Protocol informatievoorziening gemeenteraad Veere

Een belangrijk doel van het dualisme is het versterken van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende functie van de raad.

Om de raad in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende en controlerende rol waar te maken is de informatieplicht in de Gemeentewet * opgenomen. Zonder informatie kan het college van B&W en de burgemeester niet worden gecontroleerd en ook niet ter verantwoording geroepen worden. Het delegeren en mandateren van taken en verantwoordelijkheden vraagt om een tijdige, juiste en volledige informatievoorziening.

De verantwoordelijkheid voor het invullen van de actieve informatieplicht is door de wetgever bij het college en bij de burgemeester gelegd, passend bij hun bevoegdheden. Zij hebben een belangrijke voorwaardenscheppende verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de raad.

Daarnaast moeten de raad en de individuele raadsleden ook zelf actie ondernemen om goed geïnformeerd te worden. Dat kan door een beroep te doen op de passieve informatieplicht van het college en de burgemeester. Op verzoek van de raad geeft het college of de burgemeester de door de raad of raadsleden gevraagde informatie.

De in de Gemeentewet opgenomen verplichting tot informatieverstrekking is zeer open geformuleerd. Met dit protocol leggen we afspraken vast over de wijze waarop we de actieve informatieplicht in de gemeente Veere invullen. Dit mede naar aanleiding van vragen van diverse raadsleden omtrent de informatieverstrekking door het college.

Het protocol is niet bedoeld als uitputtend voorschrift met betrekking tot de informatieplicht. Beoogd wordt vanuit het perspectief van de raad de open formulering nader in te vullen. Hierbij is niet alleen het maken van afspraken van belang, maar ook het respecteren van elkaars rollen. Het college en de burgemeester verstrekken hierbij informatie ten behoeve van een goede taakuitoefening door de raad. Binnen de wettelijke kaders van toegankelijkheid van deze informatie maakt de raad hier gebruik van.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 van dit protocol is het wettelijk kader kort samengevat (de bijbehorende artikelen uit de Gemeentewet zijn volledigheidshalve opgenomen in bijlage 1).

Hoofdstuk 3 bevat de uitgangspunten voor de actieve informatieplicht (mede bezien vanuit de verschillende rollen van de raad) en ook de middelen waarmee daaraan vorm gegeven wordt.

In hoofdstuk 4 gaan we in op de passieve informatieplicht (recht van interpellatie, stellen van schriftelijke en mondelinge vragen en het verzoek om inlichtingen).

Dit resulteert in hoofdstuk 5 in concrete afspraken met betrekking tot de (actieve en passieve) informatieplicht.

De actieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen in de artikelen 169 leden 2 en 4 en 180 lid 2. Kort samengevat: het college en de burgemeester geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. In het vervolg van deze notitie spreken we over het college in plaats van over het college en de burgemeester, maar de actieve informatieplicht is van overeenkomstige toepassing op het bestuursorgaan burgemeester.

De passieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen in de artikelen 155, 169 leden 3 en 4 en 180 lid 3. Kort samengevat: het college geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

n het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veere 2015” zijn de bepalingen met betrekking tot de passieve informatieplicht uitgewerkt in artikel 32, 33, 34 en 35 (zie verder hoofdstuk 4).

Op grond van de bepalingen in de artikelen 60, lid 1 en 81, lid 1 Gemeentewet, kan de raad regelen van welke besluiten van het college aan de leden van de raad kennisgeving dient te worden gedaan.

Verschil met de Wet Open Overheid

Het recht op inlichtingen op grond van de artikelen 169 en 180 Gemeentewet is een ander recht en gaat ook verder dan het recht op het openbaar maken van informatie die een ieder heeft op grond van de Wet Open Overheid. De Wet Open Overheid regelt de (informatie) relatie tussen een bestuursorgaan en een (individuele) burger. De wet kent een limitatieve opsomming in welke gevallen informatie vastgelegd in documenten, door een bestuursorgaan op verzoek van een burger voor een ieder openbaar gemaakt moet worden. Hierbij geldt een aantal in de wet opgenomen uitzonderingen op grond waarvan de informatie juist niet openbaar gemaakt kan of moet worden.

Raadsleden bekleden in het gemeentelijk stelsel een belangrijke en bijzondere positie. Zij zijn als gekozen volksvertegenwoordigers kaderstellend en controlerend betreffende het door het college gevoerde bestuur en mogen wat betreft hun informatievoorziening niet afhankelijk worden gesteld van de bepalingen in de Wet Open Overheid.

De Gemeentewet biedt daarom de mogelijkheid, anders dan de Woo, om bij het verstrekken van documenten aan raadsleden geheimhouding op te leggen, indien de betreffende documenten informatie bevat die op grond van de Wet Open Overheid niet of alleen na afweging van andere belangen, openbaar gemaakt kan worden. Een raadslid kan daarom meer informatie krijgen dan als hij gebruik zou maken van het informatierecht dat een ieder heeft op grond van de Wet Open Overheid. Een raadslid hoeft voor zijn informatievoorziening dus geen beroep te doen op de Wet Open Overheid.

In dit hoofdstuk worden algemene uitgangspunten voor de informatievoorziening genoemd en wordt de informatieplicht bezien vanuit de verschillende rollen van de raad. Verder worden de middelen in het kader van de informatieplicht beschreven.

3.1. Algemene uitgangspunten

Hieronder sommen we een aantal algemene uitgangspunten bij de informatieverstrekking van het college aan de raad op. Deze uitgangspunten hebben betrekking op de actieve informatieplicht van het college zoals deze is geregeld in de artikelen 169, lid 2 en 180, lid 2 van de Gemeentewet. Daarnaast zijn sluiten deze uitgangspunten aan op de al in wet- en regelgeving en reglementen opgenomen overige informatieverplichtingen van het college aan de raad.

De algemene uitgangspunten luiden als volgt:

1. Het college verstrekt de informatie die de raad nodig heeft om zijn taken naar behoren te kunnen vervullen.

2. De actieve informatieplicht mag niet leiden tot het ongebreideld toezenden van informatie. Steeds dient te worden nagegaan met welk doel en met het oog op welke bevoegdheid informatie wordt verstrekt.

3. Het college verstrekt de relevante informatie tijdens het hele beleids- en besluitvormingsproces in een zo vroeg mogelijk stadium. Het college stelt de informatie via Notubox beschikbaar. Op deze manier is alle (geheime) informatie snel, tijdig en eenduidig binnen een beveiligde en beheerbare omgeving voor de raad beschikbaar.

4. Het college verstrekt informatie kort en bondig en op hoofdlijnen, behalve als een detail politiek relevant is of als daar specifiek om wordt gevraagd. Het college geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen.

5. Het college draagt er zorg voor dat de collegebesluiten en de onderliggende stukken, welke geen geheim of vertrouwelijk karakter hebben, voor raadsleden elektronisch te raadplegen zijn zonder dat zij daartoe eerst moeten verzoeken.

3.2. De informatieplicht bezien vanuit de verschillende rollen van de raad

Om hun werk goed te kunnen doen, hebben raadsleden informatie nodig. Voor de verschillende rollen zal de behoefte aan informatie verschillend zijn, dat kan zelfs per raadslid aan de orde zijn, de Gemeentewet gaat echter uit van informatieverstrekking aan de gehele raad. Hierna wordt achtereenvolgens ingegaan op de kaderstellende, de vertegenwoordigende en controlerende rol van de raad, dit in relatie tot de informatieplicht van het college en het eigenstandig vergaren van informatie door de raad.

Een en ander laat onverlet dat raadsvoorstellen uiteraard alle benodigde informatie voor het nemen van een raadsbesluit dienen te bevatten of daarnaar verwijzen. De informatie waarnaar wordt verwezen of die van belang kan zijn voor afweging c.q. het nemen van een besluit (en dat kan ook zijn eerdere besluitvorming, correspondentie of kunnen ook externe adviezen zijn) dient ter inzage te liggen cq. via Notubox te worden verstrekt.

3.2.1. De kaderstellende rol

De raad stuurt op hoofdlijnen en zet kaders uit bij het begin van een proces. De raad laat zich daarbij leiden door drie belangrijke vragen (de 3 W-vragen):

1. Wat willen we (aan maatschappelijk effect) bereiken.

2. Wat gaan we daarvoor doen.

3. Wat mag het kosten.

Gedetailleerde invulling en uitwerking is een verantwoordelijkheid voor het college.

Wat zijn kaders:

Het begrip ‘kaderstelling’ is niet letterlijk in de wet vastgelegd. In de Gemeentewet worden de volgende kaderstellende bevoegdheden genoemd:

• de budgettaire bevoegdheid, artikel 212 Gemeentewet,

• de verordenende bevoegdheid, artikel 147a Gemeentewet.

Concrete voorbeelden hiervan zijn de programmabegroting en de verordeningen, deze hebben als kaderstelling een formele status (hebben kracht van wet). Anders is het met de kaderstellende nota, die heeft een richtinggevende status, waarbij het college (binnen de grenzen van het politieke krachtenveld) ruimte en vrijheid van handelen heeft.

Wat verstaan we onder kaderstelling (defínitie uit de ‘handreiking Kaderstelling’)

Kaderstelling is het normeren van het inhoudelijk, financieel en procedureel speelveld waarop het college zijn bestuursbevoegdheden uitoefent. Kaderstelling staat daarmee gelijk aan opdrachtformulering. De kaders die de raad stelt zijn op te vatten als opdrachten en randvoorwaarden waarbinnen het college een bepaald onderwerp uitwerkt en ter hand neemt.

Zoals opgemerkt laat de wet veel ruimte tot uitleg van de kaderstellende rol, ruimte die de raad zelf kan invullen. Het initiatief, de voorbereiding tot het stellen van kaders kan zowel van de raad als van het college uitgaan.

Kaderstellende instrumenten:

Om de juiste kaders te stellen kan de raad voor zijn taak gebruik maken van de daarvoor tot zijn beschikking staande (en veelal in de Gemeentewet vastgelegde) rechten, zijn verordenende bevoegdheid en aanvullende instrumenten. Onderstaand een overzicht:

1. Raadsagenda/raadsprogramma

2. Perspectiefnota en Programmabegroting

3. Kaderstellende start- of beleidsnotities

4. Verordenende bevoegdheid

5. Recht van initiatief

6. Recht van amendement

7. Motie

8. Maatschappelijke verkenning / enquête

9. Schriftelijke en mondelinge vragen en interpellatie (deze in aanleg meer controlerende instrumenten kunnen tevens worden gezien als middelen om tijdig politiek bij te sturen en richting te geven aan de handelswijze van het college, m.a.w. kunnen worden gezien als aanvullende kaderstellende opdrachten).

Proces voor kaderstelling

Om het kaderstellende werk te doen kan en zal ook het actief verwerven van informatie door de raad zelf van belang zijn, zie daarvoor hoofdstuk 4 over de passieve informatieplicht. De griffie zal raadsleden en -fracties ondersteunen bij dat onderdeel van informatieverstrekking en -verwerving.

Bij de start of herijking van een beleids- of besluitvormingsproces kan de raad via het proces van:

1. de informerende raadsinformatiebijeenkomst,

2. de kaderstellende raadsinformatiebijeenkomst,

3. de commissievergadering met het kadervoorstel,

4. en de raadsvergadering,

de gewenste kaders aan het college stellen. De informerende en kaderstellende raadsinformatiebijeenkomsten zijn optioneel en op initiatief van de raad of op verzoek van het college, vaak kan alleen volstaan worden met een kadervoorstel in de commissie en de raad.

3.2.2. De vertegenwoordigende rol

Om zijn rol als volksvertegenwoordiger waar te kunnen maken, moet een raadslid op de hoogte zijn van de ontwikkelingen die van belang zijn voor het te voeren beleid.

Juiste, tijdige en volledige informatievoorziening zijn belangrijke voorwaarden voor een raadslid om zijn contacten met maatschappelijke organisaties te kunnen onderhouden en vragen van burgers te kunnen beantwoorden.

Voor de vertegenwoordigende rol is het stellen van vragen naar aanleiding van informatie verkregen van inwoners noodzakelijk. Instrumenten daarvoor zijn onder meer het vragenrecht en het recht van interpellatie (zie ook passieve informatieplicht, hoofdstuk 4).

3.2.3. De controlerende rol

De actieve informatieplicht versterkt met name de controlerende rol van de raad. Zonder informatie kan het college niet worden gecontroleerd. Voor het uitoefenen van deze taak kan het soms zelfs nodig zijn over gedetailleerde informatie te beschikken. Als invalshoek voor de verdere vormgeving van de actieve informatieplicht wordt daarom de controlerende rol van de raad als uitgangspunt genomen. Standaard worden de jaarrekening en de Buraps als instrumenten gebruikt om de raad van controle informatie te voorzien. Ook het inzetten van de rekenkamer op belangrijke dossiers is hiervoor een toepasselijk instrument.

3.3. Informatiemiddelen in het kader van de actieve informatieplicht

De besluitenlijst van het college is een belangrijk document in het kader van de informatieplicht, het college kan echter niet volstaan met het enkel verwijzen daarnaar. Behalve de besluitenlijst worden in deze paragraaf alle beschikbare informatiemiddelen voor de raad genoemd.

3.3.1. Besluitenlijsten college

Vooral voor de controlerende taak van de raadsleden is de besluitenlijst van het college een belangrijke – zo niet de belangrijkste – basis voor de informatieverstrekking. Het college is ingevolge artikel 60, lid 3, Gemeentewet verplicht de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar te maken. Vanuit een oogpunt van actualiteit is het noodzakelijk om dit zo spoedig mogelijk na de vergadering te laten plaatsvinden dan wel de besluitenlijst in ieder geval zo spoedig mogelijk ter beschikking te stellen van de raadsleden.

De gemeenteraad controleert het college van B&W, en in het kader van de uitvoering van die taak moet de raad de openbare en niet-openbare besluitenlijst integraal ontvangen, ongeanonimiseerd. Het toesturen aan de raad is geen openbaarmaking. De raad heeft deze informatie nodig voor de eigen taak. De raad mag deze informatie niet met derden delen of openbaar maken.

De griffie ontvangt de ongeanonimiseerde B&W-besluitenlijsten van het bestuurssecretariaat en stuurt deze naar de raad. Hierbij wordt de volgende disclaimer gebruikt:

“U ontvangt deze informatie voor de uitvoering van uw taak als lid van de gemeenteraad. Het is niet toegestaan om hierin opgenomen persoonsgegevens of andere vertrouwelijke of niet-openbare informatie met derden te delen.”

Naar aanleiding van de B&W-besluitenlijst kunnen raadsleden verzoeken om nadere informatie over de besluiten. Deze verzoeken worden conform het Reglement van orde van de raad ingediend via de griffie. De griffie verzoekt via het bestuurssecretariaat (eventueel na tussenkomst van de gemeentesecretaris) de opsteller van het B&W-advies de betreffende documenten te verzamelen en per e-mail toe te sturen aan de griffie. In de e-mail neemt de opsteller een begeleidende tekst op en de hiervoor genoemde disclaimer, zodat de griffie het bericht integraal kan doorsturen. De griffie stuurt het bericht met de documenten naar het verzoekende raadslid. Conform de Gemeentewet en het Reglement van orde, wordt het bericht met de documenten zo nodig en afhankelijk van de afspraken hierover, ook aan de overige raadsleden toegestuurd.

In eerste instantie wordt alleen het betreffende B&W-advies verstrekt. Het uitgangspunt is dat dit B&W-advies ongeanonimiseerd wordt verstrekt. In bijzondere gevallen kan er een reden zijn om bepaalde gegevens of onderdelen onleesbaar te maken. Deze reden moet dan een grondslag hebben in de uitzonderingen zoals bedoeld in hoofdstuk 5 van de Woo. In een dergelijk geval overlegt de opsteller hierover met de jurist van de cluster Juridische zaken.

Naar aanleiding van het verstrekte B&W-advies kan een raadslid verzoeken om verstrekking van de onderliggende documenten bij het B&W-advies. Ook dit verzoek wordt ingediend via de griffie. Dit verzoek moet specifiek en gemotiveerd zijn zodat voor de verstrekking zo nodig het belang van het informeren van de raad afgewogen kan worden t.o.v. de belangen zoals bedoeld in hoofdstuk 5 van de Woo. Daarbij geldt wel dat het belang van het informeren van de raad zwaar weegt.

Het toepassen van deze uitzondering is nodig omdat in onderliggende stukken bij een B&W-advies allerlei persoonlijke en/of bedrijfsgevoelige informatie kan voorkomen. Als deze informatie niet van belang is voor de informatievoorziening aan de raad, dan wordt deze informatie onleesbaar gemaakt. Bij twijfel hierover overlegt de opsteller met de jurist van de cluster Governance.

Voor uitsluitend technische informatie kunnen raadsleden direct contact opnemen met de opsteller.

In de bijlage wordt nader ingegaan op het opstellen van besluitenlijst(en) van het college in relatie tot de actieve informatieplicht.

3.3.2. Besluiten burgemeester

Van de besluiten van de burgemeester wordt maandelijks een afzonderlijke besluitenlijst opgemaakt. Neemt de burgemeester een besluit in samenhang met een besluit van het college dan maakt het college melding van het besluit van de burgemeester in de besluitenlijst van het college. Besluiten van de burgemeester waarbij een vergunning/ontheffing wordt verleend maakt het college bekend via het (digitale) gemeenteblad.

De raad kan op grond van artikel 81 lid 1 Gemeentewet regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met ter inzage legging kan worden volstaan. De burgemeester laat deze kennisgeving of ter inzage legging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang.

3.3.3. Raadsinformatiebijeenkomsten

Op initiatief van de raad of op verzoek van het college kan voorafgaand aan een uitgebreid of maatschappelijk zwaarwegend besluitvormingsproces, voorafgaand aan behandeling van een voorstel in commissie en raad, een informatieve en/of kaderstellende raadsinformatiebijeenkomst worden belegd. Deze bijeenkomst kan zowel op grond van de actieve als de passieve informatieplicht worden belegd.

3.3.4. Agenderen commissievergaderingen

Raadsvoorstellen worden bijna altijd besproken in de raadscommissie. Daarnaast kan de portefeuillehouder, namens het college(schriftelijk of mondeling), via de commissievoorzitter mededelingen doen over zaken waarvan hij het belangrijk vindt om de commissie ter zake te informeren. Het college legt ingekomen stukken op verzoek van de raad voor via de griffie, rechtstreeks, of via de raadslijst ingekomen stukken (LIS) aan de commissie.

3.3.5. Raadsinformatie per memo

Zijn er belangrijke/actuele ontwikkelingen dan wordt hiervan in een raadsmemo mededeling gedaan aan de raad. De griffie plaatst deze mededelingen op de lijst van ingekomen stukken, van de eerstvolgende raadsvergadering.

3.3.6. Verstrekken van inlichtingen aan de raad (voorhangprocedure)

In sommige gevallen is het college op grond van de Gemeentewet verplicht (artikel 160 lid 2 en 169 lid 4) om voorafgaande aan een besluit, de raad te informeren. In andere gevallen kan dit raadzaam zijn (bijvoorbeeld om politieke redenen of vanwege mogelijk ingrijpende gevolgen voor de gemeente). Het nemen van het besluit blijft een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders.

3.4. Hoeveelheid, wijze van verstrekking en digitalisering van informatie

Het verstrekken van teveel informatie kan een averechts effect hebben. In dat kader wordt het volgende afgesproken:

1. Het college informeert de raad in beginsel op hoofdlijnen.

2. De informatie is volledig maar qua hoeveelheid afgestemd op de aard van de zaak. Daarbij geeft het college aan welke achterliggende stukken er zijn en waar raadsleden deze kunnen inzien of opvragen.

3. De raad wordt alleen actief over details geïnformeerd wanneer deze politiek gevoelig c.q. relevant zijn of wanneer de raad c.q. een raadslid daartoe verzoekt (bijvoorbeeld als het onderwerp maatschappelijk leeft of de publiciteit heeft).

4. Algemene informatie wordt zoveel als mogelijk digitaal via Notubox verstrekt.

5. Informatie met een spoedeisend karakter of politiek relevante informatie wordt mondeling, schriftelijk of digitaal per ommegaande aan de raad verstrekt (bijvoorbeeld in de vergaderingen van raadscommissies of de raad of via een raadsmemo).

De passieve informatieplicht is het op verzoek van een raadslid verstrekken van inlichtingen. Zoals reeds eerder is aangegeven hoeven raadsleden geen beroep te doen op de Wet Open Overheid om de gewenste informatie te ontvangen.

De passieve informatieplicht is opgenomen in de Gemeentewet (artikelen 155 (recht), 169 lid 3 en 180 lid 3) en is door de gemeenteraad uitgewerkt in het Reglement van Orde. Het betreft de volgende instrumenten / middelen.

1. Interpellatie (artikel 32). Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht (zie hierna). Het is het recht van een raadslid om tijdens een vergadering van de raad over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. De raad dient hiervoor verlof te verlenen.

2. Schriftelijke vragen/vragen van inlichtingen (artikel 33 en 34). Dit recht tot het vragen van inlichtingen geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over bepaalde aangelegenheden. Het karakter van deze vragen is primair informatief. Schriftelijke beantwoording vindt plaats binnen 10 werkdagen bij eenvoudige vragen en binnen 30 kalenderdagen bij complexere vragen.

3. Inlichtingen als bedoeld in artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet. Dit zijn inlichtingen over:

a. privaatrechtelijke rechtshandelingen;

b. rechtsgedingen;

c. bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures of handelingen ter voorbereiding daarop;

d. voorbereiding van civiele verdediging;

e. instellen, afschaffen of veranderen van jaarmarkten of gewone marktdagen.

Het college verstrekt deze inlichtingen indien de raad daarom verzoekt (of indien de uitoefening van deze bevoegdheden ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente = actieve informatieplicht, zie paragraaf 3.3.4 ).

De besluitenlijsten van het college zijn ook voor de passieve informatieplicht van belang. Ze kunnen immers een belangrijke aanleiding zijn voor het stellen van mondelinge of schriftelijke vragen. Raadsleden kunnen de achterliggende stukken opvragen. De openbare stukken worden zonder beperkingen beschikbaar gesteld, de niet-openbare stukken onder oplegging van de in artikel 3.3.1 genoemde disclaimer voor geheimhouding.

Deze uitgangspunten hebben betrekking op de actieve en de passieve informatieplicht van het college en de burgemeester zoals deze zijn geregeld in de artikelen 155, 169, lid 2 en 3 en 180, lid 2 en 3 van de Gemeentewet. Deze uitgangspunten zijn aanvullend op de al in wet- en regelgeving en in verordeningen en reglementen opgenomen overige informatieverplichtingen van het college en de burgemeester naar de raad. Samenvattend bevat dit protocol de kaders voor de volgende afspraken:

1. Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft cq. nodig vindt.

2. Het college verstrekt de raad de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college zo spoedig mogelijk nadat deze zijn vastgesteld. Op de dag na dag van de vergadering zal de conceptbesluitenlijst (het gedeelte “Rondvraag” uitgezonderd) aan de leden van de raad beschikbaar worden gesteld. Na vaststelling van de besluitenlijst is de volledige besluitenlijst voor de leden van de raad beschikbaar.

3. Nadat dit is vastgesteld, wordt het vertrouwelijk gedeelte van de besluitenlijst en de eventueel bij de besluiten behorende bescheiden, onder oplegging van geheimhouding, op de voor deze soort documenten gebruikelijke wijze beschikbaar gesteld aan de leden van de raad. Informatie opgenomen in het vertrouwelijk gedeelte van de besluitenlijst over uitsluitend interne personele aangelegenheden voor zover zij individuele personen betreffen wordt niet beschikbaar gesteld. Dit geldt ook als informatieverstrekking strijdig zou zijn met het openbaar belang (art. 169, lid 3 en art. 180, lid 3 Gemeentewet).

4. Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie.

5. Het college en de burgemeester informeren de raad op korte en bondige wijze en op hoofdlijnen en geven daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen.

6. Informatie wordt – zoveel als mogelijk – digitaal in Notubox verstrekt. Bij de inrichting van nieuwe informatiesystemen binnen de gemeentelijke organisatie wordt met de inhoud van deze notitie rekening gehouden.

7. De raad wordt vooraf door het college in ieder geval actief geïnformeerd over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit. Op grond van artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet kan de raad vooraf aan het college verzoeken om het geven van de inlichtingen over de uitoefening van de vorenbedoelde bevoegdheden.

8. De raad wordt door het college en de burgemeester actief geïnformeerd bij bestuurlijke en politiek relevante onderwerpen die daarvoor ten minste een de volgende criteria voldoen:

o het onderwerp leeft maatschappelijk;

o het onderwerp is publiciteitsgevoelig en/of heeft de aandacht van de media;

o er is sprake van relevante financiële, juridische en bestuurlijke veranderingen voor de gemeente;

o het betreft grote en belangrijke projecten voor Veere;

o er zijn meerdere belangen mee gemoeid (o.a. groot aantal actoren, veel belanghebbenden, raakvlakken met meerdere beleidsvelden);

o het onderwerp kan mogelijk de integriteit van het gemeentebestuur aantasten.

Het op verzoek inzetten van een informerende en/of kaderstellende raadsinformatiebijeenkomst kan daarbij van toepassing zijn.

9. Als bestuurlijk en politiek relevante onderwerpen worden in ieder geval de onderwerpen die zijn opgenomen in de programmabegroting aangemerkt en de onderwerpen waarover in de raad een motie is aangenomen.

10. De raad wordt gedurende het gehele beleids- en besluitvormingsproces door het college geïnformeerd.

11. Indien op grond van strijd met het openbaar belang informatie niet verstrekt kan worden zal het college en de burgemeester de raad voor zover mogelijk op hoofdlijnen informeren.

12. Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig (bijvoorbeeld zodra een incident, voorval of uitkomst uit een onderzoek bekend is).

13. Het college informeert de raad over de portefeuilleverdeling en over eventuele wijzigingen daarin.

Deze notitie en de wijze waarop door het college aan de informatieverstrekking invulling wordt gegeven, worden binnen 1 jaar na vaststelling geëvalueerd.