Beleidsregels briefadres gemeente Oosterhout 2024

1. Aanleiding

Vanaf 1 januari 2022 is de bevoegdheid van de gemeente om iemand ambtshalve in te schrijven op een briefadres omgezet in een verplichting. Deze wetswijziging komt onder andere voort uit het rapport ‘Een mens leeft, een systeem niet’ van de Nationale ombudsman waaruit bleek dat gemeenten te vaak en onterecht iemand niet op een briefadres in willen schrijven. Dit leidt er in de praktijk toe dat met name dak- en thuislozen niet of zeer moeizaam gebruik kunnen maken van de dienstverlening door de overheid en andere instellingen, terwijl zij daar vanwege hun zwakke maatschappelijke positie juist de meeste behoefte aan hebben.

In aanloop naar de wetswijziging heeft de vereniging Divosa in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken een handreiking opgesteld. Deze handreiking was bedoeld om gemeenten te ondersteunen bij het implementeren van de wetswijziging. Onder andere vanuit de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) is kritiek geleverd op deze handreiking omdat niet alle uitgangspunten uit deze handreiking verenigbaar zijn met de wet BRP. De handreiking is inmiddels aangepast.

2. Uitgangspunten nieuw beleid

De wetswijziging heeft als belangrijkste doel om te zorgen dat eenieder die rechtmatig in Nederland verblijft en recht heeft om ingeschreven te staan, ook daadwerkelijk staat ingeschreven. In beginsel met een woonadres op het adres waar die persoon verblijft. Bij gebrek aan een woonadres of wanneer sprake is van één van de situaties die worden beschreven in artikel 2.40 en 2.41 Wet BRP, wordt die persoon ingeschreven op een briefadres. Bij een briefadres moet ook sprake zijn van een briefadresgever. Een briefadresgever is een natuurlijk persoon die zelf woonachtig en ingeschreven is op een adres artikel 2.42 lid a Wet BRP. Dit kan bijvoorbeeld een bekende zijn van de briefadresnemer. Heeft de briefadresnemer geen beschikking over een briefadresgever dan treedt de gemeente zelf op als briefadresgever.

3. Samenwerking sociaal domein

Om de wetswijziging te vertalen in Oosterhouts beleid rondom briefadres is de samenwerking met het sociaal domein opgezocht. Dit is om ervoor te zorgen dat de inwoner die hulp, zorg of een duwtje in de juiste richting nodig heeft deze ook ontvangt. Indien deze inwoner geen vaste woon of verblijfplaats heeft, verleent het sociaal team schriftelijk toestemming voor een briefadres.

Op de eerste plaats zal de briefadresgever in de eigen kring moeten worden gezocht. Als dit niet mogelijk is geeft sociaal domein toestemming voor een gemeentelijk briefadres.

De inwoner gaat onder begeleiding van het sociaal domein direct een zorgtraject aan.

Sociaal domein draagt zorg voor het monitoren van het zorgtraject, het houden aan de gemaakte afspraken en het ophalen van de post. Zij delen direct mede aan Burgerzaken wanneer de inwoner zich niet meer aan de gemaakte afspraken of aan het zorgtraject houdt waarna deze in onderzoek wordt geplaatst en nader onderzoek zal worden gedaan naar de verblijfplaats van de inwoner. De beoordeling en verwerking met betrekking tot de verstrekking van het briefadres ligt ondanks de toestemming van het sociaal domein bij het team Burgerzaken.

4. Recreatieparken/Vakantieparken

Op 20 juni 2023 is er Oosterhouts beleid opgesteld: Niet-recreatief gebruik van recreatieverblijven. Wanneer een aanvraag briefadres wordt gedaan vanwege de reden dat de persoon permanent in een recreatieverblijf verblijft maar niet ingeschreven mag worden is het zaak contact op te nemen met de Oosterhouts consulent recreatieparken. Deze zal toetsen en adviseren aan de hand van het opgestelde beleid om eventueel tijdelijk een briefadres te verstrekken. Deze huishoudens zijn dan ook gekoppeld aan het sociaal domein en wordt er ook direct een plan van aanpak opgesteld. De daadwerkelijke beoordeling van de toekenning van het briefadres ligt bij het team Burgerzaken.

Voor de personen die zich daadwerkelijk inschrijven op het adres kan een handhavingstraject van toepassing zijn. Uitzondering kan zijn tijdelijk verblijf in verband met een verbouwing of een aankoop van een woning. Hiervan mogen bewijsstukken worden gevraagd. Graag altijd in overleg met de consulent recreatieparken.

5. Maatwerk en fraude

Met de landelijke woningnood en de ‘versoepeling’ van artikel 2.23 wet BRP zijn de aanvragen voor een briefadres toegenomen. Daarnaast moet er meer onderzoek worden gedaan naar de rechtmatigheid van het verstrekken van een briefadres. Mogelijke onterechte verstrekkingen van een briefadres kunnen leiden tot het onrechtmatig gebruik maken van overheidsvoorzieningen. Het onderzoeken of iemand wel al dan niet onrechtmatig overheidsvoorzieningen wil innen brengt een hoop extra werkzaamheden met zich mee. Om vooraf te kunnen toetsen of iemand wel of niet in aanmerking komt zal de gemeente onderzoek moeten doen naar het hebben van een daadwerkelijke verblijfplaats van de aanvrager. Daarbij zullen de juiste inlichtingen cq bewijsstukken moeten worden gevraagd (zie 7c) en desgewenst zullen betrokkenen (briefadresnemer en briefadresgever) in persoon op afspraak moeten worden uitgenodigd om inlichtingen hierover te verstrekken. Aangiften van een briefadres worden volgens de algemene wet bestuursrecht (AWB) beoordeeld.

6. Bestaande praktijk

Een eventuele intake voor een voor een zorgtraject met uiterste noodzaak tot een briefadres wordt verzorgd door het sociaal domein. Daarbij hoort een aangifte briefadres, een deugdelijke vaststelling van de identiteit, een ingevulde toestemmingsverklaring en een getekende verklaring van de gemaakte afspraken. De afdeling burgerzaken verwerkt de aangifte van het briefadres ook daadwerkelijk in de BRP en is daarmee mede beoordelaar en eindverantwoordelijke.

7. Kaderstelling

Bij de beoordeling of iemand op een briefadres kan worden ingeschreven, wordt de volgende systematiek gevolgd.

• a.

  Stel ten eerste het volgende vast:

  • •

    Verblijft betrokkene rechtmatig in Nederland?

  • •

    Is er de redelijke verwachting dat betrokkene tenminste vier van de aankomende zes maanden in Nederland zal verblijven?

  • •

    Kan de identiteit worden vastgesteld?

• Moet een van de voorgaande vragen met nee worden beantwoord, kan inschrijving niet plaatsvinden.

• b.

  Bij drie maal ja op voorgaande vragen, beoordeel je of betrokkene in één van de volgende categorieën valt:

  • •

    Verblijf in penitentiaire instelling

  • •

    Verblijf in psychiatrische instelling

  • •

    Verblijf in instelling voor kinderbescherming, opvang of beschermd wonen.

  • •

    Om veiligheidsredenen is registratie woonadres onwenselijk

  • •

    Er is duidelijk geen sprake van een woonadres door:

    • •

      Dak- of thuisloosheid

    • •

      Korte overbrugging tussen twee woonadressen

    • •

      De uitoefening van een ambulant beroep

    • •

      Kort verblijf in het buitenland: gedurende een jaar ten hoogste twee derden van de tijd

    • •

      Korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland en varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft

Is één van deze zaken van toepassing, dan moet worden ingeschreven op een briefadres (door betrokkene aangeleverd, bij gebrek daaraan door de gemeente aangeleverd).

Dan zal er nog een groep overblijven waarbij ofwel onduidelijk is of er een woonadres is ofwel er wel een woonadres is maar inschrijving daarop wordt vermeden door betrokkene.

• c.

  Bij gevallen waarin nog onduidelijk is wat de situatie is, kunnen de volgende acties worden ondernomen:

  • •

    Stel vragen aan betrokkene

  • •

    Vraag bewijsstukken aan betrokkene

  • •

    Overleg met andere afdelingen voor mogelijk meer informatie

Wanneer een inwoner in zijn geheel niet voldoet aan zijn inlichtingenplicht, is de gemeente niet gehouden aan het verstrekken van een briefadres. De redelijkheid brengt mee dat er voldoende informatie moet zijn om duidelijk te hebben wat de situatie is maar dat het niet nodig is om van een halfjaar van dag tot dag de verblijfplaats op te vragen.

De inlichtingen /bewijsstukken die kunnen worden gevraagd zijn bijvoorbeeld:

• •

  Bankafschriften

• •

  Bewijs inschrijving woningvereniging

• •

  Bewijzen van reacties op woningen cq het actief zoeken naar woonruimte

• •

  Bewijs van een aanmeerplaats in Nederland indien het een vaartuig betreft

• •

  Bewijs dat men zich niet mag inschrijven op een recreatie/vakantiepark

• •

  Bewijzen van de camping(s) bij verblijf korter dan 6 maanden in het buitenland

Bij verblijf korter dan 6 maanden in het buitenland kun je verplichten om de informatie over het adres waarbinnen die periode terug wordt gekeerd vooraf bekend te maken. Ook al mag je pas vier weken voordat je verhuisd aangifte doen is het praktisch om in sommige gevallen alvast de verhuizing door te laten geven en dan pas het briefadres te verstrekken. Dit ter voorkoming van onrechtmatig gebruik van een briefadres en dat personen langer dan 8 maanden in het buitenland verblijven, waarbij zij gehouden zijn tot het doorgeven van een emigratie.

• d.

  Wanneer sprake is van een woonadres maar inschrijving wordt vermeden, worden de onderliggende redenen bezien. Er wordt bezien of in dat domein tot een oplossing kan worden gekomen waardoor inschrijving op een woonadres alsnog mogelijk is. Enkele voorbeelden:

  • •

    Verblijf in een pand zonder woonbestemming./

  • •

    Verblijf bij iemand in een sociale huurwoning zonder toestemming corporatie: toestemming corporatie is voor ons niet noodzakelijk om toch in te schrijven. Overleg met corporatie om tijdelijk toe te staan of deel mede dat we toch tot inschrijving overgaan.

  • •

    Verblijf bij iemand die gekort wordt op bijstandsuitkering.

Dan zal er nog een groep overblijven die voldoet aan de voorwaarden genoemd onder a, geen recht op een briefadres onder b heeft, waarvan na c de situatie ook voldoende duidelijk is en waarvoor ook geen oplossing gevonden kon worden zoals onder d. Met name deze groep leent zich goed voor overleg met het sociaal domein. Daarmee kan in goed overleg toch met elkaar worden besloten om de hardheidsclausule toe te passen op grond waarvan toch een briefadres verstrekt wordt. Juridisch bestaat deze mogelijkheid (nog) niet. In de communicatie rondom de invoering van de wetswijziging van 1 januari 2022 is hier onder andere door het Rijk echter wel toe opgeroepen.

• e.

  Om vast te stellen of de hardheidsclausule mag worden toegepast, vindt een beoordeling plaats van de volgende drie factoren:

  • •

    De burger moet zijn inlichtingenplicht voldoende zijn nagekomen

  • •

    Inschrijving op een woonadres is niet realistisch of heeft onevenredig negatieve gevolgen

  • •

    Uitblijven van een inschrijving veroorzaakt eveneens onevenredig negatieve gevolgen

Wanneer besloten wordt tot het toepassen van de hardheidsclausule, worden met de burger concrete afspraken gemaakt over het briefadres. Ook wordt er een termijn afgesproken waarna herbeoordeling plaatsvindt. Leg het toepassen van de hardheidsclausule, de argumenten hiervoor en de gemaakte afspraken goed vast in een dossier. Het toepassen van de hardheidsclausule houdt in dat de gemeente afwijkt van de wettelijke verplichtingen vanuit de Wet BRP. Er is in deze gevallen voor de burger geen sprake van een recht op een briefadres. Om die reden kan het niet nakomen van de afspraken of het verstrijken van de termijn wél aanleiding zijn om het briefadres te beëindigen.

Wanneer een gemeentelijk briefadres moet worden verstrekt en aan de voorwaarden van geen enkel gemeentelijk briefadres wordt voldaan, wordt gekeken naar de hulpvraag van betrokkene. Inschrijving vindt plaats op het gemeentelijk briefadres dat het meeste aansluiting heeft op de hulpvraag van betrokkene, ook als dat niet volledig past binnen de voorwaarden die aan dat briefadres zijn gehangen. Is er geen sprake van een hulpvraag, vindt de verdere behandeling plaats door Burgerzaken Slotjesveld 1.

8. Voorbeeldenbank

De volgende casussen zijn uitgewerkt:

a. Gemeentetaak

De gemeente waar een persoon zijn aanvraag voor een briefadres indient is verantwoordelijk voor de afhandeling daarvan. Gemeentes zijn gewezen op deze verantwoordelijkheid. In beginsel zal altijd worden geadviseerd de aanvraag in de daadwerkelijke verblijfplaats in te dienen. Bij constatering dat voor een gemeentelijk briefadres nog wordt doorverwezen door een omliggende gemeente, wordt contact opgenomen met die betreffende gemeente. Het belang van de burger staat hierbij voorop. Indien na contact met de betreffende gemeente op korte termijn geen uitkomst kan worden geboden voor de burger, wordt deze onderwijl ingeschreven op een gemeentelijk briefadres.

b. Onvoorbereide vestigers

Dit zijn personen die zonder enige voorbereiding naar Nederland zijn gekomen. Ze hebben hier vaak geen verblijfplaats of inkomen. In deze gevallen wordt eerst gekeken of er sprake is van een woonadres en wordt geprobeerd daarop in te schrijven. Is er geen woonadres, wordt gekeken of de persoon geholpen kan worden met terugkeer naar land van herkomst. Dit is in geen geval mogelijk bij iemand met de Nederlandse nationaliteit. Is geen sprake van een woonadres en is terugkeer uitgesloten, moet een gemeentelijk briefadres worden verleend.

c. Vakantieparken

Door persoonlijke omstandigheden of door eigen keuze komt het voor dat mensen voor een langere tijd wonen op een vakantiepark. Wanneer iemand op een vakantiepark verblijft, is er sprake van een woonadres en dient daar in beginsel ingeschreven te worden. Als het vakantiepark zich niet in de gemeente Oosterhout bevindt, wordt overlegd met de gemeente waar het vakantiepark zich wel bevindt, zij is verplicht tot inschrijving van de betreffende persoon. Leidt dit niet tot inschrijving, dan wordt beoordeeld of de hardheidsclausule kan worden toegepast. Bij vakantieparken die niet in Nederland liggen moet eveneens beoordeeld worden of betrokkene in geval van hervestiging ten minste twee derde van het aankomende halfjaar in Nederland zal verblijven (artikel 2.19 Wet BRP). Staat een persoon al ingeschreven, moet beoordeeld worden of deze niet van het aankomende jaar tenminste twee derde van de tijd in het buitenland zal verblijven (artikel 2.21 Wet BRP). In dat geval dient aangifte van emigratie te worden gedaan en kan ook geen inschrijving op een briefadres plaatsvinden.

• d.

  In onderzoek geplaatst wegens niet meer voldoen aan voorwaarden gemeentelijk briefadres

• Een aantal gemeentelijke briefadressen wordt alleen verstrekt als de burger aan bepaalde voorwaarden voldoet zoals bijvoorbeeld het volgen van een zorgtraject bij het sociaal domein. Als een burger niet langer aan die voorwaarden voldoet, is dat aanleiding om opnieuw te beoordelen of nog sprake is van recht op een briefadres. Het niet langer aan de voorwaarden van een gemeentelijk briefadres voldoen, kan op zichzelf nooit aanleiding zijn om een burger ambtshalve uit te schrijven. Er zijn verschillende vervolgstappen mogelijk:

  • •

    Als de persoon niet meer bereikt kan worden, wordt de procedure zoals bedoeld in artikel 2.22 Wet BRP (ambtshalve uitschrijving) gevolgd. Deze is ook na de wetswijziging onverminderd van kracht gebleven.

  • •

    Als er inmiddels sprake is van een woonadres wordt de burger bewogen zijn verhuizing door te geven of wordt deze ambtshalve verhuisd.

  • •

    Kan de persoon nog bereikt worden zoals bedoeld in artikel 2.22 Wet BRP, is deze nog steeds ingezetene en is er geen sprake van een woonadres, zal de persoon ingeschreven moeten blijven staan met een briefadres. Mogelijk is er een ander gemeentelijk briefadres dat inmiddels beter aansluit bij de hulpvraag van betrokkene. Is er geen hulpvraag, wordt gekeken of betrokkene zelf een briefadresgever kan aanleveren. Kan hij dit niet, wordt het een briefadres aan het Slotjesveld 1 4902 ZP te Oosterhout.

9. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het gemeenteblad waarin zij wordt gepubliceerd.

De Regeling briefadres van 13 december 2022 wordt met de inwerkingtreding van deze beleidsregels ingetrokken.

10. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregels briefadres gemeente Oosterhout 2024.