Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2025- Gemeente Westerveld

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren

• bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1.

  Een raadslid kan de griffie verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2.

  De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1.

  Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2.

  De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3.

  De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a.

    naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden

  • b.

    dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden

  • c.

    het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2.

  Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Recht op fractiebudget

• 1.

  De fracties ontvangen voor de duur van de zittingsperiode jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie, het zogeheten fractiebudget.

• 2.

  De bijdrage bestaat uit een vast deel van 1700 euro voor elke fractie en wordt verhoogd met een bedrag van 400 euro per tot de groepering behorend raadslid.

Artikel 7 Besteding van fractiebudget

• 1.

  Fracties besteden hun fractiebudget om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol uit te voeren.

• 2.

  Het fractiebudget kan eveneens aangewend worden voor activiteiten zoals vermeld in bijlage 1 van deze verordening.

• 3.

  Het fractiebudget mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b.

    giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c.

    uitgaven, die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege;

  • d.

    uitgaven, die niet ten laste van het fractiebudget gebracht mogen worden conform bijlage 1 van deze verordening.

  • e.

    in geval van twijfel of onduidelijkheid kan het presidium om advies worden gevraagd.

Artikel 8 Voorschot fractiebudget

• 1.

  Het fractiebudget wordt uiterlijk op 31 maart van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  In het eerste kwartaal van een kalenderjaar kan een voorschot worden verstrekt tot een maximum van een kwart van het totale voorschot voor dat jaar.

• 3.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen gemeenteraad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9 Verkiezingen, splitsing en einde bestaan fractie

• 1.

  Indien het aantal zetels van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt het budget op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van splitsing of samenvoeging van fracties gedurende de raadsperiode wijzigt, dan wijzigt het budget op de eerste dag van de maand na de maand waarin de voorzitter van de raad melding heeft gemaakt van de samenvoeging of splitsing.

• 3.

  Bij samenvoeging van twee of meer fracties worden de oorspronkelijk verstrekte voorschotten van beide fracties samengevoegd.

Artikel 10 Overheveling deel fractiebudget

• 1.

  Fracties mogen éénmaal in de raadsperiode een deel van hun budget overhevelen naar een volgend jaar.

• 2.

  Er mag niet worden overgeheveld naar het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden.

• 3.

  De overheveling betreft maximaal 30% van het fractiebudget van het voorgaande jaar.

Artikel 11 Administratieve verplichtingen

• 1.

  Elke fractie legt schriftelijk (conform het door de griffie aangeleverde format) verantwoording af over de besteding van het fractiebudget van het jaar daarvoor. Dit gebeurt uiterlijk op 31 januari in het navolgende kalenderjaar.

• 2.

  De schriftelijke verantwoording bestaat uit:

  • a.

    een overzicht met vermelding van in ieder geval beginsaldo, uitgaven, inkomsten en eindsaldo;

  • b.

    de bankafschriften van het betreffende loopjaar;

  • c.

    facturen en eventuele andere bewijsstukken van de gedane uitgaven in het betreffende jaar inclusief een toelichting om te kunnen vaststellen of de uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met artikel 7.

• 3.

  Indien een fractie een bedrag wenst over te hevelen naar een volgend jaar dient zij dit te melden binnen de termijn genoemd in artikel 11.1.

• 4.

  Indien fracties samengevoegd worden, dienen de fracties die ophouden te bestaan binnen twee maanden nadat de voorzitter van de raad van de samenvoeging melding heeft gemaakt schriftelijk (conform het door de griffie aangeleverde format en op grond van de vereisten zoals gemeld in artikelen 11.2.a t/m c) verantwoording af te leggen over de besteding van het fractiebudget.

• 5.

  Voor de verwerking van inkomsten en uitgaven houdt elke fractie een aparte bankrekening bij.

Artikel 12 Controle en vaststelling verantwoordingen en fractiebudgetten

• 1.

  Het presidium controleert de schriftelijke verantwoordingen en stelt het volgende vast:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die uit de bijdrage bekostigd zijn

  • b.

    de eventuele overheveling(en) op grond van artikel 10

  • c.

    de budgetten voor het kalenderjaar

• 2.

  Het besluit van het presidium wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad.

Artikel 13 Intrekken oude en inwerkingtreding nieuwe verordening

• 1.

  De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2017 wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025.