Reglement van orde op de gemeentelijke adviescommissie Omgevingskwaliteit Nuenen ca., 2024

2.1 Commissie

De commissie bestaat in ieder geval uit een voorzitter en de dorpsbouwmeester. Indien de voorzitter verhinderd is zal een plaatsvervangend voorzitter aanschuiven. De plaatsvervangend voorzitter betreft een lid uit één van de subcommissies. De commissie heeft twee subcommissies: de sub¬commissie ruimtelijke kwaliteit en de subcommissie erfgoed. De structuur is weerge¬geven op de voorgaande afbeelding.

De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris.

De commissie komt alleen samen indien bijvoorbeeld een integrale afweging moet worden gemaakt door de subcommissies tezamen.

Om tegenstrijdige adviezen tussen de verschillende subcommissies te voorkomen is de voorzitter van de commissie tevens voorzitter van de subcommissies. Ook de dorpsbouwmeester maakt onderdeel uit van de subcommissies. De ambtelijk secreta-ris van de commissie is tevens de secretaris van de subcommissie ruimtelijke kwali-teit. De subcommissie erfgoed en dorpsbouwmeester hebben ieder een eigen ambtelijk secretaris.

De commissie kan zich naar eigen inzicht laten bijstaan door extra adviseurs. Dit betreft onder andere disciplines als cultuur- en bouwhistorie, duurzaamheid of beeldende kunst. Afhankelijk van het initiatief of de aanvraag die moet worden beoor-deeld, nemen de extra adviseurs deel aan de vergadering.

2.2 Subcommissie ruimtelijke kwaliteit

De subcommissie ruimtelijke kwaliteit bestaat in ieder geval uit een voorzitter, de dorpsbouwmeester, een lid deskundig op het terrein van stedenbouw, een lid deskun-dig op het terrein van landschapsarchitectuur en een lid deskundig op het terrein van architectuur.

Deze subcommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris.

De voorzitter, dorpsbouwmeester en ambtelijk secretaris zijn tevens verbonden aan de commissie.

De subcommissie ruimtelijke kwaliteit gaat bij haar werkzaamheden uit van haar inhoudelijke deskundigheid en houdt onder andere rekening met de omgevingsvisie, omgevingsprogramma’s, de welstandsnota, beleidsnota’s en gebiedsvisies, voor zover deze voor het betreffende initiatief beschikbaar zijn.

Op het moment dat een omgevingsvergunning met de activiteit ‘bouwen’ moet worden aangevraagd draagt deze subcommissie het project over aan de dorpsbouw¬meester en, indien nodig, de subcommissie erfgoed.

De subcommissie kan zich, net als de commissie, naar eigen inzicht laten bijstaan door extra adviseurs.

2.3 Subcommissie erfgoed

De subcommissie erfgoed bestaat in ieder geval uit een voorzitter, de dorpsbouw-meester en een lid deskundig op het terrein van erfgoed.

Deze subcommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris.

De voorzitter en dorpsbouwmeester zijn tevens verbonden aan de commissie en de subcommissie ruimtelijke kwaliteit.

De subcommissie erfgoed gaat bij haar werkzaamheden uit van haar inhoudelijke deskundigheid en houdt onder andere rekening met de bepalingen in de “Erfgoedverordening 2023 Gemeente Nuenen c.a.” en de beleidsnota’s voor monumenten, archeologie en cultuurhistorisch waardevolle objecten en gebieden, voor zover deze voor het betreffende initiatief beschikbaar zijn.

De subcommissie kan zich, net als de commissie, naar eigen inzicht laten bijstaan door extra adviseurs.

2.4 Dorpsbouwmeester

De dorpsbouwmeester werkt zelfstandig en wordt daarbij bijgestaan door een ambtelijk secretaris.

De dorpsbouwmeester is tevens verbonden aan de commissie en beide subcommis-sies.

De dorpsbouwmeester gaat bij zijn/haar werkzaamheden uit van zijn/haar inhoude¬lijke deskundigheid en houdt rekening met de bepalingen in onder andere de welstandsnota, beleidsnota’s en gebiedsvisies, voor zover deze voor het initiatief beschikbaar zijn.

De dorpsbouwmeester kan zich, net als de commissie, naar eigen inzicht laten bij¬staan door extra adviseurs.

5.1 Agenda en stukken

De secretaris van de desbetreffende (sub)commissie zorgt voor de agenda, de daarbij behorende stukken en de bekendmaking.

Voor de (sub)commissies geldt dat uiterlijk vijf dagen voor de vergadering de agenda per email wordt verstuurd. Deze is gericht aan de leden en de projectleider/ambtelijk behandelaar van het initiatief of aanvraag. Daarnaast wordt de agenda bekendgemaakt aan de personen die het plan in de betreffende vergadering presenteren en de daarbij betrokkenen (initiatiefnemer, adviseur etc.).

De agenda voor het reguliere overleg van de dorpsbouwmeester wordt op de dag zelf gemaakt. Voor de werkzaamheden van de dorpsbouwmeester die op afroep worden verricht is geen sprake van een agenda.

5.2 Wijze openbaar maken stukken

Datum, tijdstip, plaats en agenda van de openbare vergadering van de commissie en de subcommissies worden bekend gemaakt via de website van de gemeente. Indien het een digitale vergadering betreft, wordt ook de link naar het vergaderprogramma (bijv. Teams, Zoom) openbaar gemaakt. Omdat de agenda van het regulier overleg van de dorpsbouwmeester op de dag zelf wordt gemaakt is deze enkel op afspraak in te zien op het gemeentehuis.

5.3 Uitnodigen belanghebbenden

De projectleider/ambtelijk behandelaar zorgt voor het uitnodigen van initiatiefnemer en eventueel van belanghebbenden.

Zowel initiatiefnemers als hun adviseurs worden uitgenodigd voor de behandeling van hun initiatief of aanvraag met het verzoek deze toe te lichten. Indien zij niet aanwezig kunnen zijn, wordt de behandeling verschoven. Belanghebbenden worden door middel van de agenda op de gemeentelijke website in de gelegenheid gesteld om de behandeling van een initiatief of aanvraag bij te wonen. Wanneer zij bij de behande¬ling aanwezig willen zijn, kunnen ze dit aangeven bij aanvraag of rechtstreeks bij de projectleider/ambtelijk behandelaar.

6.1 Vergaderorde

De voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger opent de besluitvormende vergadering op het vastgestelde tijdstip als het voor het quorum vereiste aantal leden aanwezig is.

De voorzitter bepaalt de vergaderorde en de orde van de beraadslaging.

De initiatiefnemer en/of zijn/haar gemachtigde hebben spreekrecht. De initiatiefnemer en/of zijn/haar gemachtigde hebben de mogelijkheid tot toelichting van de aanvraag ten overstaan van de (sub)commissie. De maximale spreektijd van de initiatiefnemer en/of zijn/haar gemachtigde wordt door de voorzitter bepaald.

6.2 Vereiste quorum voor een besluitvormende vergadering

Over de uit te brengen adviezen wordt niet besloten dan in aanwezigheid van ten minste drie leden.

Over een advies over rijksmonumentactiviteit of over advisering met betrekking tot het aanwijzen van gemeentelijk cultureel erfgoed worden geen besluiten genomen dan in aanwezigheid van ten minste twee leden met deskundigheid op het gebied van de monumentenzorg. Over een advies met betrekking tot welstand besluit de dorpsbouwmeester zelfstandig.

6.3 Orde beraadslaging

De voorzitter vat, na de planbehandeling, de uitkomst van het overleg of de besluit-vorming samen en geeft een eindconclusie, besluit of een aanbeveling.

Alleen indien de voorzitter dit nodig acht op basis van de inbreng van de afzonderlijke leden kan hij/zij besluiten over te gaan tot een hoofdelijke stemming. Bij gelijke stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Leden die als opdrachtgever, ontwerper of anderszins betrokken zijn bij de uitvoering van een activiteit waarvoor een aanvraag is gedaan waarover de (sub)commissie adviseert, onthouden zich van medewerking aan het desbetreffende advies en zijn tijdens de behandeling van en de besluitvorming over het advies niet in de vergadering aanwezig.

De deskundigen die door de (sub)commissies en dorpsbouwmeester zijn gevraagd hen bij te staan, worden gehoord en hun deskundigheid gewaarborgd, maar zij hebben geen stemrecht, tenzij ze als commissielid zijn benoemd door de gemeente¬raad.

7.1 Verslaglegging

Van de vergadering en/of de afzonderlijke behandelingen van de (sub)commissies en dorpsbouwmeester worden beknopte verslagen gemaakt.

De verslaglegging van de (sub)commissies wordt door de voorzitter opgedragen aan één van de leden of delegeert dit aan een ambtelijk secretaris. De dorpsbouwmeester maakt zijn/haar eigen verslagen.

De verslagen bevatten een korte samenvatting van de vergadering in het geheel met apart toegevoegd per project het (uitgebreide) advies.

Het conceptverslag wordt binnen enkele dagen ter controle naar de leden verzonden en in de eerst daaropvolgende vergadering geaccordeerd.

Wanneer de (sub)commissie of dorpsbouwmeester een advies uitbrengt is dat helder en beargumenteerd. Dit geldt voor zowel negatieve als positieve adviezen.

7.2 Dossiervorming

De gemeente regelt de dossiervorming, zulks met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke bepalingen.

7.3 Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks vóór 1 april verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar als bedoeld in artikel 17.9 zesde lid van de wet.

Het jaarverslag wordt door de voorzitter opgedragen aan één van de leden.

In het jaarverslag komt ten minste voor de wijze waarop toepassing is gegeven aan de kaders als bedoeld in artikel 17.9 derde lid van de wet, de wijze waarop uitwerking is gegeven aan de openbaarheid van vergaderingen en de aard van de beoordeelde plannen en de bijzondere projecten.

De commissie kan in haar jaarverslag aanbevelingen doen ten aanzien van het gemeentelijk omgevingskwaliteitsbeleid in het algemeen en de aanpassing van toetsingskaders (als bedoeld in artikel 17.9 derde lid van de wet) in het bijzonder.

Het jaarverslag wordt gedeeld met de raads- en collegeleden en met het ambtelijk apparaat.

8.1 Opstellen advies

De ambtelijk secretaris van de (sub)commissie zorgt dat per project het (uitgebreide) advies uit het verslag wordt overgezet naar een apart adviesdocument.

De adviezen per initiatief of aanvraag worden in de eerstvolgende vergadering, maar in ieder geval binnen twee weken geaccordeerd. De ambtelijk secretaris verstuurt het naar de projectleider/ambtelijk behandelaar.

De projectleider/ambtelijk behandelaar zorgt dat het advies direct na akkoord wordt verstuurd naar de initiatiefnemer.

8.2 Openbaar maken advies

De gemeente besluit of, wanneer en op welke wijze de adviezen van de (sub)com-missies en dorpsbouwmeester openbaar worden gemaakt.

De gemeente zorgt dat de adviezen van de (sub)commissies en dorpsbouwmeester worden meegenomen in de beoordeling van het initiatief of aanvraag. Bij een college-advies waarin een ruimtelijke beoordeling aan de orde is, zorgt de gemeente ervoor dat het advies van de (sub)commissies en dorpsbouwmeester - naast de ambtelijke ruimtelijke beoordeling - als aparte paragraaf wordt toegevoegd. Indien het advies niet of slechts deels wordt opgevolgd, wordt dit teruggekoppeld.