Financiële verordening Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Centraal Gelderland

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

- Modulaire Gemeenschappelijke Regeling: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Centraal Gelderland (hierna genoemd: “MGR”);

- Regeling: de gemeenschappelijke regeling van de MGR;

- Programma: een samenhangend geheel van activiteiten als bedoeld in artikel 8 van het Besluit begroting en verantwoording;

- Jaarstukken: de jaarrekening, het jaarverslag en de bijbehorende stukken van een begrotingsjaar;

- Programmaonderdeel: een nadere financiële onderverdeling van het programma, overeenkomend met de reikwijdte van een samenwerkingsmodule

- Samenwerkingsmodule: één of meerdere samenhangende taken die het samenwerkingsverband voor de deelnemers kan uitvoeren;

- Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de MGR en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

- Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de MGR, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• a. de financieel-economische positie;

• b. het financiële beheer;

• c. de uitvoering van de begroting;

• d. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• e. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

- Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

- Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de MGR;

- Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving;

- Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt;

- Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en boogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

- Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Inrichting begroting

• 1. In de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per samenwerkingsmodule weergegeven en in de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde baten en lasten per samenwerkingsmodule weergegeven.

• 2. In de begroting wordt meerjarig aangegeven welke bijdrage elke afzonderlijke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 4. Aanvragen voor investeringskredieten welke niet met het vaststellen van de begroting zijn geautoriseerd, worden door het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen aan het algemeen bestuur ter vaststelling voorgelegd.

• 5. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

Artikel 3. Kaders begroting

• 1. Indien het algemeen bestuur voor het programma een bestuurscommissie heeft ingesteld, dan zenden de bestuurscommissies voor 1 maart een ontwerpbegroting van de samenwerkingsmodules voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een toelichting, toe aan het dagelijks bestuur van de MGR.

• 2. Het dagelijks bestuur zendt vóór 1 april een ontwerpbegroting van het samenwerkingsverband voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een toelichting, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De ontwerpbegroting van het samenwerkingsverband bestaat uit de geconsolideerde ontwerpbegrotingen van de programma’s aangevuld met de overhead kosten van de MGR.

• 3. De ontwerpbegroting wordt door de besturen van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

• 4. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen acht weken bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen, Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

• 5. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast vóór 15 september in het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor de begroting moet dienen.

• 6. Meteen na de vaststelling zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die daarover bij Gedeputeerde Staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 7. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 september aan Gedeputeerde Staten.

• 8. Het bepaalde in dit artikel is, met uitzondering van de genoemde data, van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, behoudens die wijzigingen die niet tot een verhoging van de gemeentelijke bijdragen leiden.

Artikel 4. Bijdragen van de gemeenten

• 1. In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke afzonderlijke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt op basis van de werkelijke kosten de definitieve bijdrage berekend.

• 2. Het algemeen bestuur bepaalt met tweederde meerderheid van stemmen de algemene kostenverdeelsleutel voor de kosten van de basistaken, niet zijnde de kosten voor de samenwerkingsmodules. Bij aanvang van deze regeling geldt als algemene kostenverdeelsleutel voor deze basistaken een kostenverdeling naar rato van het inwonertal van de deelnemende gemeenten op basis van de meest recente CBS-cijfers zoals bekend op 1 januari.

• 3. De kostenverdeelsleutel voor de samenwerkingsmodules worden bepaald in de bijlagen bij de regeling.

• 4. De kosten die resteren na afrekening per samenwerkingsmodule worden na aftrek van de baten verdeeld over de deelnemende gemeenten volgens de kostenverdeelsleutel als bedoeld in het tweede lid van dit artikel.

• 5. De deelnemers betalen bij wijze van voorschot jaarlijks per specifieke periode de in lid 1 bedoelde bijdrage.

  • a.

    Indien per kwartaal: betaling op 1 januari, op 1 april, op 1 juli en op 1 oktober een kwart van de jaarbijdrage

  • b.

    Indien per maand: betaling op de eerste dag van iedere kalendermaand een twaalfde van de jaarbijdrage

• 6. De deelnemers dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programmaonderdeel op basis van de samenwerkingsmodules.

• 2. De investeringen zijn opgenomen in de begroting en worden met het vaststellen van de begroting vastgesteld door het algemeen bestuur.

• 3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel, inclusief een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet, aan het algemeen bestuur voor.

• 4. De bestuurscommissie informeert het dagelijks bestuur als zij bij het opstellen van de tussenrapportages verwacht dat de lasten van een programmaonderdeel de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, of de baten van een programmaonderdeel de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het dagelijks bestuur ontvangt van de bestuurscommissie een schriftelijk voorstel voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten of baten, of voor het bijstellen van het beleid.

• 5. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 6. In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten, en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 6. Uitvoering begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de financiële raming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, eenduidig zijn toegewezen;

  • b.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    de lasten niet dusdanig worden overschreden dat realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie ten opzichte van de begroting van de MGR over de eerste zes maanden.

• 2. Deze rapportage wordt aan het algemeen bestuur aangeboden uiterlijk 3 maanden na afloop van de maand juni.

• 3. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4. De tussentijdse rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten en geplande prestaties.

Artikel 8. Jaarrekening

• 1. Het dagelijks bestuur legt in de jaarrekening verantwoording af over de uitvoering van de begroting en het financiële meerjarenplan. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

• -Wat er is bereikt;

• -Wat de kosten zijn;

• -Hoe de resultaten zicht verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• Relevante afwijkingen worden toegelicht en hebben betrekking op de verschillen tussen de begroting en realisatie uit de (gewijzigde) programmabegroting op programmaonderdeelniveau.

• 2. Niet bestede incidentele budgetten kunnen eenmalig op voorstel van de bestuurscommissies of adviescommissie worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. De bestuurscommissie of adviescommissie biedt hiertoe een inhoudelijk voorstel aan bij het behandelen van de kaders van de begroting.

• 3. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast vóór 1 juli, volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 4. De jaarrekening wordt binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli, met alle bijbehorende stukken en het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten aangeboden.

• 5. Vaststelling van de jaarrekening strekt het dagelijks bestuur tot décharge, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden.

• 6. In de jaarrekening wordt het door elk van de deelnemende gemeenten over het desbetreffende jaar werkelijk verschuldigde bedrag opgenomen.

• 7. De kosten die resteren na afrekening per samenwerkingsmodule worden na aftrek van de baten verdeeld over de deelnemende gemeenten volgens de kostenverdeelsleutel per samenwerkingsmodule als bedoel in artikel 4, vierde lid, van deze verordening.

• 8. (Uit)betaling van het verschil tussen het op grond van artikel 4 van deze verordening bepaalde en het werkelijk verschuldigde, vindt plaats binnen 2 maanden na de mededeling van de vaststelling van de jaarrekening.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of zo nodig aangepast door duurzame waardeverminderingen.

• 2. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in maximaal:

  • a.

    25 jaar: voorzieningen aan terreinen;

  • b.

    40 jaar: gebouwen;

  • c.

    maximaal 15 jaar: machines, apparaten en installaties;

  • d.

    15 jaar: inventarissen;

  • e.

    7 jaar: vervoersmiddelen;

  • f.

    4 jaar: ICT-investeringen;

  • g.

    10 jaar: overige activa;

  • h.

    niet: gronden.

• 5. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste van het jaarresultaat gebracht, uitgezonderd gronden en terreinen, deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd.

• 6. In het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door MGR in gebruik kan worden genomen, wordt begonnen met afschrijven.

• 7. Bij het afschrijven wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde.

Artikel 12. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1. De schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

• 2. De schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

• 3. De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

• 4. De rentevisie voor de komende vier jaar.

Artikel 13. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    een inventarisatie van het weerstandsvermogen;

  • b.

    een inventarisatie van de risico’s;

  • c.

    het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Artikel 15. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1. De omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• 2. De kosten van inhuur derden;

• 3. Een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8a overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• 4. Een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• 5. Rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• 6. Geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt

Artikel 16. Administratie.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de MGR als geheel en in de samenwerkingsmodules;

• 2. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoort;

• 3. Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties’

• 4. Het verschaffen van informatie over de geformuleerde doelstellingen;

• 5. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• 6. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• 1. De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• 2. De vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt vast:

• 1. Een eenduidige indeling van de MGR en een eenduidige toewijzing van de taken aan de programma’s en samenwerkingsmodules;

• 2. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. De te maken afspraken met de samenwerkingsmodules over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 7. Het beleid in de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024 en vervangt de eerder vastgestelde verordening van 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening MGR Sociaal Domein Centraal Gelderland 2024.