Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Het Hogeland 2019

Artikel 1.1 Taken van de commissie

• 1.

  Er is een ‘Vertrouwenscommissie’.

• 2.

  De commissie heeft tot taak:

• a.

  De aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden, en

• b.

  Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 1.2 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit maximaal één lid per raadsfractie, door de raad uit zijn midden benoemd.

• 2.

  Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.

• 3.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 4.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 1.3 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De plaatsvervangend raadsgriffier vervangt in voorkomende gevallen de raadsgriffier als secretaris van de commissie.

• 3.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

• 4.

  De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd. De gemeentesecretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 1.4 Wethouder als adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie in voor zover het de vervulling van de in artikel 1.1 onder a genoemde taken van de commissie betreft.

• 2.

  De adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 1.5 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 3.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 4.

  De voorzitter roept de volgende personen tot de vergadering op:

• i.

  de leden van de commissie;

• ii.

  de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

• iii.

  de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

• iv.

  de adviseur/adviseurs voor zover aan de commissie toegevoegd.

• 5.

  De secretaris draagt zorgt voor een presentielijst en in voorkomende gevallen voor de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.

Artikel 1.6 Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept-aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 1.7 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 1.7 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b.

  een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 1.8 Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” op de enveloppe en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4.

  De in deze verordening bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

• 5.

  Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

• 9.

  De bepalingen in dit artikel over ‘geheimhouding’ en het niet-verstrekken van informatie zijn niet van toepassing op de documenten die betrekking hebben op de profielschets.

Artikel 1.9 Archivering

De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. De secretaris van de commissie draagt zorg dat alle overige bescheiden en alle kopieën onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 1.10 Contactpersoon

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon en woordvoerder van de commissie.

Artikel 2.1 Informatie over en gesprek met sollicitant

• 1.

  In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de sollicitanten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 2.2 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

• 1.

  De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

• 2.

  Het in artikel 1.7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een aanbeveling van twee personen.

Hoofdstuk 3: Bijzondere bepalingen inzake de herbenoeming

Artikel 3.1 Informatie over en gesprek met de burgemeester

• 1.

  De commissie maakt voorafgaande aan een herbenoemingsprocedure aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Het verslag wordt getekend door de burgemeester, de voorzitter en de secretaris van de commissie. De secretaris van de commissie zendt een afschrift van het verslag aan de burgemeester en de commissaris van de Koning. De Raadsleden kunnen het verslag inzien.

Artikel 3.2 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

• 1.

  Het in artikel 1.7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

• 2.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 4.1 Aantal gesprekken

• 1.

  De commissie houdt minimaal jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester houdt de commissie een gesprek met de burgemeester over de eerste 100 dagen van functioneren om de wederzijdse ervaringen over die periode uit te wisselen.

Artikel 4.2 Voorbereiding en inhoud

• 1.

  De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. Dit betreft in elk geval de wethouders of een afvaardiging daarvan.

• 2.

  De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• 3.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of een aanbeveling voor herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 4.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag

• 1.

  Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

• 2.

  Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 3.

  Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 5.1 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 5.2 Wijzigen van de samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie blijft in stand en kan niet worden ontbonden.

• 2.

  De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel 5.3 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester, Het Hogeland 2019’

Artikel 5.4

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.