Instructies van de directie bij het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023

Geldend van 30-01-2025 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 09-12-2024

Intitulé

De directie van de provincie Drenthe;

gelet op de Provinciewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023;

BESLUIT:

1.
vast te stellen de Instructies van de directie bij het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023, Overzicht interne ondermandaten en Vertegenwoordiging in rechte;
2.
per datum van inwerkingtreding van dit besluit, het besluit van 13 juni 2023, kenmerk 2023000909, Provinciaal Blad nummer 7386 van 2023, in te trekken;
3.
dat dit besluit in werking treedt met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin dit besluit wordt geplaatst.

Instructies van de directie bij het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023

1. Algemeen

Vooraf

Overal waar in deze instructies termen staan als ‘hij’ of ‘zijn’ kan natuurlijk ook worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.

Ambtelijk mandaat

In het Organisatiebesluit is een ambtelijk mandaat opgenomen, waardoor Gedeputeerde Staten (GS) niet alle beslissingen zelf hoeven te nemen. Bepaalde, vooral routinematige besluiten kunnen worden genomen door gemandateerden. Dit ambtelijke mandaat heeft gevolgen voor de ondertekening van stukken. In deze Instructies wordt uitgelegd hoe en door wie stukken moeten worden ondertekend.

Begrenzing beslissingsbevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen

Het komt voor dat op zich routinematige besluiten grote financiële transacties tot gevolg hebben. De hoogte van de financiële transactie kan een reden zijn om besluitvorming hierover op een hoger hiërarchisch niveau te laten plaatsvinden. Daarom wordt het mandaat aan de themamanagers voor beslissingen die leiden tot een verplichting beperkt tot een maximum van € 1.000.000,-- per aangegane verplichting.

Dit betekent dat bij beslissingen die een bedrag van € 1.000.000,-- te boven gaan, de domeinmanager ondertekent.

Voor het uitzetten en aantrekken van gelden met inachtneming van de Nota financiering provincie Drenthe 2020 is de themamanager FPC bevoegd tot een bedrag van € 5 miljoen. Voor bedragen boven de € 5 miljoen is voorafgaand toestemming nodig van de domeinmanager.

Subsidies

Alle aanvragen voor een incidentele subsidie of subsidieaanvragen die politiek-bestuurlijk gevoelig liggen, worden aan GS ter besluitvorming voorgelegd. In gevallen waarin GS in vergadering al hebben ingestemd met de ontvanger, de periode, het bedrag en het doel van de subsidie, kan de verlening van de incidentele subsidie in (onder)mandaat plaatsvinden. Het voorgaande geldt ook indien het subsidies betreft in het kader van samenwerking met andere partijen, waarbij de provincie Drenthe als penvoerder optreedt1.

De met de verstrekking van incidentele subsidies samenhangende besluiten, zoals het (lager) vaststellen, wijzigingen en terugvorderingen van verstrekte incidentele subsidies is de bevoegdheid van de themamanager Inkoop & Subsidies. Voor incidentele subsidieverleningen geldt dat de verantwoordelijk budgethouder daarmee heeft ingestemd en zo nodig afstemming heeft plaatsgevonden met de verantwoordelijk beleidsmedewerkers en (deel)projectleiders.

Bij (onder)mandaat aan medewerkers geldt dat alle besluiten met betrekking tot subsidies door minimaal twee medewerkers moeten worden beoordeeld (4 ogen principe).

2. Concernlijn ondertekening stukken

Aanhef

Evt. titel(s)

Initialen

Achternaam

Evt. titel(s)

Toelichting

Er vindt geen aanduiding plaats van mevrouw of de heer.

Toelichting

Altijd vermelding van titel(s) als de desbetreffende persoon deze heeft.

Op deze plek komt de eventuele titel te staan als het gebruikelijk is de desbetreffende titel vóór de naam te plaatsen.

Bijvoorbeeld dr., drs., ir., mr.

(Rekening moet worden gehouden met de mogelijkheid dat een persoon meerdere titels heeft.)

Toelichting

Alleen initialen gebruiken, met puntjes daartussen en dus bijvoorbeeld niet de voornaam volledig tussen haakjes erbij vermelden.

Toelichting

Als er een dubbele achternaam is (bijvoorbeeld na een huwelijk), wordt de volledige, dubbele achternaam vermeld voor zover de desbetreffende persoon die zelf hanteert.

Toelichting

Altijd vermelding van titel(s) als de desbetreffende persoon deze heeft.

Op deze plek komt de eventuele titel te staan als het gebruikelijk is de desbetreffende titel achter de naam te plaatsen.

Bijvoorbeeld BA, BSc, MA, MSc, bc.

(Rekening moet worden gehouden met de mogelijkheid dat een persoon meerdere titels heeft.)

N.B.

Bij de adressering en de aanhef van een stuk (zoals een brief) wordt of worden, voor zover bekend, ook de eventuele titel(s) van de geadresseerde vermeld.

Ondertekening

Onderscheid kan worden gemaakt tussen de ondertekening van stukken die van GS uitgaan:

1.
op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen of
2.
op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen.

Ad 1. Beslissingen door GS genomen

Volgens de Provinciewet moeten de stukken die van GS uitgaan op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen (dus niet in mandaat), worden ondertekend door de CvdK als voorzitter van GS en altijd worden meeondertekend door de (plaatsvervangend) secretaris. De ondertekening van stukken die uitgaan van GS geschiedt dan als volgt:

1.
door de CvdK of bij zijn afwezigheid door een van de gedeputeerden in de hoedanigheid van voorzitter van GS en
2.
door de provinciesecretaris of bij zijn afwezigheid door de plaatsvervangend secretaris in de hoedanigheid van secretaris van GS.

Uitzondering

In de gevallen waarin de CvdK en de gedeputeerden niet in de gelegenheid zijn de uitgaande stukken te ondertekenen, heeft de CvdK op grond van artikel 20, lid 5, van het Organisatiebesluit de ondertekening opgedragen aan de (plaatsvervangend) secretaris. De secretaris tekent dan alleen.

Onder dergelijke stukken staat alleen de aanduiding ‘secretaris’ met de naam van de secretaris of zijn plaatsvervanger.

Ad 2. Beslissingen in mandaat genomen

De ondertekening van stukken die uitgaan van GS op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen, geschiedt als volgt

1. Ondertekening door domeinmanager/themamanager of stafmanager