Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam inzake de financiële organisatie en de interne controle (Budgethoudersregeling Edam-Volendam)

1. Jaarlijks vóór een door het college vast te stellen datum bieden de budgethouders het college de programmabegroting en productenraming aan van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het college vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

2. Indien in de productenraming de prestaties, indicatoren, zowel kwalitatief als kwantitatief niet of niet voldoende zijn beschreven, kunnen specifieke afspraken worden gemaakt.

3. Budgetten worden geacht te zijn vastgesteld op het moment, dat de gemeenteraad, bij de vaststelling van de begroting of in de loop van het begrotingsjaar bij suppletoire begrotingen, het college opdracht heeft gegeven om de begroting uit te voeren.

1. De secretaris en de afdelingshoofden zijn de eerste budgethouders.

2. De secretaris is bevoegd overige budgethouders aan te wijzen.

3. Budgethouders zijn bevoegd budgetbeheerders aan te wijzen.

4. Budgetbeheerders zijn bevoegd deelbudgetbeheerders aan te wijzen.

5. De aanwijzing als budgethouder en (deel)budgetbeheerder wordt met vermelding van de daarvoor in aanmerking komende budgetten schriftelijk gedaan op het moment dat mutaties zich voordoen.

6. Mutaties worden rechtstreeks in de financiële administratie doorgevoerd.

7. Het actuele budgettoewijzingsoverzicht is in rapportvorm in Unit4 raad te plegen. Het rapport wordt twee keer per jaar verstrekt aan het MT ter validatie.

1. De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder op kosten categoraal niveau is aangewezen met als bovengrens € 1 miljoen, met dien verstande dat voor het vragen van offertes en het doen van een gunning het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gevolgd. Het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven boven de € 1 miljoen is voorbehouden aan de secretaris.

2. De budgetbeheerder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgetbeheerders op kosten categoraal niveau is aangewezen met als bovengrens € 250.000, met dien verstande dat voor het vragen van offertes en het doen van een gunning het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gevolgd.

3. De deelbudgetbeheerder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als deelbudgetbeheerders op kosten categoraal niveau is aangewezen met als bovengrens € 50.000 met dien verstande dat voor het vragen van offertes en het doen van een gunning het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gevolgd.

4. De besteller is degene die een inkoopaanvraag invoert in het systeem en is niet zelfstandig bevoegd om verplichtingen aan te gaan. Een inkoopaanvraag dient altijd goedgekeurd te worden in overeenstemming met de bevoegdheden zoals beschreven in lid 1 tot en met 3 van dit artikel.

5. In geval van calamiteiten is de (loco)secretaris bevoegd verplichtingen aan te gaan en budgetten aan te wenden zonder dat daarvoor een goedgekeurd of toereikend budget aanwezig is.

6. Een inkoopaanvraag dient altijd door een andere medewerker goedgekeurd te worden dan de besteller, zodat het 4-ogen principe is geborgd. Indien de besteller dezelfde persoon is als de deelbudgetbeheerder, dient de inkoopaanvraag door de budgetbeheerder te worden goedgekeurd. Indien dit ook dezelfde persoon is, dient de budgethouder goed te keuren.

1. Verplichtingen worden slechts aangegaan nadat de budgethouder of (deel)budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is gesteld. Indien onvoldoende budget aanwezig is, wordt vooraf aanvullende budgetruimte aangevraagd.

2. Indien een uitgave wordt gedaan zoals bedoeld in artikel 6, vijfde lid, wordt het college zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze, de gevolgen daarvan en wordt zorggedragen voor een voorstel tot beschikbaarstelling van het budget.

3. De budgethouder en (deel)budgetbeheerder zijn verplicht inkomsten die niet zijn begroot en meer bedragen dan € 25.000 op te nemen in de daarvoor bedoelde nota’s en deze toe te lichten.

4. De budgethouder en (deel)budgetbeheerder dragen zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

5. Inkoopaanvragen worden ingevoerd door de besteller en ter goedkeuring aangeboden in overeenstemming met de bepalingen in artikel 6. Een goedgekeurde bestelling wordt omgezet in een inkooporder. De order wordt verstrekt aan de leverancier met het verzoek om facturen te mailen naar factuur@edam-volendam.nl.

1. Facturen met inkooporder worden vergeleken met de geplaatste bestelling.

2. Indien de afwijking van het factuurbedrag kleiner is dan 1% en €50,- wordt de factuur automatisch goedgekeurd (immers de inkoopaanvraag is al goedgekeurd volgens de bepalingen in artikel 6. Alleen de prestatie dient nog te worden bevestigd).

3. Indien de afwijking van het factuurbedrag groter is dan 1% en €50 wordt de overschrijding ter goedkeuring aangeboden volgens de bepalingen in artikel 6.

4. Facturen zonder inkooporder worden handmatig gecodeerd en op basis van de budgettoewijzingsoverzicht en ter goedkeuring aangeboden volgens de bepalingen in artikel 6.

5. De besteller controleert op basis van de factuur:

• a.

  de op de factuur opgenomen naam, adres en woonplaats en het bankrekeningnummer van degene door wie de levering is verricht overeenstemmen met aanwezige besteldocumentatie;

• b.

  de gehanteerde prijs en betalingscondities overeenkomstig de offerte en de overeenkomst is;

• c.

  de geleverde aantallen volgens de bestelbonnen overeenstemmen met de aantallen op de factuur;

• d.

  de berekeningen inzake aantallen en prijzen, de gehanteerde omzetbelastingpercentages en de totaaltellingen juist zijn;

• e.

  het op de factuur opgenomen tijdstip en de plaats van levering conform de bestel- en ontvangstbon zijn;

• f.

  het op de factuur vermelde aantal in rekening gebrachte uren voor diensten middels bijgevoegde specificatie aanwijsbaar controleerbaar is aan een vorm van uren of verblijfregistratie;

6. De besteller bevestigt in het systeem of de prestatie is geleverd en voegt hiervan bewijsvoering toe in de vorm van een bijlage of een verwijzing naar documentatie die elders is opgeslagen. Indien de prestatie afwijkt, voert de besteller het afwijkende bedrag in.

7. Facturen die overeenkomstig de bepalingen in artikel 6 zijn goedgekeurd worden automatisch betaalbaar gesteld.

8. Overige betalingen (bijv. subsidies, belastingen, etc.) worden geregistreerd met onderbouwende documentatie en middels een collegiale controle wordt hierop een 4-ogen principe toegepast.

9. Betalingen worden klaar gezet door een medewerker van de sectie financieel beheer en geautoriseerd door aangewezen medewerkers van de sectie Beleid & Belastingen.

10. Door de sectie financieel beheer of middels verbijzonderde interne controle wordt op basis van deelwaarnemingen periodiek getoetst (interne controle) of aan bovenstaande criteria is voldaan.

1. De afdeling Bedrijfsvoering draagt zorg voor registratie en beschikbaarstelling van de budgetten, en de signalering van afwijkingen van hetgeen ten aanzien van de budgetten is vastgesteld,.

2. De budgethouder en (deel)budgetbeheerder hebben via een geautomatiseerd systeem toegang tot de financiële administratie van de aan hen toegewezen budgetten.

1. De budgethouder is, met uitzondering van de kostensoorten die betrekking hebben op doorberekende loonkosten, subsidies, verplichte uitgaven en niet beïnvloedbare posten, bevoegd binnen zijn toegewezen producten te schuiven met kostensoorten met dien verstande dat de taakstelling van de oorspronkelijke raming is gerealiseerd en met schriftelijke toestemming van de (loco)secretaris. Ingeval van substitutie moet wel op de juiste categorieën worden blijven geboekt, voor de budgetbeoordeling worden kostencategorieën gecumuleerd zodat het budgetresultaat uit de optelsom van meerdere categorieën binnen één product bestaat.

2. Uitgavenbudgetten kunnen worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten indien

• a.

  tussen stijging van inkomsten en uitgaven een direct aantoonbaar verband aanwezig is en

• b.

  na toestemming van de secretaris en/of de budgethouder.

1. Budgethouders zijn bevoegd om de onderuitputting van budgetten aan te wenden om tegenvallers binnen hetzelfde product of deelprojectbudget te compenseren.

2. Budgethouders zijn verplicht om tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter binnen hetzelfde product of deelprojectbudget te compenseren, tenzij dit zou leiden tot een beleidsaanpassing.

1. De budgethouder en (deel)budgetbeheerder dragen zorg voor de aanlevering van gegevens en onderliggende documenten die nodig zijn voor de financiële administratie, de begroting, de bewaking van budgetten en investeringsruimten en de verslaglegging.

2. Overeenkomstig de aanwijzingen van de (loco)secretaris leggen budgethouders periodiek aan hem verantwoording af over de voortgang van het financiële en inhoudelijk gevoerde beleid en beheer.

3. De secretaris legt middels een bestuursrapportage periodiek verantwoording af aan het college.

1. De Budgethoudersregeling Edam-Volendam van 19 januari 2018 wordt ingetrokken.

2. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

3. Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Edam-Volendam.