Reglement Adviescommissie Evenementen Overijssel 2025-2027

1. De commissie heeft als taak het uitbrengen van een gemotiveerd advies over de selectie van beeldbepalende, bijzondere regionale en incidentele, onvoorziene evenementen in Overijssel op basis van aanvragen aan de hand van door Gedeputeerde Staten vastgestelde selectiecriteria.

2. Gedeputeerde Staten kunnen bij de uitvoering van het evenementenbeleid 2025-2027 over andere onderdelen van het beleid de commissie vragen advies uit te brengen.

1. De commissie bestaat uit 5 leden.

2. De commissie bestaat uit leden met expertise ten aanzien van de thema’s marketing, cultuur, sport, en evenementenbranche.

3. Gedeputeerde Staten benoemen de leden.

4. Gedeputeerde Staten benoemen één van de leden van de commissie als stemgerechtigd voorzitter.

1. De zittingsperiode van de leden betreft de gehele looptijd van het Evenementenbeleid 2025-2027 vanaf 1 november 2024 tot 1 mei 2028.

2. Indien een lid tussentijds zijn/haar functie neerlegt, wordt hij/zij door een nieuw door Gedeputeerde Staten te benoemen lid vervangen.

3. Het lidmaatschap van de commissie eindigt op verzoek van het vertrekkende lid of indien Gedeputeerde Staten hiertoe besluiten. Gedeputeerde Staten besluiten hiertoe op verzoek van een meerderheid van de leden.

1. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  het bewaken van de deugdelijkheid van de advisering in brede zin;

• c.

  het ondertekenen van het advies.

2. De voorzitter geeft, op uitnodiging van Gedeputeerde Staten, een toelichting aan Gedeputeerde Staten over de adviezen van de commissie.

1. Ter ondersteuning van de commissie fungeert een commissiesecretariaat, dat werkzaam is onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten.

2. Het commissiesecretariaat verzorgt:

• a.

  de organisatie en voorbereiding van de vergadering;

• b.

  het in overleg met de voorzitter opstellen en tijdig (digitaal) verspreiden van de agenda en de bijbehorende stukken, waaronder de aanvraagformulieren van evenementen-organisaties, inclusief eventuele bijlagen;

• c.

  verslaglegging van de vergadering, inclusief advies.

1. De voorzitter en het commissiesecretariaat schrijven de vergadering uit en stellen de agenda samen.

2. In de week voorafgaand aan de vergadering van de commissie worden de benodigde stukken aan de leden toegezonden.

3. De door de commissie gegeven adviezen komen met gewone meerderheid van stemmen tot stand.

4. Bij het staken der stemmen heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.

5. De commissie brengt binnen één week na de laatste vergadering hun advies voor Gedeputeerde Staten uit. Het advies is vertrouwelijk totdat Gedeputeerde Staten een besluit genomen hebben op basis van het advies.

6. De commissie wijst een plaatsvervangend voorzitter uit hun midden aan. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

7. Vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

8. Voor het begin van de gezamenlijke vergadering tekenen de leden en de voorzitter de presentielijst.

1. Om tot advisering te kunnen overgaan dienen minimaal vier stemgerechtigde leden aanwezig te zijn, waarvan in elk geval de leden voor de thema’s cultuur en sport.

2. Teneinde de onafhankelijkheid en integriteit te waarborgen dienen de leden van de commissie zich te onthouden van alle activiteiten die tot een verstrengeling van belangen zouden kunnen leiden.

3. De leden van de commissie dienen bij directe of indirecte persoonlijke belangen of betrokkenheid bij één of meer aanvraagformulieren dit aan de voorzitter te melden.

4. Het commissielid zoals bedoeld in lid 3 onthoudt zich van de beraadslagingen over de aanvraag of aanvragen en indien sprake is van een tender over alle aanvragen in de betreffende tenderprocedure. Bij twijfel over de aard van de betrokkenheid beslist de voorzitter over de deelname aan de beraadslagingen.

5. De melding van een persoonlijk belang of betrokkenheid wordt expliciet opgenomen in het verslag van de vergadering.

6. De voorzitter en de leden ondertekenen een geheimhoudingsverklaring en integriteitsverklaring.

1. Op basis van de selectiecriteria beoordeelt de commissie aanvragen voor beeldbepalende evenementen, bijzondere regionale evenementen en incidentele, onvoorziene evenementen.

2. Gedeputeerde Staten doen over besluiten die zij naar aanleiding van de adviezen van de commissie nemen, zo spoedig mogelijk mededeling aan de commissie. Indien zij afwijken van adviezen van de commissie, motiveren zij die afwijking.

1. Alle commissieleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering een vergoeding die gelijk staat aan driemaal een bijdrage conform artikel 2.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (is één dagdeel).

2. Tevens bestaat recht op vergoeding van reiskosten, op grond van artikel 2.4.3 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. De commissieleden kunnen gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een vergadering declareren bij de provincie Overijssel. Daarbij wordt uitgegaan van reizen met het openbaar vervoer (1e klas). Indien reizen per openbaar vervoer niet mogelijk is, kunnen leden van de commissie bij gebruik van een eigen auto een vergoeding krijgen per afgelegde kilometer.