Verordening op de In-gespreksavonden

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 2. De voorzitters

Artikel 82, vierde lid, van de wet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling van de In-gespreksavond, op deze variant van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Bij de variant van de In-gespreksavond is rekening gehouden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden. Om die reden bepaalt artikel 2, eerste lid, dat de raad de voorzitters “uit zijn midden” benoemt.

Artikel 3. De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de wet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (eerste lid). De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). In artikel 1 is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het tweede lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikel 4. Steunfractieleden

Aan de gesprekstafel mogen steunfractieleden namens de fractie het woord voeren (eerste lid). Hun rechten en plichten zijn vastgesteld in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Boxtel.

Hoofdstuk 2. In-gespreksavonden

Artikel 5. De presentaties, informatiemarkt en gesprekstafel

De informatiemarkt heeft als doel raadsleden te informeren over een onderwerp door organisatie, college, externe experts en/of samenleving. Raadsleden stellen vragen en gaan in gesprek met ambtenaren, experts en/of samenleving om een breed beeld te vormen over een onderwerp.

Uit de ‘Model verordening raadscommissies VNG, Artikel 3’: ‘de wettelijke bepalingen omtrent raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, ook van toepassing op varianten als sessies en vergadertafel.’ Als vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, dan is er sprake van een raadscommissie. De voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Ook bij deze varianten van vergaderen moet er dus rekening gehouden worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in een raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat, indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Artikel 82, derde lid, van de wet, schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen bij de samenstelling van een raadscommissie. De verhoudingen in een raadscommissie hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

Zesde lid

Burgemeester en wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen in de vergadering op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet.

Artikel 6.

-

Artikel 7. Oproep, toezending stukken.

Dit artikel stelt verplicht dat de raads- en steunfractieleden minimaal tien dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep krijgen met daarbij de voorlopige agenda en bijbehorende stukken. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 

Artikel 8. Agenda.

Het presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan, na het verzenden van de schriftelijke oproep, zo nodig een aanvullende agenda en stukken gestuurd worden.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken.

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). De stukken worden ook op elektronische wijze aangeboden (tweede lid). Dit gebeurt via het digitale raadsinformatiesysteem op de website. 

Een stuk is een 'document' in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een 'document' houdt in: een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2., eerste lid van de Woo opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college. 

Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid met ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet). 

Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie aan de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.). Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schriftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). 

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden (derde lid). 

Artikel 10. Openbare kennisgeving.

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:42, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 11.Voorstellen van orde

De voorzitter van de vergadering legt ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raads- en steunfractieleden (derde lid). Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 32, vierde lid, van de wet hierop logischerwijs niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze.

Artikel 12. Presentielijst.

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen wie aanwezig is geweest.  De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekend deze (tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is. 

Artikel 13. Spreekrecht inwoners, organisatie, ondernemers etc.

De gemeenteraad vindt dat derden mee moeten kunnen praten over zaken die belangrijk voor hen zijn. Tijdens de In-gespreksavonden wordt de gelegenheid geboden om in te spreken over onderwerpen die dezelfde avond op de agenda staan tijdens de gesprekstafel (zie artikel 5). Aan het begin van de gesprekstafel worden de insprekers in de gelegenheid gesteld in 2 minuten de essentie van hun bijdrage aan te geven. De raadsleden krijgen hierna de gelegenheid om aan de inspreker vragen te stellen. Het idee is dit te beperken tot 2 vragen per raad-/steunfractielid en geen debat met de insprekers aan te gaan. Hierna start het gesprek met de wethouder of tussen raads- en steunfractieleden zelf. Hierbij zitten de raadsleden aan tafel voor het algemeen belang, niet het individuele belang. Ook hier kunnen insprekers het woord voeren.

Als raads- en steunfractieleden gedurende het gesprek nog vragen hebben aan de inspreker dan kunnen deze gedurende het gesprek worden gesteld. De inspreker zit er op dit moment als toehoorder bij, maar er kan reactie aan de inspreker worden gevraagd mocht dit nodig zijn. 

Het woord kan niet gevoerd worden over:

• •

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• •

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• •

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

Artikel 14. Volgorde sprekers en aantal spreektermijnen

De voorzitter van de vergadering bewaakt de tijd en de sprekersvolgorde. Het derde lid benadrukt dat de voorzitter elk onderwerp aan de gesprekstafel afsluit.

Artikel 15. Verslag

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier. Het maken van een verslag is niet verplicht.

Artikel 16. Toepassing reglement op In-gespreksavonden die in beslotenheid plaatsvinden

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van de verordening van overeenkomstige toepassing zijn op een In-gespreksavond achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van de stukken. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.

Artikel 17. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de In-gespreksavond toehoorders die de orde verstoren, kan verzoeken te vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor de In-gespreksavond ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Het derde lid voorziet hierin.

Artikel 18. Geluids- en beeldregistraties

De In-gespreksavonden zijn in principe openbaar. Daarom mogen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden en steunfractieleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat inwoners die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistratie.