Organisatiebesluit Midden-Delfland

1. Het DT vormt het hoogste ambtelijke overlegorgaan en is als directie gezamenlijk verantwoordelijk.

2. De ambtelijke organisatie bestaat uit vijf afdelingen:

• a.

  Samenleving & Dienstverlening;

• b.

  Beheer Openbare Ruimte;

• c.

  Landschap, Wonen & Economie;

• d.

  Bedrijfsvoering;

• e.

  Bestuurs- en managementondersteuning.

3. Tot elk van de afdelingen behoren een of meer teams.

1. Ten aanzien van de verhouding tot het college of de burgemeester:

• a.

  draagt de gemeentesecretaris zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering van het college, met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester;

• b.

  adviseert de gemeentesecretaris het college en de burgemeester bij het nemen van besluiten;

• c.

  draagt de gemeentesecretaris zorg voor de vastlegging van besluiten van het college en de burgemeester, met inachtneming van het reglement van orde voor de vergaderingen van het college;

• d.

  bewaakt de gemeentesecretaris een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college en de burgemeester;

• e.

  draagt de gemeentesecretaris zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college en de burgemeester;

• f.

  draagt de gemeentesecretaris er, op verzoek of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van het college en de burgemeester over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen;

• g.

  is de gemeentesecretaris voor de leden van het college en de burgemeester het eerste aanspreekpunt richting de organisatie.

2. Ten aanzien van de verhouding tot de ambtelijke organisatie:

• a.

  heeft de gemeentesecretaris, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college, de functie van algemeen directeur voor de ambtelijke organisatie;

• b.

  richt de gemeentesecretaris zich op de totstandkoming van een gemeentebrede strategische visie en op beleidsontwikkeling en –uitvoering;

• c.

  is de gemeentesecretaris eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de ambtelijke advisering aan het college en de burgemeester. Daarbij toetst deze of de aan het college of de burgemeester gestuurde ambtelijke stukken volledig, van voldoende kwaliteit en beslissingsrijp zijn en kan deze aanwijzingen geven over vorm en inrichting van deze adviezen;

• d.

  is de gemeentesecretaris als algemeen directeur eindverantwoordelijk voor:

  • 1.

    het aansturen van de ambtelijke organisatie;

  • 2.

    de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie;

  • 3.

    de programmering en opdrachtformulering, het bewaken, het coördineren en het realiseren van doel- en taakstellingen van de organisatie;

  • 4.

    de kwaliteit, de kwantiteit en de tijdigheid van de producten en diensten van de organisatie;

  • 5.

    de integrale strategische beleidsontwikkeling, de kaderstelling en de beleidsuitvoering;

  • 6.

    de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering, de inzet van middelen en de rapportage aan het college;

  • 7.

    de afspraken over de taakverdeling tussen de gemeentesecretaris en de afdelingsdirecteuren over het leidinggeven aan de teamleiders;

  • 8.

    het direct aansturen van de afdelingsdirecteuren en de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning;

• e.

  is de gemeentesecretaris bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden;

• f.

  wordt de gemeentesecretaris bij afwezigheid ten aanzien van de taken uit het eerste lid vervangen door een loco-gemeentesecretaris.

1. De gemeentesecretaris vervult een schakelfunctie tussen het college, de burgemeester, de raad, de griffie en de ambtelijke organisatie.

2. De gemeentesecretaris vertegenwoordigt de gemeente op regionaal bestuurlijk niveau in daartoe aangewezen gevallen.

3. De gemeentesecretaris bevordert een goede afstemming van de lopende zaken tussen het college en de portefeuillehouders.

4. Naast het bovenstaande bevordert hij een goede afstemming tussen de afdelingsdirecteuren, teamleiders en medewerkers en tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en wenselijke contacten.

1. De afdelingsdirecteur is eindverantwoordelijk voor de taken ten aanzien van strategie, kaderstelling, beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering, beheer en bedrijfsvoering in het domein van zijn afdeling.

2. De afdelingsdirecteur is lid van het DT.

3. De afdelingsdirecteur is loco-gemeentesecretaris. Hij vervangt de gemeentesecretaris als eerste adviseur van het college en de burgemeester.

4. De afdelingsdirecteur is ambtelijk opdrachtgever voor de programma’s en projecten binnen zijn afdeling en is verantwoordelijk voor de afstemming met betrokkenen buiten zijn afdeling.

5. De afdelingsdirecteur geeft direct leiding aan een of meer teamleiders en indirect aan de door de teamleiders aangestuurde medewerkers.

1. De gemeentesecretaris voert regelmatig gezamenlijk overleg met de afdelingsdirecteuren. Het orgaan dat dit overleg voert wordt aangeduid met de benaming ‘directieteam’.

2. De gemeentesecretaris is voorzitter van het directieteam.

3. Het directieteam acteert binnen de kaders van het beleid van het college en neemt de wettelijk bepaalde taken van de gemeentesecretaris en zijn positie in acht.

4. In het DT vindt overleg en afstemming plaats over beleid, beheer en uitvoering van ambtelijke taken en afdelingsoverstijgende zaken, ook neemt het DT beslissingen hierover.

5. Het directieteam bespreekt:

• a.

  het verkennen en bespreken van inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen op strategisch niveau;

• b.

  het bespreken van voorstellen gericht op strategie, visieontwikkeling en organisatieontwikkeling op langere termijn;

• c.

  de centrale beleidscoördinatie en –integratie;

• d.

  sturing op de centrale bedrijfsvoering.

6. Het directieteam draagt zorg voor:

• a.

  afstemming in hoofdlijnen van het gemeentelijk beleid, waaronder het aangeven van lange termijn ontwikkelingen, coördinatie van beleidsprocessen en het vertalen van bestuursbesluiten in werkplannen voor de ambtelijke organisatie;

• b.

  procedurele en andere afspraken over het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.

1. De teamleider geeft leiding aan een of meerdere teams binnen een afdeling.

2. De teamleider is verantwoordelijk voor:

• a.

  het direct aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers van het team;

• b.

  het stimuleren en bewaken van de koers en het besturingsmodel binnen het team;

• c.

  het geven van opdrachten, het bewaken en realiseren van de afgesproken resultaten en van de doel- en taakstellingen van het team;

• d.

  de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de resultaten, producten en diensten van het team;

• e.

  de bedrijfsvoering, de kwaliteit van werkprocessen, de inzet van kwaliteitssystemen, het beheer van alle beleids- en werkbudgetten en de inzet van capaciteit en middelen binnen het team;

• f.

  de inzet van capaciteit en middelen voor programma’s en projecten die het team aangaan.

3. De teamleider informeert en adviseert de afdelingsdirecteur, de gemeentesecretaris, de burgemeester en het college en is medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling van de organisatie.

4. De teamleider zoekt samenwerking en afstemming met andere teamleiders en medewerkers gericht op de administratieve organisatie, processen en kwaliteit van de bedrijfsvoering. De teamleiders zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor deze onderwerpen.

5. De teamleider legt verantwoording af aan de afdelingsdirecteur en de gemeentesecretaris.

1. De medewerker en de specifieke functionaris maken deel uit van een team.

2. De medewerker en de specifieke functionaris ontlenen hun taken en werkzaamheden aan hetgeen is overeengekomen bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst. En tevens aan hetgeen na indiensttreding is afgesproken en vastgelegd met de teamleider of in voorkomend geval de afdelingsdirecteur. Daarnaast ontlenen zij hun taken en werkzaamheden aan de vastgestelde generieke functies.

3. De taken en werkzaamheden genoemd in het tweede lid zijn bepalend voor het mandaat van de medewerker en de specifieke functionaris, zoals bepaald in een mandaatregeling, als bedoeld in artikel 10.

1. Bij afwezigheid van een teamleider neemt een andere teamleider binnen de afdeling de primaire verantwoordelijkheid over. Bij afwezigheid van deze teamleider neemt de betreffende afdelingsdirecteur de primaire verantwoordelijkheid over. Bij afwezigheid van de afdelingsdirecteur neemt de afdelingsdirecteur in horizontale lijn de primaire verantwoordelijkheid over en bij afwezigheid van laatstgenoemde de gemeentesecretaris.

2. Indien de teamleider van oordeel is dat een onderwerp, gelet op de aard van het dossier, te complex is om zelfstandig over te beslissen, kan de teamleider de afdelingsdirecteur of de gemeentesecretaris benaderen. Dit conform de systematiek genoemd in het eerste lid.

1. Het college stelt een mandaatregeling en een budgethoudersregeling vast.

2. De regelingen genoemd in het eerste lid maken onlosmakelijk deel uit van de werking van dit organisatiebesluit.

1. Deze regeling treedt de dag na bekendmaking in werking.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatiebesluit Midden-Delfland.