Verordening vertrouwenscommissie gemeente Haaksbergen 2024-2025

1. De commissie bestaat uit zes leden:

• a.

  dhr. P.M. ten Voorde;

• b.

  mw. E. Wielens-Mekking;

• c.

  mw. G.J. Costeris-Wevers;

• d.

  dhr. B.W.A. Woortman;

• e.

  dhr. T.J.H. Looman;

• f.

  mw. A.E.M. Janssen.

2. De voorzitter van de commissie is de heer P.M. ten Voorde;

3. De voorzitter van de commissie vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder;

4. De commissie kan een plaatsvervangend voorzitter uit haar midden aanwijzen;

5. De commissie kent geen plaatsvervangende leden;

6. Alleen leden van de commissie hebben stemrecht.

1. De heer J.H. Niemans (wethouder) is adviseur van de commissie;

2. De heer R. Meinen (griffier) is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie;

3. De heer L. Legtenberg (loco-gemeentesecretaris) is plaatsvervangend secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie;

4. De in dit artikel genoemde ondersteuners zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht in de commissie.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is;

2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

• a.

  de leden van de commissie;

• b.

  de ondersteuning van de commissie;

• c.

  de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft.

1. De commissie streeft naar unanimiteit;

2. De commissie besluit over de vaststelling van een concept-aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft;

3. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 5 bedoelde verslag opgenomen.

1. De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten;

2. De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant.

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen is geheim;

2. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b.

  de concept-aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie. De concept-aanbeveling behelst twee personen.

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt;

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht;

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd;

4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek;

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken;

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht;

7. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de wet verplicht, niet opheffen;

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseur en de (plaatsvervangend) secretaris van de commissie.

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte;

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archief¬bewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn