Regeling beheer en toezicht BRP 2023

Geldend van 11-10-2024 t/m heden

Intitulé

Regeling beheer en toezicht BRP 2023

Inleiding

Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid en dus ook voor gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans Basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen, met wie ze zaken doen, te betrekken uit de BRP.

Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) bevatten gegevens over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). De minister geeft uitvoering aan de Wet BRP met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).

Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV worden nadere regels gesteld bij of krachtens verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens niet rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn, Key2datadistributie (DDS). DDS wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd aan de hand van Figuur 1.

afbeelding binnen de regeling

Beheer en toezicht

Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.

De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensgegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is vanaf 25 mei 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij de autoriteit persoonsgegevens (AP).

Het is van belang om, uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen, ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.

Verdeling beheer- en toezichtrollen

Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten: informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacy beheer.

Tevens onderkent de regeling de rol van de gegevensverwerker, de fraudecoördinator, de toezichthouder en de controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen: de minister van BZK.

De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.

Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol

De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens om een betere aansluiting bij de Baseline Informatiebeveiliging Overheid te bewerkstelligen) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. In de regeling is het beveiligingsbeheer nu opgenomen in 'Hoofdstuk 9' en het beveiligingstoezicht (control) in 'Hoofdstuk 10'.

Privacybeheer

De privacybeheerder heeft als rol om de informatiebeheerder van advies te voorzien, omtrent alle privacyvraagstukken die betrekking hebben op persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijkheid draagt. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden in het kader van de Wet en de Verordening BRP.

De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan gebruikmaking van de bestaande ministeriële autorisatie betekenen, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak, die tijdens de goedkeuring van de autorisatie nog niet was voorzien.

Toelichting Hoofdstuk 1

Het eerste hoofdstuk heeft betrekking op de aanwijzing van functionarissen, die worden belast met verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan die taken zullen vervullen, waarbij de inhoud daarvan zich niet zal beperken tot de GV of het gegevensmagazijn. Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden, door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.

De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer, het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder beheert als bronhouder de inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacy voorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie personen. De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie omtrent niet-inwoners uit de BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken.

Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel, inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer.

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 behandelt de aanwijzing van de functionarissen, door het college van burgemeester en wethouders en de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 9 omvatten de taakomschrijving, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10.

In Bijlage 1 worden de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader belicht.

De genomen besluiten door de burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder, om functionarissen aan te wijzen die invulling geven aan de in deze regeling beschreven rollen, zijn opgenomen in de Bijlagen 2 en 3.

 

Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen

Burgemeester en wethouders van gemeente Waalre,

Gelet op de:

- Wet Basisregistratie personen.

- Algemene verordening gegevensbescherming

Hoofdstuk 1: Aanwijzen functionarissen

Artikel 1:

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met:

- het informatiebeheer

- het beveiligingsbeheer

- het privacybeheer

- het systeembeheer

- het toezicht beheer

- de controle op informatiebeveiliging

(als de aanwijzing al op een andere plaats is geregistreerd, dan kan bovenstaande informatie verwijderd worden of kan er verwezen worden naar de betreffende regeling).

Artikel 2:

1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met:

a. het gegevensbeheer

b. het applicatiebeheer

c. de gegevensverwerking

d. het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

 

Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer

Artikel 3

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en de autorisatiebesluiten.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

a. de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

b. de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij

a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

c. een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

d. de administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

e. het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

f. de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie personen.

Artikel 5

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor

- de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

- de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 6

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

a. persoonsinformatievoorziening;

b. beveiliging;

c. gegevenskwaliteit;

d. personeelsaangelegenheden.

Artikel 7

De informatiebeheerder beslist:

a. over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

b. op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

c. op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

d. over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

Artikel 8

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

a. de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

b. de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening Basisregistratie personen en de AVG;

c. de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;

d. alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede het team Informatisering en Automatisering op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

e. de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

Artikel 9

De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan.

 

Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer

Artikel 10

De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

a. de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen;

b. het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;

c. de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking;

d. het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;

e. het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens, binnen de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.

De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.

Artikel 11

De gegevensbeheerder BRP voorziet in:

- de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

- de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.

Artikel 12

De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de teammanager Inwonerszaken, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.

Artikel 13

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van de persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 14

De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 4: Het systeembeheer

Artikel 15

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoer van het technisch onderhoud van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen (hierna toepassingssysteem genoemd).

Artikel 16

De systeembeheerder voorziet in:

a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

b. een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte, die zich op een andere locatie bevindt, dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;

c. de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

d. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 17

De systeembeheerder is bevoegd:

a. direct maatregelen te treffen op het moment dat de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie, acuut in het geding is. Hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

b. aanwijzingen te geven over:

- het beheer van het toepassingssysteem;

- het beheer van bestanden;

- toe te passen reconstructiemaatregelen.

Artikel 18

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

 

Hoofdstuk 5: Het applicatiebeheer

Artikel 19

De applicatiebeheerder BRP voorziet in:

a. de communicatie bij storingen in hard- en software;

b. de verzorging van een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

c. de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

d. de bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

e. het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

f. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

g. de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

h. een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder artikel 19 punt 7 genoemde problemen en klachten;

i. de voorlichting aan de alle in artikel 1 en 2 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

j. de coördinatie van werkzaamheden, in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

k. de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;

l. de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

m. een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 20

De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

a. de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

b. het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

c. het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;

d. het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 21

De applicatiebeheerder BRP is bevoegd:

a. gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten, die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

b. gedragsregels op te stellen omtrent het gebruik van de Basisregistratie personen.

Artikel 22

De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk, onderdeel van de procedure continuïteitsbeheer, van het informatiebeveiligingshandboek.

Artikel 23

De applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

Artikel 24

De applicatiebeheerder BRP neemt deel aan:

a. het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

b. het externe gebruikersoverleg.

 

Hoofdstuk 6: Het privacybeheer

Artikel 25

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

a. de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;

b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacy voorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 26

De privacybeheerder adviseert over:

a. de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage);

b. de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

c. de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

d. de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

e. de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 27

De privacybeheerder is bevoegd:

a. op grond van het in artikel 25, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

b. ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.

Artikel 28

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Hoofdstuk 7: De gegevensverwerking

Artikel 29

De gegevensverwerkers voorzien in:

a. het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

b. het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

c. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

d. de behandeling van mutaties;

e. de behandeling van het netwerkverkeer;

f. de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

g. de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

h. de dagelijkse controle van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;

i. de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

- wijziging van het naamgebruik;

- vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie personen;

j. de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de Basisregistratie personen;

k. de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage)

l. de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

m. de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

n. de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

o. de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 30

De gegevensverwerkers:

a. beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

b. beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

c. stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

 

Hoofdstuk 8: De toezichthouder

Artikel 31

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 32

De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 33

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 34

De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 32, bevoegd:

a. met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met inbeslagname van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

b. zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

c. zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

d. inlichtingen te vorderen;

e. inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

f. zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

g. onderzoek te doen;

h. rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

Artikel 35

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 36

De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen. Voor zover de gemeente van die bevoegdheid gebruik wil maken. De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen gemeente Waalre ter zake geldende beleidsregels in acht.

Artikel 37

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Hoofdstuk 9: Het beveiligingsbeheer

Artikel 38

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee gemeente Waalre uitvoering geeft aan de Wet BRP en tevens is hij verantwoordelijk voor het gegevensmagazijn, voor aanwezig.

Artikel 39

De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het plan Informatiebeveiliging.

Artikel 40

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

a. uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

b. ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 41

De beveiligingsbeheerder:

a. onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

b. stelt passende normen en controlemaatregelen op;

c. implementeert beveiligingsmaatregelen;

d. coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

Artikel 42

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 43

De beveiligingsbeheerder:

- neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;

- participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 44

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

 

Hoofdstuk 10: Het beveiligingscontrol

Artikel 45

De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan, met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Artikel 46

De controller informatiebeveiliging is bevoegd om de teammanager Inwonerszaken dwingende adviezen te geven, ten aanzien van de naleving van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 47

De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat:

- beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan, worden nageleefd;

- de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 48

De controller informatiebeveiliging adviseert het college van burgemeester en wethouders rechtstreeks over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.

Artikel 49

De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening BRP.

 

Hoofdstuk 11 Fraudecoördinator (BRP)

Artikel 50

De fraudecoördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.

Artikel 51

De fraudecoördinator is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.

Artikel 52

De fraudecoördinator voorziet in:

a. het actief controleren en signaleren van woon- en adresfraude;

b. het ondernemen van actie bij fraudegevallen;

c. het delen van de uitkomsten met zowel binnen- als buitengemeentelijke organisaties;

d. de samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners om fraudegevallen tegen te gaan.

e. een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraudeonderzoeken.

Artikel 53

De fraudecoördinator neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

 

Hoofdstuk 12: Slotbepalingen

Artikel 54

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP die zich in het gegevensmagazijn bevinden.

Artikel 55

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 56

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen 2023.

Bijlage 1 Begrippen

In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:

De Wet BRP: de Wet Basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);

Gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens omtrent de ingeschrevenen van de gemeente Waalre waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de Wet verantwoordelijk is;

Het gegevensmagazijn: het magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van gemeente Waalre;

De ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen;

Centrale voorzieningen: de centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;

Het autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de Wet BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;

De informatiebeheerder: de functionaris die namens het college burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het beheer van autorisatiebesluiten;

Het informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

Het plan Informatiebeveiliging: het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;

Beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;

Beveiligingscontrol: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan Informatiebeveiliging;

Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

Systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;

Applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;

Gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

Toezicht: het geheel van activiteiten die worden ondernomen ter bewerkstelliging van het nakomen van verplichtingen door burgers, die op grond van de Wet BRP voor hen gelden.

Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door burgemeester en wethouders

Op grond van artikel 1 van de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:

Informatiebeheer

Als informatiebeheerder is aangewezen: Teammanager Inwonerszaken

Als plaatsvervanger is aangewezen: Strategisch manager die leiding geeft aan de teammanager Inwonerszaken

Beveiligingsbeheer

Als beveiligingsbeheerder is aangewezen: Beleidsadviseur Burgerzaken

Als plaatsvervanger is aangewezen: Teammanager Inwonerszaken

Privacy beheer

Als privacy beheerder is aangewezen: Beleidsadviseur Burgerzaken

Als plaatsvervanger is aangewezen: Functionaris gegevensbescherming

Systeembeheer

Als systeembeheerder is aangewezen: Medewerkers van de externe beheerder ICT- omgeving

Als plaatsvervanger is aangewezen: Zij vervangen elkaar hierin.

Toezicht

Als toezichthouder is aangewezen: Medewerkers van het team Burgerzaken en team Handhaving. Zij vervangen elkaar.

Beveiligingscontrol

Als controller informatiebeveiliging is aangewezen: Beleidsadviseur Burgerzaken

Burgemeester en wethouders van gemeente Waalre,

De gemeentesecretaris, mevrouw mr. drs. R.L. Franken

De burgemeester, de heer M.F Oosterveer

Bijlage 3: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door de informatiebeheerder

Op grond van artikel 2 van de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:

Gegevensbeheer

Als gegevensbeheerder BRP zijn aangewezen: De medewerkers van het team Burgerzaken

Plaatsvervanger is: Zij vervangen elkaar hierin.

Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:

De functioneel applicatiebeheerder Burgerzaken

Applicatiebeheer

Als applicatiebeheerder BRP is aangewezen: De functioneel applicatiebeheerder Burgerzaken

Plaatsvervanger is: Beleidsadviseur Burgerzaken

Fraudecoördinator

Als fraudecoördinator BRP is aangewezen: De backoffice medewerkers van het team Burgerzaken

Plaatsvervanger is: Zij vervangen elkaar hierin.

Gegevensverwerking

Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van het team Burgerzaken aangewezen.

Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de Wet Basisregistratie personen.

De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet Basisregistratie personen, bedoelde verklaring wordt toegekend aan:

de backoffice medewerkers van het team Burgerzaken

Gemeente Waalre,

Teammanager Inwonerszaken

R. van Daal

besluiten:

vast te stellen, de navolgende Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen 2023.

Ondertekening

Burgemeester en wethouders van gemeente Waalre.

De gemeentesecretaris, mevrouw mr. drs. R.L. Franken

De burgemeester, de heer M.F. Oosterveer