GEDRAGSCODE VOOR DE PUBLICATIE VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR DE RAAD VAN WAALWIJK 2024

ARTIKEL 1 DEFINITIE ‘PUBLICATIE OP DE WEBSITE'

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de raad van Waalwijk op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website (hierna te noemen: de website) en het raadsinformatiesysteem (hierna te noemen: het RIS).

Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing onbeperkt toegankelijk.

ARTIKEL 2 GEDRAGSCODE

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.

a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.

Op de website worden de namen, eventueel postadressen en telefoonnummers van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.

Gedragslijn:

Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking via het RIS niet noodzakelijk, behoudens de naam, mailadres en telefoonnummer van de (plv.) griffier.

Gedragslijn:

Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Waalwijk of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat geen persoonsgegevens op het RIS kenbaar worden gemaakt, behoudens de naam, mailadres en telefoonnummer van de (plv.) griffier.

c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten.

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van personen en (bestuurders van) instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van geschriften van personen zou betekenen dat via het RIS alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van deze geschriften kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de briefschrijver dat op het RIS is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de datum van ontvangst en het onderwerp worden vermeld.

Geschriften van (bestuurders van) instellingen kunnen integraal openbaar worden gemaakt. Deze zijn immers ook openbaar geregistreerd in het register van de Kamer van Koophandel.

Gedragslijn:

Ingekomen brieven en petities van personen die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden meestal als zodanig niet op het RIS openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de datum van ontvangst en een korte aanduiding van het onderwerp. Indien ingekomen brieven en petities van persoonsgegevens kunnen worden ontdaan zal de griffie hiervoor zorgdragen en het hetgeen is toegezonden openbaar op het RIS plaatsen. De volledige lijst wordt op het RIS gepubliceerd. Deze ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van het RIS ontsloten zodat raadsleden en fractievolgers wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Belanghebbenden (pers/inwoners) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet Open Overheid en met instemming van briefschrijver worden behandeld. Ingekomen brieven van instellingen worden openbaar op de lijst van ingekomen stukken en openbaar in het RIS geplaatst.

d. Gegevens van personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens openbare raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht.

Personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de bijeenkomst vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. De door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, worden niet openbaar gepubliceerd. Deze teksten worden op dezelfde manier behandeld als ingekomen brieven (zie onder c.)

Gedragslijn:

Zie gedragslijn onder c.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt. Het college is hiervoor verantwoordelijk.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen biedt het college de stukken geanonimiseerd aan de raad aan, waarbij handtekeningen worden afgeplakt.

Gedragslijn:

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op het RIS worden gepubliceerd, door het college worden geanonimiseerd en dat handtekeningen door het college worden afgeplakt.

Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Deze stukken worden via het beveiligde gedeelte van RIS ontsloten zodat raadsleden en fractievolgers wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.

f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

Gedragslijn:

Bij publicatie van activiteiten voor de raad op het RIS wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

ARTIKEL 3 ANONIMISEREN VAN PERSOONSGEGEVENS

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.

ARTIKEL 4 BEELD- EN GELUIDSVERSLAG VAN OPENBARE VERGADERINGEN

Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de openbare vergaderingen van de raad in principe openbaar. Het maken van een beeld- en geluidsverslag van openbare vergaderingen, teneinde deze live uit te zenden via internet, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Het doel is toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt, in principe zijn alleen (in)sprekers in beeld, is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en geluidsverslag. Betrokkenen worden hierover wel actief geïnformeerd via het bevestigingsbericht bij inspreken, voor bezoekers bij de entree van de vergaderzaal, in de agenda op het Raadsinformatiesysteem (RIS) en de voorzitter wijst insprekers vlak voor de inspreekbeurt nogmaals op het feit dat er opnames worden gemaakt. Bezoekers van een openbare vergadering hebben tevens de mogelijkheid om buiten beeld de vergadering bij te wonen. Hiervoor kunnen zij plaatsnemen op de bovenste twee rijen met stoelen van de publieke tribune. Op de onderste rij en de leren banken komt een bezoeker mogelijk wél in beeld. Middels een informatieposter bij de ingang van de vergaderzaal worden bezoekers hierover actief geïnformeerd.

De opgenomen beelden blijven onbeperkt (geen tijdsbestek) beschikbaar.

ARTIKEL 5 MOGELIJKHEID INROEPEN RECHTEN BETROKKENEN

Betrokkenen kunnen op ieder moment bij de griffie een verzoek indienen om gebruik te maken van hun privacyrechten. Via de gemeentelijke website kan een betrokkene een digitaal formulier invullen of de contactgegevens terugvinden voor het sturen van een brief met bijbehorend verzoek. Binnen een maand neemt de griffie een besluit over het verzoek. Een betrokkene dient wel aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager vastgesteld worden.

Een betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht om informatie in te zien: Bekijken gegevens die gemeenteraad/griffie over betrokkene heeft;

• Recht om gegevens te corrigeren/ aan te vullen: Toevoegen of aanpassen onvolledige of foutieve gegevens betrokkene;

• Recht om vergeten te worden: Gegevens laten verwijderen als ze onjuist, onvolledig, niet nodig, of in strijd met de wet zijn;

• Recht op gegevensoverdracht: Gegevens overdragen aan een andere organisatie wanneer hiervoor toestemming of een overeenkomst is;

• Recht op beperking gebruik gegevens: Gegevens wél bewaren maar niet verder gebruiken voor specifiek doel;

• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: Gegevens moeten door een menselijke blik worden bekeken alvorens een besluit wordt genomen.

ARTIKEL 6 INZAGE STUKKEN MET PERSOONSGEGEVENS DOOR DERDEN

Ingekomen brieven en zienswijzen van burgers, petities en burgerinitiatieven die aan de raad zijn toegezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Indien stukken met persoonsgegevens op grond van de AVG en deze gedragscode niet openbaar zijn gepubliceerd op het RIS, kunnen deze niet worden ingezien door derden. Een verzoek tot inzage door een derde wordt behandeld conform de Wet Open Overheid.

ARTIKEL 7 CITEERTITEL EN INWERKINGTREDING

1. Deze gedragscode kan worden aangehaald als “Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de raad van Waalwijk 2024”

2. Deze gedragscode treedt in werking op de dag na bekendmaking.