Archiefverordening Haaksbergen (8.4b)

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  de Archiefwet: de Archiefwet 1995;

• b.

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de Archiefwet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet door het college aangewezen archiefbewaarplaats;

• d.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 2 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• e.

  beheereenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

• f.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Artikel 2 Zorgplicht burgemeester en wethouders

• a.

  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefweten de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

• b.

  Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 3 Taken gemeentesecretaris

• a.

  In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

• b.

  De gemeentesecretaris brengt eens per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• c.

  De gemeentesecretaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4 Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad eens per twee jaar over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a.

  het verslag van de gemeentesecretaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

• b.

  voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentesecretaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

• c.

  een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 5 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentesecretaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.