Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Belastingsamenwerking Rivierenland

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Administratie, het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) Belastingsamenwerking Rivierenland ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 1.

  Rechtmatigheidsverantwoording, de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Vaststelling programma-indeling en paragrafen

1. Het algemeen bestuur stelt bij het vaststellen van de begroting een programma-indeling vast.

2. Het algemeen bestuur stelt per programma vast:

• 1.

  doelstelling van het programma;

• 2.

  speerpunten van het programma;

• 3.

  de baten en lasten.

3. Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij eventueel in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

b. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf de in het Controleprotocol accountant BSR vastgestelde rapportagegrens afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4 Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  het dagelijks bestuur biedt uiterlijk in de maand november (t-2) aan het algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar (t) en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze nota voor 15 december (t-2) vast en biedt deze voor 31 december (t-2) aan bij de deelnemers.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van één procent van de totale lasten per programma opgenomen.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijven, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur, bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

6. Het dagelijks bestuur is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien van het desbetreffende programma.

Artikel 6 Tussentijdse rapportages

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste vijf maanden van het lopende boekjaar.

2. De tussentijdse rapportage bevat in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• 1.

  de baten en lasten per programma;

• 2.

  het resultaat voor bestemming;

• 3.

  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• 4.

  het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen b en c.

3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de inrichting van de programmabegroting.

4. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting, in ieder geval groter dan de in het Controleprotocol Accountant BSR vastgestelde rapportagegrens, toegelicht.

Artikel 7 Jaarstukken

1. De jaarstukken bevatten een verslag van het dagelijks bestuur en vormen de verantwoording van het financieel beleid en beheer, activiteiten en prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de begroting.

2. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

3. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Het dagelijks bestuur biedt dit voorstel uiterlijk in december van het betreffende jaar aan het algemeen bestuur.

Artikel 8 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

Dit artikel is niet van toepassing voor Belastingsamenwerking Rivierenland.

Artikel 9 EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenschappelijk regeling BSR bericht dat het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van Belastingsamenwerking Rivierenland, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden), groter dan de in het Controleprotocol accountant BSR vastgestelde rapportagegrens, nader toegelicht.

Artikel 11 Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 november ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Het normenkader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of de overschrijding van de lasten is gemeld middels een rapportage/memo die ter informatie is verstrekt aan het algemeen bestuur vóór de vaststelling van de jaarrekening.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen en eigendommen.

Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de

termijnen zoals vermeld in de nota ‘Waarderen en Investeren BSR’.

Daarin is opgenomen:

• 1.

  de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel;

• 2.

  de wijze van afschrijven.

2. Het dagelijks bestuur biedt aan het algemeen bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan, als bijlage bij de begroting. Hierbij wordt inzicht verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 15 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen, met uitzondering van de voorziening oninbaarheid van de invorderingsbaten. Hiervoor worden historische percentages van oninbaarheid gebruikt.

Artikel 16 Reserves en voorzieningen

1. In de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

2. Bij de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur inzicht in de stand en het verloop van de reserves en voorzieningen.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt in ieder geval aangegeven:

a. het specifieke doel van de reserve;

b. het bestedingsplan van de reserve

c. de voeding van de reserve;

d. de maximale hoogte van de reserve, en

e. de maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij.

Artikel 17 Kostprijsberekening

De overheadkosten worden apart verantwoord en doorberekend naar de betreffende programma’s.

In voorkomende gevallen moeten de kostprijzen extracomptabel worden berekend en vastgelegd.

Artikel 18 Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheid, bedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Dit artikel is niet van toepassing voor Belastingsamenwerking Rivierenland

Artikel 20 Financieringsfunctie

BSR trekt geen leningen aan en zet geen overtollig gelden uit.

Artikel 21 Lokale heffingen

Dit artikel is niet van toepassing voor Belastingsamenwerking Rivierenland

Artikel 22 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 23 Onderhoud kapitaalgoederen

1. Het dagelijks bestuur geeft bij de begroting in de paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ aan hoe wordt omgegaan met het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan het in gebruik van de gemeenschappelijke regeling zijnde gebouw.

2. Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ tevens verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud.

Artikel 24 Financiering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 25 Bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• 2.

  de kosten van inhuur derden;

• 3.

  de huisvestingskosten;

• 4.

  de automatiseringskosten;

• 5.

  het budgetten voor de accountant;

• 6.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• 7.

  beheersmaatregelen die zijn getroffen om in de toekomst tekortkomingen in de rechtmatigheid (fouten of onduidelijkheden in processen) te voorkomen;

• 8.

  bevindingen die onder de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording blijven, maar wel relevant zijn om het Algemeen Bestuur over te informeren (denk bijvoorbeeld aan aanbestedingsfouten) die van een redelijk omvang zijn, maar per saldo niet groter dan de verantwoordingsgrens;

• 9.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• 10.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• 11

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt;

• 12

  andere zaken die het dagelijks bestuur relevant vindt om het algemeen bestuur nader over te informeren.

Artikel 26 Verbonden partijen

Dit artikel is niet van toepassing voor Belastingsamenwerking Rivierenland

Artikel 27 Grondbeleid

Dit artikel is niet van toepassing voor Belastingsamenwerking Rivierenland

Artikel 28 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de levering van diensten door de gemeenschappelijke regeling en de maatschappelijke effecten hiervan;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 29 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de ambtelijke organisatie van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Rivierenland en een eenduidig toewijzing van de taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• h.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 30 Interne controle

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25 onder f. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vijf jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 31 Intrekking oude regeling

De ‘Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Belastingsamenwerking Rivierenland 2023’ wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 32 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2024;

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Belastingsamenwerking Rivierenland 2024;