Centrumgemeenteregeling samenwerking Noardeast-Fryslân en Leeuwarden

1. De regeling wordt getroffen in verband met het tot stand brengen van de noodzakelijke, adequate randvoorwaarden en voorzieningen (in dezen vooreerst ICT–voorzieningen) ter ondersteuning van de uitvoering van de gemeentelijke openbare c.q. publieke c.q. wettelijke taken.

De samenwerking tussen de gemeenten en bundeling van elkaars ervaring, kennis en personeel is tevens van belang om de openbare dienstverlening van de gemeenten en haar burgers te kunnen garanderen en efficiënt uit te voeren, bijvoorbeeld de ondersteuning van de wettelijk verplichte regionale samenwerking door gemeenten in het sociaal domein.

2. Deze gemeenschappelijke regeling is uitdrukkelijk geen zelfstandige rechtspersoon.

3. De colleges van de Centrumgemeente en Noardeast-Fryslân hebben de bevoegdheid, indien en zodra daar in de toekomst behoefte toe bestaat, in onderling overleg en goedvinden de in artikel 2.1. bedoelde samenwerking uit te breiden met al die taken en dienstverlening die de gemeenten alsdan geraden voorkomen.

1. Het college van burgemeester en wethouders van Noardeast-Fryslân verleent bij separaat vast te stellen besluit mandaten, volmachten en machtigingen aan het college van de Centrumgemeente die nodig zijn om de in het kader van deze Regeling te sluiten SLA en eventueel andere te sluiten overeenkomsten, die onder deze Regeling vallen, uit te voeren middels het Shared Service Centrum. Aan de SLA zal het besluit van die verleende mandaten, volmachten en machtigingen toegevoegd worden.

2. Later verleende mandaten, volmachten en machtigingen zullen eveneens aan de in het eerste lid genoemde overzicht toegevoegd worden.

3. Het college van de Centrumgemeente stemt in met de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, zoals bedoeld in dit artikel.

1. Het college van de Centrumgemeente overlegt zo nodig ten minste eenmaal per jaar met het college van Noardeast-Fryslân. De colleges van beide gemeenten komen voorts bijeen wanneer één van beide dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht. De beide colleges zullen in dit overleg vertegenwoordigd zijn door de portefeuillehouders Bedrijfsvoering.

2. Het extra overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek belegd.

3. In het overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt gesproken over het verloop van de samenwerking.

4. De colleges van de Centrumgemeente en Noardeast-Fryslân kunnen zich in het overleg, bedoeld in het eerste lid en tweede lid, laten vertegenwoordigen door een of meerdere van zijn leden dan wel ambtenaren.

5. De gemeentesecretaris van de Centrumgemeente en de gemeentesecretaris van Noardeast-Fryslân zijn tijdens het overleg, bedoeld in het eerste en tweede lid, aanwezig.

1. De gemeentesecretaris van de Centrumgemeente overlegt ten minste eenmaal per jaar met de gemeentesecretaris van Noardeast-Fryslân over de uitvoering van de SLA en de Servicecatalogus, bedoeld in artikel 5. In dit overleg wordt in ieder geval aan de hand van ambtelijke verslaglegging de samenwerking over het voorgaande kalenderjaar geëvalueerd.

2. De bij de uitvoering van de behartiging van het in artikel 2 gestelde belang en de uitvoering van de daartoe behorende taken betrokken ambtenaren en medewerkers van de Centrumgemeente en Noardeast-Fryslân overleggen kwantitatief en kwalitatief als in het Governance-model is vastgelegd over de uitvoering van de SLA en de Servicecatalogus en over de in artikel 2 bedoelde taken.

1. Het college van de Centrumgemeente geeft het college van Noardeast-Fryslân binnen vier weken schriftelijk de door een of meer leden van het college van Noardeast-Fryslân gevraagde inlichtingen.

2. Het college van de Centrumgemeente geeft het college van Noardeast-Fryslân alle inlichtingen die dat college van Noardeast-Fryslân noodzakelijk en/of wenselijk acht.

1. De rekenkamers van Noardeast-Fryslân en van de Centrumgemeente zijn bevoegd alle documenten die ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang berusten bij het college van de Centrumgemeente, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

2. Het college van de Centrumgemeente verstrekt desgevraagd binnen vier weken alle inlichtingen die de rekenkamers ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

3. De colleges van zowel Centrumgemeente als Noardeast-Fryslân zijn verplicht de gemeenteraden van Leeuwarden respectievelijk Noardeast-Fryslân actief te informeren over al hetgeen de gemeenteraden ten aanzien van de onderhavige regeling voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taak en rol nodig hebben.

4. Deze actieve informatieplicht zal middels een vermelding van de in dit kader relevante gegevens in de paragraaf verbonden partijen van de jaarstukken plaatsvinden.

1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over de regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil binnen vier weken besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de Centrumgemeente en Noardeast-Fryslân.

3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. Het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. Het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

4. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân.

5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

6. Het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân dragen ieder de helft van de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid.

1. De regeling kan door het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

2. Het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van de raad van de Centrumgemeente en de raad van Noardeast-Fryslân, overeenkomstig artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

3. Een wijziging van de centrumregeling is tot stand gekomen wanneer het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân op de wijze als vermeld in het tweede lid beiden hiertoe hun besluitvorming hebben afgerond.

4. De wijziging van de regeling treedt, tenzij in de gewijzigde regeling anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door het college van de Centrumgemeente is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

1. De regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân. Zij besluiten daartoe niet dan nadat zij daartoe een zienswijze hebben gevraagd en toestemming hebben verkregen van de raad van de Centrumgemeente respectievelijk de raad van Noardeast-Fryslân, overeenkomstig artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

2. Alvorens een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, stellen de colleges van Centrumgemeente en Noardeast-Fryslân hun respectievelijke gemeenteraden in de gelegenheid om hun zienswijze ten aanzien van de opheffing te uiten, zulks als bedoeld in artikel 1, tweede, derde en vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

3. Daarna -zulks met inachtneming van de ontvangen zienswijze- geven het college van de Centrumgemeente en het college van Noardeast-Fryslân gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

4. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van Noardeast-Fryslân tot deelneming in de eventuele financiële en in de personele gevolgen van de opheffing.

5. Het college van de Centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

6. De opheffing van de regeling treedt, tenzij het besluit tot opheffing anders bepaalt, in werking op de dag volgend op die waarop de opheffing door het college van de Centrumgemeente is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

7. Opheffing zal in ieder geval dienen plaats te vinden indien in rechte is vast komen te staan dat deze regeling of de daarmee in verband staande uitvoering, in strijd met het recht of de wet wordt geacht.

1. Een (eenzijdig) besluit tot uittreding door het college van de Centrumgemeente of door het college van Noardeast-Fryslân leidt eveneens tot opheffing van de regeling. Een besluit tot uittreding door het college van de Centrumgemeente of het college van Noardeast-Fryslân wordt niet genomen dan nadat beide colleges daartoe toestemming hebben verkregen van de raad van de Centrumgemeente respectievelijk de raad van Noardeast-Fryslân, overeenkomstig artikel 1, vierde lid van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

2. Alvorens een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt genomen stellen de colleges van Centrumgemeente en Noardeast-Fryslân hun respectievelijke gemeenteraden in de gelegenheid om hun zienswijze ten aanzien van de uittreding te uiten, zulks als bedoeld in artikel 1, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regeingen. Daarna - zulks met inachtneming van de ontvangen wensen en bedenkingen - inventariseren de functionarissen als bedoeld in artikel 7 lid 1 van de regeling de gevolgen van de uittreding. Vervolgens benoemen zij gezamenlijk een externe deskundige met wie zij een uittredingsplan opstellen.

3. In het uittredingsplan wordt voorzien in alle gevolgen die het uittreden heeft voor het vermogen van de beide gemeenten, met name doch niet uitsluitend op het gebied van personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Uitgangspunt is dat de uittredende gemeente alle financiële en personele gevolgen draagt die diens uittreding en daaruit voortvloeiende opheffing van deze regeling voor de andere gemeente heeft. Tevens wordt een tijdspad opgenomen tot aan het moment van definitive uittreding en financiële afwikkeling daarvan.

Er wordt een uittredingssom bepaald aan de hand van de principes van goed koopmansschap en accounting.

4. Als peildatum voor het bepalen van de uittredingssom geldt de eerste dag van de kalendermaand waarin het college van de uittredende gemeente de wens tot uittreding aan de andere gemeente schriftelijk kenbaar heeft gemaakt.

5. Ter bepaling van de uittredingssom worden slechts frictiekosten (alle incidentele kosten te maken door de overblijvende gemeente die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van de uittredende gemeente) en desintegratiekosten (alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door overblijvende gemeente die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding van de uittredende gemeente) in aanmerking genomen.

6. Het in de vorige leden bedoelde uittredingsplan geldt in het kader van de gelijktijdigde opheffing van de regeling tevens als opheffingsplan. Te dien aanzien alsmede van de overige handelingen vanwege de opheffing van de regeling geldt het bepaalde in artikel 13.a onverkort.

7. Het besluit tot uittreding treedt, tenzij het besluit tot uittreding anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de uittreding door het college van de Centrumgemeente is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

1. Het college van de Centrumgemeente is conform de Archiefwet 1995 de zorgdrager voor de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder d van de Archiefwet 1995 van deze regeling.

2. De verwerking van de archiefbescheiden vindt plaats conform de bestaande regelgeving van de Centrumgemeente.

3. De archiefbescheiden zijn als een herkenbare zelfstandige eenheid onderdeel van de gemeentelijke informatiehuishouding.

4. De archiefbewaarplaats van de Centrumgemeente is de archiefbewaarplaats van de regeling.

5. Het college van de Centrumgemeente is, in het geval van het wijzigingsbeheer, bevoegd namens de aan de regeling deelnemende zorgdragers archiefbescheiden, die binnen of op grond van de beschikbaar gestelde voorzieningen wordt verwerkt, op grond van de Archiefwet 1995, te vervangen of te vernietigen.

6. Deze vervanging of vernietiging vindt plaats binnen de kaders van de interne regelingen en daaruit voortvloeiende procedures van de Centrumgemeente.

1. Daar waar het college van de Centrumgemeente bij de uitvoering van deze Regeling dan wel de te sluiten SLA of eventueel andere te sluiten overeenkomsten die onder deze regeling vallen, persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt, wordt conform artikel 4 AVG bepaald welke partij verwerkingsverantwoordelijke is en welke partij verwerker is. Er kan dan sprake zijn van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, een verwerkingsverantwoordelijkheid van partijen zelf of een verwerker.

2. Partijen komen nadere afspraken daaromtrent overeen in een overeenkomst. Daarbij kan sprake zijn van een gegevensdelingsovereenkomst, een convenant of een verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 AVG.