Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Dronten

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• a.

  Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten (Art. 1 Aw).

• b.

  Archivaris: de op basis van de Gemeenschappelijke Regeling Het Flevolands Archief genoemde gemeentearchivaris.

• c.

  Hotspots: gebeurtenissen die leiden tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling (Hotspotlijst maken, z.d.).

• d.

  Strategisch Informatie Overleg (SIO): structureel overlegplatform waarin de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang wordt voorbereid (Staatsblad 2012, 444).

Artikel 2. Organisatie

• 1.

  Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Dronten.

• 2.

  De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: regie voeren over de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding en besluiten over dit onderwerp inhoudelijk op elkaar afstemmen (Staatsblad 2012, 444 en artikel 3 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Dronten 2024).

• 3.

  Het SIO wordt minimaal twee maal per jaar georganiseerd.

Artikel 3. Bevoegdheden

• 1.

  Het SIO is bevoegd:

  • a.

    advies uit te brengen aan het college van gemeente Dronten inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;

  • b.

    besluitvorming voor te bereiden over nieuwe beleidskaders rond de informatiehuishouding;

  • c.

    besluiten te nemen over het navolgende.

• 2.

  Aan het SIO worden ter besluitvorming voorgelegd:

  • a.

    vervreemding, vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • b.

    uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige vraagstukken over de waardering van informatie, bijvoorbeeld met betrekking tot hotspots;

  • c.

    verrichtende zaken rondom informatiemanagement, te weten het creëren, gebruiken en beheren van informatie.

Artikel 4. Samenstelling SIO

In het SIO hebben zitting:

• a.

  Chief Information Officer (voorzitter);

• b.

  Archivaris;

• c.

  Informatiemanager / I-adviseur Archief- en Informatiebeheer;

• d.

  Functionaris Gegevensbescherming;

• e.

  Chief Information Security Officer;

• f.

  Informatiearchitect.

Afhankelijk van het onderwerp en op verzoek van één of meer van de voorgaande personen:

• g.

  inhoudelijk deskundigen van Gemeente Dronten en/of Het Flevolands Archief;

• h.

  onafhankelijke deskundigen, bijvoorbeeld de raadsgriffier.

Artikel 5. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Dronten 2024.