herziene Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024

DEFINITIES

1. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

1.1 Doel inkoopbeleid

2. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

2.1 Wettelijke kaders

2.2 Richtsnoer het ARW 2016 (Aanbestedingsreglement voor Werken)

2.3 Grensoverschrijdend belang

2.4 Bepalen aanbestedingsprocedure

2.5 Mandatering

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

2.7 Klachtenprocedure

2.8 Uitzonderingen

2.10 Gunningscriterium

2.11 Concessieovereenkomsten

2.12 Algemene (inkoop)voorwaarden

2.13 Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij ICT (GIBIT)

2.14 De Nieuwe Regeling (DNR)

2.15 Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

2.16 Wet Bibob

3. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

3.1 Marktconsultatie

3.2 Samenwerking

3.3 Clusteren

3.4 Regionale economie en MKB

3.5 Verlagen administratieve lasten

3.6 Vergoeding bij inschrijving

4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

4.1 Integriteit

4.2 Maatschappelijke waarde

4.3 Innovatie

4.4 Uitnodigingsbeleid en leveranciersevaluatie (Better Performance) 

BIJLAGE

Drempelbedragen

DEFINITIES

Aanbesteden De uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met een of meerdere partijen komt.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij voor de gemeente.

College Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dantumadiel.

Diensten Diensten zoals bedoeld in art. 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Gemeente De gemeente Dantumadiel.

Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeente gericht opde verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

MVI Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.

Dokwurk Werk-, leerbedrijf Noardeast Fryslân.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/17/EU en 2014/18/EU.

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

ONOF Ondernemersfederatie Noordoost Fryslân.

Regionale ondernemer Een ondernemer die een vestiging heeft, zijnde geen postbus, binnen de geografische grenzen van de gemeenten Noardeast-Fryslân, Dantumadiel, Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen (ANNO).

Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

1.1 DOEL INKOOPBELEID

De inkoopdoelstellingen van de gemeente is af te leiden van de verschillende raads- of organisatiedoelen. Ze zijn strategisch van karakter en zijn onder meer gericht op het verlagen van de integrale inkoopkosten, het verminderen van toeleveringsrisico’s, het verhogen van product- en leverancierskwaliteit, het verhogen van de effectiviteit en efficiency en het verhogen van het aantal recht­matige inkopen.

Het Inkoopbeleid is gefundeerd op een vijftal ankers die elk vanuit een eigen invalshoek inhoud en betekenis geven aan de uitvoe­ring van het inkoopbeleid:

• 1.

  1. Het creëren van waarde binnen de kaders van wet- en regelgeving.

• 2.

  2. Het bevorderen van (regionale) marktwerking.

• 3.

  3. Ontwikkelen van een optimale prijs/kwaliteit verhouding in aanbestedingen.

• 4.

  4. Toezien op een beheersbaar en verantwoord risicoportfolio.

• 5.

  5. Duurzaamheid.

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid aldus de volgende doelstellingen realiseren:

Waardecreatie

Met waarde creatie beoogt de afdeling Inkoop haar experti­se maximaal aan te wenden binnen het inkoopproces opdat recht- en doelmatigheid op evenwichtige wijze de doelstellin­gen van de aanbesteding invult.

(Regionale) Marktwerking

Voor Dantumadiel is de verankering en verbinding in en met de regio Noordoost Friesland van levensbelang. Met als doel, waar mogelijk het versterken van lokale en regionale econo­mie en werkgelegenheid. Inkoop toetst of alle (Meervoudig Onderhandse) aanbestedingen gemotiveerd is omschreven of en op welke wijze (Regionale) Marktwerking wordt nage­streefd.

Optimale prijs/kwaliteit verhouding

Het leveren van ‘Value-for-Taxpayers-money’ is een van de grondbeginselen van het Aanbestedingsrecht. Deze verplich­ting uit wet- en regelgeving wordt door Inkoop gemonitord op basis van objectieve en transparante expertise. Met andere woorden: leiden de verschillende (sub-) gunningscriteria er­toe dat aan de ene kant aanbestedingsdoelstellingen worden gerealiseerd en anderzijds hiervoor een faire prijs wordt be­taald.

Beheersbare risico’s

De ambities uit het strategisch plan van Dantumadiel zal in aanbestedingen telkens vergezeld worden met een grondige risicoanalyse. Vanuit het perspectief van governance zal In­koop hierin objectief en transparant adviseren.

Duurzaamheid

De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwik­keling en stelt daarom bij inkopen en aanbestedingen duur-zaamheidscriteria. Duurzaam inkopen levert een belangrijke bijdrage aan de balans van de drie P’s: People, Planet en Profit. De gemeente wil zuinig omgaan met o.a. energie en grondstoffen en minder afval produceren. Om dit te bereiken, zet ze onder andere in op duurzaam inkopen. Sociale en mi­lieuaspecten worden meegenomen in het inkoopproces door middel van duurzaamheidscriteria.

Om de gemeentelijke inkoopdoelstellingen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële, economische uitgangspun­ten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

Met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid, heeft de gemeente een actueel beleid dat voldoet aan alle huidige wet- en regelgeving. De gemeente neemt de Europese en Nationale aanbestedingswetgeving en flankerend beleid met de daarbij behorende Richtlijnen, richtsnoeren en jurisprudentie in acht. Daarbij wordt specifiek aandacht geschonken aan de algemene beginselen van Europees Aanbestedingsrecht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Deze basisbeginselen zijn:

• 1.

  Gelijke behandeling/Niet discrimineren: De gemeente behandelt aanbieders op gelijke wijze.

• 2.

  Transparantie: Het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn.

• 3.

  Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben.

• 4.

  Proportionaliteit: De last moet in verhouding zijn tot de/het gevraagde Dienst en-/of Levering of werk. De gestelde eisen, voor­waarden en criteria aan ondernemers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerk van de opdracht. Eisen, voorwaarden en criteria worden toegepast met in achtneming van de Gids Proportionaliteit.

• 5.

  Wederzijdse erkenning: Het erkennen van elkaars normen en wet- en regelgeving.

• 6.

  Fair-Play: De gemeente handelt zonder vooringenomenheid.

Het spreekt voor zich dat inkooptrajecten aan de eisen van rechtmatigheid moeten voldoen.

2.1 Wettelijke kaders

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uit­zonderingen op (Europese) wet- en regelgeving wordt door de gemeente restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• 1.

  Aanbestedingswet 2012: dit wettelijk kader implemen­teert de Europese Richtlijnen. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en onder de drempel­waarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen;

• 2.

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig uit de Europe­se Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momen­teel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie en uit jurisprudentie van het Europese Hof;

• 3.

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeen­komsten;

• 4.

  Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeente;

• 5.

  Algemene Wet Bestuursrecht: onder andere de algeme­ne beginselen van behoorlijk bestuur voor zover deze gecodificeerd zijn;

• 6.

  Wet markt en overheid: regels om concurrentie door de overheid op de markt tegen te gaan;

• 7.

  De algemene beginselen van Europees Aanbestedings-recht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

• 8.

  Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen & Diensten.

2.2 Richtsnoer het ARW 2016

(Aanbestedingsreglement voor Werken)

Bij het plaatsen van opdrachten voor Werken onder de Eu­ropese drempelwaarden moet de gemeente, in beginsel, verplicht het ARW 2016 toepassen. Voor Werken boven de Europese drempelwaarden staat het vrij om het ARW 2016 toe te passen. Ook kan het ARW worden toegepast op aan Werken gerelateerde Diensten en Leveringen. Dit kunnen Europese- en Nationale aanbestedingen zijn.

2.3 Grensoverschrijdend belang

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie­opdrachten zowel boven de (Europese) drempelbedragen alsook beneden de (Europese) drempelbedragen, met een duidelijk grensoverschrijdend belang de algemene beginse­len van gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning in acht.

2.4 Bepalen aanbestedingsprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeen­te de volgende methode:

Stap 1: Werk, Levering of Dienst?

Werk

De definitie van ‘Werken’ is: het product van bouw- dan wel water- of wegenbouwkundige Werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of techni­sche functie te vervullen. Hieronder vallen alle bouwkundige en civieltechnische Werken zoals de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg.

Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder Werken. In bijlage II van de Richtlijn 2014/24/EU staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder Werken vallen.

Levering

De definitie van een Levering’ is: alle opdrachten met betrek­king tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Het gaat in dit geval om een over­heidsopdracht die betrekking heeft op de levering van pro­ducten en in bijkomende orde op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van deze producten. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de levering van kantoorartikelen, warme drankenvoorzieningen en WMO hulpmiddelen.

Dienst

De definitie van een Dienst’ is: alle opdrachten die niet als Levering of Werk kunnen worden aangemerkt. Diensten zijn niet tastbaar. Voorbeelden van Diensten zijn schoonmaak-dienstverlening, accountantsdienstverlening, hulp bij het huishouden of ingenieursdiensten.

Combinatie

Het komt wel eens voor dat een overheidsopdracht onder meerdere regimes valt. Denk bijvoorbeeld aan het leveren en plaatsen van openbare verlichting. In dat geval moet be­rekend worden wat de hoogste waarde heeft, het werk, de Levering of de Dienst. Als de Levering de hoogste waarde heeft, dan valt de opdracht onder Leveringen.

Stap 2: Bepalen van de opdrachtwaarde

De te volgen aanbestedingsprocedure vloeit voort uit de to­tale opdrachtwaarde, exclusief BTW maar inclusief alle mo­gelijke opties en verlengingen. Alle gelijksoortige opdrach­ten binnen de gemeente moet daarvoor bij elkaar opgeteld worden. Het ‘knippen’ in opdrachten om daarmee onder het Europese drempelbedrag te komen, is verboden. Het is wel mogelijk om de opdracht in percelen te verdelen of meer­dere individuele Europese aanbestedingen te organiseren. Voor opdrachten die over langere tijd plaatsvinden, zijn spe­cifieke regelingen opgenomen voor het bepalen van de op-drachtwaarde. Voor opdrachten met een vaste looptijd van maximaal 12 maanden (het betreft hier geen opdrachten die jaarlijks verlengd worden met dezelfde leverancier) geldt de totale waarde voor de gehele looptijd. Bedraagt de looptijd meer dan 12 maanden, dan betreft het de totale waarde met inbegrip van de geraamde restwaarde. Ook kan het gaan om een opdracht voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald. Dan geldt als contractwaarde het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.

Bij een raamovereenkomst dient de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrach­ten als uitgangspunt te worden genomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde. Bij de raming van de waarde van een overheidsopdracht voor Werken houdt de gemeente re­kening met de waarde van de Werken en met de geraam­de totale waarde van de voor de uitvoering van die Werken noodzakelijke Leveringen en Diensten die door de gemeente ter beschikking van de aannemer wordt gesteld.

Stap 3: Drempelbedragen

De gemeente verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in de ta­bel in bijlage 1.

Stap 4: Criteria voor bepalen inkoopprocedure

De te volgen inkoopprocedure wordt tezamen met de inkoop- 

adviseurs bepaald aan de hand van de volgende criteria:

• 1.

  Omvang van de opdracht;

• 2.

  Transactiekosten voor de gemeente en de inschrijvers;

• 3.

  Aantal potentiële inschrijvers;

• 4.

  Gewenst eindresultaat;

• 5.

  Complexiteit van de opdracht;

• 6.

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Hiernaast kan ervoor worden gekozen om voor zover de re­gelgeving dat toelaat, een bijzondere procedure te volgen, zoals een prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, innovatie partnerschap, dynamisch aankoopsysteem, prestatie-inkoop (Best Value Procurement) of een onderhandelingsprocedure.

2.5 Mandatering

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uit­gangspunten geformuleerd voor het handelen van de ge­meente ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Echter, dit beleid gaat niet in op de vraag wie er bevoegd is om de gemeente te binden aan overeenkomsten met een derde (bij­voorbeeld een bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegd­heid wordt namelijk geregeld in de mandaatregeling. Wel is het zo dat het proces van inkopen en aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om de gemeente te binden aan over­eenkomsten, onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces wordt in de praktijk altijd gevolgd of afgesloten met een overeenkomst. Om bovenstaande reden dienen voorafgaand aan het traject en bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de bepalingen van de geldende mandaatregeling nageleefd te worden.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover één en ander op basis van de gelden­de wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente dient al­tijd te worden voorzien van een advies van de inkoopadviseur.

Volgens artikel 4:84 Awb dient een bestuursorgaan te han­delen overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben, die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. In de praktijk en naar aanleiding van rechtspraak betekent dit het volgende. Ervan uitgaande dat de beleidsregel rechtmatig is, is er alleen reden voor afwijken in een geval van bijzondere omstandigheden.

2.7 Klachtenprocedure

Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument de klachtenprocedure opgenomen. De gemeente vermeldt hierbij op welke wijze ondernemers hun klachten ten aanzien van de betreffende aanbestedingsprocedures kunnen indie­nen en op welke wijze en op welke termijn de klachten ver­volgens zullen worden behandeld en zullen worden afgedaan. Klachten zullen nooit worden behandeld door een ambtenaar die bij de betreffende aanbesteding betrokken was.

2.8 Uitzonderingen

Er zijn situaties waarvoor de aanbestedingsregels niet of slechts in beperkte mate gelden. De voor de gemeente belang­rijkste uitzonderingen liggen op het gebied van de publiek-pu­blieke samenwerking, alleenrechten, horizontale (zuiver inbe-steden) en verticale samenwerking (quasi-inbesteden). Om ervoor te zorgen dat de samenwerking niet leidt tot vervalsing van de mededinging ten opzichte van ondernemers worden strikte voorwaarden gesteld aan gunning van een opdracht bij dergelijke samenwerking. De gemeente kan de genoemde vormen toepassen als aan de geldende regelgeving op deze onderwerpen is voldaan.

2.8.1 Sociale en andere specifieke diensten

Voor zogenoemde Sociale en andere specifieke Diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze Diensten. Dit zijn bijvoorbeeld Diensten op het gebied van onderwijs, gezond- 

heidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratie­diensten voor onderwijs en enkele juridisch Diensten. Er wordt onderscheid gemaakt naar de volgende drempelbedragen:

• 1.

  Boven de drempel - €750.000

De specifieke voorschriften die gelden voor een soci­ale en andere specifieke Diensten staan genoemd in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van € 750.000 overschrijdt. Een aankondiging (met eventueel een vooraankondiging) en een gunningsbericht zijn bij deze procedure verplicht. In de aankondiging moeten onder meer de technische specificaties van de opdracht worden opgenomen. Daarbij moeten de hoofdkenmer­ken van de gunningsprocedure worden toegelicht. De gegunde opdracht moet verplicht gepubliceerd worden op TenderNed.

• 1.

  Onder de drempel - €750.000

Bij Sociale en andere Specifieke Diensten onder de € 750.000 wordt een Nationale aanbesteding of een (meervoudige) onderhandse procedure gebruikt, waarbij een proportioneel aantal offertes gevraagd wordt. Indien er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend be­lang zal de opdracht moeten worden aangekondigd.

2.10 Gunningscriterium

De gemeente moet bij aanbestedingen gunningscriteria op­stellen. Op duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze, moeten inhoudelijke criteria voor de keuze van de beste aan­bieding worden opgesteld. Degemeente kan kiezen tussen drie sub gunningscriteria:

• 1.

  beste prijs-kwaliteitverhouding;

• 2.

  laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit;

• 3.

  laagste prijs.

Voor Europese aanbestedingen en aanbestedingen onder de drempel op grond van de aanbestedingswet is het gebruik van de beste prijs-kwaliteitverhouding het uitgangspunt.

2.10.1 Beste prijs- kwaliteitverhouding (Beste PKV) Bij beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV, voorheen EMVI) wegen naast prijs ook andere kwaliteitsaspecten mee in de beoordeling van inschrijvingen.

2.10.2 Laagste kosten op basis van

kosteneffectiviteit

Sinds 1 juli 2016 is het mogelijk om op basis van laagste kosten een opdracht te gunnen. Het gaat om laagste kosten die berekend zijn op basis van kosteneffectiviteit zoals leven-scycluskosten. De levenscycluskosten hebben betrekking op de kosten gedurende de gehele levenscyclus van een dienst, Levering of Werk zoals:

• 1.

  Kosten gedragen door de gemeente of andere gebrui­kers in verband met de verwerving, de interne kosten (bij­voorbeeld voor benodigde research), de ontwikkeling, de productie, het vervoer, het onderhoud, het verbruik en de verwijdering of het hergebruik.

• 2.

  Kosten toegerekend aan externe milieueffecten, zoals verontreiniging veroorzaakt door de winning van de in het product verwerkte grondstoffen, door het product zelf of bij de productie ervan, mits deze in geld uitgedrukt en ge­controleerd kunnen worden.

2.10.3 Laagste prijs

Het laagste prijs criterium is het eenvoudigste criterium om te hanteren bij een gunning. Alleen de prijs telt. Een in­schrijving die niet aan de minimumkwaliteit voldoet wordt terzijde gelegd en een inschrijving die uitgaat boven de minimumkwaliteit wordt niet extra gewaardeerd. Dit crite­rium wordt alleen gebruikt als de gewenste kwaliteit vast­staat, zoals bij elektriciteit, of als het bestek de te leveren prestatie zeer nauwkeurig omschrijft zoals vaak het ge­val is bij de aanbesteding van bouwwerken/ infrastructuur (met name RAW (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw)-bestekken).

 2.11 Concessieovereenkomsten

De gemeente kan bij opdrachtverlening ook te maken krij­gen met concessieovereenkomsten voor (openbare) Werken en voor Diensten. Bij concessieovereenkomsten geeft de gemeente een opdracht aan een concessiehouder, waarbij er een exclusief exploitatierecht op het te realiseren Werk of Dienst aan laatstgenoemden wordt gegeven. Denk bijvoor­beeld aan de exploitatie van parkeergarages, zwembaden, reclamemasten, afvalverwerking, cateringdiensten of bij ver­voersconcessies.

Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenpres­tatie voor de uitvoering van het Werk of de Dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Kenmerkend is dat het exploitatierisico ligt bij de exploitant. Als dit laatste niet het geval is, dan is geen sprake van een concessie, maar van een gewone overheidsopdracht.

2.11.1 Concessie voor Diensten

Een concessie voor Diensten heeft over het algemeen de­zelfde kenmerken als een normale overheidsopdracht voor Diensten, met als verschil dat de tegenprestatie van de aan­bestedende Dienst niet bestaat uit een betaling, maar uit verlening van een exploitatierecht. De Europese commissie heeft aangegeven dat er sprake is van een duidelijke indica­tie van een concessie, indien het economische risico van de exploitatie, van de aanbestedende Dienst aan de marktpartij wordt overgedragen. Een voorbeeld is de verlening van een overheidsopdracht van een decentrale overheid aan een an­dere partij, om een welzijnsdienst of reclamediensten uit te voeren en te exploiteren.

2.11.2 Concessie voor Werken

Een concessieovereenkomst voor Werken betreft een over­eenkomst met dezelfde kenmerken als overheidsopdrach­ten voor Werken. Alleen bestaat de tegenprestatie bij een concessie zoals genoemd, hetzij uit uitsluitend het recht het Werk dat het voorwerp van de overeenkomst vormt, te exploi­teren, hetzij in dit recht en een betaling. Een voorbeeld van een concessie voor Werken is een decentrale overheid die aan een andere partij een opdracht verleent om een parkeer­garage te bouwen en te exploiteren. De verlening van het recht om het Werk te exploiteren vormt een tegenprestatie voor de bouw van de garage.

 2.12 Algemene (inkoop)voorwaarden

Bij inkopen en aanbestedingen voor Leveringen en Diensten van de gemeente wordt in principe de algemene Inkoopvoor­waarden van de gemeente van toepassing verklaard. De al­gemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leveran­cier worden van de hand gewezen.

Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaar­den door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat algemene inkoop­voorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden daarop aan te passen. Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld dan passt de gemeente deze integraal toe.

2.13 Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij ICT (GIBIT)

De VNG heeft in samenwerking met gemeenten en leveran­ciers de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) op­gesteld met de bedoeling uniforme voorwaarden te maken voor gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverban­den. De gemeente past deze GIBIT voorwaarden toe bij het inkopen van ICT.

2.14 De Nieuwe Regeling (DNR)

Voor projecten waarbij het gaat om ontwerpen, adviseren en organiseren in de gebouwde omgeving (bv. door architecten, ingenieurs en andere (stedenbouwkundige) adviseurs) kan het handig zijn de algemene branchevoorwaarden DNR te gebruiken. De gemeente kan, in de door henzelf aan te wij­zen situaties, gebruik maken van de DNR, wanneer zij dat voor een goed verloop van het project aangewezen achten.

2.15 Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algeme­ne voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005). Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisa­tie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan. Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, wordt de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer ta­ken en meer verantwoordelijkheden. De gemeente past de UAV 2012 en/of de UAV-GC 2005 zo veel mogelijk toe.

2.16 Wet Bibob

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het open­baar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan een bestuursorgaan een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij indien het ver­moeden bestaat dat de overheidsopdracht misbruikt wordt om ‘criminele’ activiteiten te faciliteren. Op 1 augustus 2020 is de Wet Bibob gewijzigd. De wet is van toepassing op alle overheidsopdrachten.

De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid voor on­derzoek door gebruik van minder vergaande instrumenten in de vorm van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocu-ment, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. Het Bibob-advies is verstrekkender dan de informatie die de Gedragsverklaring Aanbesteden aantoont. Het Bibob-onderzoek is ook een zwaar middel dat een forse inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene en/ of zijn zakelijke omgeving. Er wordt een zorgvuldige afwe­ging gemaakt of toepassing van het Bibob-instrumentarium proportioneel is.

ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

3.1 Marktconsultatie

Een marktconsultatie is een, door de gemeente, georgani­seerde informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding. Ondernemers zijn als potentiele leverancier belanghebbende partijen, maar ook burgers (als afnemer van bepaalde Diensten) en belangen­organisaties kunnen worden uitgenodigd. Aan de hand van de opgedane informatie en inzichten stelt de gemeente de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht vast. Dit kunnen zeer concrete vragen zijn: welke selectie- of gun-ningscriteria moeten worden toegepast, en welke gewichten moeten worden verbonden aan de gunningscriteria in een ‘Beste Prijs Kwaliteit verhouding‘ (Beste PKV) aanbesteding? Maar het kan juist ook gaan over het inzicht krijgen in of zicht krijgen op mogelijke oplossingen voor een probleem. Ook kan de markt om ideeën gevraagd worden. Bijvoorbeeld door het stellen van vragen aan de markt zoals: ‘Welke vragen zou de gemeente moeten stellen, opdat u voor het geschetste probleem de meest ideale oplossing kunt benoemen?’.

3.2 Samenwerking

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog hebben voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samen­werkingen binnen de eigen organisaties als voor samenwer­kingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld be­trekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelge­ving. Daarbij dient wel rekening gehouden te worden met de bepalingen ten aanzien van clusteren zoals omschreven in paragraaf 3.3.

3.3 Clusteren

Het is niet toegestaan om opdrachten onnodig te clusteren c.q. samen te voegen. Bij het samenvoegen van opdrach­ten houdt de gemeente rekening met de structuur en de concurrentie in de markt, de organisatorische gevolgen en risico’s voor de gemeente en de ondernemer en de mate van samenhang van de opdrachten. Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging ge­borgd blijft en de concurrentie niet merkbaar c.q. verder dan noodzakelijk wordt beperkt. Voordat opdrachten wor­den samengevoegd wordt in ieder geval acht geslagen op:

• 1.

  de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang;

• 2.

  tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden-en kleinbedrijf;

• 3.

  de organisatorische gevolgen en risico’s van de samen­voeging van de opdrachten voor de gemeente en de on­dernemer;

• 4.

  de mate van samenhang van de opdrachten.

Indien de gemeente besluit om opdrachten samen te voegen, dan zal dit bij de bepaling van de aanbestedingsstrategie en in het aanbestedingsdocument worden gemotiveerd en wordt de opdracht verdeeld in percelen. Wanneer het verdelen in percelen niet als passend wordt geacht, dan wordt dit ook gemotiveerd in het aanbestedingsdocument.

3.4 Regionale economie en MKB

De gemeente heeft het uitgangspunt om de regionale econo­mie zoveel mogelijk te stimuleren, zonder dat dit tot eniger­lei vorm van ongelijke behandeling van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse uitnodiging en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding is toege­staan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers. Dit doet de gemeente door, in­dien mogelijk, bij iedere meervoudig onderhandse aanbeste­ding tenminste één leverancier uit de regio uit te nodigen.

Midden- en kleinbedrijf (MKB).

De gemeente heeft als doel om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen en aanbestedin­gen. Onder MKB wordt verstaan een bedrijf met max. 100 medewerkers. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt bij inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door opdrachten zinvol te verdelen in klei­nere percelen bij aanbestedingen, het verminderen van de lasten en het niet gebruiken van onnodig zware selectie- en gunningscriteria zodat bedrijven uit het MKB ook aan “grote­re” aanbestedingen deel kunnen nemen. De gemeente streeft er op deze manier naar zoveel mogelijk opdrachten open te stellen voor het MKB (zie hiervoor verder paragraaf 4.4).

3.5 Verlagen administratieve lasten

De gemeente verlicht de administratieve lasten door zo­veel mogelijk gebruik te maken van uniforme documenten en werkwijzen, die eraan bijdragen dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende soor­ten documenten en procedureregelingen worden geconfron­teerd. Daar waar nog niet digitaal wordt aanbesteed, wordt bijvoorbeeld gewerkt met model aanbestedingsdocumenten. Voor de bewijslast zal het Uniforme Europese Aanbeste-dingsdocument worden gebruikt. Ondernemers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij de inschrijving aan te leveren maar kunnen volstaan met dit document.

3.6 Vergoeding bij inschrijving

De gemeente geeft in beginsel geen vergoeding van inschrijf­kosten. Alleen voor aanbestedingen waarbij van de inschrij­vers onevenredig veel werkzaamheid wordt gevraagd om tot een inschrijving te komen, kan een tegemoetkoming in de kosten plaatsvinden. Dit kan zich voordoen bij het vragen om een voorontwerp of bij een prijsvraag.

ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

De gemeente kan naast een doelmatige verhouding tussen prijs en kwaliteit ook andere belangen hebben. Deze belangen worden verwoord in ethische en ideële uitgangspunten en voorzien in aspecten waarmee bij inkopen en aanbesteden rekening gehouden moet worden.

4.1 Integriteit

De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voor­op. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuur­ders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes ten aanzien van integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenconflicten worden voorkomen.

De gemeente zorgt ervoor dat er passende maatregelen worden genomen om belangenconflicten tijdens de aanbe-stedingsprocedures doeltreffend te voorkomen, te onderken­nen en op te lossen teneinde vervalsing van mededinging te vermijden en gelijke behandeling van alle ondernemers te verzekeren. Een belangenconflict betreft bijvoorbeeld de si­tuatie waarbij ambtenaren of bestuurders die betrokken zijn bij een aanbesteding financiële of andere persoonlijke belan­gen hebben bij de uitkomst van een procedure.

De gemeente beoogt enkel integere ondernemers te contrac­teren. De gemeente wil enkel zaken doen met integere on­dernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoor­beeld door het gebruik van het ‘Uniforme Europese Aanbe-stedingsdocument’ in combinatie met de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Maatschappelijke waarde

De gemeente draagt zorg voor het leveren van zo veel mo­gelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen bij het aangaan van een schriftelijke overeenkomst. De ge­meente verstaat onder maatschappelijke waarde: “Het (ex­tra) voordeel dat een inkoopproces oplevert voor een ge­meenschap of voor de maatschappij.” De gemeente geeft in haar inkoopfunctie bewust en structureel inhoud aan haar maatschappelijke rol, op een wijze die verder gaat dan de wet verplicht en leidt tot toegevoegde waarde voor zowel de eigen organisatie als de maatschappij. Dit doet de gemeente door maatregelen te nemen op het gebied van:

• 1.

  duurzaam inkopen;

• 2.

  social return on investment;

• 3.

  sociale werkvoorziening;

• 4.

  innovatie.

4.2.1 Duurzaamheid

De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwik­keling en stelt daarom bij inkopen en aanbestedingen duur-zaamheidscriteria. Onder duurzame ontwikkeling verstaat de gemeente: een ontwikkeling die voorziet in de behoef­ten van de huidige generatie, zonder daarmee voor toe­komstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. Voor wat betreft de concrete uitvoering van deze duurzaamheidsontwikke-ling dient het volgende onderscheid gemaakt te worden:

• 1.

  eisen aan de leveranciers

(door middel van geschiktheidseisen);

• 1.

  eisen aan de producten

(door middel van materiële criteria);

• 1.

  wensen aan de producten (door middel van gunnings-criteria).

Zowel voor de eisen aan de leveranciers als aan de in te kopen producten wordt aansluiting gezocht bij de door de Rijksdienst Ondernemend Nederland ontwikkelde criteria voor duurzaam Inkopen. Dit zijn criteria waaraan leveranciers en producten dienen te voldoen bij een inschrijving. De ge­wijzigde wet biedt meer mogelijkheden voor dialoog met de markt en meer ruimte voor het uitvragen van duurzame en in­novatieve oplossingen. Een nieuwe aanbestedingsprocedure hiervoor is het innovatiepartnerschap.

4.2.2 Sociale werkvoorziening Dokwurk

Bij aanbestedingen waarbij er mogelijkheden zijn om gebruik te maken van de inzet vanuit de sociale werkvoorziening, zullen deze moge­lijkheden binnen de wettelijke kaders, worden benut.

De gemeente maken daarbij gebruik van het Werk- Leerbe­drijf.

Het werkvoorzieningsschap is een zelfstandige organisatie en maakt geen onderdeel uit van de gemeente. Het betreft een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschap­pelijke regelingen. De gemeente kan een opdracht aan een Sociale Werkvoorzieningsschap verlenen zonder toepassing van de (gehele) Europese aanbestedingsrichtlijn, wanneer het voldoet aan de voorwaarden uit wet- en regelgeving en jurisprudentie op dit gebied.

4.2.3 Social Return

Social return is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente hecht grote waarde aan het ver­beteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

De gemeente heeft als doel haar eigen Inkoop- en aanbeste-dingsbeleid in te zetten voor:

• 1.

  het creëren van lokale arbeidsmogelijkheden: leerwerk­en werkervaringsplekken, stage;

• 2.

  het stimuleren van sociaal ondernemen;

• 3.

  het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

De gemeente vraagt met SROI opdrachtnemers een bij­drage te leveren aan de versterking van de sociale in­frastructuur. Inkopen en aanbesteden zijn instrumenten zowel voor inkopen en aanbestedingen van Wer­ken, Leveringen als Diensten. Hiervoor verplicht de ge­meente zich om vanaf € 100.000 voor Diensten en vanaf € 250.000 voor Werken een Social Return eis van 2% van de totale opdrachtsom exclusief BTW op te nemen. Daarnaast kan een gunningscriterium worden toegevoegd tot 5% van de totale opdrachtsom exclusief BTW. Het vaststellen van de de­finitieve SROI-component blijft maatwerk, dat wil zeggen dat deze branche- en projectspecifiek is en proportioneel wordt toegepast. Dokwurk is specialist op het gebied van Social Return in de regio. De gemeente heeft Dokwurk aangewend om samen met de opdrachtnemer vorm te geven aan SROI. Voor opdrachtnemers die hun SROI verplichting moeilijk bin­nen de opdracht kunnen invullen biedt Social Return ruimte, in overleg met Dokwurk voor een eigen en creatieve invulling van Social Return.

4.2.4 Aanvaardbare omstandigheden

Bij alle inkopen van de gemeente geldt dat deze Leveringen, Diensten of Werken geweerd worden indien zij niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Ook discriminatie bij werving en selectie van personeel en discri­minatie van klanten kan een reden zijn voor het weren van inkoop.

4.3 Innovatie

De gemeente is een groot voorstander van innovatie en kan met het Inkoop- en aanbestedingsbeleid impact hebben op bestaande, opkomende en nieuw (te ontwikkelen) markten. Het is daarbij belangrijk een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen. Innovatiege­richt inkopen gaat over de inkoop van verbeterde en vernieu­wende producten ten behoeve van een betere dienstverle­ning door de gemeente. Innovatiegericht inkopen heeft soms tot doel een oplossing, product of dienst in te kopen die de gemeente nog niet kent, of die er nog niet is. In het laatste ge­val dient de gemeente de betreffende oplossing, het betref­fende product of dienst samen met de markt te ontwikkelen. Innovatief inkopen gaat over vernieuwing in het proces van aanbesteden. Een vernieuwing in het proces kan soms leiden tot een betere inkoop. De gemeente wil innovatiegericht in­kopen en innovatief inkopen koppelen aan hun behoefte aan slimme oplossingen voor regionale uitdagingen, zoals mobi-liteitsvraagstukken, de transitie naar een circulaire economie en een gezonder klimaat. De gemeente wil dit bereiken door:

• 1.

  Maatschappelijke vraagstukken in de markt te zetten in plaats van oplossingen. Slimme oplossingen bedenk je vaak samen met de markt. Deze manier van samen­werken vraagt om een andere benadering ten aanzien van de inkooprelatie. De gemeente zoekt de ruimte in haar aanbestedingen door oplossingen voor maatschap­pelijke vraagstukken op een open manier uit te vragen. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de beschikbare innovatieve inkoopmethodes, zoals bijvoor­beeld, Best Value Procurement, het innovatiepartner­schap en de prijsvraagmethode.

• 2.

  Samen te werken met startende en sociale ondernemers. De gemeente werkt samen met (startende) onderne­mers om vernieuwende oplossingen voor maatschappe­lijke vraagstukken te ontwikkelen. Startups (waaronder sociale ondernemers) zijn vaak innovatieve onderne­mers en dragen bij aan economische groei en werkge­legenheid. De gemeente wil in het bijzonder startups een kans geven door als overheid soms op te treden als (eerste) klant of investeerder in onderzoek en realisatie.

4.4. Uitnodigingsbeleid en leveranciers­evaluatie (Better Performance)

De gemeente zal voor onderhandse opdrachten de selectie van Ondernemer(s) objectiveren volgens de Aanbestedings-wet 2012. Een belangrijk onderdeel van het uitnodigingsbe-leid kan de leveranciersevaluatie zijn.

Leveranciersevaluatie is een onderdeel van de uitvoering van het contractmanagement. De prestaties van gecontracteerde Ondernemers worden periodiek geëvalueerd. Een frequentie en moment worden bepaald door de aard van de opdracht (looptijd van het contract, financiële risico’s, is er sprake van een project, etc.). De methode van beoordeling is objectief en transparant. De informatie uit de leveranciersevaluaties wordt gebruikt voor besluitvorming betreffende contractver­lenging en mogelijk uitnodigingen in nieuwe aanbestedingen. Slecht presteren kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van één of meer Ondernemers bij onderhandse aanbestedingen.

BIJLAGE

Drempelbedragen

De Europese Commissie stelt elke twee jaar de Europese drempelbedragen vast.