 Datum aanvang adreshouding

☑

08.11.13 Adres

☑

08.11.60 Postcode

☑

11.99.01 Gezag/curatele

☑

99.99.02 Gezinsverhouding

☑

Naamgegevens

01.01.10 A-nummer

☑

01.01.20 BSN

☑

01.02.10 Voornamen

☑

01.02.20 Titel/predikaat

☑

01.02.30 Voorvoegsels

☑

01.02.40 Geslachtsnaam

☑

01.03.10 Geboortedatum

☑

01.03.20 Geboorteplaats

☑

01.03.30 Geboorteland

☑

01.04.10 Geslachtsaanduiding

☑

01.20.10 Vorig A-nummer

☑

01.20.20 Volgend A-nummer

☑

01.61.10 Aanduiding naamgebruik

☑

01.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

01.99.07 Voorkeur A-nr/BSN

☑

07.66.20 Datum ingang blokkering

☑

51.01.10 A-nummer

☑

51.01.20 BSN

☑

51.02.10 Voornamen

☑

51.02.20 Titel/predikaat

☑

51.02.30 Voorvoegsels

☑

51.02.40 Geslachtsnaam

☑

51.03.10 Geboortedatum

☑

51.03.20 Geboorteplaats

☑

51.03.30 Geboorteland

☑

51.04.10 Geslachtsaanduiding

☑

51.61.10 Aanduiding naamgebruik

☑

51.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

Oudergegevens

01.02.10 Voornamen

☑

01.02.40 Geslachtsnaam

☑

01.03.10 Geboortedatum

☑

01.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

01.99.07 Voorkeur A-nr/BSN

☑

02.01.10 A-nummer ouder1

☑

02.01.20 BSN ouder1

☑

02.02.10 Voornamen ouder1

☑

02.02.40 Geslachtsnaam ouder1

☑

02.03.10 Geboortedatum ouder1

☑

02.03.20 Geboorteplaats ouder1

☑

02.04.10 Geslachtsaanduiding ouder1

☑

02.62.10 Datum ingang afstamming

☑

02.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

03.01.10 A-nummer ouder2

☑

03.01.20 BSN ouder2

☑

03.02.10 Voornamen ouder2

☑

03.02.40 Geslachtsnaam ouder2

☑

03.03.10 Geboortedatum ouder2

☑

03.03.20 Geboorteplaats ouder2

☑

03.04.10 Geslachtsaanduiding ouder2

☑

03.62.10 Datum ingang afstamming

☑

03.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

07.66.20 Datum ingang blokkering

☑

07.70.10 Indicatie geheimhouding

☑

52.01.10 A-nummer ouder1

☑

52.01.20 BSN ouder1

☑

52.02.10 Voornamen ouder1

☑

52.02.40 Geslachtsnaam ouder1

☑

52.03.10 Geboortedatum ouder1

☑

52.03.20 Geboorteplaats ouder1

☑

52.04.10 Geslachtsaanduiding ouder1

☑

52.62.10 Datum ingang afstamming

☑

52.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

53.01.10 A-nummer ouder2

☑

53.01.20 BSN ouder2

☑

53.02.10 Voornamen ouder2

☑

53.02.40 Geslachtsnaam ouder2

☑

53.03.10 Geboortedatum ouder2

☑

53.03.20 Geboorteplaats ouder2

☑

53.04.10 Geslachtsaanduiding ouder2

☑

53.62.10 Datum ingang afstamming

☑

53.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

Nationaliteitsgegevens

04.63.10 Reden verkrijgen Nederlandse nationaliteit

☑

04.65.10 Aanduiding bijzonder Nederlanderschap

☑

04.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

Huwelijksgegevens

05.01.10 A-nummer partner

☑

05.01.20 BSN partner

☑

05.02.10 Voornamen partner

☑

05.02.40 Geslachtsnaam partner

☑

05.03.10 Geboortedatum partner

☑

05.03.20 Geboorteplaats partner

☑

05.04.10 Geslachtsaanduiding partner

☑

05.06.10 Datum huwelijk

☑

05.06.20 Plaats huwelijk

☑

05.06.30 Land huwelijk

☑

05.07.10 Datum huwelijksontbinding

☑

05.07.20 Plaats huwelijksontbinding

☑

05.07.30 Land huwelijksontbinding

☑

05.07.40 Reden huwelijksontbinding

☑

05.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

05.99.06 Aantal huwelijken

☑

05.99.31 Burgerlijke staat

☑

55.01.10 A-nummer echtgenoot/geregistreerd partner

☑

55.02.10 Voornamen echtgenoot/geregistreerd partner

☑

55.02.40 Geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd partner

☑

55.03.10 Geboortedatum echtgenoot/geregistreerd partner

☑

55.03.20 Geboorteplaats echtgenoot/geregistreerd partner

☑

55.04.10 Geslacht echtgenoot/geregistreerd partner

☑

55.06.10 Datum huwelijk

☑

55.06.20 Plaats huwelijk

☑

55.06.30 Land huwelijk

☑

55.07.10 Datum huwelijksontbinding

☑

55.07.20 Plaats huwelijksontbinding

☑

55.07.30 Land huwelijksontbinding

☑

55.07.40 Reden huwelijksontbinding

☑

55.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

Overlijdensgegevens

06.08.10 Datum overlijden

☑

06.08.20 Plaats overlijden

☑

06.08.30 Land overlijden

☑

06.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

56.08.10 Datum overlijden

☑

56.08.20 Plaats overlijden

☑

56.08.30 Land overlijden

☑

56.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

Inschrijving
 

07.66.20 Datum ingang blokkering

□

07.70.10 Indicatie geheimhouding

□

Verblijfplaatsgegevens

08.09.10 Gemeente van inschrijving

☑

08.10.10 Functie adres

☑

08.10.30 Datum aanvang adreshouding

☑

08.11.13 Adres

☑

08.14.10 Land vanwaar ingeschreven

☑

58.09.10 Gemeente van inschrijving

☑

58.10.10 Functie adres

☑

58.10.30 Datum aanvang adreshouding

☑

58.11.10 Straatnaam

☑

58.11.13 Adres

☑

58.14.10 Land vanwaar ingeschreven

☑

Kindgegevens

09.01.10 A-nummer kind

☑

09.01.20 BSN kind

☑

09.02.10 Voornamen kind

☑

09.02.30 Voorvoegsels kind

☑

09.02.40 Geslachtsnaam kind

☑

09.03.10 Geboortedatum kind

☑

09.03.20 Geboorteplaats kind

☑

09.03.30 Geboorteland kind

☑

59.01.20 BSN kind

☑

59.02.10 Voornamen kind

☑

59.02.30 Voorvoegsels kind

☑

59.02.40 Geslachtsnaam kind

☑

59.03.10 Geboortedatum kind

☑

59.03.20 Geboorteplaats kind

☑

59.03.30 Geboorteland kind

☑

Verblijfstitel

10.39.10 Aanduiding verblijfstitel

☑

10.39.20 Vervaldatum verblijfstitel

☑

10.39.30 Ingangsdatum verblijfstitel

☑

10.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

60.39.10 Aanduiding verblijfstitel

☑

60.39.20 Vervaldatum verblijfstitel

☑

60.39.30 Ingangsdatum verblijfstitel

☑

60.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

Verwijsgegevens

21.01.10 A-nummer

☑

21.01.20 BSN

☑

21.02.10 Voornamen

☑

21.02.20 Titel/predikaat

☑

21.02.30 Voorvoegsels

☑

21.02.40 Geslachtsnaam

☑

21.03.10 Geboortedatum

☑

21.03.20 Geboorteplaats

☑

21.03.30 Geboorteland

☑

21.09.10 Gemeente van uitschrijving

☑

21.09.20 Datum uitschrijving

☑

21.11.10 Straatnaam

☑

21.11.15 Naam openbare ruimte

☑

21.11.70 Woonplaatsnaam

☑

21.11.80 Identificatiecode verblijfplaats

☑

21.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding

☑

21.70.10 Indicatie geheimhouding

☑

21.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek

☑

BIJLAGE 3 - Lijst van binnengemeentelijke overheidsorganen waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Domein Samenleving

Uitvoering Sociale wetten.

Uitvoering Leerplichtwet.

Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden.

Domein Bedrijfsvoering

Uitvoering belastingwetgeving.

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

Domein Omgeving

Uitvoering omgevingswet.

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

BIJLAGE 4 - Lijst van informatiesystemen waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, systematisch gegevens worden verstrekt uit de BRP

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Makelaar Suite

*

Makelaar Suite

Het in verband brengen van de gegevensverwerkingen zoals bijvoorbeeld jubilea (huwelijk / 100-jarigen) via een tegel in de applicatie iNzicht.

Alle verwerkingen zijn opgenomen in het overzicht “Verwerkingsregister Datagedreven werken”. Dit overzicht is beschikbaar bij de applicatiebeheerder Makelaar Suite.

BIJLAGE 5 - Gegevensverstrekking binnen de eigen organisatie

De Wet BRP laat de regeling van de gegevensverstrekking uit de BRP over aan het College van B&W. Het beleidskader voor de verstrekking is vastgelegd in een verordening. In de gemeente Best heeft Gemeenteraad in de Verordening gegevensverstrekking BRP het vigerende beleid vastgelegd en College van B&W heeft dit beleid concreet geregeld in het Privacyreglement BRP. Hierin is bepaald voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de diverse organisatieonderdelen moeten beschikken.1

College van B&W wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gezien als de verwerkingsverantwoordelijke. Op de verantwoordelijke rust de verantwoordelijkheid om de privacy van de burgers te beschermen door adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Er zijn in de BRP drie typen gegevensverstrekking:

  • •

    Raadpleging van de BRP door middel van ad-hoc-vraagstelling op persoon of op adres

  • •

    Berichtenverkeer

  • •

    Selectieverstrekkingen

Ad hoc vragen

In bijlage 1 van het Privacyreglement BRP staan de organisatie onderdelen van de gemeente Best beschreven die ad hoc vragen mogen stellen. De inhoud van de taak is bepalend voor de wijze van het stellen van vragen (ad hoc adres of ad hoc persoon), de categorie van personen (inwoners / niet-inwoners), en de bijbehorende set van persoonsgegevens. Vrijwel alle onderdelen van de organisatie zullen persoonsgegevens gebruiken tenzij het doel van de BRP zich niet verenigt met de taak waarvoor het organisatieonderdeel zich geplaatst ziet. Een voorbeeld hiervan is dat persoonsgegevens uit de BRP niet mogen worden gebruikt voor de eigen personeelsadministratie.

In Bijlage 2 van het Privacyreglement BRP is de gegevensset per organisatie onderdeel bepaald.

Berichtenverkeer

Vanuit de applicatie iBurgerzaken van leverancier Pinkroccade LG worden berichten aangemaakt voor de applicatie Makelaar Suite van leverancier Pinkroccade LG.

Het gaat in dit geval om berichten over geboorte, huwelijk, overlijden, verhuizingen, vertrekken, vestigingen in Nederland.

In Bijlage 3 van het Privacyreglement BRP is het organisatieonderdeel bepaald dat recht heeft op deze verstrekkingen. Mutaties worden doorgaans digitaal aangeleverd en verwerkt.

Selectieverstrekkingen

Dit betreft verstrekkingen over inwoners die aan specifieke selectiecriteria voldoen. In principe wordt bij elke selectie vooraf getoetst of de organisatie recht heeft op deze verstrekking, gelet op de uit te voeren taak waarvoor deze gegevens worden gevraagd. De beslissing over het al dan niet verstrekken wordt op ambtelijk niveau genomen door cluster Burgerzaken, voor zover bepaald in het Privacyreglement BRP. Over niet in het Privacyreglement BRP voorziene selectieverzoeken beslist het College van B&W als verwerkingsverantwoordelijke.

Aanlevering van deze gegevens is in principe mogelijk via het netwerk, cd-rom, USB-stick en/of op papier.

Telefonisch / mondeling / mail

In geval een medewerker telefonisch of in persoon gegevens opvraagt, moet zowel de identiteit als de bevoegdheid van de aanvrager worden vastgesteld. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van de ‘wie is wie’ op intranet. Bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager wordt—via het (mobiele) nummer vermeld in de ‘wie is wie’-pagina’s op intranet—zelf telefonisch rechtstreeks contact opgenomen met de aanvragende collega.

Uiteraard worden uitsluitend die gegevens verstrekt die nodig zijn voor de uitvoering van zijn of haar taak.

Terugmeldplicht

Ook binnen de organisatie geldt een terugmeldplicht. Dit houdt in dat organen van de gemeente, die persoonsgegevens gebruiken, bij gerede twijfel over de juistheid van het verstrekte gegeven, Cluster Burgerzaken daarvan in kennis moeten stellen.

Periodieke controle en rapportage

Periodiek (minimaal éénmaal per jaar) worden bovengenoemde verstrekkingen op bijzonderheden gecontroleerd. De senior of allround medewerker burgerzaken voert deze controle uit en rapporteert hierover aan de leidinggevende van Cluster Burgerzaken.

BIJLAGE 6 - Verstrekkingentabel BRP

Zie BRP1.3 Verstrekkingentabel BRP (NVVB)

Noot
1

Elke gemeente gebruikt ook gegevens van in de BRP ingeschreven personen die niet in de eigen gemeente wonen. De verstrekking van gegevens over deze niet-inwoners is geregeld in een Besluit van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierin is vastgelegd voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de gemeente mag beschikken.