Adviesrecht raad en verplichte participatie bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten 2024

Ondertekening

Participatieprotocol

Plannen maken

Heeft u een plan of initiatief?

Medemblik maken we samen. Steeds vaker komen initiatieven om Medemblik mooier te maken uit de samenleving. De Omgevingswet is nu van kracht sinds 1 januari 2024, is bedoeld om hiervoor meer ruimte te bieden en wetgeving eenvoudiger te maken.

Bent u een inwoner die met een groep buurtbewoners een speelplek wilt inrichten in de openbare ruimte, een ondernemer die zijn bedrijfspand wil uitbreiden of een projectontwikkelaar die misschien wel 200 woningen wil bouwen? U bent allemaal initiatiefnemer en u heeft een omgevingsvergunning nodig om uw idee of plan te realiseren.

In gesprek met de omgeving

Om tot een goed plan te komen en zo snel mogelijk een omgevingsvergunning te krijgen, is het belangrijk dat u vroegtijdig in gesprek gaat met de omgeving. Dat zijn alle inwoners, bedrijven en organisaties die op de een of andere manier (positief of negatief) in hun belang worden geraakt. Bijvoorbeeld omdat het gebouw dat u wilt neerzetten een deel van het uitzicht wegneemt van omwonenden of omdat de zonnepanelen die u op de uitbreiding uw bedrijfspand wilt plaatsen misschien de elektrische auto’s van omwonenden van stroom kunnen voorzien. In gesprekken met mensen die betrokken zijn bij een gebied of een duidelijk belang hebben, komen vaak nieuwe inzichten en ideeën naar voren die uw plan beter kunnen laten aansluiten bij de omgeving.

Niet iedereen hoeft het uiteindelijk eens te zijn met uw plan, maar als mensen zich gehoord voelen, vermindert dat wel de kans dat ze in een later stadium bezwaar maken. Het betrekken van de omgeving bij het maken van een plan kost u aan de voorkant misschien extra tijd, maar levert over het hele traject meestal tijd op. Er komen vaak ook nog eens betere plannen uit. Bovendien is het gewoon een kwestie van goed fatsoen om met de omgeving te praten over wat u wilt gaan doen.

Initiatiefnemer aan zet

Waarom dit participatieprotocol?

Van de initiatiefnemer verwachten wij als gemeente dat u de omgeving vroegtijdig – dus voordat u de omgevingsvergunning aanvraagt – bij uw plannen betrekt. Daarom geven we u dit participatieprotocol mee, om u daarbij op weg te helpen. Zowel voor grote als kleine projecten is het van belang om in kaart te brengen welke belangen er spelen rondom uw project en de locatie. De vorm en de omvang van de participatie kunnen uiteraard wel verschillen.

Bij de aanvraag van de omgevingsvergunning moet u aangeven:

• •

  of er overleg is geweest met belanghebbenden

• •

  hoe dat overleg heeft plaatsgevonden en

• •

  wat u met de uitkomsten heeft gedaan

Uw plan past niet in het Omgevingsplan

Als er in uw plannen sprake is van een afwijking van het omgevingsplan (de opvolger van het bestemmingsplan), dan is participatie echt cruciaal. De activiteit wijkt dan immers op sommige punten af van de bestaande regels. Om te voorkomen dat belanghebbenden zich naderhand tegen het plan verzetten, is het belangrijk om hen aan het begin van de planontwikkeling te betrekken. De terugkoppeling van de participatie helpt de gemeente om inhoudelijk een goede afweging van alle belangen te kunnen maken. Mede op basis daarvan bepaalt de gemeente of de vergunning wordt verleend. De termijn voor het beoordelen van een vergunningaanvraag is acht weken.

Een goede onderbouwing van de aanvraag omgevingsvergunning

Het formuleren van een goede onderbouwing van uw omgevingsvergunningaanvraag is noodzakelijk. Alleen dan kan de gemeente binnen de gestelde termijn de aanvraag aan alle regels en kaders toetsen en tot een weloverwogen besluit komen. Als de gemeente op basis van de door u aangeleverde stukken onvoldoende in staat is om een goede belangenafweging te maken, kan zij in het uiterste geval de termijn met nog eens zes weken verlengen. U moet dan langer wachten, voordat u weet of u aan de slag kunt.

In overleg met de gemeente kan in sommige gevallen – dit geldt alleen voor grote projecten die niet binnen het bestaande omgevingsplan passen – besloten worden om op voorhand het omgevingsplan te wijzigen. Dat geeft u als ontwikkelaar iets meer ruimte bij de uitwerking van het plan. Hiermee is wel meer tijd gemoeid. In het geval van een omgevingsplanwijziging maakt u al in een vroeg stadium afspraken met de gemeente over de rolverdeling in het participatieproces. De gemeente is dan namelijk zelf ook belanghebbende. Uiteindelijk stelt de gemeenteraad het omgevingsplan vast.

Aan de slag

Elk initiatief is anders. Dat vraagt om een aanpak op maat, afhankelijk van de omvang van het plan, de plek, het aantal belanghebbenden en wat er allemaal verder speelt. Hoe u als initiatiefnemer de participatie precies wilt vormgeven is daarom moeilijk van te voren vast te leggen. Ongeacht de aard van het initiatief, participatie met de omgeving levert het meeste op als wederzijds vertrouwen het vertrekpunt is. Een open gesprek waarin in een vroeg stadium belangen met elkaar worden gedeeld en het proces zo transparant mogelijk verloopt. Dat is de geest die de nieuwe wet uitademt.

Hoe u de participatie ook wilt vormgeven, onderstaande stappen zijn cruciaal voor een goed proces.

Participatie stapsgewijs

Stap 1: breng in beeld.

In beeld brengen wie een belang hebben bij uw idee of project

Stap 2: Ga in gesprek en maak goede afspraken.

Ga met de personen/bedrijven/organisaties die een belang hebben bij uw idee of project in gesprek.

Stap 3: delen, uitwerken en toetsen

Leg alle ideeën, inzichten, zorgen en mogelijke oplossingen in een document vast. Toets bij de groep belanghebbenden of u alles goed begrepen hebt.

Stap 4: pas eventueel uw plannen aan.

Pas eventueel de plannen aan. Meld dit aan de groep belanghebbenden. Pas het participatiedocument met deze informatie aan. Dit document kunt u aan de vergunningaanvraag toevoegen.

Toelichting op de stappen en hulpvragen

Toelichting stap 1: Breng in Beeld

Breng alle belanghebbenden in beeld, zodat u weet wie u moet betrekken. Denk daarbij aan inwoners, bedrijven of maatschappelijke organisaties die op de een of andere manier geraakt worden door uw initiatief. Die effecten kunnen positief of negatief zijn. Ga vooral het gesprek aan met mensen die een belang hebben dat misschien niet helemaal strookt met wat u van plan bent. Samen kunt u wellicht tot oplossingen komen, waar u zich allebei in kunt vinden. Kijk daarbij ook verder dan direct omwonenden. Een project heeft soms ingrijpende effecten. Stel, u wilt een kanoverhuur openen. De verhuurder van fluisterbootjes die een eind verderop zit is daar in eerste instantie misschien niet blij mee, omdat hij concurrentie vreest. Door samen in gesprek te gaan, komt u misschien tot ideeën, waar u allebei beter van kunt worden. Wees daarbij open en transparant.

Hulpvragen bij bepalen wie te betrekken:

• 1.

  Wat is de aard en omvang van uw initiatief?

• 2.

  Wat is de impact of hinder voor de omgeving en hoe groot (geografische afbakening) is die omgeving?

• 3.

  Zijn er ook buiten de directe omgeving mensen en/of organisaties op wie uw initiatief van invloed is en die een inhoudelijk belang hebben?

Toelichting stap 2: Ga in gesprek en maak goede afspraken

Benader de belanghebbenden en ga met hen in gesprek. Hoe u dit doet, is aan u en sterk afhankelijk van de omvang en aard van het initiatief. U kunt bijvoorbeeld een enquête houden, een bijeenkomst organiseren, één-op-éen gesprekken voeren en sociale media inzetten. U kunt bij het inrichten en uitvoeren van de participatie gebruik maken van externe, professionele ondersteuning of alles zelf doen. Veel suggesties hoe u als initiatiefnemer participatie kunt organiseren vindt u op:

https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/

Wees tegenover belanghebbenden aan het begin van het traject heel duidelijk over een aantal zaken:

• •

  Leg goed uit wat de wettelijke kaders zijn, waaraan uw initiatief moet voldoen.

• •

  Wees duidelijk over de fase van het initiatief. Leg uit dat u nog bezig bent met de planontwikkeling en nog een aanvraag voor een omgevingsvergunning moet indienen. Dat schept vertrouwen en voorkomt dat mensen denken dat alles al geregeld is.

• •

  Wees helder over de ruimte die u belanghebbenden wilt geven. Mogen ze alleen advies geven of bent u bereid om echt samen met de buurt een plan te ontwikkelen (coproduceren)?

• •

  Leg uit hoe u de participatie wilt aanpakken, wat u met de uitkomsten gaat doen en wanneer de betrokkenen van u horen.

Toelichting stap 3: Delen, uitwerken, toetsen

• •

  Deel alle ideeën, inzichten, zorgen en mogelijke oplossingen die uit de participatie zijn gekomen met alle betrokkenen.

• •

  Werk het initiatief met de input uit de participatie uit tot een conceptplan. Leg in een apart participatiedocument vast welke stappen u heeft ondernomen om alle belangen goed in kaart te brengen, welke inzichten dit heeft opgeleverd en wat u met de opbrengst heeft gedaan.

• •

  Leg het conceptplan en het verslag van de participatie nog een keer voor aan alle betrokkenen. Dat voorkomt dat mensen later op hun uitspraken terugkomen. Geef ook aan wanneer u de aanvraag gaat indienen bij de gemeente.

Toelichting stap 4: Pas eventueel uw plannen aan.

Pas eventueel de plannen aan. Deel dit ook met de groep. En vermeld dit ook in het participatiedocument.

Rollen van de gemeente

In de samenwerking met inwoners en ondernemers heeft de gemeente verschillende rollen. Soms is de gemeente zelf initiatiefnemer. Bijvoorbeeld bij de inrichting van de openbare ruimte en voor het maken van een omgevingsvisie of een omgevingsplan. Dan is zij zelf aan zet om hierover met bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties in gesprek te gaan.

De gemeente heeft ook een rol als hoeder van het algemeen belang. Soms zijn er belangen die groter zijn dan de deelbelangen van individuele inwoners. Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van de energietransitie of aan bereikbaarheid van de stad. Om als gemeente een goede afweging van al die belangen te maken, is het heel belangrijk om alle belangen goed in kaart te hebben.

In sommige gevallen is de gemeente ook zelf belanghebbende. Dat is bijvoorbeeld het geval als voor de realisering van een initiatief een wijziging in het omgevingsplan nodig is. Het kan dan handig zijn om ook de gemeente uit te nodigen om deel te nemen aan de participatie. In grote projecten is er altijd vroegtijdig contact tussen de initiatiefnemer en een vaste aanspreekpersoon bij de gemeente. Er kunnen dan goede afspraken worden gemaakt over de onderlinge rolverdeling in de participatie.

Ook heeft de gemeente de rol van toetser. Bij aanvragen voor een omgevingsvergunning toetst de gemeente of aan alle geldende regels en voorwaarden is voldaan en weegt zij alle inhoudelijke belangen af. Pas dan verleent zij de vergunning.

Heeft u nog vragen?

Hopelijk helpt de informatie in dit protocol u om vorm te geven aan de participatie. Heeft u nog vragen? U kunt dan contact opnemen met de Juridisch Specialist VTH van het team Omgevingszaken van de gemeente Medemblik (telefoonnummer 0229-856000).