Eindrapport “Participatiekader gemeente Montferland 2021”

In dit hoofdstuk gaan we in op wat we bedoelen met participatie, wat we willen bereiken met participatie en wat de visie van onze inwoners en onze gemeente is over participatie.

1.1 Wat is participatie?

Bewonersparticipatie. Overheidsparticipatie? Wat houdt dat precies in? Voordat we een stappenplan en spelregels opstellen, is het goed om stil te staan bij de vraag wat participatie nu precies is en wat we met participatie willen bereiken.

De Omgevingswet omschrijft participatie als ‘het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’. Oftewel: bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties kunnen meedenken en advies geven over de plannen die gemaakt worden. Dat kunnen plannen van de gemeente zijn, maar ook van andere initiatiefnemers. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de participatie over zijn/haar eigen plan.

Om te zorgen dat we deze handleiding op de goede manier gebruiken, is het belangrijk dat we allemaal duidelijk weten wat het begrip “participatie” volgens ons betekent:

Uit deze definitie volgt een aantal eigenschappen van participatie:

• 1.

  Participatie kan op verschillende niveaus van betrokkenheid: van informeren tot meebeslissen;

• 2.

  Participatie raakt belanghebbenden: dat is een brede groep betrokkenen en gaat over inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, verenigingen en bestuursorganen die elk een eigen (individueel of groeps-) belang hebben om bij te willen dragen aan het proces;

• 3.

  Participatie heeft betrekking op alle soorten werkzaamheden en dus op verschillend detailniveau: van rioleringswerkzaamheden in één straat tot een visie voor de hele gemeente;

• 4.

  Participatie gaat over werkzaamheden van de gemeente én over plannen van (een groep) individuen, bedrijven of verenigingen. Dus over initiatieven van de gemeente en particuliere initiatieven.

Deze vier punten bepalen de manier waarop we participatie vormgeven.

1.2 Wat willen onze inwoners met participatie?

Bovenstaande definitie van participatie is ook aan het burgerpanel voorgelegd. Het grootste deel van het burgerpanel is het eens met deze definitie (95%). Een klein deel van de respondenten heeft hierbij wel een aantal opmerkingen geplaatst die voor hen belangrijk zijn bij participatie. Op basis hiervan trekken we een aantal belangrijke conclusies over de visie van onze inwoners op participatie. Namelijk dat:

• •

  Onze inwoners willen dat er ruimte is om mee te denken (dus we moeten ervoor zorgen dat niet alles al vastligt en bepaald is);

• •

  Onze inwoners willen dat er terug koppeling plaats vindt over wat er met de input is gedaan;

• •

  Onze inwoners vinden dat de informatie op tijd en volledig gecommuniceerd moeten worden.

Deze panelresultaten leren ons wat er in het verleden niet goed is gegaan bij participatie. En dat men niet altijd tevreden is over de manier waarop wordt gecommuniceerd. Zowel over het doel van de participatie als de rol van betrokkenen (waarover mogen mensen meepraten en wat doen we met de uitkomst) en de terugkoppeling van participatie zijn dus belangrijke aandachtspunten voor dit participatiekader.

Onze inwoners verwachten bovendien dat het gemeentebestuur daadwerkelijk iets doet met de uitkomsten van de participatie. Van belang is hoe de besluitvorming tot stand komt, welke belangen worden gewogen en hoe zwaar deze belangen worden gewogen. Als ons gemeentebestuur besluit om niets te doen met de

uitkomsten van participatie, dan gaan we dit zorgvuldig en open communiceren. Het doel is een zorgvuldige en integrale belangenafweging in de besluitvorming.

Het burgerpanel vindt het belangrijk dat we afstemmen met de wijk- en dorpsraden en plattelandsraad (87%) en dat de gemeente het algemeen belang meeweegt in de besluitvorming (ook als dit botst met individuele belangen). Individuele belangen worden door het burgerpanel minder belangrijk gevonden. Ook verwachten ze niet dat er net zo lang overlegd wordt totdat iedereen het ermee eens is en ook niet dat er extra geld wordt uitgegeven om aan de mening van een individu te voldoen.

1.3 Wat wil de gemeente met participatie?

Waarom zetten we participatie in bij het maken van plannen en beleid en het uitvoeren hiervan? Wat is de visie van Montferland op participatie en wat vindt de gemeente belangrijk?

1.4 Draagvlak

Draagvlak gaat om steun krijgen voor plannen en projecten. Zoals hierboven al even is genoemd, vinden we het bereiken van draagvlak geen primair doel van participatie. Participatie draagt bij aan de bovenstaande doelen. Met participatie kunnen we draagvlak peilen en de steun voor plannen vergroten. Draagvlak is de mooist denkbare bijvangst van participatie, maar geen doel of verplichting!

Door een participatieproces goed vorm te geven en uit te voeren peilen we het draagvlak en kunnen we dit mee laten wegen in verdere vormgeving en latere besluitvorming. Besluiten worden zo zorgvuldig mogelijk genomen. Er wordt dan zoveel mogelijk rekening gehouden met alle opgehaalde wensen, zorgen en belangen. Deze kunnen verschillen per betrokken belanghebbende (een groep of individu) en in de besluitvorming is het meestal moeilijk om tegemoet te komen aan alle ingebrachte wensen, zorgen en belangen. Het afwegen van de inhoudelijke doelen van een plan of project, samen met alle individuele belangen, groepsbelangen en het algemeen belang en inhoudelijke (bestuurlijke) doelen, zijn onderdeel van een zorgvuldige besluitvorming.

In het verlengde hiervan is participatie ook geen onderhandeling. Onze bedoeling van een participatieproces is om zoveel mogelijk rekening te houden met wensen en belangen, door met elkaar het gesprek aan te gaan.

Dit hoofdstuk gaat over de verschillende rollen van alle betrokkenen in een participatieproces. Deze kan in elk proces variëren en is afhankelijk van het project of plan, de omgeving, de rol van de gemeenteraad en de vorm van participatie. Hierdoor blijft maatwerk bij participatie nodig.

Het is belangrijk om voor de start van het proces duidelijkheid over de rollen te hebben, zodat iedereen die meedoet aan het participatieproces weet wat er verwacht wordt. Maar ook omdat we de juiste informatie en wensen bij de juiste deelnemers van het proces kunnen bezorgen en ophalen. Hierbij is de relatie met de Omgevingswet van belang omdat de Omgevingswet ruimte geeft aan initiatieven uit de samenleving en daar hoort ook een juiste rolverdeling bij. Ook de zelfgekozen rol van de gemeenteraad is hierbij van belang: meer sturen op hoofdlijnen en kaders en in gesprek gaan met de samenleving.

De rollen van alle betrokkenen in een participatieproces worden beschreven in dit hoofdstuk.

2.1 De rol van de gemeenteraad

De Omgevingswet vraagt van onze gemeenteraad om meer ruimte te geven aan initiatieven. Tegelijkertijd is de raad eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de leefomgeving. Dat vraagt om een zorgvuldig en goed onderbouwd besluit, rekening houdend met de inbreng van belanghebbenden én het algemeen belang. Het doorlopen van een participatieproces helpt daar bij (zie doelen in hoofdstuk 1). De gemeenteraad neemt het resultaat van het participatieproces duidelijk mee in het besluit. Dit is één van de vereisten vanuit de Omgevingswet (motiveringsplicht bij beleidsvorming).

Onze gemeenteraad heeft een sturende rol aan de voorkant van een participatieproces door kaders en uitgangspunten voor de participatieaanpak vast te leggen (proces van participatie ontwerpen) en/of door inhoudelijke kaders en uitgangspunten vast te stellen (koers voor de inhoud bepalen).

Tijdens het participatieproces zelf heeft onze gemeenteraad een rol als belangenafweger in de besluitvorming. De verbindende rol bestaat uit het zich actief verbinden met de lokale netwerken die de samenleving kent (“oor van de samenleving”) en het ruimte bieden voor initiatieven uit de samenleving1.

Figuur 1 Rollen van de gemeenteraad bij participatie

De mate waarin de raad sturing geeft, bepaalt de hoeveelheid ruimte die belanghebbenden krijgen in een proces. Hoe meer kaders we stellen als gemeente, hoe minder invloed belanghebbenden krijgen in een participatieproces.

In het kader van de invoering van de Omgevingswet heeft onze gemeenteraad een voorkeur uitgesproken over vernieuwend implementeren en van buiten naar binnen werken. Dit betekent dat we als gemeente gaan sturen op hoofdlijnen en de invulling van doelen vaker neerleggen bij de samenleving.

2.2 Rol college en organisatie

Ons college geeft uitvoering aan het beleid binnen de kaders van de gemeenteraad. Nadat de gemeenteraad een visie of beleidskader heeft vastgesteld, geeft het college uitvoering aan projecten en trajecten die daarbinnen passen. De ambtelijke organisatie ondersteunt en adviseert het college en voert de werkzaamheden uit.

2.3 Rol initiatiefnemers

Ook onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties kunnen een project of traject opstarten dat past binnen de visie en beleidskaders van de gemeenteraad. We noemen hen dan initiatiefnemers.

De Omgevingswet schrijft voor dat initiatiefnemers bij een vergunningaanvraag moeten aangeven of ze de omgeving hebben betrokken, en zo ja hoe ze de omgeving hebben betrokken en wat ze met de uitkomsten hebben gedaan. Dit betekent dat initiatiefnemers zelf verantwoordelijk zijn voor het participatieproces. De gemeente kan dit wel stimuleren. In aanvulling hierop kan onze gemeenteraad een lijst vaststellen in welke gevallen een initiatiefnemer verplicht is om een participatieproces te doorlopen. Meer hierover in hoofdstuk 6.

2.4 Rol inwoners

Belangrijk is dat we deze groep (individueel of georganiseerd) aanspreken als inwoners en/of ondernemers van de gemeente Montferland, als bewoners van een specifieke wijk of als gebruikers/leveranciers van een product of dienst. Maar ook inwoners en ondernemers van buurgemeenten kunnen een rol spelen bij ontwikkelingen in hun omgeving aan de rand van de gemeentegrens.

Hierbij is onderscheid in verschillende doelgroepen, zoals

Figuur 2 Voorbeelden van (georganiseerde) groepen inwoners

belangengroepen of vertegenwoordigers daarvan, ervaringsdeskundigen, jongeren of juist ouderen of voor een doorsnee van de bevolking.

Welke rol inwoners hebben in participatieprocessen is afhankelijk van het doel van de participatie en het participatieniveau. Van inwoners wordt verwacht dat zij beseffen dat de gemeente de partij is die het algemeen belang afweegt tegenover het individuele beland. Dat betekent dat de vooraf gestelde kaders door alle betrokkenen worden geaccepteerd en dat het uiteindelijke besluit bij het college of bij de gemeenteraad ligt.

2.5 Rol van ketenpartners

Ketenpartners zijn personen of organisaties, buiten onze organisatie, die een bijdrage leveren aan de totstandkoming van een beleidsstuk of plan van de gemeente. Zij zijn professioneel betrokken en geven vanuit hun expertise adviezen over de inhoud van een plan of beleid. We werken samen met onze ketenpartners in de regio om af te stemmen op gebied van beleidsontwikkeling, vergunningverlening en handhaving en toezicht. Vanuit die samenwerkingsrol doen ze mee in een participatieproces.

Bij de vormgeving van het participatieproces is het belangrijk dat deze partijen worden meegenomen in de stakeholders analyse (zie paragraaf 4.1.2).

Figuur 3 Voorbeelden van ketenpartners in Montferland

2.6 Rol van maatschappelijke organisaties

In onze gemeente zijn vele maatschappelijke organisaties aanwezig. Deze organisaties zijn voor de gemeente partners in de samenwerking rondom participatieprocessen. Zij vervullen een rol die al dan niet in statuten, regels of verordeningen is vastgelegd.

Van daaruit hebben deze organisaties een betrokkenheid bij participatieprocessen en behartigen ze een bepaald (groeps-) belang. Deze betrokkenheid verschilt per organisatie.

Bij de vormgeving van het participatieproces is het belangrijk dat deze partijen worden meegenomen in de stakeholders analyse (zie paragraaf 4.1.2). De rol die deze partners krijgen in een participatieproces hangt af van de rol van de raad, het niveau waarop de participatie wordt ingestoken en de werkvormen die gebruikt gaan worden zie hoofdstuk 4).

Figuur 4 Voorbeelden van maatschappelijke organisaties in Montferland

2.7 Conclusie

De rolverdeling is als volgt:

• –

  De gemeenteraad stelt de kaders vast voor gemeentelijke initiatieven en laat de uitvoering aan het college over. De manier waarop participatie vorm krijgt wordt vooraf vastgelegd.

• –

  Gaat het om gemeentebrede onderwerpen, dan heeft de raad de rol als belangenafweger en verbinder. Op basis van alle opgehaalde standpunten en informatie komt de raad tot een inhoudelijk oordeel en besluit.

• –

  Bij de uitvoering van werkzaamheden en projecten heeft de raad de rol van koersbepaler en procesontwerper. De gemeenteraad geeft aan welke inhoudelijke en financiële kaders of uitgangspunten voor het proces belangrijk zijn. Daarna ligt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij het college, inwoners en belanghebbenden en kiest de raad voor afstand.

• –

  Het college geeft binnen deze kaders invulling aan het participatieproces. In een startnotitie (zie paragraaf 7.2.3) zal ook worden aangegeven hoe de raad geïnformeerd wordt gedurende het traject.

• –

  De ambtelijke organisatie ondersteunt het college en voert de werkzaamheden feitelijk uit.

• –

  Ketenpartners en maatschappelijke organisaties krijgen een rol in het proces die past binnen hun (wettelijke) taken en bij de maatschappelijke belangen die zij vertegenwoordigen.

Als gemeente organiseren we een participatieproces omdat we willen dat belanghebbenden kunnen mee- weten, meedenken, meewerken of meebeslissen. Ze krijgen een zekere invloed. Het is belangrijk om hier vooraf goed over na te denken hoe we dit vormgeven en dat we duidelijk maken wat die invloed is. Goed verwachtingsmanagement voorkomt teleurstellingen. Dit hoofdstuk beschrijft hoe we het participatieproces vormgeven.

3.1 Hoe laten we belanghebbenden participeren?

Allereerst is het van belang dat we weten hoe belanghebbenden kunnen participeren. De mate waarin we belanghebbenden invloed willen geven in een participatieproces bepaalt hoe we belanghebbenden laten participeren. We hanteren daarom de volgende participatievormen:

• 1.

  Informeren of mee-weten: Het beleid of besluit ligt vast. We informeren betrokkenen over het gekozen beleid of genomen besluit.

• 2.

  Meedenken: We laten betrokkenen meepraten en meedenken over de ontwikkeling van beleid of het project. We richten het proces zo in dat we onze inwoners om advies en ervaringen en we inventariseren meningen en nieuwe ideeën.

• 3.

  Meewerken: We laten betrokkenen meewerken aan nieuwe ontwikkelingen. Er is veel ruimte voor discussie en inbreng (meepraten over ontwikkeling plan of project) en we werken intensief samen aan het resultaat.

• 4.

  Meebeslissen: Wij geven de betrokkenen de bevoegdheid om binnen bepaalde randvoorwaarden zelf beslissingen te nemen.

We hebben via het burgerpanel gevraagd welke van deze participatievormen het meeste aanspreekt. Hieruit blijkt dat onze inwoners vooral willen meedenken en mee-weten en in mindere mate (25%) willen meebeslissen en meewerken. Hierbij zijn de onderwerpen wonen en woonomgeving, projecten in de openbare ruimte en verkeer en mobiliteit het meest interessant om over mee te denken.

Figuur 5 Uitkomst burgerpanel gewenste participatievorm

De participatievorm hangt af van het doel van de participatie en de werkzaamheden. Het is dus van belang dat we eerst het doel van de participatie bepalen. Daarna bepalen we welke participatievorm we hiervoor gaan gebruiken en wat we gaan doen met de uitkomsten van het participatieproces. Tussen doel-niveau-uitkomst- resultaat zit een relatie: het doel van de participatie bepaalt het participatieniveau (en dus ook de mate van invloed) en wat er met de uitkomst wordt gedaan.

3.2 Is het onderwerp geschikt voor participatie?

Dankzij de vragenlijst die is voorgelegd aan het burgerpanel hebben we een beeld gekregen bij welke onderwerpen inwoners zich het meest betrokken voelen. Hier komt een top 10 uit naar voren (zie figuur 3).

Dat wil niet zeggen dat voor de overige onderwerpen geen belangstelling bestaat. Deze lijst geeft slechts een indicatie in hoe belangrijk of herkenbaar een onderwerp is voor participanten. Hoe belangrijker een onderwerp scoort, hoe belangrijker participatie wordt (zie ook verderop).

Toch is het mogelijk dat projecten of beleid zonder participatieproces tot stand komen. Het participeren blijft dan beperkt tot het participatieniveau mee- weten/informeren.

Figuur 6 Top 10 onderwerpen waarbij inwoners betrokken willen worden

Belangrijk is dat we de participatie gericht inzetten en dat we daarbij vooraf een duidelijke afweging maken op basis van de volgende randvoorwaarden:

• 1.

  Biedt het beleid/project/vraagstuk voldoende ruimte voor participatie?

  Het beleid moet voldoende ruimte bieden voor uiteenlopende opties. Meedenkende inwoners of organisaties moeten substantiële keuzes kunnen maken. Als er geen mogelijkheden zijn voor verschillende reële beleidsalternatieven, is participatie bij dit onderwerp onwenselijk. Beperkende factoren kunnen zijn: wet- en regelgeving van hogere overheden, eerder beleid of regelgeving van de eigen overheid of financiële beperkingen. Daarnaast kan er een gebrek zijn aan politiek of bestuurlijk commitment voor een uitgebreid participatieproces. In dat geval dient eerst het politiek of bestuurlijk commitment heroverwogen te worden.

• 2.

  Is het onderwerp geschikt voor inwoners?

  Het beleidsonderwerp moet voor individuele inwoners of ten minste voor een bepaalde doelgroep direct van belang en ook begrijpelijk zijn of begrijpelijk gemaakt kunnen worden. Hiervoor gebruiken we ook de resultaten uit de burgerpeiling en de top 10 van onderwerpen. Technische, juridische en/of organisatorische onderwerpen zijn vaak minder geschikt.

• 3.

  Is er voldoende tijd?

  Participatie neemt, in ieder geval in het voortraject van beleidsvorming, tijd in beslag. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten?

• 4.

  Is er capaciteit en geld?

  Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Er moet dan ook voldoende capaciteit en geld beschikbaar gesteld kunnen worden.

Is een of meer van bovenstaande randvoorwaarden niet of in mindere aanwezig? Dan doen we geen participatieproces of passen we het niveau van participatie hierop aan. Zijn tijd en geld de beperkende factor en heeft de inbreng van inwoners/belanghebbenden wel meerwaarde? Of geven inwoners/belanghebbenden aan dat ze het belangrijk vinden om mee te praten? Dan leggen we het dilemma voor aan college of raad en zorgen we dat de randvoorwaarden aangepast worden (lees: geld of middelen wordt vrijgemaakt).

In bijlage 1 staat een uitgebreide checklist die we gebruiken om te bepalen of een onderwerp geschikt is voor participatie.

3.3 Op welk schaalniveau willen inwoners betrokken worden?

Plannen ontwikkelen, beleid maken en projecten realiseren doen we als gemeente op meerdere schaalniveaus: gemeentebreed, kernniveau, buurt/wijkniveau, straatniveau of zelfs individueel niveau. In de vragenlijst voor het burgerpanel hebben we gevraagd op welk schaalniveau onze inwoners het liefste betrokken willen worden. Hieruit blijkt dat de wens van onze inwoners om betrokken te worden bij ontwikkelingen verschilt per schaalniveau én per onderwerp.

Zo blijkt uit het burgerpanel dat slechts 11-12% betrokken wil worden bij gemeentebrede plannen als het gaat om wonen, projecten in de openbare ruimte, natuur, milieu en duurzaamheid, verkeer en mobiliteit, zorg en welzijn. Bij de overige onderwerpen is dit zelfs minder dan 5%. De betrokkenheid van inwoners bij sectoraal beleid of bij beleid dat over de hele gemeente gaat relatief laag is.

Terwijl onze inwoners aangeven dat ze op het schaalniveau ‘eigen straat/buurt’ vooral wonen en woonomgeving, projecten in de openbare ruimte, verkeer en mobiliteit, zorg en welzijn en natuur, milieu en duurzaamheid belangrijk vinden. En het thema sport en accommodaties wordt alleen op kernniveau interessant gevonden.

Kort gezegd: sommige onderwerpen scoren op alle schaalniveaus, maar over het algemeen geldt dat hoe lager het schaalniveau van een plan, project of ontwikkeling is hoe meer betrokkenheid gewenst is.

Figuur 7 Gewenste betrokkenheid onderwerpen per schaalniveau (burgerpanel)

Het participatieniveau waarop we inwoners gaan betrekken verschilt per onderwerp of soort en is bovendien afhankelijk van de rol die de raad kiest.

In hoofdstuk 3.5 gaan we in op de vormgeving van het participatieproces en de keuzes hierin.

3.4 Bepalen van het participatieproces

Het doel van de participatie, het niveau van de participatie en de uitkomst van de participatie bepalen hoe we het participatieproces inrichten. Hierbij maken we onderscheid naar vier soorten werkzaamheden. Alle soorten werkzaamheden spelen op alle schaalniveaus (gemeentebreed, kern-, dorp- en wijkniveau, straatniveau of individueel niveau.

• 1.

  Opstellen van beleid en visies:

  Hier zorgen we voor een integrale besluitvorming. Onze raad heeft een rol als belangenafweger en verbinder: op basis van alle opgehaalde standpunten en informatie wordt een besluit genomen.

  Dit betekent dat we bij gemeentebrede en sectorale onderwerpen kiezen voor het participatiedoel “informatie ophalen en delen” en bijbehorend participatieniveau “mee-weten en meedenken”. Wanneer we beleid of een visie opstellen op kern-/dorp- of wijkniveau dan kiezen we voor participatieniveau meedenken en meewerken.

• 2.

  Ontwikkeling van nieuwe plannen en projecten:

  Bij de voorbereiding van nieuwe plannen en projecten halen we in de voorbereiding informatie op. Onze inwoners kennen hun woongebied immers als beste.

  Bij de uitvoering van nieuwe plannen en projecten zijn we een goede buur. Onze raad heeft de rol van koersbepaler en procesontwerper en geeft inhoudelijke en financiële kaders voor het project aan. Dit betekent dat we voor de voorbereiding kiezen voor het participatieniveau meedenken.

• 3.

  Opstellen van regelingen (zoals subsidieregelingen, mandaatregeling en legesverordening):

  Zoals gezegd kiezen we bij onderwerpen die niet geschikt zijn voor participatie altijd voor het participatieniveau mee-weten. Het opstellen van regelingen valt daar onder. (Zie vraag 1 in de beslisboom “Is het onderwerp geschikt voor participatie?”).

• 4.

  Uitvoeren van reguliere werkzaamheden:

  Hier gaat het om bijvoorbeeld het beheer en onderhoud van wegen en groen en daarom kiezen we voor het niveau meedenken en/of meewerken.

Het stroomschema hieronder helpt ons bij de keuze voor de vormgeving van het participatieproces en gebruiken we voor de afweging en inrichting van elk participatieproces.

Stroomschema participatie

Daarnaast hebben we per soort werkzaamheden een selectie gemaakt welke participatiedoelen we willen bereiken, welk niveau van participatie daar bij aansluit en wat dat betekent voor het verwerken van de uitkomst van het participatieproces. In de onderstaande tabel wordt hier een uitsplitsing in gemaakt. In de laatste kolom staat wat er ten aanzien van de uitkomst van het proces verwacht wordt van het bevoegd gezag.

Van deze verdeling wijken we niet af tenzij we het zwaarwegend kunnen motiveren en mits dit akkoord wordt bevonden door onze gemeenteraad.

Tabel 1: doel - niveau – uitkomst

3.5 Conclusie

De checklist, het stroomschema en de tabel met doel-niveau-uitkomst hanteren we bij elk participatieproces dat we gaan vormgeven. De keuzes en eventuele afwijkingen worden beargumenteerd vastgelegd (zie ook hoofdstuk 7).

Het vorige hoofdstuk beschrijft het hoofdkader voor participatie: welk onderwerp is geschikt voor participatie, op welk participatieniveau gaan we participeren en met welk doel? Ook de uitkomst van het participatieproces is dan duidelijk. Maar elk project, elk traject en elke casus vraagt om een eigen invulling, omdat de omgeving anders is. Via de invulling van het participatieproces leveren we maatwerk. De wijze waarop we dat doen wordt in dit hoofdstuk beschreven. We gaan in op de volgende vragen:

• 1.

  Met wie gaan we in gesprek?

• 2.

  Waarover gaan we in gesprek?

• 3.

  Wanneer gaan we in gesprek?

• 4.

  Hoe gaan we in gesprek?

4.1 Met wie gaan we in gesprek: de omgevingsanalyse

Bij het vormgeven van het participatieproces is het belangrijk om vooraf te bepalen met wie we het participatieproces in gaan, wie er allemaal een rol spelen en wat er verwacht wordt van hen. Hiervoor doen we een omgevingsanalyse door middel van een ‘factor C sessie’. Daarin brengen we alle belanghebbenden in beeld, inclusief hun belangen, hun invloed, hun mening over het project en hoe belangrijk zij zijn voor het welslagen van het project.

Een aantal belangrijke aandachtspunten die gelden voor de omgevingsanalyse zijn:

• •

  Zijn de mensen die betrokken worden in het proces representatief? Bij een vraagstuk over speelvoorzieningen is bijvoorbeeld betrokkenheid van kinderen en hun ouders wenselijk.

• •

  Voorkom dat de ‘usual suspects’ de enige betrokkenen zijn. Mensen die betrokken zijn bij hun omgeving en bereid zijn om hier tijd in te investeren, nemen vaak deel aan verschillende participatieprocessen. Dat maakt hen waardevol maar zij vormen niet de enigen die betrokken moeten worden.

• •

  De kenmerken van de groep die meedenkt of meewerkt, is van invloed op de invulling van het participatieproces. Bijvoorbeeld: jonge mensen en jeugdigen staan open voor een digitale benadering (via social media en mail), gezinnen met jonge kinderen zijn minder flexibel en hebben vaak minder tijd om ’s avonds naar bijeenkomsten te gaan en mensen die werken hebben minder tijd overdag.

• •

  Behalve inwoners, hebben we ook te maken met externe stakeholders (ketenpartners zoals de provincie, buurgemeenten, het waterschap, de hulpdiensten, zorgverleners, enzovoort). Ook zij krijgen een rol in het participatieproces.

• •

  Ook partijen als college, gemeenteraad, vakafdelingen en andere afdelingen brengen we bij de krachtenveldanalyse in beeld.

De omgevingsanalyse wordt uitgevoerd door een multidisciplinaire projectgroep volgens een aantal vaste stappen en onder leiding van de projectleider, een participatie-adviseur en/of iemand die de C-factor methode goed kent.

Stap 1: actoren inventarisatie

Om te kunnen communiceren met belangstellenden moeten deze eerst zijn geïdentificeerd. We zorgen ervoor dat alle stakeholders geïdentificeerd zijn in deze eerste stap van de omgevingsanalyse. Iedereen die positieve of negatieve invloed kan uitoefenen op, of beïnvloed wordt door het project moet worden meegenomen in de inventarisatie.

Stap 2: beoordeel en sorteer stakeholders op invloed

Als de inventarisatie compleet is, bepalen we de invloed van de verschillende actoren door ze in te delen in vier categorieën: groot belang/veel invloed, groot belang/weinig invloed, klein belang/veel invloed en klein belang/weinig invloed:

• •

  Veel invloed, veel belang/interesse (manage closely )

  Deze partijen betrekken we bij zoveel mogelijk activiteiten.

• •

  Veel invloed, minder belang/interesse (meet needs )

  We zorgen ervoor dat deze stakeholders aansluiting houden bij wat speelt, maar we zorgen ervoor dat er niet teveel informatie met hen gedeeld worden waar ze niet op zitten te wachten.

• •

  Minder invloed, veel belang/interesse (keep informed )

  Deze groep houden we goed op de hoogte, omdat zij met creatieve ideeën of andere input kunnen komen vanwege hun interesse voor het onderwerp.

• •

  Minder invloed, minder belang/interesse (monitor)

  Deze groep houden we in de gaten, maar we zetten niet teveel middelen in om hen te betrekken.

Figuur 8 Invloed en belangen van stakeholders

Stap 3: begrijp de belangen

Als alle belanghebbenden in beeld zijn, zorgen we dat we in beeld krijgen welk belang de verschillende actoren hebben, welke informatie voor hen waardevol is, wat hun mening is en hoe die beïnvloed wordt. Ook zijn de onderlinge relaties tussen de belanghebbenden belangrijk, want die zorgen ervoor dat meningen kunnen veranderen. Door deze inzichtelijk te maken kun je hierop in je participatieproces sturen.

Figuur 9 Vragen tijdens de factor C sessie om de belangen goed te begrijpen

4.2 Waarover gaan we in gesprek: de kaders

Als we de omgevingsanalyse hebben afgerond, zorgen we ervoor dat we de randvoorwaarden/kaders voor het participatieproces helder in beeld krijgen. Deze vormen de basis voor de participatie aanpak. Hierdoor weten we waarover we het gesprek willen en kunnen we gaan participeren. Daarom bepalen we per participatieproces welke kaders er gelden voor het participatieproces. Hierbij bepalen we inhoudelijk eisen, financiële eisen en kaders.

De kaders inventariseren we aan het begin van elk participatieproces. Dit doen we in een multidisciplinair overleg met vakspecialisten en externe ketenpartners die een belang hebben. Bij het vaststellen van de kaders is het belangrijk dat we alle harde en zachte kaders helder op een rij zetten voordat we het gesprek met onze inwoners aan gaan.

Figuur 10 Voorbeeld van kaders bij de herinrichting van een speeltuin

4.3 Wanneer gaan we in gesprek: de participatiemomenten

We maken een planning op basis van de fasen van het project. We vragen belanghebbenden om input op de momenten waarop hun inbreng nog het best kan worden meegenomen. De ene fase leent zich meer voor participatie dan de andere.

Daarom bepalen we vooraf uit welke fasen ons project bestaat en in welke fase we ons bevinden. We zorgen er ook voor dat we in de initiatieffase al duidelijk hebben of inspraak wettelijk verplicht is en als dat niet het geval is of er toch tot inspraak moet worden besloten.

4.4 Hoe gaan we in gesprek: de werkvormen

Pas wanneer helder is waarom, met wie en wanneer de participatie plaatsvindt, kiezen we de participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen. De keuze voor deze middelen hangt af van welk doel we hebben met participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase waarin het project of soort werk zich bevindt.

Naast de traditionele middelen (zoals bewonersbrief, bewonersavond en klankbordgroep) zijn er ook meer vernieuwende middelen, zoals een flitspeiling via social media, een digitaal debat, webinar of een ‘turbo- brainstorm (binnen zeer korte tijd werken aan een concreet resultaat) om andere doelgroepen te bereiken en meer opbrengst te krijgen.

Tabel 2: niveau en vorm van participatie

Een aantal van deze vormen wordt hieronder nader toegelicht.

4.5 Participatievoorstel formuleren

Op basis van de aanpak die we in hoofdstuk 3 en 4 hebben beschreven gaan we bij elk vraagstuk de volgende stappen/vragen doorlopen om te komen tot een participatie-aanpak:

• 1.

  Waar gaat het over?

  Omschrijf de opgave. Waar gaat het over, wat is het probleem en wat speelt er?

  Let ook op de context en haakjes zoals een ingediende motie die kansen biedt of een aanknopingspunt in een nieuw collegeakkoord.

• 2.

  Wel of geen participatie?

  Bepaal of het onderwerp (deels) geschikt is voor participatie? Gebruik hiervoor de checklist in bijlage 1. Dit is het moment dat je beslist of participatie waardevol is en nodig is. De afwegingen en motivatie hiervoor laten we zien in een college- of raadsvoorstel.

• 3.

  Wat is het doel van de participatie?

  Benoem het doel in deze opgave. Wat wil je bereiken met participatie? Informeren. Een goede buur zijn, ophalen van kennis en expertise, benutten eigen kracht van de samenleving of zorgvuldige besluitvorming? Zie ook hoofdstuk 1.3.1 met de omschrijving van de vijf doelen.

• 4.

  Om welk soort werkzaamheden gaat het?

  Bepaal om wat voor soort werk het gaat? Is het beleidsmatig (opstellen van visies of beleidsregels), is het een project, is het een regeling of gaat het over reguliere werkzaamheden?

• 5.

  Op welk schaalniveau willen inwoners betrokken worden?

  Op welk schaalniveau of in welke fase bevindt het werk zich? Gemeentebreed, sectoraal of juist op wijk, dorps- of kernniveau? En is het een project in de voorbereidingsfase of in de uitvoeringsfase?

• 6.

  Op welk(e) participatieniveau(‘s) gaan we stakeholders betrekken?

  Bepaal vervolgens het participatieniveau aan de hand van het stroomschema in bijlage 2.

• 7.

  Met wie gaan we in gesprek?

  Breng de omgeving in beeld met een omgevingsanalyse. Leg vast wie de stakeholders zijn en bedenk en discussieer over mogelijke belangen en invloeden van stakeholders in het proces. Onderzoek ook welke rol de stakeholders in het proces krijgen.

• 8.

  Waarover gaan we in gesprek?

  Bepaal de kaders: waarover wil je in gesprek? Wat zijn interne randvoorwaarden vanuit de organisatie en bestuur en wat zijn randvoorwaarden van ketenpartners? Welke kaders zijn hard en waar zit speelruimte om (gemotiveerd) af te wijken?

• 9.

  Wanneer gaan we in gesprek?

  Bepaal de momenten in het proces waarop je in gesprek gaat en met wie. Dat kan ook zijn meerdere participatieniveaus voor diverse stakeholders op verschillende momenten in het proces. (Bijvoorbeeld bij de start van een proces direct aanwonenden laten meedenken en later in het proces overige geïnteresseerden gewoon informeren.) Bepaal ook hoe, wat en wanneer wordt teruggekoppeld naar betrokkenen.

• 10.

  Hoe gaan we in gesprek?

  Selecteer de beste werkvorm per (groep) stakeholder(s) en per participatieniveau. Hiervoor gebruiken we een toolbox met voorbeelden.

• 11.

  Hoe gaan we het participatieproces communiceren?

  Bepaal welke communicatiemiddelen je gaat inzetten om de participatie te communiceren. Denk daarbij aan gerichte uitnodigingen, publicatie in de huis-aan-huis, social media, etc.

• 12.

  Hoe leggen we de participatie vast?

  Schrijf een participatievoorstel. Leg de stappen 1 tot en met 10 vast in een participatievoorstel (startnotitie voor beleidsopgaven of een projectplan voor plannen en projecten). Vergeet ook niet de afwegingen voor participatie uit dit stappenplan op te nemen in het college- of raadsvoorstel.

5.1 Overheidsparticipatie bij lokale initiatieven

5.2 Right to Challenge

Right to Challenge gaat om het recht van inwoners en maatschappelijke organisaties om aan te geven dat zij lokale taken of voorzieningen van onze gemeente willen overnemen of daarover willen meebeslissen. Zij kunnen dat doen omdat ze van mening zijn het beter, goedkoper, sneller of anders te kunnen doen. Het gaat om taken of voorzieningen waarvoor budget op de gemeentelijke begroting gereserveerd is.

Bij Right to Challenge komt het initiatief uit de gemeenschap. De inwoners zijn dus aan zet. De initiatiefnemers dagen de gemeente uit om een zelfgekozen taak of dienst over te nemen.

Figuur 13 Voorbeelden Right to Challenge

5.3 Petities en burgerinitiatieven

Er zijn allerlei dingen die onze inwoners graag anders zouden zien. Of we hebben plannen waarvan onze inwoners vinden dat ze juist niet door zouden moeten gaan. Hiervoor kunnen ze petities organiseren of burgerinitiatieven indienen. Deze twee manieren van participatie worden hier omschreven.

5.5 Overige vormen van bestuurlijke participatie

“Aangezien de gemeenteraad van Montferland groot belang hecht aan zijn volksvertegenwoordigende rol, lijkt het vanzelfsprekend om als gemeenteraad een podium te bieden aan geluiden vanuit de gemeenschap.” Dit is één van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie.

Daarom is het belangrijk om bij participatie een bestuurlijk podium te bieden voor inwoners en lokale initiatieven. Zo kunnen inwoners op verschillende manieren invloed uitoefenen op het politieke proces. Behalve het indienen van petities en burgerinitiatieven kan dat door bijvoorbeeld mee te praten in een beeldvormende sessie tijdens de raadsavond (spreekrecht) of door een brief te sturen aan de gemeenteraad. Ook het uitnodigen van raadsleden voor een werkbezoek of het in gesprek gaan met raadsleden (tijdens raadsavonden, inloopspreekuren, via social media of op straat) is mogelijk.

5.6 Bewonersinitiatieven

Bewonersinitiatieven zijn collectieve activiteiten van burgers waarbij ze zelf het plan uitvoeren en die zich richten op het verbeteren van de kwaliteit van de buurt op het gebied van leefbaarheid en veiligheid.

Voorbeelden zijn de herinrichting van een speelveld, de aanleg van een hondenuitlaatplek of het organiseren van een gezellige activiteit in een buurthuis, enzovoort. Bewoners bepalen zelf wat ze willen, hoe ze dat willen bereiken en wanneer ze dat doen. Gemeenten en instellingen hebben daarbij een stimulerende of een faciliterende rol. Zeker bij initiatieven die spelen in de openbare ruimte heeft de gemeente een nadrukkelijke rol. Bovendien is de rol die we als gemeente innemen bepalend voor de kans van slagen en het succes van bewonersinitiatieven. En tenslotte is er in de praktijk vaak niet sprake van één rol, omdat initiatieven door de tijd heen een andere vorm van ondersteuning nodig kunnen hebben. Hoe dan ook: willen we ruimte bieden aan bewonersinitiatieven en de eigen kracht van de samenleving goed benutten, dan is het van belang dat we onze rol als gemeente bij het ondersteunen van deze initiatieven goed invullen. Hoe we dat gaan doen, staat hieronder vermeld.

6.1 Wettelijk kader

In de Omgevingswet is bepaald dat bij een omgevingsvergunningaanvraag de aanvrager zelf moet aangeven of er participatie heeft plaatsgevonden. Als hij belanghebbenden bij de aanvraag heeft betrokken, moet hij ook beschrijven hoe hij dat heeft gedaan. Ook moet hij aangeven wat hij gedaan heeft met de resultaten van die participatie. Wij, de gemeente, bekijken dan of we genoeg weten over de meespelende belangen om een goed besluit te nemen waarbij alle belangen worden afgewogen. Maar we mogen de aanvraag niet weigeren als we vinden dat er onvoldoende informatie wordt gegeven over de toegepaste participatie. Participatie is namelijk niet verplicht bij een aanvraag voor een activiteit die past binnen de kaders van een omgevingsplan (algemene regels of binnenplanse omgevingsactiviteit).

In beginsel mag de gemeente participatie bij de omgevingsvergunning dus niet verplicht stellen. Maar er is één uitzondering: de gemeenteraad kan in sommige gevallen bepalen dat participatie wél verplicht is. De gemeenteraad kan dat doen voor de gevallen waarin een initiatiefnemer een omgevingsvergunning van burgemeester en wethouders nodig heeft om buitenplans van het omgevingsplan af te wijken. Dat heet een buitenplanse omgevingsplanactiviteit. In die gevallen moet de aanvrager dan bij de aanvraag van de omgevingsvergunning laten zien hoe hij belanghebbenden bij de aanvraag heeft betrokken. De aanvrager bepaalt wederom zelf op welke manier hij de belanghebbenden bij de aanvraag betrekt.

Als we participatie willen stimuleren en zelfs verplicht willen stellen, dan is het belangrijk hier vooraf duidelijk aan te geven wat onze verwachtingen zijn en wat de rol van de gemeente is. Hiervoor zijn spelregels nodig. De Rekenkamercommissie verwijst hiervoor naar een voorbeeld van de gemeente Delft: Delfts Doen! Ook de gemeente Meierijstad heeft een goede set spelregels ontwikkeld. Hierover verderop meer.

We kunnen dus onderscheid maken tussen twee soorten omgevingsvergunningaanvragen:

• 1.

  Aanvragen die passen in het Omgevingsplan (aanvraag voor een omgevingsvergunning voor binnenplanse activiteiten);

• 2.

  Aanvragen die niet passen in het Omgevingsplan (aanvraag voor een omgevingsvergunning voor buitenplanse activiteiten).

6.2 Omgevingsvergunningaanvragen die passen in het Omgevingsplan

Participatie is heel belangrijk in de Omgevingswet. Degene die een initiatief neemt is verantwoordelijk voor het organiseren van de participatie. Bij een omgevingsvergunning is de burger of het bedrijf de initiatiefnemer en diegene is dus ook zelf verantwoordelijk voor de participatie. Het doel daarvan is het vroegtijdig informeren, betrekken en raadplegen van anderen, zodat alle belangen en ideeën, effecten op de omgeving en overige relevante overwegingen, direct op tafel komen en niet pas achteraf.

Voor omgevingsvergunningaanvragen die passen in het Omgevingsplan (of de daarin opgenomen afwijkingsmogelijkheden) is geen participatieplicht mogelijk. Dit is ook niet wenselijk, want participatie – en daarmee een integrale belangenafweging- heeft immers al plaats gevonden bij de totstandkoming en de besluitvorming van het Omgevingsplan. Bovendien zijn omgevingsvergunningaanvragen die passen in het Omgevingsplan geen aanvragen met zwaarwegende belangen.

Vanuit de bedoeling van de Omgevingswet en de gedachte “een goede buur zijn” vinden we het als gemeente wel belangrijk om participatie te stimuleren. Het is zeer wenselijk dat buren op de hoogte zijn van elkaars (verbouw)plannen. De conclusie is daarom om ook niet-verplichte participatie (alles wat mogelijk is in het Omgevingsplan) te stimuleren, onder andere door initiatiefnemers hierover te informeren.

Daarom gaan we een folder ontwikkelen met spelregels die initiatiefnemers kunnen gebruiken om het gesprek over een omgevingsvergunningaanvraag met elkaar aan te gaan. Een folder is bovendien nuttig omdat (mogelijke) initiatiefnemers ons zullen gaan benaderen met vragen over participatie. Bijvoorbeeld of participatie verplicht is en wat er precies van hen verwacht wordt.

Kiezen initiatiefnemers er desondanks niet voor om aan participatie te doen, dan gaan we als gemeente daar ook niet zelf invulling aan geven. Het beperken van regeldruk, loslaten wat kan en het voorkomen van onwerkbare situaties zijn de belangrijkste argumenten hiervoor. Participatie ligt echt bij de initiatiefnemers. Mede gelet op het advies van de Rekenkamercommissie zal de gemeente, uitsluitend in specifieke gevallen, indien dat nodig is en/of in geval van twijfel, zelf de belangen in beeld brengen. Dit heeft echter niet de voorkeur en zal alleen in uitzonderingsgevallen worden toegepast.

6.3 Omgevingsvergunningaanvragen die niet passen in het Omgevingsplan

Voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten is geen participatie geweest bij de planvorming. Daarom heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om participatie verplicht te stellen voor deze categorie. Hierbij zijn drie mogelijkheden:

• 1.

  Participatie is nooit verplicht. Indien er geen participatieplicht voor gevallen van activiteiten wordt vastgesteld, geldt er geen participatieplicht. Een omgevingsvergunningaanvraag kan niet buiten behandeling worden gesteld als er geen participatie wordt gedaan.

• 2.

  Participatie altijd verplicht. Verplichte participatie bij een buitenplanse omgevingsplanactiviteit betekent een inspanningsverplichting voor de initiatiefnemer om de omgeving te betrekken bij het initiatief. Het gaat NIET om een verplichting om volledige overeenstemming te bereiken over het initiatief. Wat de groep van belanghebbenden vindt en/of voorstelt hoeft niet persé het plan te worden. Andersom geldt ook dat als een initiatiefnemer aan participatie heeft gedaan, dat niet wil zeggen dat het plan ongewijzigd door het bevoegd gezag kan worden aanvaard. Er kunnen namelijk andere zwaarwegende belangen bestaan (bijvoorbeeld veiligheid of andere maatschappelijke belangen) die zich niet verenigen met het voorliggende plan.

• 3.

  Participatie is verplicht in een aantal gevallen. Kiezen we ervoor om participatie bij een aantal gevallen te verplichten, dan kunnen we aansluiten bij de lijst van adviesrecht die vanuit de Omgevingswet door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Een andere categorisering wat verplicht zou moeten zijn blijft lastig aan te geven, omdat we in feite nooit precies weten welk initiatief op tafel komt. Daarnaast willen we ook duidelijkheid voor iedereen zodat geen discussie ontstaat of participatie verplicht is.

Hoewel het ambitieniveau voor de implementatie van de Omgevingswet is ingestoken op “loslaten”, stelt de Rekenkamercommissie in haar rapport een kritische kanttekening hierbij. Zij geven aan dat het voor onze gemeente raadzaam is om voorlopig de touwtjes in handen te houden en om te kiezen voor een groeiproces in het geven van ruimte. Dit kan onder andere door in eerste instantie van de mogelijkheid gebruik te maken om ALLE buitenplanse activiteiten aan te wijzen waarvoor participatie verplicht is. Hierdoor is het mogelijk om juist in de beginfase een extra stimulans te geven tot participatie aan externe initiatieven. Dit stimuleren van participatie sluit ook aan bij de bedoeling van de Omgevingswet en de aangenomen motie van Nooren waarin overheden worden opgedragen om participatie te stimuleren.

Uit de vragenlijst die verspreid is onder de raadsleden blijkt dat de raad verplichte participatie wenst bij met name complexe projecten. Het onderscheid tussen complexe projecten en eenvoudige projecten is echter lastig te maken. Te strakke scheidslijnen gaan voorbij aan de specifieke verschillen per project en te vage omschrijvingen creëren onduidelijkheid voor zowel gemeente als initiatiefnemer.

Conclusie:

We kiezen ervoor om voor alle buitenplanse omgevingsplanactiviteiten participatie verplicht te stellen. Dit zal worden opgenomen in een apart raadsbesluit. De wijze waarop participatie door een initiatiefnemer wordt vorm gegeven is vrij. Wel gaan we hieraan sturing geven door een folder met spelregels te ontwikkelen waarin initiatiefnemers uitleg krijgen over hoe ze de participatie kunnen uitvoeren.

6.4 Wat doen we met de participatieresultaten?

Het bevoegd gezag, in de meeste gevallen is dat de gemeente, beslist of een omgevingsvergunning wordt verleend of niet. De participatieresultaten worden door ons meegenomen in de beoordeling van de omgevingsvergunningaanvraag, waarbij alle belangen worden afgewogen. Ook wordt er gekeken of de initiatiefnemer de participatie zorgvuldig heeft gevoerd.

Met zorgvuldig bedoelen wij dat in het verslag duidelijk antwoord moet worden gegeven op de volgende vragen:

• •

  Is de juiste omgeving erbij betrokken? Oftewel: heeft participatie met de juiste belanghebbenden plaats gevonden?

• •

  Hebben de betrokkenen voldoende tijd gekregen om te kunnen reageren op het plan? (Dus niet bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst midden in de zomervakantie.)

• •

  Hoe is omgegaan met afwijkende standpunten en zorgen van de omgeving? Als het plan door de participatie heeft geleid tot wijzigingen: welke wijzigingen zijn dat? Als uw plan na participatie niet is aangepast: waarom is er dan voor gekozen om niets met de resultaten uit de participatie te doen?

• •

  Zijn de resultaten van de participatie nog voldoende actueel? Oftewel: is er niet te veel tijd verstreken tussen het moment van de participatie en het indienen van uw plan bij de gemeente? (In dat kader vinden we een termijn van maximaal 26 weken acceptabel.)

7.1 De lerende organisatie

Participatie gaat niet vanzelf. Het moet in het DNA van de gemeenteraad, het college van B & W en van de medewerkers zitten. Het moet dus ook een rol spelen in het aanname- en personeelsbeleid, onderdeel zijn van het introductieprogramma van raadsleden en een plek krijgen in het scholingsprogramma. We hebben daar de afgelopen jaren zeker stappen in gezet, aangejaagd door de organisatieontwikkeling.

Van de medewerkers wordt een eigen antenne gevraagd voor het belang en de mogelijkheden van participatie. In aanvulling daarop heeft het management een belangrijke rol als “bewakers” door erop toe te zien dat participatie wordt opgenomen in college- en raadsvoorstellen. Daarnaast hebben de afdelingshoofden en senioren binnen hun eigen afdelingen een rol in de ontwikkeling van medewerkers op het onderwerp participatie én communicatie. Belangrijk is de evaluatie van participatieprocessen, zodat iedereen leert wat goed ging en waar verbeterpunten liggen. Op die manier worden ervaringen steeds breder in de organisatie gedeeld.

Participatie is een kwestie van vallen en opstaan. Fouten maken mag en processen mogen af en toe mislukken, met het uiteindelijke doel om het daarna beter te doen. Dat vraagt om een lerende organisatie. We gaan ervaringen delen, hulp bieden aan elkaar en stimuleren medewerkers samen op zoek te gaan naar de juiste vormen van participatie.

7.2 Vaardigheden en expertise

We gaan de lerende organisatie vormgeven door middel van opleiding, stimuleren en aanjagen. Dat gaan we doen door een regisseur/adviseur participatie met een kopgroep in te stellen, door trainingen en scholing en door participatie ook bestuurlijk in te gaan bedden.

7.3 Inbedding in werkprocessen

Het is belangrijk dat participatie en communicatie goed ingebed wordt in werkprocessen en in de dagelijkse werkzaamheden. Het uitgangspunt voor de inwonersparticipatie is om zo vroeg mogelijk het participatieproces vorm te geven. Hierdoor kan inwonersparticipatie daadwerkelijk ook bij de start en het ontwerp van het plan plaatsvinden. Daarvoor gaan we in elk college- en/of raadsvoorstel een paragraaf opnemen over participatie en communicatie of wordt er aan het begin van elk project of plan een aanpak beschreven in de startnotitie of een projectplan.

7.4 Ontwikkelen van hulpmiddelen voor participatie

Het is belangrijk dat de medewerkers dit participatiebeleid goed en makkelijk kunnen vinden en toepassen. Daarom gaan we op Intranet een pagina inrichtten met alle informatie en uitgangspunten die we hanteren voor participatie. Ook worden er hulpmiddelen ontwikkeld of aangeschaft die ons helpen bij het maken van de juiste keuzes als we een participatieproces moeten vormgeven.

7.5 Financiën

Het doorlopen van een participatieproces brengt kosten met zich mee. Ten eerste moet er geïnvesteerd worden in kennis en kunde van medewerkers. Daarnaast kunnen investeringen nodig zijn in communicatie (zowel middelen als capaciteit) en in sommige gevallen is het verstandig om externe ondersteuning in te huren. Daarbij valt te denken aan bijvoorbeeld een onafhankelijk voorzitter of iemand met specialistische vaardigheden. Een investering in inwonersparticipatie kost aan de voorkant geld maar verdient zich terug door betere besluitvorming en groter draagvlak. Zo kunnen bijvoorbeeld tijd- en geld rovende bezwaarprocedures zoveel mogelijk worden voorkomen.

Overige kosten komen ten laste van projectbudgetten. De hoogte van deze budgetten hangt mede af van de omvang en het niveau van het participatietraject. De bekostiging van het beleid voor inwonersparticipatie is als volgt:

• •

  De kosten (inclusief uren) voor de participatietrajecten zelf worden grotendeels opgenomen in de kosten voor planvoorbereiding en beleidsvoorbereiding.

• •

  Een regisseur inwoners- en overheidsparticipatie (0,6 fte) en communicatiemedewerker (0,4 fte) wordt opgenomen in de formatie (totaal 1 fte).

• •

  Afdeling ontwikkeling verwacht maximaal 0,4 fte extra nodig te hebben om een rol te kunnen spelen in de kopgroep voor participatie en te helpen dit goed in te bedden in de organisatie.

• •

  De kosten voor het inrichten van een participatieplatform en/of participatie app kunnen ter zijner tijd (als duidelijk is welke keuzes hierin gemaakt zijn) opgenomen worden als nieuw beleid in het kader van ICT-voorzieningen.

• •

  De kosten voor het samenstellen / aanschaffen van een toolbox.

Tabel 3: Kostenraming implementatie participatie

Bijlagen bij het participatiekader