Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025-2028

3.1.1 Gemeente Neder-Betuwe leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving legt de gemeente restrictief uit en past zij toe om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Gelijke behandeling Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

3.2.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeente volgt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn alleen mogelijk en toegestaan op basis van een goed gemotiveerd besluit van de gemeentesecretaris van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.6 Klachtenregeling

De gemeente heeft een loket voor het afhandelen van klachten bij aanbestedingen. In de offerteaanvraag kan de gemeente bij iedere aanbesteding verwijzen naar het klachtenmeldpunt Juridische Zaken: klachtenaanbesteding@nederbetuwe.nl.

4.1.1 De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

Gemeente Neder-Betuwe heeft het integer handelen van haar bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel staan. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waar- door zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen.

4.1.2 De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers

Gemeente Neder-Betuwe wil enkel zakendoen met integere partijen die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Hoe gemeente Neder-Betuwe de Wet Bibob uitvoert en toepast is vastgelegd in een beleidsregel. Toetsing van de integriteit van partijen is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan na het uitvoeren van een eerste Bibob-toets bij twijfel over de integriteit ook het landelijk Bureau Bibob om advies vragen.

4.2.1 Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de gemeente de effecten op people (sociaal), planet (ecologisch) en profit (economisch) meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kan de gemeente maatschappelijke doelen realiseren, ook wel ‘Inkopen met impact’ genoemd. De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen.

Als opdrachtgever en inkoper heeft de gemeente een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen op gang te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door ondernemers aanmoedigen. De gemeente vergroot de impact van MVI door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor MVI ligt in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. De gemeente maakt in alle stappen van het inkoopproces weloverwogen keuzes over de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit blijkt uit het volgende:

• -

  De gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• -

  Bij de product- en marktanalyse doet de gemeente onderzoek naar het aanbod op de markt van werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid.

• -

  De gemeente promoot in gesprek gaan met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) om te zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• -

  De gemeente neemt in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) duurzaamheidscriteria op.

• -

  De gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

• -

  De gemeente kan digitaal Inkopen (elektronisch inkopen, elektronisch factureren, etc.).

• -

  De gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

• -

  De gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.

De gemeente kan sociale, ecologische en economische aspecten vertalen in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

KLIMAATBEWUST INKOPEN

De gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De gemeente Neder-Betuwe wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast spoort de gemeente ook ondernemers aan tot CO2-reductie.

BIOBASED INKOPEN

Bij biobased inkopen koopt de gemeente producten in die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Zo dringen we het gebruik van fossiele grondstoffen terug en ondersteunen we de transitie naar een koolstofarme economie . De gemeente koopt waar mogelijk en gewenst biobased producten in.

CIRCULAIR INKOPEN

Bij circulair inkopen zet de gemeente het inkoopinstrument in om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

INTERNATIONALE SOCIALE VOORWAARDEN

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vragen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan de gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

4.2.2 De gemeente wil dat inkopen ook een social return opleveren

Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij inkopen en aanbestedingen kan de gemeente kiezen voor sociale uitgangspunten en nadenken over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke werk, dienst en eventueel levering. De gemeente kan social return inzetten voor:

• -

  het verbeteren van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

• -

  het stimuleren van sociaal ondernemen;

• -

  het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

Bij de invulling van social return in een aanbestedingsprocedure wil de gemeente bij een aanbesteding van leveringen en diensten boven de € 100.000, -- exclusief BTW, en werken boven de € 200.000, -- een bedrag van 2% van de opdrachtwaarde of loonsom inzetten als social return. Bij werken boven de € 200.000 kunnen inschrijvers ook volstaan met een PSO-erkenning (minimaal trede 2) bij PSO-Nederland.

Het toepassen van social return blijft altijd maatwerk. Dit maatwerk heeft betrekking op:

• -

  de manier waarop er invulling wordt gegeven aan de vorm van social return;

• -

  de match tussen social return kandidaat en de opdracht/opdrachtgever;

• -

  de zwaarte van de social return eisen ten opzichte van de omvang en aard van de opdracht.

De gemeente kan bedrijven uitnodigen en ondersteunen om creatief/innovatief invulling te geven aan social return. Social return is bij inkoop en aanbestedingstrajecten als uitvoeringsvoorwaarde met het bouwblokkenmodel toe te passen.

5.1.1 Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeente vindt het belangrijk om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan de gemeente daarnaast inventariseren welke duurzame en innovatieve oplossingen de markt biedt. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2.1 De gemeente wil niet te afhankelijk zijn van ondernemers.

De gemeente wil, zowel tijdens als na de contractperiode, niet afhankelijk zijn van ondernemers (contractanten). In beginsel moet de gemeente vrij zijn bij het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Dit is ook nodig vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

5.2.2 De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Onder andere de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers bepalen de mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie.

5.3.1 De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan de gemeente rekening houden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Lokaal inkopen’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.

5.3.2 De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.3.3 De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan de gemeente aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.6.1 Inkoopprocedures

De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type werk, dienst of levering en de markt van belang.

De gemeente hanteert − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures , tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wil afwijken. Het is, gelet op de complexiteit en aard van een opdracht, te allen tijde mogelijk te kiezen voor een zwaardere procedure. Voorwaarde hierbij is wel dat de daarmee samenhangende transactiekosten voor de markt niet disproportioneel zijn in relatie tot de financiële waarde van de opdracht.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

*van € 50.000 tot 70.000,- kan met degelijke motivering middels een startformulier enkelvoudig onderhands aanbesteed worden, na goedkeuring van de inkoopadviseur.

ENKELVOUDIG ONDERHANDSE OFFERTEAANVRAAG

De gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte.

MEERVOUDIG ONDERHANDSE OFFERTEAANVRAAG

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

NATIONAAL AANBESTEDEN

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente plaatst voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging .

EUROPEES AANBESTEDEN

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De voorgeschreven procedures zijn de meest gangbare procedures. In uitzonderingsgevallen kan de gemeente uitwijken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, procedures (bijvoorbeeld prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, prestatie-inkoop en de onderhandelingsprocedure).

Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000, -- kan de gemeente een eigen invulling geven aan de te volgen procedure. Bij het bepalen van de procedure houdt de gemeente in ieder geval rekening met de opdrachtwaarde en het aantal potentiële inschrijvers.

Voor opdrachten met een waarde van € 750.000,-- of meer geldt een Europese aanbestedingsplicht, waarbij er wel een verlicht regime kan worden toegepast. De regels omtrent communicatie en informatie-uitwisseling zijn van toepassing.