Controleverordening MRDH

Ondertekening

Toelichting op de controleverordening Metropoolregio Rotterdam Den Haag

Algemeen

De controleverklaring bij de jaarrekening van de MRDH dient als ondersteuning van het algemeen bestuur bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. De verordening regelt de opdrachtverlening en uitvoering van de accountantscontrole vanuit het perspectief van het algemeen bestuur. De inhoudelijke uitvoering van de accountantscontrole wordt bepaald vanuit de geldende richtlijnen voor de accountant. Deze verordening geeft een nadere invulling aan de formele relatie tussen de accountant en het algemeen bestuur.

Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur

Vanaf boekjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de MRDH rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur op dit vlak te versterken.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur, dat de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet).

Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. Uit het eerste lid volgt dat de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening voor een bepaalde duur kan zijn. Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Indien het in de organisatie wenselijk wordt gevonden per bestuursperiode te wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten worden gehouden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.

Het is mogelijk dat het bedrag gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog is, dat de accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het derde lid.

Artikel 3 Controleprotocol

Dit artikel geeft aan welke invulling kan worden gegeven aan het controleprotocol, bijvoorbeeld ten aanzien van op te nemen toleranties.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

Verder wordt er aangegeven dat er nadere eisen gesteld kunnen worden aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.

Artikel 4 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur en de bestuurscommissies

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 4 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Lid 2 draagt aan het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Lid 3 verplicht het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies een verklaring af te geven aan de accountant, waarin wordt verklaard geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.

In lid 4 wordt een uiterste termijn gegeven voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 14 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen bestuur daarbij moet toevoegen de controleverklaring en het verslag van bevindingen.

Lid 5 van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur en de Vervoersautoriteit alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur en de Vervoersautoriteit bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in het algemeen bestuur uit.

Lid 6 en 7 beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie bij de MRDH. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Artikel 5 Accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de organisatie. Ook is periodieke uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 6 Toegang tot informatie

In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het controleprotocol. Het artikel legt aan het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de Metropoolregio en de ambtenaren van de Metropoolregio volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 7 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Metropoolregio die de inzet van een accountant vereisen. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur dan wel de bestuurscommissies. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het eerste lid van artikel 7 regelt hoe het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies moeten omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de reeds door de Metropoolregio benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur dan wel de Vervoersautoriteit en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het dagelijks bestuur voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het dagelijks bestuur dan wel de Vervoersautoriteit dit voornemen heeft, dient hij het algemeen bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Het algemeen bestuur wordt vervolgens ook geïnformeerd over de uitkomsten.

In lid 2 en 3 wordt geregeld dat het dagelijks bestuur dan wel de bestuurscommissies voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de reeds door de Metropool ingezette accountant inschakelt. Het dagelijks bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de organisatie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant echter raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur dan wel de bestuurscommissies in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 8 Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Aanvullend daarop kan het dagelijks bestuur in zijn controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid c, sub 3 en 5 van deze verordening). Artikel 8 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het controleprotocol moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het dagelijks bestuur in het controleprotocol opgenomen tussentijdse controles (interimcontroles) zijn. Het eerste lid van artikel 8 regelt, dat het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Hierdoor wordt het mogelijk dat het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.

Het tweede lid van artikel 8 regelt wie een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde beoordeling van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne beheersing. Tevens doet hij aanbevelingen ter verbetering hiervan. Op grond van de rapportage kan actie worden ondernomen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies. Het geeft het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

De rekeningcommissie van de MRDH, met daarin de raadsleden van de aan de MRDH deelnemende gemeenten, is ingesteld voor het uitvoeren van het jaarrekeningonderzoek en het opstellen van een verslag hiervan. In dit verslag wordt een advies aan het algemeen bestuur opgenomen over de vaststelling van de jaarrekening van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. In het vierde lid is de rol van de accountant in de informatieverschaffing richting de rekeningcommissie opgenomen. Tot slot wordt in het vijfde lid van dit artikel bepaald dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur mondeling toelicht indien daarom verzocht wordt. Dit kan ook een toelichting aan een daartoe aangewezen vertegenwoordiging van het algemeen bestuur zijn.