Financiële verordening gemeente Helmond 2024

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a

  administreren:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeente Helmond en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b

  financiële administratie:

  het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Helmond, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • •

    de financieel-economische positie;

  • •

    het financiële beheer;

  • •

    de uitvoering van de begroting;

  • •

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • •

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

  • •

    de administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• c.

  rechtmatigheid:

  het voldoen aan wet- en regelgeving;

• d.

  doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• e.

  doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• f.

  planning – en control-cyclus: cyclisch proces van (financiële) kaderstelling, (meerjaren)begroting, tussentijdse rapportage en jaarverantwoording;

• g.

  concernplanning: een kalender waarin alle onderwerpen (en projecten) zijn opgenomen die om bespreking en/of besluitvorming vragen in het college en/of raad(scommissie);

• h.

  Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV): regelgeving voor het opstellen van begrotings- en verantwoordingsdocumenten.

1. De Planning en Control-cyclus bestaat uit de volgende producten:

• a.

  Voorjaarsnota;

• b.

  Programmabegroting;

• c.

  Bestuursrapportage;

• d.

  Jaarverantwoording.

2. In de concernplanning zijn de data opgenomen voor het aanbieden en vaststellen van de planning- en control-documenten.

1. Het college biedt, als aftrap van de nieuwe Planning- en Control-cyclus, aan de raad een nota aan waarin de beleidsmatige en budgettaire uitgangspunten voor het begrotingsjaar en de drie op het begrotingsjaar volgende jaren staan;

2. In deze nota biedt het college inzicht in de budgettaire ruimte en hoe hiermee om te gaan bij het opstellen van de ontwerpbegroting;

3. De raad stelt de voorjaarsnota vast.

1. Het college kan nadere regels stellen die waarborgen dat de uitvoering van de programmabegroting/jaarverantwoording rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, lid 2a van het BBV;

3. In de bijlagen bij de programmabegroting/jaarverantwoording wordt een totaaloverzicht opgenomen van de geraamde baten en lasten per taakveld en het verdelingsprincipe op basis waarvan de taakvelden over de programma’s zijn verdeeld.

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma;

2. De meerjarenbegroting is structureel sluitend;

3. De ramingen in de Programmabegroting zijn behoedzaam en reëel;

4. De raming van de algemene uitkering van het Gemeentefonds voor het begrotingsjaar wordt gebaseerd op de Meicirculaire van het voorafgaande jaar. Bij de begrotingsbehandeling wordt de raad geïnformeerd over de effecten van de septembercirculaire zodat de raad hiermee rekening kan houden;

5. Structurele uitgaven worden structureel gedekt;

6. Binnen de programma’s wordt het principe ‘nieuw voor oud’ gehanteerd. Bij nieuwe prioriteiten binnen een beleidsterrein wordt eerst bekeken welke activiteiten niet meer uitgevoerd (hoeven) worden zodat de financiële middelen ingezet kunnen worden voor nieuwe activiteiten;

7. Financiële knelpunten worden in principe binnen het betreffende beleidsterrein opgelost. Dit geldt ook voor wegvallende geldstromen;

8. Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. Deze worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd;

9. In de beschikbaar te stellen budgetten voor majeure programma’s en/of projecten worden ook de ambtelijke kosten opgenomen. Kleinere projecten worden binnen de reguliere organisatie opgepakt;

10. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen. Deze post is bedoeld voor uitgaven die niet zijn voorzien, onontkoombaar zijn en geen uitstel dulden;

11. In het overzicht van incidentele baten en lasten per programma wordt per programma alle posten groter dan € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd en toegelicht.

1. De raad verleent het college mandaat om te besluiten tot begrotingswijzigingen. Het betreft wijzigingen waarbij op programmaniveau een mutatie is op het totaal van de baten en of lasten, maar waarbij:

• a.

  er geen sprake is van nieuw beleid;

• b.

  er geen wijziging in de doelstellingen van een programma optreedt en het mag niet ten koste gaan van de inhoudelijke ambitie;

• c.

  er geen sprake is van resultaat bepalen of resultaat bestemmen;

• d.

  het schuiven met budgetten binnen een programma (zowel binnen als tussen thema’s) door het college is ook gemaximeerd op € 500.000, waarbij dit niet ten koste mag gaan van een inhoudelijke ambitie. Boven deze grens moet een begrotingswijziging worden voorgelegd aan de raad;

• e.

  de grens in lid d. is niet van toepassing is op technische begrotingswijzigingen.

2. Over de technische wijzigingen op basis van dit artikel wordt in de eerstvolgende Bestuursrapportage of Jaarverantwoording verantwoording afgeleg

1. Het college informeert de raad door middel van twee Bestuursrapportages over de voortgang van de programmabegroting in het lopende begrotingsjaar. Beide rapportages gaan in op:

• a.

  de budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting. Budgettaire afwijkingen worden alleen toegelicht, wanneer deze € 100.000 of meer be-dragen ten opzichte van de vastgestelde ramingen van baten en lasten in de exploitatie;

• b.

  eventuele nieuwe majeure, beleidsmatige ontwikkelingen;

• c.

  een prognose van het jaarrekeningresultaat;

• d.

  afwijkingen in tijd en geld van de investeringskredieten;

• e.

  de voortgang van majeure projecten;

• f.

  eventuele voorstellen tot wijziging van de begroting.

1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarverantwoording biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat;

2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar;

3. In de jaarverantwoording worden budgettaire verschillen ten opzichte van de begroting in elk geval toegelicht bij bedragen groter of gelijk dan € 200.000;

4. Het college zorgt voor en legt regels vast voor resultaatbestemmingen.

1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) boven de rapportagegrens nader toegelicht. De hoogte van de rapportagegrens is gelijk aan het bedrag dat de accountant hanteert bij de jaarrekeningcontrole. De rapportagegrens wordt jaarlijks afgestemd met het auditcomité en vastgelegd in het auditplan.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5;

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal- bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd;

4. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;

5. Begrotingsafwijkingen zijnde overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn niet onrechtmatig als deze tijdig zijn gemeld aan de raad. Het melden van deze afwijkingen aan de raad bij de jaarverantwoording is tijdig.

6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheers-handelingen.

2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Het college legt de uitgangspunten voor het investeringsbeleid alsmede de waardering en afschrijving van vaste activa vast in een nota Investeringsbeleid. Deze nota wordt eens in de vier jaar ter vaststelling aan de raad aangeboden;

2. Deze nota bevat minimaal:

• a.

  het afwegingskader voor investeringen;

• b.

  criteria voor het activeren van activa;

• c.

  criteria voor het waarderen van activa;

• d.

  toegepaste methoden van afschrijven;

• e.

  interne regels rondom verantwoording in de producten van de Planning en Control-cyclus;

• f.

  procedures rondom afsluiten van kredieten en het overhevelen van de kredieten naar het volgende begrotingsjaar.

3. De activeringsgrens voor investeringen is vastgesteld op minimaal € 50.000.

1. Het college legt de uitgangspunten voor reserves en voorzieningen vast in een nota Reserves en Voorzieningen;

2. Het college biedt deze nota eens in de vier jaar ter vaststelling aan de raad aan;

3. Het college biedt jaarlijks in de programmabegroting en in de jaarverantwoording inzicht in de omvang van de reserves en voorzieningen. Dit inzicht bestaat minimaal uit:

• a.

  het verloop en voorgenomen onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves;

• b.

  het verloop van de voorzieningen.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van taken die via rechten en heffingen aan inwoners worden doorberekend, en van goederen en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd;

2. Bij de kostentoerekening worden in de directe kosten mede betrokken: a. de rente van de inzet van vreemd vermogen; b. de bijdragen en onttrekkingen aan voorzieningen; en c. de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa;

3. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden naast de directe kosten ook de overheadkosten, de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken;

4. De definitie van overhead: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen;

5. De toerekening van overheadkosten aan rechten en heffingen vindt extracomptabel plaats door middel van een opslagpercentage op de directe loonsom;

6. Het opslagpercentage voor toerekening overhead wordt berekend door de totale overhead (personeel, informatisering en automatisering, organisatie, financiën, archivering, communicatie en huisvesting) te delen door de totale directe salarislasten. Het berekenen van het overheadpercentage gebeurt indien nodig éénmaal per jaar bij het opstellen van de primitieve begroting;

7. Bij de grondexploitaties en investeringen worden de overheadlasten intra-comptabel toegerekend. Lasten voor overhead op de grondexploitatie en investeringen worden rechtstreeks doorbelast via de toerekening van het geldende opslagpercentage op het directe uurtarief.

1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen en rechten;

2. Het college biedt de raad jaarlijks de belastingverordeningen en tarieven aan ter vaststelling voor deze belastingen, heffingen en rechten.

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's en kredietrisico's;

• c.

  het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;

• d.

  het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten binnen de gegeven wettelijke kaders, respectievelijk de richtlijnen en limieten van het Treasurystatuut.

2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• b.

  voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de Raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen en het verstrekken van garanties hanteert het college een terughoudend beleid. Indien mogelijk bedingt het college zekerheden.

4. Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het college zendt het Treasurystatuut eens in de vier jaar ter kennisgeving aan de raad.

1. Bij de begroting en de jaarverantwoording neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van het BBV op.

2. Het college biedt eens in de vier jaar de onderhoudsplannen aan die betrekking hebben op de openbare ruimte. Deze nota’s geven het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota’s vast.

3. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een Gemeentelijke Rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota vast.

4. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een Onderhoudsplan Gebouwen aan. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt deze nota vast.

1. Bij de begroting en de jaarverantwoording neemt het college in de paragraaf Verbonden Partijen de verplichte onderdelen op grond van het BBV op.

2. Het college legt de regels omtrent verbonden partijen vast in een nota Verbonden Partijen.

De raad stelt deze nota vast.

1. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarverantwoording neemt het college de verplichte onderdelen op grond van het BBV op;

2. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota Grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

• a.

  de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• b.

  het beleid ten aanzien van de grondprijzen;

• c.

  het beleid ten aanzien van de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de verantwoording en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking;

2. Het college waarborgt de rechtmatigheid van de beheershandelingen;

3. Het college neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel;

4. Het college draagt zorg voor een stelsel van interne auditing op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder lid 1, 2 en 3.

1. Het college draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Nationale en Europese wetgeving.