Instructie gemeentesecretaris gemeente Utrecht

Artikel 1. Algemene ondersteuning

• 1. De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

• 2. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1. De secretaris draagt zorg voor:

  • a.

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b.

    de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

  • c.

    een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

  • d.

    een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

  • e.

    het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

• 1. De secretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

• 1. De secretaris bewaakt de eenheid en integraliteit in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen opgaven.

• 2. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de ambtelijke top, voorstellen aan burgemeester en wethouders.

• 3. De secretaris ziet toe op het naleven van de Organisatieregeling gemeente Utrecht.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

• 1. De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 2. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan de directeuren van de organisatieonderdelen om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6. Verhindering, afwezigheid en vervanging

• 1. Indien de secretaris door ziekte of door andere redenen verhinderd of afwezig is - of gaat zijn - om zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk na bekendheid met de (aanstaande) verhindering, doch in ieder geval uiterlijk bij aanvang van de eerste werkdag na bedoelde bekendheid, mededeling aan burgemeester en wethouders en in ieder geval telefonisch aan de burgemeester. Bij afwezigheid door ziekte geldt het Verzuimprotocol van de gemeente Utrecht.

• 2. De secretaris kan bij afwezigheid vervangen worden door een van de andere concerndirectieleden in een door hem te bepalen volgorde.

• 3. In afwijking van lid 2 kan de secretaris een andere functionaris belasten met de vervanging.

• 4. Tijdens de vervanging van de secretaris komen aan de vervanger alle bevoegdheden toe zoals genoemd in de Mandaatregeling B&W en burgemeester gemeente Utrecht, met uitzondering van de personele bevoegdheden ten aanzien van de concerndirecteuren.

Artikel 7. Slotbepalingen

• 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

• 2. De Instructie gemeentesecretaris gemeente Utrecht vastgesteld door het college d.d. 21 december 2023 wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van deze regeling.

• 3. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking.

• 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Utrecht.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Utrecht, gehouden op 3 december 2024.