Financiële en controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2024

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Gelet op:

- De Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

- De Wet gemeenschappelijke regelingen;

- De Financiële-verhoudingswet;

- De artikelen 216 en 217 van de Provinciewet;

- Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

- Het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden.

Overwegende dat het wenselijk is om in één verordening op te nemen de uitgangspunten voor:

- Het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie;

- De regels voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur Zuid-Holland Zuid d.d. 7 november 2024.

BESLUIT

Vast te stellen de Financiële en controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2024:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

- Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de omgevingsdienst.

- Auditcommissie: de commissie van advies aan het algemeen bestuur.

- Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst.

- Directeur: de directeur van de omgevingsdienst, tevens secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst.

- Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

- Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

- Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

- Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding en ter verankering van de interne controle.

- Doelmatigheid: het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.

- Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden behaald.

- Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de omgevingsdienst.

- Financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de omgevingsdienst, om te komen tot een goed inzicht in:

- de financieel-economische positie;

- het beheer van vermogenswaarden;

- de uitvoering van de begroting;

- het afwikkelen van vorderingen en schulden;

- het afleggen van rekening en verantwoording;

- Rechtmatigheid: ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de begroting en de geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur.

- Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programmabegroting en jaarstukken

1. Het algemeen bestuur stelt de indeling van de begroting vast met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

2. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient en met inachtneming van het bepaalde in artikel 25 van de regeling.

3. Het algemeen bestuur kan gedurende het begrotingsjaar begrotingswijzigingen vaststellen.

4. De begroting wordt nader geconcretiseerd in een collectieve lumpsum bijdrage (inwonerbijdrage) en een individuele bijdrage per deelnemer(jaarprogramma). Het jaarprogramma is een afgeleide van de begroting.

5. Het algemeen bestuur onderzoekt de jaarstukken en stelt de definitieve jaarstukken vast, na advies van de auditcommissie. Het gerealiseerde resultaat van een vastgestelde jaarrekening in jaar X komt ten bate / laste van de deelnemers en / of de gemeenschappelijke regeling conform artikel 26 van de Regeling.

Artikel 3. Kaders begroting

1. Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk in november van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende begrotingsjaren, zijnde de richtlijnen over de begroting van het jaar t+2 alsmede de indexering van de tarieven en lasten van het jaar t+1. De kaders betreffen een meerjarenraming op hoofdlijnen van de belangrijkste baten en lasten, voorzien van een toelichtende beschouwing. Bij de baten en lasten wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering en de jaarstukken.

2. Het dagelijks bestuur past in zijn begroting een indexering toe die is gebaseerd op de CPB-indexeringen uit de meest recente septembercirculaire van het gemeentefonds. Bij deze indexering volgt een mogelijke correctie met een herberekening over de twee jaren vóór het begrotingsjaar, mocht de begrote en werkelijke indexering van elkaar afwijken. De indexerings-percentages worden opgenomen in de kadernota.

3. Het algemeen bestuur stelt de nota, bedoeld in het eerste lid, uiterlijk 15 december van elk begrotingsjaar vast.

4. De door het algemeen bestuur vastgestelde nota dient als uitgangspunt voor de opstelling van de begroting voor het volgende begrotingsjaar t+2.

5. In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,5% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het algemeen bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het dagelijks bestuur om de doelstellingen te realiseren en de diensten te verlenen.

2. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de uurtarieven voor de bijdragen van de (niet-)deelnemers en de baten en de lasten per programma.

3. Met het vaststellen van de begroting(swijzigingen) autoriseert het algemeen bestuur de investeringen inclusief investeringsruimte in de bedrijfsvoering opgenomen in het investeringsplan. Op verzoek legt het dagelijks bestuur op een later moment verantwoording af over specifieke investeringen.

4. De door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde investeringskredieten blijven in de daaropvolgende jaren beschikbaar totdat het algemeen bestuur anders besluit.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van bestuursrapportages ten minste eenmaal per jaar over de realisatie van en de afwijkingen op de begroting.

2. De rapportages bevatten een uiteenzetting over de afwijking in de uitvoering en de bijstelling van het beleid, de bestuurlijke doelen en de daarmee samenhangende baten en lasten.

3. In de tussenrapportages worden afwijkingen behandeld groter dan 10% of afwijkingen groter dan € 50.000 ten opzichte van de begrote baten en de lasten.

4. De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

5. Indien nodig stelt het algemeen bestuur een begrotingswijziging vast voor voorstellen ter actualisering van de begrotingsbudgetten, investeringskredieten en voor de bijstelling van het beleid.

6. Afwijkingen die na het laatste rapportagemoment worden geconstateerd worden toegelicht in de jaarrekening.

Artikel 6. Weerstandsvermogen en risicomanagement

In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur ten minste:

a. Een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd.

b. De weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 7. Bedrijfsvoeringsparagraaf

In de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur ten minste:

a. Aanvullende informatie over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording.

b. Welke actie wordt ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Materiële vaste activa met een meerjarig economisch nut en waarvan de aanschafwaarde minus bijdragen van derden meer bedraagt dan € 450 (met uitzondering van gronden en terreinen) worden onder aftrek van die bijdragen geactiveerd.

2. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals hieronder vermeld:

a. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

b. Technische installaties in bedrijfsgebouwen in 15 jaar.

c. Automatiseringsapparatuur in 3 jaar.

d. Kantoormeubilair in 10 jaar.

e. Motorvaartuigen via de componentenbenadering met de volgende onderdelen:

- e1 casco 40 jaar.

- e2 technische installaties 20 jaar.

- e3 accu's 15 jaar.

- e4 bijboot 10 jaar.

f. Aanhangwagens, personenauto’s, lichte motorvoertuigen en fietsen in 5 jaar.

3. Bij de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa wordt een bestendige gedragslijn gevolgd.

4. Bij de aanschaf van gebruiksgoederen wordt begonnen met afschrijven op 1 januari van het jaar volgend op ingebruikname.

Artikel 9. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur zorgt voor de kaders en inrichting van de financieringsfunctie en zorgt voor:

a. Het aantrekken van voldoende financiële middelen om de productramingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren.

b. Het voldoen van de omgevingsdienst aan de eisen die worden gesteld aan deze functie vanuit wet- en regelgeving.

c. Een door het algemeen bestuur vast te stellen treasurystatuut waarin de kaders voor uitvoering en de bijbehorende limieten zijn opgenomen. Het dagelijks bestuur neemt in het treasurystatuut ten minste de regels op die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico, valutarisico, kredietrisico, relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

1. Het beleidskader voor reserves en voorzieningen wordt jaarlijks in de begroting vastgesteld. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de vorming, hoogte en besteding van de reserves en voorzieningen, waarbij een bestendige gedragslijn wordt gevolgd.

2. Het algemeen bestuur zorgt ervoor dat de algemene reserve volledig is gevuld, zodat bij een negatief resultaat geen beroep op de deelnemers nodig is. Wanneer de algemene reserve niet volledig is aangevuld tot het afgesproken maximum, wordt deze eerst aangevuld tot het maximum voordat het resultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers.

3. In de begroting en de jaarstukken geeft het bestuur de actuele stand van zaken aan.

Artikel 11. Andere financiële beleidsnota’s

Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp. Het dagelijks bestuur stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan het algemeen bestuur gezonden.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie;

b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de balansposten en contracten;

c. Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. Het verschaffen van informatie over de indicatoren met betrekking tot de productie en dienstverlening;

e. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

f. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan te ontlenen informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

Om aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording te kunnen voldoen draagt het dagelijks bestuur zorg voor:

a. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de afdelingen;

b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van de administratieve organisatie en interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten met inachtneming van de geldende externe wet- en regelgeving;

Artikel 14. Interne controle

1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de systematische interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor 31 december van het jaar voorafgaand aan het controlejaar een intern controleplan vast.

Hoofdstuk 5. Accountantscontrole

Artikel 15. Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier kalenderjaren, met de optie om bij wederzijds goedvinden tweemaal met één verslagjaar te verlengen.

2. Het algemeen bestuur bereidt in overleg en in samenwerking met het dagelijks bestuur de openbare aanbesteding van de accountantscontrole voor. Namens het algemeen bestuur wordt deze taak uitgevoerd door de auditcommissie.

3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast, waaronder de:

a. Gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren.

b. Toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarstukken inclusief de van toepassing zijnde verantwoordingsgrens.

c. Afzonderlijk te controleren deelverantwoordingen.

d. Inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen.

e. Eventuele uit te voeren tussentijdse controles.

4. De accountant is uit hoofde van zijn functie adviseur van het algemeen bestuur en de auditcommissie.

Artikel 16. Informatieverstrekking

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarstukken conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende documenten, besluiten en administraties voor de accountant ter inzage liggen, dan wel toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarstukken bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle bekende informatie is verstrekt die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant.

4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen in juli volgend op het begrotingsjaar waarop de jaarrekening van toepassing is ter vaststelling aan het algemeen bestuur.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op de jaarstukken wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 17. Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan het algemeen bestuur, na consultatie van het dagelijks bestuur.

2. Gedurende het uitvoeringsjaar voert de accountant een interimcontrole uit. Na het uitvoeren van de interimcontrole brengt de accountant een managementletter uit aan het dagelijks bestuur.

3. De controleverklaring en het rapport van bevindingen worden door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur op deze stukken te reageren.

4. De gecontroleerde jaarstukken, de controleverklaring, het rapport van bevindingen, de reactie van het dagelijks bestuur hierop en het advies van de auditcommissie, worden aan het algemeen bestuur ter beschikking gesteld.

Hoofdstuk 6. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 18. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de omgevingsdienst, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €100.000 nader toegelicht.

Artikel 19. Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 20 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een afwijking waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding van de lasten compenseren of waarbij de onderschrijding van de baten direct samenhangt met lagere lasten.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

d. De afwijking dusdanig laat bekend was dat besluitvorming door het algemeen bestuur niet meer mogelijk was en dus niet kon worden verwerkt in de laatste tussentijdse rapportage.

5. Onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten, en/of onderschrijding en/of overschrijding van de baten ten opzichte van de laatste in het verslagjaar door het algemeen bestuur geautoriseerde begrotingswijziging worden in het kader van begrotingsrechtmatigheid als tijdige melding aangemerkt als deze gemeld en toegelicht worden in de jaarrekening.

6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (Bgr. 2016, 563) en de Controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (Bgr. 2016, 561) worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit, met terugwerking naar 1 januari 2024.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij is bekendgemaakt en werkt terug tot 1 januari 2024.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als: Financiële en controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid op 28 november 2024.

De voorzitter,

drs. M. Stolk

De secretaris,

mr. R. Visser