Protocol geheimhouding gemeente Molenlanden 2024

Artikel 1: begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder: 

• •

  Awb: Algemene wet bestuursrecht 

• •

  Commissie: een commissie als bedoeld in artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet 

• •

  Gemw: Gemeentewet 

• •

  Niet openbaar: niet geheim maar wordt niet actief openbaar gemaakt 

• •

  Woo: Wet open overheid 

Artikel 2: Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1.

  De Woo geeft in artikel 5.1 lid 1 en 2 de belangen aan op grond waarvan de verplichting tot geheimhouding kan worden opgelegd. 

• 2.

  De Awb bepaalt in artikel 2.5 in algemene zin dat de geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4, 5 en 6 van dit artikel genoemde bepalingen inzake geheimhouding.  

• 3.

  Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van  geheimhouding en vertrouwelijkheid. 

• 4.

  De Gemw bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in  artikelen 82, 83 en 84 de regels voor besloten commissievergaderingen. 

• 5.

  De Gemw bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. 

• 6.

  De Gemw bepaalt in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad, of het achterwege blijven daarvan, en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen. 

• 7.

  De Gemw bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgeving van beslissingen van de  burgemeester aan de raad. 

• 8.

  De Gemw bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en  commissies voor het opleggen van de verplichting tot geheimhouding. 

• 9.

  De Gemw bepaalt in artikel 88 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en de commissies voor het verstrekken van geheime informatie.  

• 10.

  De Gemw bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en  commissies voor het opheffen van de verplichting tot geheimhouding. 

Artikel 3: Geheimhouding als uitzondering

• 1.

  In de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar commissie en/of raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. 

• 2.

  Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.  

• 3.

  Het is verplicht om de grondslag voor het opleggen van de verplichting tot geheimhouding op te nemen in het dictum van het besluit tot opleggen van de genoemde verplichting.  

Artikel 4: Geheim hanteren

• 1.

  In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term ‘geheim’ gehanteerd. 

• 2.

  Informatie van het college, de burgemeester, de commissie en de raad is openbaar of geheim. Vertrouwelijke informatie heeft geen wettelijke grondslag en heeft daarmee geen juridische bescherming.  

• 3.

  Het is mogelijk om informatie voor een korte duur onder embargo te verstrekken, daarbij wordt aangegeven tot welk moment het embargo geldt. Informatie onder embargo heeft geen wettelijke grondslag en daarmee geen juridische bescherming.  

Artikel 5: Opleggen verplichting tot geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

• 1.

  De raad, het college, de burgemeester of commissie legt enkel de verplichting tot geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste of tweede lid van de Woo van toepassing is of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.  

• 2.

  De raad, het college, de burgemeester of commissie legt terughoudend de verplichting tot geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn.  

• 3.

  De verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk vermeld op het (digitale) document.   

• 4.

  In het document wordt gemotiveerd op grond van welk belang genoemd in artikel 5.1 eerste lid of tweede lid van de Woo geheimhouding wordt opgelegd. Daarbij wordt tevens aangegeven welk belang prevaleert boven het belang van openbaarheid. 

• 5.

  Het document bevat tevens een horizonbepaling. Een horizonbepaling bevat een voorwaarde waaronder of een datum waarop de verplichting tot geheimhouding wordt opgeheven. Deze horizonbepaling komt ook terug als beslispunt in het besluit. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen ‘voor onbepaalde tijd’.  

Artikel 6: Geheimhoudingsplicht

De geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen. 

Artikel 7:Publicatie van geheime informatie

• 1.

  Geheime informatie van het college wordt alleen gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot het college en bestuursondersteuning. 

• 2.

  Geheime informatie die het college verstrekt aan de raad of commissie,  wordt gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot raads- en burgerleden, griffie en collegeleden. 

Artikel 8: Uitwisseling van geheime informatie college

• 1.

  Collegeleden mogen geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering  (mondeling) ontvangen delen met collegeleden die niet aanwezig waren. 

• 2.

  Als het college, de burgemeester of commissie geheime informatie verstrekt aan de raad, dan is dat orgaan niet langer bevoegd om deze geheime informatie aan anderen te verstrekken. Alleen de raad is vanaf dat moment bevoegd om de betreffende informatie aan anderen te verstrekken (artikel 88 lid 6 Gemw). 

• 3.

  Als het college of de burgemeester het -in afwijking van lid 2- dienstig vindt om geheime informatie te delen, dan doen zij dat onder de mededeling dat de geheimhouding in acht moet worden genomen door een ieder die kennis van die informatie heeft. Dit geldt, totdat de raad de geheimhouding opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad via een raadsinformatiebrief direct welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt. 

Artikel 9: Uitwisseling van geheime informatie commissie en raad

• 1.

  Geheime schriftelijke informatie op grond van artikel 88, lid 2, 3 of 4 Gemw wordt met alle raads- en burgerleden gedeeld. Als geheime informatie schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie, dan beschikt de gehele raad hierover.  

• 2.

  Raads- en commissieleden mogen geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling ontvangen met andere raads- en burgerleden delen die niet aanwezig waren. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust op grond van artikel 88 lid 6 Gemw tevens aan anderen verstrekken (zoals de rekenkamer, accountant of advocaat). Hierbij wordt aangegeven dat de geheimhouding in acht moet worden genomen door eenieder die kennis van die informatie heeft, totdat de raad deze opheft. Als randvoorwaarde voor de verstrekking geldt dat dit noodzakelijk moet zijn in het kader van het bestuur van de gemeente.  

• 3.

  De raad mandateert de bevoegdheid om informatie op grond van artikel 88 lid 6 Gemw aan anderen te verstrekken aan het presidium. Het presidium informeert de raad via een raadsinformatiebrief direct welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt. 

Artikel 10: Schending geheimhouding

• 1.

  Het schenden van de geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Bij schending van de geheimhouding overweegt de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet.  

• 2.

  Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust (artikel 89 lid 5 Gemw). 

Artikel 11: Vergaderen in beslotenheid college

• 1.

  Het college vergadert achter gesloten deuren. 

• 2.

  Het college kan besluiten tot een openbare vergadering. 

Artikel 12: Openbaarmaking collegebesluiten

• 1.

  De besluiten die tijdens de collegevergadering genomen worden zijn openbaar tenzij geheimhouding is opgelegd conform artikel 87 Gemw. 

• 2.

  Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd. 

• 3.

  Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de (openbare) besluitenlijst van de collegevergadering. 

• 4.

  De niet-openbare besluitenlijst van het college wordt gedeeld met de raads- en burgerleden. Vragen hierover worden schriftelijk ingediend. 

Artikel 13: Raads- en commissievergadering

• 1.

  Raads- en commissievergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61 lid c Gemw is deze vergadering van begin tot eind besloten. 

• 2.

  Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat er een geheim document of onderwerp besproken wordt. 

Artikel 14: Commissievergaderingen achter gesloten deuren

• 1.

  De deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.  

• 2.

  Nadat de deuren gesloten zijn brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen, inclusief de grondslag daartoe, in bespreking. Alleen als hiertoe (door middel van hand op steken) in meerderheid besloten wordt, wordt met gesloten deuren vergaderd.  

• 3.

  Van een besloten vergadering wordt een aparte advieslijst opgesteld. In de advieslijst worden naast het advies, in ieder geval de namen van alle aanwezige raads-, commissie- en collegeleden en eventuele andere aanwezigen opgenomen. Ook wordt melding gemaakt van de grondslag om met gesloten deuren te vergaderen. 

• 4.

  Raads, burger- of collegeleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang tot de besloten vergadering. Voor de advieslijst maakt de voorzitter melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken.  

• 5.

  Besluit de commissie (door middel van handopsteken) tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft. 

• 6.

  Van de besloten vergadering wordt een geluidsopname gemaakt, deze geluidsopname wordt veilig bewaard totdat de geheimhouding op wat besproken is wordt opgeheven. 

• 7.

  Advieslijsten van besloten vergaderingen worden besloten gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.  

Artikel 15: Raadsvergaderingen achter gesloten deuren

• 1.

  De deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.  

• 2.

  Nadat de deuren gesloten zijn brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen, inclusief de grondslag daartoe, in bespreking. Alleen als hiertoe (door middel van hand opsteken) in meerderheid besloten wordt, wordt met gesloten deuren vergaderd.  

• 3.

  Van een besloten vergadering wordt een aparte besluitenlijst opgesteld. In de besluitenlijst worden naast het genomen besluit en de stemming, in ieder geval de namen van alle aanwezige raads-, commissie- en collegeleden en eventuele andere aanwezigen opgenomen. Ook wordt melding gemaakt van de grondslag om met gesloten deuren te vergaderen. 

• 4.

  Raads-, burger- of collegeleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Voor de besluitenlijst maakt de voorzitter melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken.  

• 5.

  Besluit de raad tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad  de geheimhouding opheft.  

• 6.

  Van de besloten vergadering wordt een geluidsopname gemaakt, deze geluidsopname wordt bewaard in de kluis totdat de geheimhouding op wat besproken is wordt opgeheven. 

• 7.

  Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden besloten gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.  

• 8.

  Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden in een volgende besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.  

Artikel 16: Opheffen geheimhouding

• 1.

  Het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding oplegt (college, burgemeester, raad of commissie) is bevoegd geheimhouding op te heffen. 

• 2.

  Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad of het college (afhankelijk van wie de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding. 

• 3.

  Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd deze geheimhouding op te heffen.  

• 4.

  Het college of de burgemeester kan op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot (gedeeltelijke) opheffing van de opgelegde geheimhouding op informatie.  

• 5.

  Op basis van een initiatiefvoorstel van één of meer raadsleden, of op voorstel van het presidium, kan de raad besluiten om de geheimhouding die krachtens artikel 87 of artikel 89 lid 4 Gemw is opgelegd of die krachtens artikel 23, lid 4 Gemw  van rechtswege geldt (gedeeltelijk) op te heffen. Een dergelijk besluit wordt bij voorkeur in een openbare raadsvergadering genomen. Het voorstel tot opheffing van geheimhouding is openbaar. 

• 6.

  Voordat wordt overgegaan tot opheffing van geheimhouding zoals genoemd in lid 5, overlegt de griffier met het college of de burgemeester over het voornemen. Mocht na het overleg blijken dat er behoefte is aan overleg hierover, dan overlegt de griffier over de te volgende route.  

• 7.

  Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen is besproken opheft, dan worden de geluidsopname en de besluitenlijst ook openbaar gemaakt.  

Artikel 17 Publicatie openbaar geworden informatie

Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst. 

Artikel 18: Register geheimhouding

• 1.

  De gemeentesecretaris houdt een register bij van alle stukken waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.  

• 2.

  De griffier houdt een register bij van alle geheime stukken die door het college of de burgemeester aan de raad of commissie zijn aangeboden en van alle stukken waarop de commissie of raad zelf geheimhouding heeft opgelegd. 

• 3.

  De griffier houdt een register bij van alle besloten commissie- en raadsvergaderingen of delen daarvan. Het register bevat in ieder geval de datum van de vergadering en indien mogelijk een globale omschrijving van het onderwerp. 

• 4.

  De registers genoemd in lid 1 en 2 bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven.  

• 5.

  De registers genoemd in lid 1, 2 en 3 van dit artikel zijn openbaar. De registers genoemd in lid 2 en 3 zijn via de website van de gemeente te raadplegen.  

• 6.

  Een keer per jaar wordt door de gemeentesecretaris een voorstel aan het college voorgelegd over het al dan niet opheffen van geheimhouding. 

• 7.

  Een keer per jaar wordt door de griffier aan de raad een voorstel voorgelegd over het al dan niet opheffen van geheimhouding.  

Artikel 19: Overige commissies en werkgroepen

• 1.

  De agendacommissie besluit over de beslotenheid van bijeenkomsten en vergaderingen wanneer dit niet per wet, verordening of raadsbesluit is geregeld. Indien nodig vindt hierover overleg plaats met het college.  

Artikel 20: Slotbepalingen

• 1.

  Dit protocol treedt in werking op 25 september 2024 

• 2.

  Dit protocol wordt aangehaald als ‘Protocol geheimhouding Molenlanden 2024’