Regeling melden vermoeden integriteitsschending of misstand gemeente IJsselstein

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Adviseur: een persoon die door zijn functie een geheimhoudingplicht heeft en die door een medewerker in vertrouwen wordt geraadpleegd;

• b.

  Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling bedoeld in artikel 3a lid 2 van de Wet bescherming klokkenluiders;

• c.

  Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling bedoeld in artikel 3a lid 3 van de Wet bescherming klokkenluiders;

• d.

  Betrokken derde: een derde die in een werkgerelateerde context verbonden is met een melder of een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is;

• e.

  Bevoegd gezag: degene die op grond van deze regeling bevoegd is te beslissen met betrekking tot de melding en bevoegd is tot het instellen van een onderzoek;

• f.

  Bevoegde autoriteit: een autoriteit die op grond van de wet is aangewezen voor het ontvangen en behandelen van meldingen van een vermoeden van een misstand;

• g.

  Degene die een melder bijstaat: een natuurlijke persoon die een melder adviseert in het meldings-proces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is;

• h.

  Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een integriteitsschending of misstand meldt of openbaar maakt;

• i.

  Melding: de mondelinge of schriftelijke melding van een vermoeden van een integriteitsschending of van een misstand door de melder;

• j.

  Misstand:

  • a.

    een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of

  • b.

    een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en die één of meer van de volgende kenmerken bevat:

    • •

      er is sprake van een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door de werkgever zijn vastgesteld, dan wel

    • •

      er is een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

  • Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

• l.

  Protocol: Protocol onderzoek vermoeden integriteitsschending of misstand gemeente IJsselstein;

• m.

  Richtlijn: Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 over de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden;

• n.

  Schending van het Unierecht: een handeling of nalatigheid die:

  • 1.

    onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of

  • 2.

    het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;

• o.

  Vermoeden van een integriteitsschending: een vermoeden van een schending van de normen van ambtelijke integriteit zoals beschreven in de in het Personeelshandboek opgenomen Gedragscode. Schending van deze normen vindt onder andere plaats bij:

  • •

    belangenverstrengeling;

  • •

    diefstal en verduistering;

  • •

    fraude en corruptie;

  • •

    manipulatie van informatie;

  • •

    misbruik van bevoegdheden;

  • •

    onverenigbare functies, bindingen en/of activiteiten;

  • •

    strafbare misdragingen buiten werktijd die in verband staan met het functioneren als werknemer;

  • •

    ongewenst gedrag.

• p.

  Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder, dat binnen de gemeente IJsselstein sprake is van een misstand of (dreigende) inbreuk op het Unierecht voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de gemeente IJsselstein heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;

• q.

  Vertrouwenspersoon integriteit: de functionaris als zodanig benoemd door het college van de gemeente IJsselstein;

• r.

  Vertrouwenspersoon vermoeden misstand: de functionaris als zodanig benoemd door het college van de gemeente IJsselstein;

• s.

  Werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken op het Unierecht of misstanden binnen de gemeente IJsselstein en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als zij dergelijke informatie zouden melden;

• t.

  Werkgever: gemeente IJsselstein;

• u.

  Werkgeverscommissie: de commissie die namens de gemeenteraad de werkgeversrol van de griffie vervult.

1. Een melder kan een adviseur of de interne of externe vertrouwenspersoon in vertrouwen raadplegen bij een vermoeden van een integriteitsschending of een vermoeden van een misstand.

2. De melder, degene die de melder bijstaat of een betrokken derde kan bij een vermoeden van een misstand ook de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

1. De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij zijn werk op geen enkele wijze nadelige gevolgen ondervindt van het doen van de melding.

2. De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat de melder de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was.

3. De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:

• a.

  de melder bij de openbaarmaking redelijke gronden had om aan te nemen dat het vermoeden van een misstand op het moment van de openbaarmaking juist was;

• en

• b.

  de melder voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze regeling, en de melder op basis van de informatie die de melder heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft;

• of

• c.

  de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat:

  • •

    de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of

  • •

    een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie; of

  • •

    het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen.

1. Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan het nemen van een voor de melder nadelige maatregel/handelwijze, zoals:

• a.

  het niet aanbieden, het beëindigen of het niet verlengen van de overeenkomst;

• b.

  het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;

• c.

  het opleggen van een disciplinaire maatregel of sanctie;

• d.

  de eenzijdige wijziging van de functie, standplaats of andere arbeidsvoorwaarden;

• e.

  het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of andere vergoedingen;

• f.

  het onthouden van promotiekansen;

• g.

  het afwijzen van een verlof- of vakantieaanvraag;

• h.

  discriminatie;

• i.

  intimidatie, pesterijen of uitsluiting;

• j.

  smaad of laster;

• k.

  voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, en

• l.

  intrekking van een vergunning.

2. Onder benadeling wordt ook verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.

3. Als de werkgever na het doen van een melding een voor de melder nadelige maatregel neemt, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht. Ook legt de werkgever uit waarom deze maatregel geen verband houdt met de melding.

4. De werkgever spreekt personen die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing, een disciplinaire maatregel of een sanctie opleggen.

5. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat, een betrokken derde of een adviseur.

1. De functionaris bij wie de melder zijn melding van een vermoeden van een misstand gedaan heeft, bespreekt samen met de melder welke risico’s op benadeling aanwezig zijn. Ook bespreekt deze functionaris op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de melder kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling.

2. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij:

• a.

  dat bespreken met de functionaris bij wie hij zijn melding gedaan heeft. De functionaris en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De functionaris maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit, na goedkeuring door de melder, naar de werkgever; en/of

• b.

  de werkgever verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er met hem wordt omgegaan; en/of

• c.

  hierover advies inwinnen bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders; en/of

• d.

  een bejegeningsonderzoek aanvragen bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

3. De melder, de persoon die voornemens is om een vermoeden van een misstand te melden, degene die de melder bijstaat of een betrokken derde heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van de melding benadeeld wordt en aan de voorwaarden hiervoor voldoet. Dit geldt zowel tijdens als na de behandeling van de melding bij de werkgever of een bevoegde autoriteit. De juridische bijstand wordt kosteloos verleend en geldt ook voor bemiddeling via mediation. Voorwaarde hierbij is dat de melding verloopt via de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. Zij beoordelen of rechtsbijstand en/of mediation noodzakelijk is en kunnen een verwijzingsbrief geven voor gratis rechtsbijstand van een advocaat of mediator.

4. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat en voor een betrokken derde.

1. Een interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de gemeente IJsselstein in dienst is of was. Een interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de gemeente IJsselstein in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de gemeente IJsselstein in aanraking is gekomen.

2. Het heeft de voorkeur dat de melder zijn melding intern doet. Maar de melder kan van een vermoeden van een misstand op grond van artikel 10 van deze regeling ook direct een melding doen bij een bevoegde autoriteit of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

3. Een melder van een integriteitsschending of een misstand kan daarvan melding doen bij:

• a.

  iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan melder;

• b.

  HR;

• c.

  de interne of externe vertrouwenspersoon;

• d.

  een tussenpersoon.

4. De melder kan op de volgende wijze een melding doen:

• a.

  schriftelijk;

• b.

  mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of

• c.

  op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie.

5. Een mondelinge melding wordt geregistreerd door:

• a.

  Het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist;

• Of

• b.

  Een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

6. Een melding wordt door de ontvanger van de melding, na akkoord van de melder, al dan niet geanonimiseerd, naar de algemeen directeur gestuurd.

7. Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding wordt door of namens de algemeen directeur een ontvangstbevestiging gestuurd aan de melder of aan de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.

8. Als er sprake is van een strafbaar feit moet de melder aangifte doen. Ook als er een melding gedaan is.

1. De algemeen directeur is het bevoegde gezag. De griffier is het bevoegde gezag als de melding betrekking heeft op een medewerker van de griffie.

2. Als de melding betrekking heeft op de algemeen directeur dan is de burgemeester het bevoegd gezag. Heeft deze betrekking op de griffier dan is de voorzitter van de werkgeverscommissie het bevoegd gezag.

3. Als de melding betrekking heeft op zowel de algemeen directeur als de burgemeester is het bevoegd gezag de wethouder personeelszaken.

4. Door of namens de het bevoegd gezag worden de meldingen geregistreerd.

5. Als een melding van een vermoeden van een misstand betrekking heeft op een schending van het Unie-recht, wordt dat in het register vermeld.

6. De gegevens van de melding in het register worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn. Zolang een onderzoek naar een melding loopt of nadien een melding bij een bevoegde autoriteit is gedaan of een klacht- of gerechtelijke procedure loopt, blijven de gegevens van een melding in een registratie in ieder geval behouden.

1. Het bevoegd gezag beoordeelt de melding op grond van de criteria zoals opgenomen in het Protocol.

2. De melder wordt door of namens het bevoegd gezag uitgenodigd om de melding nader toe te lichten als deze daar aanleiding voor ziet, of de melder daar behoefte aan heeft.

3. Na beoordeling van de melding neemt het bevoegd gezag een gemotiveerd besluit over de omgang met de melding en brengt de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) daarvan binnen twee weken na ontvangst van de melding (gemotiveerd) op de hoogte.

4. Wanneer is besloten tot uitvoering van een vooronderzoek neemt het bevoegd gezag op basis van de uitkomsten van het vooronderzoek een besluit over het al dan niet (verder) onderzoeken van de melding en brengt hij de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) daarvan binnen vier weken na ontvangst van de melding op de hoogte.

5. Wanneer het bevoegd gezag besluit tot het instellen van een (voor)onderzoek dan vindt dit plaats volgens het Protocol.

6. Wanneer is besloten tot uitvoering van een onderzoek dan informeert het bevoegd gezag de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.

7. Wanneer is besloten tot uitvoering van een onderzoek dan informeert het bevoegd gezag de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad. Ook als de melding niet leidt tot een onderzoek, wordt/worden de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft, geïnformeerd over de melding.

8. Het bevoegd gezag beoordeelt of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als het bevoegd gezag de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

1. Het bevoegd gezag informeert de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot de melding en, voor zover van toepassing, tot welke opvolging de melding en eventueel het interne onderzoek hebben geleid.

2. Als duidelijk is dat het bevoegd gezag het standpunt niet binnen drie maanden na ontvangst van de melding kan geven, informeert hij de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) daar schriftelijk over. Daarnaast geeft het bevoegd gezag informatie over de stappen die al zijn gezet en de procedure die de melder kan verwachten.

3. Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt het bevoegd gezag of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als het bevoegd gezag de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) hiervan een afschrift.

4. Het bevoegd gezag informeert de personen op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren.

2. Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat:

• a.

  het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht; of

• b.

  in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hierop en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.

3. Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte brengt of heeft gebracht over het onderzoeksrapport en/of zijn standpunt ten aanzien van de melding, stuurt hij ook de reactie van de melder als bedoeld in lid 1 en 2 aan deze instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.

1. Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar aanleiding van een melding geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan deze betrokkenen weten of redelijkerwijs moeten vermoeden dat het vertrouwelijke gegevens zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift.

Vertrouwelijk zijn in elk geval:

• a.

  gegevens over de identiteit van de melder;

• b.

  gegevens van degene over wie de melding wordt gedaan of met wie die persoon in verband wordt gebracht;

• c.

  gegevens van in de melding genoemde derden;

• d.

  alle informatie die tot de hiervoor onder a, b en c genoemde gegevens herleidbaar is; en

• e.

  bedrijfsgeheimen in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.

2. De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek betrokken zijn.

3. De identiteit van de melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald, wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder.

4. Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder zijn melding gedaan heeft of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.

5. Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen. Behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

6. De identiteit van de adviseur van de melder of degene die hem bijstaat en van betrokken derden is ook vertrouwelijk. Deze wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder respectievelijk de adviseur of degene die de melder bijstaat of de betrokken derden.

1. Hoewel het de voorkeur heeft een vermoeden van een misstand eerst intern te melden, kan een melder ook direct kiezen voor het doen van een externe melding als de melder:

• a.

  het niet eens is met het standpunt van de werkgever of van oordeel is dat de melding ten onrechte terzijde is gelegd of onvoldoende onderzocht is; of

• b.

  niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van zijn melding een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.

2. Externe meldingen kunnen schriftelijk of mondeling gedaan worden bij een bevoegde autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn in elk geval:

• a.

  de afdeling onderzoek Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl);

• b.

  de Autoriteit Consument en Markt (ACM) (www.acm.nl);

• c.

  de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (www.afm.nl);

• d.

  de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);

• e.

  De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) (www.dnb.nl);

• f.

  de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ) (www.igj.nl);

• g.

  de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (www.nza.nl);

• h.

  de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl).

• i.

  bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en

• j.

  bestuursorganen, of onderdelen daarvan, die taken of bevoegdheden hebben op een van de gebieden, genoemd in artikel 2, eerste lid, van de richtlijn.

Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding. Ook staat daar hoe de bevoegde autoriteit de melding behandelt en onderzoek verricht.

3. De melder kan op de volgende wijze een melding doen:

• a.

  schriftelijk;

• b.

  mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of

• c.

  op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie.

4. Een mondelinge melding wordt geregistreerd door:

• a.

  Het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist;

• Of

• b.

  Een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

5. De melder kan bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders informatie inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit.

1. Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:

• a.

  informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid over het omgaan met het melden van integriteitsschendingen en vermoedens van misstanden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;

• b.

  informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;

• c.

  algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder; en

• d.

  informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding, een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.

2. Het bevoegd gezag stuurt de rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraad.