Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant: een door het bestuur benoemde registeraccountant of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 34, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening.

• 2. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 34, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door het bestuur benoemde accountant, van:

  • a.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • b.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; NB: m.i.v. 2023 is dit een taak van het bestuur;

  • c.

    het in overeenstemming zijn van de door het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • d.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld in acht worden genomen;

• 3. BVO: bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper.

• 4. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• 5. Deelverantwoording: een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de BVO, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant.

• 2. Het bestuur bereidt, indien van toepassing, de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het bestuur stelt na verstrekking van de opdracht tot accountantscontrole, in overleg met de accountant, vast:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en eventueel daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringtoleranties;

  • c.

    specifieke aandachtpunten waar de accountant bij de controle aandacht aan dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het bestuur

• 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze voor 1 maart aan de accountant voor controle.

• 2. Het bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie, van belang voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

• 4. Het bestuur overlegt uiterlijk voor 30 april de voorlopige jaarrekening aan de gemeenteraden ter informatie. Vervolgens overlegt het bestuur de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk voor 15 juli voor aan de gemeenteraden en gedeputeerde staten ter informatie.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het bestuur aan de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt minimaal eenmaal per jaar (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en functionarissen van of namens de BVO.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de BVO, voor zover dit niet in strijd is met geldende privacybeschermende regelingen.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het bestuur draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de BVO zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid. Het bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de BVO is.

• 3. Het bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording moet worden uitgevoerd door een accountant is het bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de BVO is.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de verantwoordelijke functionaris van de BVO. Onderwerpen uit dit verslag die van bestuurlijk belang zijn worden overgenomen in het verslag van bevindingen.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden door de accountant aan het bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het bestuur de jaarstukken en het verslag van bevindingen met de verantwoordelijke functionaris van de BVO.