Regeling budgethouderschap Veiligheidsregio Fryslân 2025

Artikel 1 Begrippen

Veiligheidsregio Fryslân

• • Directie: de directeur veiligheid en de directeur gezondheid.

• • Directeur veiligheid: functionaris als in bedoeld in artikel 25, lid 3 Wet veiligheidsregio's, belast met de leiding van het organisatieonderdeel brandweer.

• • Directeur gezondheid: functionaris als bedoeld in artikel 14, lid 3 Wet publieke gezondheid, belast met de leiding van het organisatieonderdeel gezondheid.

• • Directieteam: de directeur veiligheid, de directeur gezondheid, de directeur bedrijfsvoering en de directiesecretaris.

• • Adjunct-commandant brandweer: de functionaris die door de directeur veiligheid gemandateerd is om namens hem/ haar leiding te geven aan het organisatieonderdeel brandweer.

• • Adjunct-directeur publieke gezondheid: de functionaris die door de directeur gezondheid gemandateerd is om namens hem/ haar leiding te geven aan het organisatieonderdeel GGD.

• • Directeur bedrijfsvoering: functionaris belast met de leiding van het organisatieonderdeel bedrijfsvoering.

• • Master budgethouder (directie): degene die op grond van Organisatieverordening belast is met de uitvoering van de aan het dagelijks bestuur opgedragen taken en producten en die namens het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van een op grond van artikel 2 van de financiële verordening door het algemeen bestuur benoemd programma.

• • Semi-master budgethouder (directeur bedrijfsvoering); degene die op grond van Organisatieverordening belast is met de uitvoering van de aan het dagelijks bestuur opgedragen taken en producten van het onderdeel bedrijfsvoering en die namens het directieteam verantwoordelijk is voor de uitvoering van de intern opgestelde begroting van bedrijfsvoering.

• • Budgethouder (afdelingshoofd); degene die door master budgethouder of semi-master budgethouder aangewezen is om namens hem uitvoering te geven aan een deel van het programma en op grond hiervan te realiseren activiteiten en producten en die de bevoegdheid heeft om voor rekening van de veiligheidsregio overeenkomsten (verplichtingen) aan te gaan.

• • Budgetbeheerder de functionaris die via ondermandaat (in ruime zin) van de budgethouder de bevoegdheid heeft gekregen om voor rekening van de veiligheidsregio overeenkomsten (verplichtingen) aan te gaan. De clusterhoofden binnen een afdeling zijn in ieder geval budgetbeheerder.

• • Prestatieverklaarder (opdrachtgever in I Flow/ besteller in Inconto); degene die bevoegd is namens de budgethouder de geleverde prestatie akkoord te verklaren.

• • Budget; de op basis van de vastgestelde begroting, programma's en productie geraamde uitgaven onderverdeeld naar de verschillende kostensoorten en plaatsen.

• • Resultaten; de beoogde resultaten behorend bij een toegekend budget en die weergeven in welke kwaliteit en kwantiteit door budgethouder resultaten voortgebracht moet worden.

Artikel 3 Rechten en verplichtingen (semi-)master budgethouder

• 1. De (semi-)master budgethouder verstrekt (of laat verstrekken) aan de afdeling finance en control alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de veiligheidsregio, de budget- en kredietbewaking, de begroting, de rapportages en de(jaar)verslaglegging nodig zijn en zorgt ervoor dat op de juiste wijze inzicht wordt verkregen inde voortgang activiteiten.

• 2. De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van prestatiegegevens en kengetallen ligt bij de (semi-)master budgethouder

• 3. De (semi-) master budgethouder houdt de op zijn/haar budget betrekking hebbende lopende verplichtingen inzake uitgaven zodanig bij, dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget steeds bekend is. Hij draagt daarbij zorg voor de vastlegging van in de bij de organisatie in gebruik zijnde informatiesystemen.

• 4. De (semi-)master budgethouder is verantwoordelijk voor de realisering van inkomsten, het aangaan van verplichtingen met derden (lees: voor het sluiten van overeenkomsten met derden) tot levering van goederen en tot levering van diensten. Daarnaast is de (semi-)master budgethouder verantwoordelijk voor de realisering van overeengekomen prestaties.

• 5. De semi-master budgethouder mag binnen een product en/of kostenplaats substitutie toepassen op de beïnvloedbare kostencategorieën de substitutie zolang dit geen gevolgen heeft voor de intern vastgestelde begroting van het onderdeel bedrijfsvoering. Van deze substitutie zorgt de semi-master budgethouder voor verwerking door de afdeling finance en control zodanig dat de substitutie administratief doormiddel van een administratieve begrotingswijziging kan worden vastgelegd.

• 6. De master budgethouder mag binnen een product en/of kostenplaats substitutie toepassen op de beïnvloedbare kostencategorieën de substitutie zolang dit geen gevolgen heeft voor de programmabegroting. Van deze substitutie zorgt de master budgethouder voor verwerking door de afdeling finance en control zodanig dat de substitutie administratief doormiddel van een administratieve begrotingswijziging kan worden vastgelegd.

Artikel 4 Rechten en verplichtingen budgethouder

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor het voeren van het beheer over een deel van het deelbudget wat deel uitmaakt van het onder verantwoordelijkheid van de (semi-)master budgethouder, het aangaan van verplichtingen met derden (lees: voor het sluiten van overeenkomsten met derden) tot levering van goederen en tot levering van diensten zover dit binnen het geldende mandaat valt. Daarnaast is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisering van overeengekomen prestaties.

• 2. De budgethouder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden, dat voldaan wordt aan de eisen van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van het budget.

• 3. De budgethouder rapporteert een dreigende overschrijding en/of onderschrijding van het budget bij de master budgethouder. Bij een rapportage waarbij aanvullend budget wordt gevraagd, wordt deze rapportage in overleg met de afdeling finance en control opgesteld.

• 4. De budgethouder mag binnen een product en/of kostenplaats substitutie toepassen op de beïnvloedbare kostencategorieën voor zover de subproducten onder het eigen budget vallen en de substitutie geen gevolgen heeft voor de productenbegroting. Van deze substitutie doet de budgethouder mededeling aan de afdeling finance en control zodanig dat de substitutie administratief kan worden vastgelegd. Met dien verstande dat deze substitutieslechts plaats kan vinden tussen budgetten voor zover betrekking hebbend op maximaal één jaarschijf.

Artikel 5 Aangaan van verplichtingen

• 1. Een budgethouder mag verplichtingen als bedoeld in artikel 4 lid 1, aangaan tot € 50.000,--, nadat hij heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichting direct verband houdt met de te realiseren prestatie.

• 2. De budgethouder kan voor een doelmatige invulling van de werkzaamheden de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen via ondermandaatverlening overdragen aan een budgetbeheerder. Het verlenen van ondermandaat aan clusterhoofden is verplicht.

• 3. De ondermandaatverlening aan een budgetbeheerder, niet zijnde clusterhoofd, is gebonden aaneen maximumbedrag van € 10.000,--. Voor een budgetbeheerder in de functie van clusterhoofd is het maximumbedrag € 50.000,--.

• 4. Verplichtingen van € 50.000,-- en meer vereisen de toestemming van de directeur, tenzij de directeur deze bevoegdheid alsnog mandateert aan een ander.

• 5. Een budgethouder/budgetbeheerder dient zich bij het aangaan van verplichtingen tevens te houden aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 6 Taken budgethouders

• 1. De budgethouder verstrekt aan de afdeling finance en control alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de veiligheidsregio, de budget- en kredietbewaking, de begroting, de rapportages en de (jaar)verslaglegging nodigzijn en zorgt ervoor dat op de juiste wijze inzicht wordt verkregen in de voortgang activiteiten.

• 2. De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van prestatiegegevens en kengetallen ligt bij de budgethouder. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren prestaties en de doelmatigheid van het beheer.

• 3. De budgethouder houdt de op zijn/haar budget betrekking hebbende lopende verplichtingen inzake uitgaven zodanig bij, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzicht van het totale toegekende budget steeds bekend is. Van de aangegane verplichting vindt vastlegging plaats in het door de organisatie voor dit doel aangeschafte software pakket. Voor het vastleggen van de verplichtingen gelden enkele limitatieve uitzonderingen die zijn weergegeven ineen bij regeling gevoegde bijlage.

• 4. Ten aanzien van de goedkeuring van factuur dient de budgethouder de verrichting van diensten of de levering van goederen door de leverancier voor akkoord verklaren.

Artikel 7 Ondermandaat

• 1. De budgethouder moet/kan de aan zijn/haar budget verbonden werkzaamheden via verlening van ondermandaat (deels) overdragen aan een budgetbeheerder.

• 2. Het ondermandaat wordt digitaal door zowel de budgethouder als de budgetbeheerder geaccordeerd en digitaal vastgelegd in het personeelsdossier van de budgetbeheerder.

• 3. De budgethouder blijft te allen tijde jegens de directeur verantwoordelijk voor de uitvoering van het budget.

• 4. Ten aanzien van de goedkeuring van factuur dient de budgethouder de verrichting van diensten of de levering van goederen door de leverancier voor akkoord verklaren. Voor deze akkoordverklaring kan de budgethouder via ondermandaat de werkzaamheden overdragen aan een zogenaamde prestatieverklaarder. Deze prestatie akkoordverklaarder is bevoegd tot het akkoord verklaren van de levering in het kader van het doen van een rechtmatige betaling aan de leverancier.

Artikel 8 Rapportages

• 1. Ten behoeve van een goede taakuitoefening worden door de afdeling finance en control, in aanvulling op de (eigen) raadpleegfunctie in het financieel systeem, maandelijks budgetoverzichten verstrekt aan de budgethouders.

• 2. Jaarlijks wordt door de directie een tijdsplanning van alle financiële producten vastgesteld(meerjarenbeleidsplan, beleids- en productbegroting, vier- en achtmaandsrapportage en jaarrekening).

• 3. Ten behoeve van voornoemde financiële producten rapporteert de (semi-)masterbudgethouder, aan de directie over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen inzake de lasten en baten van het (toegekende) budget.

• 4. Ten behoeve van voornoemde financiële producten rapporteert de budgethouder, aan de desbetreffende masterbudgethouder waaronder de budgethouder valt omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen inzake de beïnvloedbare lasten en baten van het (toegekende) budget.

• 5. Indien nodig rapporteert de (master en semi-master) budgethouder ook tussentijds omtrent de door hem/haargesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen inzake de beïnvloedbare lasten en baten van het (toegekende) budget.

• 6. In de rapportages doet de (master en semi-master) budgethouder verslag van de voortgang van de activiteiten de mate waarin producten, diensten en prioriteiten gerealiseerd zijn met de daarvoor beschikbaar gestelde middelen en van nieuwe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het noodzakelijke budget.

Artikel 9 Onderlinge dienstverlening

• 1. Een deel van de diensten moet verplicht worden afgenomen. Dit betreft de diensten van de onderdelen bedrijfsvoering en directiestaf.

• 2. De budgethouder blijft ondanks afname van deze verplichte diensten volledig verantwoordelijk voor de door hem/haar te leveren prestaties.

Artikel 10 Vervangingsregeling

• 1. De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door een andere budgethouder, er is sprake van horizontale vervanging

• 2. De budgetbeheerder kan bij afwezigheid vervangen worden door een andere budgetbeheerder binnen dezelfde afdeling of door de budgethouder die aan de betreffende budgetbeheerder heeftonder gemandateerd.

Artikel 11 Citeertitel/inwerkingtreding

• 1. Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling budgethouderschap Veiligheidsregio Fryslân 2025”.

• 2. Deze regeling treedt op 1 januari 2025 in werking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 28 november 2024.