Participatiebeleid gemeente Vijfheerenlanden (Denkwijzer)

Participatie is voor de gemeente essentieel om het goede te kunnen doen. We bereiken doelen samen, ieder vanuit eigen rol, positie, mogelijkheden, en ook belangen. Zo heeft ook de gemeente zijn eigen plaats bij het bevorderen van het goede leven in Vijfheerenlanden. In het besef dat de samenleving veel meer en groter is dan de gemeente zelf, heeft de gemeente wel een positie die op veel mensen en ieders leefomgeving invloed heeft.

In Vijfheerenlanden willen we een leefomgeving die aansluit bij de behoefte van onze inwoners. Participatie is een manier om dat te realiseren. We streven naar een gemeente waar het fijn wonen en leven is, met initiatiefrijke inwoners en waar buurten naar elkaar omkijken en gemeenschappen betrokken zijn. Dat vraagt van de gemeentelijke organisatie soms actief handelen, doen, soms om wat regels, of om een beetje te helpen om het mogelijk te maken. Wat of hoe we als gemeente iets doen, sluit altijd beter aan bij de behoeften van onze inwoners, als we ons daarbij open stellen voor die inwoners. Luisteren, samenwerken, samen doen, elkaar goed infomeren.

In het programma Wijk- en Dorpsgericht werken hebben we de kern van deze omgang met elkaar beschreven. Wijk- en dorpsgericht werken betekent dat we aan willen sluiten bij de behoefte en ook de identiteit van de gemeenschap. En dat kan verschillen. Geen enkel dorp of wijk is hetzelfde en dat waarderen we. Dit betekent dat we constant op zoek gaan naar maatwerk, waartoe participatie een middel is. En dan gaat het niet alleen over het uiterlijk van een wijk, maar het gaat ook over een passende manier van communiceren en samenwerkingsvormen.

In Vijfheerenlanden heeft de gemeente veel aandacht en tijd voor participatie. Participatie betekent dat inwoners, (ondernemers en organisaties) meedenken en meedoen bij het opstellen en uitvoeren van beleid van de gemeente. Met participatie heeft iedereen de kans om mee te doen. We willen zo het draagvlak voor besluiten bevorderen. En we versterken de sociale cohesie. Want mensen sluiten zich graag aan bij een positieve (of negatieve) kracht. Een gemotiveerde, betrokken groep mensen leidt tot meer gemeenschap. De gemeente Vijfheerenlanden zoekt die energie op, koestert die en stimuleert die.

Met participatiebeleid wil de gemeente Vijfheerenlanden transparant maken hoe de gemeente zelf de participatie organiseert. Het is ook een aanknopingspunt voor participatie door initiatiefnemers, zoals ontwikkelaars en corporaties die voor de participatie bij hun eigen projecten zelf verantwoordelijk zijn.

Dit participatiebeleid is de Denkwijzer, kaderstellend voor de uitvoering. Er staat waarom de gemeente participatie belangrijk vindt, welke vormen van participatie we willen toepassen en welke rol eenieder heeft in het organiseren van participatie. Dit participatiebeleid vormt het kader voor hoe we participatie in Vijfheerenlanden vormgeven. Deze Denkwijzer wordt uitgewerkt in een aantal Werkwijzers waarin per sector praktische invulling wordt gegeven aan de ambities en doelen van dit beleid.

De eerste Werkwijzer is nodig voor uitvoering van de Omgevingswet. Dan gaat het om (participatie bij) ruimtelijke beleidskeuzes, maar ook bij bouwprojecten waarbij projectontwikkelaars zelf de participatie moeten uitvoeren, en de gemeente dit moet toetsen.

1.1 Voor wie is dit beleid bedoeld?

Dit algemene participatiebeleid is relevant voor plannen en beleid in het fysieke én het sociale domein. Dus als de gemeente bijvoorbeeld iets gaat doen in de openbare ruimte in een straat of buurt of als de gemeente beleid gaat opstellen of aanpassen. Het is bedoeld voor de gemeente, maar is ook gericht aan inwoners, ondernemers en organisaties. Voor als ze initiatiefnemer zijn, of wanneer ze als participant deelnemen. Het gaat om grotere ontwikkelingen met effecten voor meerdere andere betrokken en niet om plannen die in het kader van individuele ondersteuningsaanvragen opgesteld worden.

Participatie is altijd een samenspel, vaak tussen de gemeente en de inwoners en ondernemers. We kunnen niet zonder elkaar en maken samen de gemeenschap in onze dorpen.

1.2 Besluiten, participatie en inspraak | Het bestuurlijk-juridisch kader

Dit participatiebeleid gaat over alle inwonersbetrokkenheid bij het uitvoeren van de taken van de gemeente. Het uitgangspunt is, dat we steeds proberen die betrokkenheid zo goed en passend mogelijk te ondersteunen, met oog voor de wettelijk taken en verantwoordelijkheden van de gemeente en wat praktische overwegingen (tijd, kosten, uitvoerbaar en dergelijke). De participatie kan betrekking hebben op de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van beleid.

De gemeente (en haar bestuursorganen) heeft een open oog en oor voor participatie en toetst en weegt bij besluitvorming aan de kaders die vooraf gesteld zijn, volgens de beginselen van behoorlijk bestuur en aan de ambities zoals die in gemeentelijk beleid zijn vastgelegd.

Inspraak is een vorm van participatie; de mogelijkheid om op een voorgenomen besluit te reageren. Participatie beperkt de mogelijkheid om in te spreken niet. Het participatiebeleid heeft geen betrekking op individuele dienstverlening aan inwoners of ondernemers zonder gevolgen voor de leefomgeving.

1.3 Totstandkoming

Deze Denkwijzer is tot stand gekomen nadat het op basis van een opiniestuk is besproken met de gemeenteraad van Vijfheerenlanden. Het concept is met de opmerkingen en suggesties uit de raad uitgewerkt en daarna voorgelegd aan de Klankbordgroep. De opmerkingen van de Klankbordgroep zijn verwerkt in een concept van dit participatiebeleid - Denkwijzer die door het college ter vaststelling is voorgelegd aan de gemeenteraad.

Iedereen heeft een eigen beeld en verwachting bij participatie. Het is daarom belangrijk dat we met elkaar afspreken wat we ermee willen bereiken (visie), wat we daarbij belangrijk vinden (waarden) en wat de spelregels zijn.

Waarom vinden we participatie in Vijfheerenlanden zo belangrijk? Met participatie heeft iedereen de kans om mee te doen aan de gemeenschap. Omdat we zo de ervaringen, gedachten, meningen en voorbeelden van inwoners boven tafel krijgen. Omdat we zo een gelijkwaardig en goed gesprek voeren met inwoners, ondernemers en organisaties. Met participatie maken we betere plannen en producten die goed uitvoerbaar zijn. Zo maken we dorpen en wijken waar iedereen zich thuis kan voelen.

In Vijfheerenlanden streven we steeds naar het goede gesprek met inwoners, ondernemers, organisaties en gemeenschappen. Zo versterken we de sociale cohesie en vergroten we de betrokkenheid van de inwoners bij hun wijk of dorp. In onze gemeenschappen is veel energie, wilskracht en kennis om zaken zelf voor elkaar te krijgen. De inwoners zijn bij uitstek de ervaringsdeskundigen in hun eigen gemeenschap.

We willen alle (en vaak tegenstrijdige) maatschappelijke en particuliere belangen wegen om zo weloverwogen en gemotiveerd besluiten te nemen. Participatie is ook steeds aandacht voor verbreding van de participanten. Hoe kun je ondervangen dat je niet altijd dezelfde mensen aan tafel hebt? Een diversiteit aan belangen is daarom belangrijker dan de representativiteit van groepen. Maar participatie is niet in alle gevallen nuttig of haalbaar. Dit kan spelen als de impact heel erg klein is of er geen belanghebbenden zijn. Ook als er geen tijd, geld of capaciteit is, is het belangrijk dat de gemeente de afweging maakt of en in welke mate participatie kan plaatsvinden. Dat hangt onder andere af van de noodzaak en de impact. Elk besluit vraagt om maatwerk en een andere afweging over wel/niet en welke mate van participatie.

2.1 Uitgangspunten | Dit vinden we belangrijk

Met participatie betrekken we alle perspectieven van inwoners en organisaties. Dat betekent dat we een diversiteit aan perspectieven binnen willen halen, ook van de mensen voor wie participatie niet altijd vanzelfsprekend is of die dat nog moeten leren zoals jongeren, laaggeletterden of mensen met een migratieachtergrond.

In Vijfheerenlanden gebruiken we de uitgangspunten uit het programma wijk- en dorpsgericht werken ook voor het participatiebeleid: Identiteit, vertrouwen en leren.

Identiteit

Geen enkele wijk of dorp is hetzelfde en dat waarderen we. Niet de gemeente bepaalt wat goed is voor de samenleving, maar de gemeenschap geeft zelf aan waar behoefte aan is. Onze inwoners weten veel van hun leefomgeving en zijn dé gebiedsexperts van onze gemeente. Hun kennis verrijkt het beleid en de projecten. Met maatwerk komen we tegemoet aan de behoefte.

Vertrouwen

Een goede relatie tussen gemeente en haar inwoners is gebaseerd op vertrouwen. Wij vertrouwen erop dat onze inwoners en initiatiefnemers goede ideeën hebben voor hun leefomgeving. Andersom mogen inwoners er op vertrouwen dat de gemeente zich inzet voor hun initiatieven. Dit vertrouwen in elkaar groeit doordat beide partijen helder communiceren, elkaar goed op de hoogte houden en we allemaal een meedenkende houding aannemen.

Leren en evalueren

In Vijfheerenlanden streven we naar een open en onderzoekende houding en denken we in mogelijkheden. Zo staan we stil bij wat we hebben gedaan om ervan te leren voor de toekomst. Wil je leren, dan moet je daar bewust tijd voor vrij maken. Leren gaat over terugblikken op gelopen participatietrajecten, reflectie op ieders rol, het trainen van persoonlijke vaardigheden en het delen van ervaringen. Een open, onderzoekende houding en denken in mogelijkheden is een essentieel onderdeel van goed (blijven) samenwerken.

We hebben het in het participatiebeleid over drie soorten participatie: inwonersparticipatie (voor gemeentelijke projecten), overheidsparticipatie (voor inwonersinitiatieven) en omgevingsparticipatie (voor initiatiefnemers naar aanleiding van de Omgevingswet).

3.1 Inwonersparticipatie

Bij inwonersparticipatie neemt de gemeente het initiatief van de (beleids)ontwikkeling en nodigt inwoners, ondernemers en/of andere belanghebbenden uit om mee te denken of te doen. Bij het opzetten deze participatie moet steeds bekeken worden hoe alle betrokkenen het best benaderd kunnen worden (zo nodig specifiek aandacht voor bv. jongeren). De gemeente heeft een leidende rol en organiseert de participatie. De gemeente weegt de belangen en opbrengsten van de participatie mee bij de besluitvorming. Voor deze vorm van participatie maken we een Werkwijzer voor de gemeentelijke organisatie. Dit is bedoeld om medewerkers te helpen participatie te organiseren bij plannen en beleid. Het inwonersberaad en een klankbordgroep zijn voorbeelden van inwonersparticipatie.

3.2 Overheidsparticipatie

Bij overheidsparticipatie neemt een inwoner, ondernemer of organisatie het initiatief maar heeft deze de gemeente wel nodig om tot een ontwikkeling te komen. Bijvoorbeeld een inwonersinitiatief voor een speeltuintje. De gemeente heeft dan een faciliterende en toetsende rol, waarbij de wijkambassadeur vaak een grote rol speelt bij het op weg helpen van het initiatief.

3.3 Omgevingsparticipatie

De derde vorm van participatie is omgevingsparticipatie. Een inwoner, ondernemer, of organisatie is hierbij de initiatiefnemer van een (meestal ruimtelijke) ontwikkeling. De initiatiefnemer is, volgens de Omgevingswet, zelf verantwoordelijk om de participatie in te richten en uit te voeren. De gemeente heeft een adviserende en toetsende rol in de participatie en ziet zo toe op deze participatie. De gemeente neemt de opbrengst van de participatie mee bij de besluitvorming. Wij verwachten van initiatiefnemers dat zij bij de ontwikkeling van plannen rekening houden met het gemeentelijke (in participatie opgestelde) beleid en zich inspannen daar positief uitwerking aan te geven. Het gaat dan bijvoorbeeld om de ontwikkeling van een bouwplan door een projectontwikkelaar of een nieuw gebouw door een woningcorporatie.

4.1 Spelregels | Dit spreken we af

Om ervoor te zorgen dat participatie in Vijfheerenlanden altijd op een goede manier gebeurt, hebben we vijf spelregels gemaakt. Dat zijn:

• 1.

  We zijn geïnteresseerd in elkaar (belangen, drijfveren, ervaringen). We luisteren goed naar elkaar, staan open voor andere ideeën, hebben begrip voor elkaars bezwaren en houden zoveel mogelijk rekening met elkaar. Ook als de belangen niet hetzelfde zijn. We respecteren dat er verschillen kunnen zijn We zoeken elkaar op, de gemeente naar de inwoners en de inwoners naar de gemeente. We zijn oprecht geïnteresseerd, ook in kritische inwoners. We sluiten aan bij activiteiten die plaatsvinden in de dorpen en de wijken.

• 2.

  We vertellen eerlijk wat er aan de hand is (open en tijdig communiceren). Transparante communicatie is essentieel, tijdens het hele proces wordt geregeld gecommuniceerd met de bewoners. Ook al is er niets nieuws te melden is, is het toch belangrijk om steeds in contact te blijven. In Vijfheerenlanden weet je waar het over gaat en wat het voor jou betekent. Vooraf weet je waar je over mee kunt denken en waarover niet. En dat we duidelijk zijn over wat we met de ideeën doen. We denken graag met onze inwoners mee. Initiatiefnemers mogen van de gemeente verwachten dat de gemeente op een open manier meedenkt. Dat betekent dat de gemeente ervaring en specialisme inzet om initiatiefnemers op weg te helpen. Als het echt niet gaat, dan is een duidelijke nee, met uitleg nodig. Sommige ideeën kunnen we bijvoorbeeld gebruiken om het plan beter te maken. Andere ideeën passen misschien niet.

• 3.

  Als we plannen gaan maken, betrekken we elkaar op tijd. Soms is dat vanaf het begin, soms wat later als de plannen of het beleid al iets meer vorm hebben. We houden iedereen goed op de hoogte. Helder verwachtingen naar elkaar uitspreken maakt dat zoveel mogelijk duidelijk is. Het is fijn om te weten wat kan, wanneer je een reactie krijgt, welke acties je van elkaar verwacht en hoe het ervoor staat. We houden contact, ook als er even niks te melden is.

• 4.

  We leggen duidelijk uit waarom iets wel of niet kan. Niet alles leent zich voor participatie. We erkennen de belangen en leggen de belangen goed uit. We schetsten de dilemma’s en de context. Zo krijg je begrip voor je besluit. Want soms staan regels in de weg. Regels waar de gemiddelde inwoner niets van weet. Als de belangen niet verenigbaar zijn, is het aan de gemeente om zich goed te laten informeren over de verschillende belangen en op basis daarvan, met het algemeen belang in het achterhoofd, een besluit te nemen.

• 5.

  We werken met een stapsgewijze aanpak. We starten met een participatiestartnotitie, plannen tussentijdse evaluatiemomenten in om van te leren en eventueel bij te stellen. Na afloop evalueren we het participatieproces en infomeren we daar de bewoners over. We kiezen een aanpak die past bij de situatie en de deelnemers. Niet iedereen vindt het leuk om naar een informatieavond te gaan, maar wil wel op een andere manier meedenken. We maken daarom participatie op verschillende manieren mogelijk, dus met een werkgroep, een informatieavond en ook digitale participatie of een vragenlijst. Zo krijgen alle inwonerinwoners de kans om mee te kunnen doen en luisteren we ook naar de ‘zachte stemmen’.

4.2 Menukaart participatie | Rol van de raad en college

In de Lange Termijn Agenda (LTA) beschrijven we de drie niveaus waar toekomstige ontwikkelingen van Vijfheerenlanden mee samenhangen: De Raad aan het Stuur, Democratisch Samenspel en De Raad Volgt. De kaders en randvoorwaarden die de gemeenteraad aan de participatietrajecten zijn gekoppeld aan de LTA. In onderstaand schema is te zien hoe de participatiecategorieën zich verhouden tot de betrokkenheid van de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders. Dit staat niet vast, participatie is altijd maatwerk en dus is het mogelijk om hier (gemotiveerd) van af te wijken.

De Raad aan het Stuur De raad denkt actief mee over de participatietrajecten die horen bij de beschreven beleidsvelden en ontwikkelingen van de categorie groot. De raad stelt vooraf de randvoorwaarden en de participatieruimte vast. Dit wordt in de commissievergadering behandeld, bijvoorbeeld in een opinievoorstel dat richting geeft aan het beleidstraject. De gemeenteraad stelt daarna de participatiestartnotitie vast.

Democratisch Samenspel De beleidsvelden en ontwikkelingen die hierin beschreven staan, zijn de onderwerpen die de raad met net iets meer aandacht volgt dan de onderwerpen die beschreven staan in de categorie De Raad Volgt. De portefeuillehouder en adviseurs stellen de randvoorwaarden van de participatie op. Het college stelt het startdocument participatie vast en stuurt deze ter informatie naar de gemeenteraad.

De Raad Volgt De beleidsvelden en ontwikkelingen die hierin beschreven staan zijn de onderwerpen die de raad volgt, maar niet actief zelf op de agenda zet. Het college kiest wat zich leent voor participatie. De onderwerpen zijn vaak klein en buurtgericht. Een startdocument is in deze gevallen niet altijd nodig. De op te stellen Werkwijzers geven richting of vorm aan de participatie. Dit wordt in de meeste gevallen niet met de raad gedeeld.

4.3 Rolverdeling | Dit kunnen we van elkaar verwachten

Participatie vraagt een flexibele houding van de gemeenteraad, het college, de gemeentelijke organisatie. Alle dorpen en wijken verschillen en kunnen niet hetzelfde worden behandeld. Dat vraagt creativiteit en lef. Lukt niet altijd, of niet meteen. Met participatie gaat het niet altijd sneller (vaak wel) maar zorgt wel voor de meerwaarde die gemeenschappen vooruit helpen.

Gemeenteraad

• •

  Vooraf kaders voor participatie vaststellen zoals kwaliteit, budget en de participatieruimte.

• •

  Toetsen van de participatiestartnotitie in de categorie groot

• •

  Meewegen belangen en opbrengsten van de participatie bij besluitvorming

College

• •

  Toetsen participatie (aan participatiestartnotitie), in het geval van een (beleids)ontwikkeling in de participatiecategorie ‘groot’

• •

  Meewegen belangen en opbrengsten van de participatie bij besluitvorming

• •

  Motiveren hoe de opbrengst van participatie is verwerkt

Ambtelijke organisatie

• •

  Uitwerken participatiestartnotitie en (begeleiding) uitvoering participatie bij plannen van de gemeente. In sommige gevallen het inhuren van een onafhankelijke gespreksleider.

• •

  Adviseren over participatie aan initiatiefnemers en faciliteren van inwoners bij inwonersinitiatieven

• •

  Helder presenteren van (inhoudelijke) beleidskaders, -keuzes, afwegingen en uitkomsten van de participatie richting participanten (in een participatieverslag).

• •

  Meewegen belangen en opbrengsten participatie bij advisering college/ gemeenteraad

Initiatiefnemers zoals ontwikkelaars, provincie, waterschappen

• •

  Verantwoordelijk voor participatie bij eigen initiatief

• •

  Uitwerken participatieaanpak en uitvoering participatie

• •

  Helder presenteren van het initiatief, keuzes, afwegingen en uitkomsten van de participatie richting participanten (in een participatieverslag)

Inwoners en andere stakeholders zoals mede-overheden, wijk- en dorpsoverleggen, advies- en cliëntenraden (bv. ASD), ondernemersverenigingen, dorpshuisbesturen, buurtwerk, BindkrachtVHL.

• •

  Interesse in de eigen leefomgeving of gemeente/wijk/dorp

• •

  Delen van kennis, kunde en ervaring met de gemeente en/of initiatiefnemer

• •

  Gevraagd en ongevraagd advies (bijvoorbeeld bij organisaties als de Adviesraad Sociaal Domein)

• •

  Realistische verwachting van participatie conform het participatiestartnotitie

4.4 Proces | Dit zijn de stappen

We vinden het belangrijk om de inwoners op tijd te informeren en te betrekken.

We willen vooraf duidelijk zijn over de ruimte die er voor inwoners is om invloed te hebben. Zo voorkomen we te hoge verwachtingen en teleurstellingen. Daarom maakt de initiatiefnemer (dit kan een inwoner, gemeente of ontwikkelaar zijn) voorafgaand aan een participatietraject een beschrijving van het proces en de ruimte voor participatie. Voor de gemeente zelf is dit de participatiestartnotitie. In de participatiestartnotitie wordt het onderwerp afgebakend, de doelstellingen beschreven en toegelicht op welke manieren waarop er naar inwoners en ondernemers wordt geluisterd. Verder komen de onderwerpen zoals de tijdsplanning, het budget en de communicatie over het participatieproces in de participatiestartnotitie aan de orde.

We willen graag leren van participatie want daar worden we beter van. Ook van tegenvallers kunnen we leren. Daarom worden er tijdens het participatieproces geregeld momenten geprikt om tussentijds met elkaar te evalueren. Het staat voor Vijfheerenlanden buiten kijf dat we een evaluatie maken van het hele participatieproces.

Na afloop wordt een participatieverslag gemaakt. Hierin staat of de doelstellingen uit de participatiestartnotitie zijn behaald, hoe participatie is verlopen, wat het heeft opgeleverd en hoe het wordt teruggekoppeld aan de inwoners.

Na een participatieproces geven we altijd de resultaten terug aan de mensen die daar aan mee hebben gedaan, maar ook aan de wijdere omgeving. Zo maken we onze processen transparant en dat draagt bij aan wederzijds vertrouwen.

Participatie is leuk! Doet u mee?

Foto: het dorpsteam voor de dorps(woon)visie Lexmond in gesprek