Nota reserves en voorzieningen 2024

Reserves en voorzieningen spelen een cruciale rol in de financiële stabiliteit van een gemeente. Een goed inzicht hierin helpt bij het maken van weloverwogen beslissingen en het waarborgen van de continuïteit van gemeentelijke diensten.

De planning en controlcyclus, inclusief de programmabegroting en programmarekening, geeft de voorwaarden om daarmee inzicht te verkrijgen. Door duidelijke spelregels vast te leggen, kan de gemeente effectief sturen en verantwoording afleggen over het gebruik van middelen.

In de financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2023 is vastgelegd dat er een nota reserves en voorzieningen aan de gemeenteraad wordt aangeboden, waarin het beleidsmatige kader wordt vastgelegd hoe om te gaan met de vorming en besteding van reserves en voorzieningen. In deze nota wordt behandeld de landelijke en lokale kaders van de reserves en voorzieningen. Ook is een toelichting per reserve en voorziening opgenomen.

In het algemeen worden reserves en voorzieningen gezien als spaarpotten. Echter de voorzieningen hebben een ander karakter dan de reserves. De raad gaat over de reserves en heeft de bevoegdheid om veranderingen aan te brengen. Echter bij voorzieningen is er geen of beperkte beleidsvrijheid. Hieronder zijn opgenomen de verschillen tussen reserves en voorzieningen.

Voor zowel de reserves als de voorzieningen gelden dezelfde uitgangspunten voor de sturing en verantwoording. Gedurende een kalenderjaar wordt regelmatig in de planning- en verantwoordingsdocumenten aandacht besteed aan de reserves en voorzieningen. Dit zorgt voor transparantie en consistentie in de manier waarop reserves en voorzieningen worden beheerd en verantwoord.

Onderstaande tabel geeft weer de verschillende instrumenten die worden ingezet voor vooruitkijken, bijsturen en verantwoorden van reserves en voorzieningen.

Reserves behoren tot het eigen vermogen. Het zijn vermogensbestanddelen die via resultaatbestemming zijn ontstaan door bestemming van overschotten of planmatige bestemmingen.

3.1 Landelijke kaders

In artikel 43 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt ingegaan op het onderscheid in reserves.

• 1.

  In de balans worden de reserves onderscheiden naar:

  • a.

    de algemene reserve;

  • b.

    de bestemmingsreserves.

• 2.

  Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven.

Algemene reserve: Deze reserve heeft geen specifieke bestemming en kan flexibel worden ingezet voor verschillende doeleinden, afhankelijk van de behoeften en prioriteiten van de gemeente.

• •

  Bestemmingsreserves: Deze worden ingesteld wanneer de gemeenteraad besluit om een specifiek doel aan een reserve toe te wijzen. Dit betekent dat de middelen in deze reserve alleen voor dat specifieke doel gebruikt mogen worden.

Dit onderscheid helpt bij het plannen en beheren van de financiële middelen van de gemeente, en zorgt ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn voor zowel geplande als onverwachte uitgaven.

In artikel 20 van het BBV wordt aangegeven dat in de begroting aandacht moet worden gegeven aan de stand en het gespecificeerde verloop van de reserves.

In artikel 42 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt ingegaan op de plek waar reserves zichtbaar zijn in de balans van de jaarrekening.

• 1.

  Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.

• 2.

  Het in het eerste lid bedoelde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen.

Hieruit volgt dat het financieel resultaat van de programmarekening aan het eigen vermogen wordt toegevoegd.

Nadat de raad de begroting heeft goedgekeurd en daarmee de mutaties in de reserves heeft vastgesteld, kan het tijdens de uitvoering van de begroting naar voren komen dat de reserves een mutatie behoeven. Deze mutaties moeten expliciet door de raad worden vastgesteld ongeacht de hoogte van het bedrag. Deze mutaties worden opgenomen in een bestuursrapportage of in een apart raadsvoorstel.

In de programmarekening worden toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via een begrotingswijziging door de raad is goedgekeurd.

Nieuw is vanaf 2024 dat een gemeente 10 procent van het deel boven de benodigde buffer voor het afdekken van risico’s door de algemene reserve mag inzetten als structurele baat. Hiervoor geldt wel dat voorwaarde dat de solvabiliteit (verhouding tussen vreemd vermogen en het eigen vermogen op de balans) groter of gelijk aan 20% is en blijft.

3.2 Lokale kaders

In de financiële verordening De Ronde Venen 2023 zijn in artikel 15 als lokale kaders opgenomen:

• •

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves aan de taakvelden plaats.

• •

  Het college biedt de raad een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:

  • o

    de vorming en besteding van reserves;

  • o

    de vorming en besteding van voorzieningen.

• •

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • o

    het specifieke doel van de reserve;

  • o

    de voeding van de reserve;

  • o

    de maximale hoogte van de reserve;

  • o

    de maximale looptijd.

• •

  Als een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een besteding valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• •

  Incidentele lasten worden vanaf een drempelbedrag van € 25.000 bekostigd uit de algemene reserve.

Deze lokale kaders blijven ongewijzigd in deze nota.

3.3 Stille reserves

Naast de algemene reserve en de bestemmingsreserves zijn er ook nog de zogenaamde stille reserves. Deze stille reserves zijn niet zichtbaar op de balans. Stille reserves vertegenwoordigen het verschil in de waarde van bezittingen in het economisch verkeer en de waarde waarvoor deze bezittingen op de balans moeten worden opgenomen. De verslaggevingsvoorschriften schrijven namelijk voor dat alleen waardering tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs of (duurzaam) lagere marktwaarde is toegestaan. Het is niet toegestaan activa te herwaarderen naar waarde in het economisch verkeer.

Ter illustratie de boekwaarde van een gebouw bedraagt € 500.000 die de gemeente wil verkopen. De taxatiewaarde is € 800.000. Dan wordt in de toelichting vermeld dat er sprake is van een stille reserve van € 300.000 (€ 800.000 min € 500.000). Als het gebouw daadwerkelijk wordt verkocht tegen de taxatiewaarde dan wordt € 300.000 toegevoegd aan de algemene reserve.

De omvang van de stille reserves is zichtbaar in de paragraaf Grondbeleid en in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in de programmabegroting en -rekening.

3.4 Voorbeeld van een structurele inzet reserves voor investeringen

Uitgangspunten in onderstaand voorbeeld voor het inzetten van reserves voor investeringen:

• •

  Investering van € 10 miljoen in vastgoed

• •

  Afschrijvingsduur 40 jaar

• •

  Rente 3%

• •

  Instellen bestemminsgreserve van € 5 miljoen vanuit de algemene reserve

• •

  Startjaar 2024

Wat zijn de effecten voor de exploitatie en de balans van de gemeente?

De voordelen van het inzetten van een structurele inzet van reserves voor investeringen zijn:

• o

  Beperkt de netto kosten en daarmee het saldo van de begroting

• o

  Geleidelijke afbouw van het eigen vermogen

• o

  Teruggave van gerealiseerde rekeningresultaat aan de inwoners.

De nadelen van het inzetten van een structurele inzet van reserves voor investeringen zijn:

• o

  Onduidelijk of de vervangingsinvestering opnieuw opgevangen kan worden door een reserve

• o

  Werkt langdurig door in de programmabegroting en -rekening

• o

  Afhankelijk van de omvang van de algemene reserves en de geschatte risico’s.

Voor nieuwe investeringen groter dan € 5 miljoen in de infrastructuur of vastgoed wordt bekeken of het wenselijk is om hiervoor een aparte bestemmingsreserve in te stellen. Dit is mede afhankelijk van de omvang van de financiële risico’s en de meerjarige omvang van de algemene reserve.

In deze nota is gelet op de omvang van de algemene reserve en de risico’s geen voorstel opgenomen voor het instellen van een nieuwe reserve.

3.5 Relatie tussen risicoprofiel en algemene reserve

Er is nadrukkelijke relatie tussen omvang van algemene reserve en die van de beschikbare weerstandscapaciteit, de risico’s en het weerstandsvermogen.

• o

  De weerstandscapaciteit bestaat uit het geheel van middelen en mogelijkheden om niet begrote, onvoorziene en (mogelijk) materiële kosten te dekken.

• o

  De weerstandscapaciteit kan structureel en incidenteel van aard zijn.

  • o

    Incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit het vermogen van de gemeente om eenmalige risico’s te dekken, zonder dat dit invloed heeft op het bestaande beleid.

  • o

    De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen die permanent kunnen worden ingezet om risico’s af te dekken zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van het beleid.

Voor de algemene reserve is het van belang om een ondergrens te bepalen voor het opvangen van de risico’s. Zoals blijkt uit de paragraaf weerstandsvermogen en risicobepaling in de begroting 2025 zijn de risico’s geschat op € 11,9 mln. Gelet op deze inschatting en de mogelijkheid dat risico’s in de toekomst toenemen of afnemen wordt voorgesteld om de ondergrens van de algemene reserve te verhogen met € 2 miljoen van € 10 miljoen naar € 12 miljoen.

Als de omvang van het totaal aan risico’s met meer of minder dan € 1 miljoen wijzigen ten opzichte van de € 12 miljoen dan wordt de ondergrens van de algemene reserve hierop aangepast op hele miljoenen. Dit voorstel houdt rekening met de mogelijkheid dat risico’s in de toekomst kunnen variëren, wat een verstandige en proactieve benadering is. Het helpt de gemeente om financieel stabiel te blijven en voorbereid te zijn op mogelijke toekomstige uitdagingen.

Hoe om te gaan als de algemene reserve onder de ondergrens van € 12 miljoen uitkomt in een kalenderjaar? Hierbij is het dan van belang om te kijken naar de meerjarige ontwikkeling van de algemene reserve en de omvang van risico’s. Als voor meerdere jaren de algemene reserve onder de ondergrens komt dan worden er maatregelen voorgesteld om de inzet van deze reserve te beperken en/of de rekening- en begrotingsresultaten te verhogen. Dit kan bijvoorbeeld door kostenbesparingen, het verhogen van inkomsten of het herprioriteren van uitgaven. Voorstellen hiervoor vinden plaats via de planning- en controlcyclus.

3.6 Bestemmingsreserves

De huidige bestemmingsreserves zijn:

• 1.

  Schoolgebouwen

• 2.

  Diverse afschrijvingslasten

• 3.

  Veenweidebad

• 4.

  Piet Mondriaangebouw

• 5.

  Gemeentewerf in Abcoude

• 6.

  Clubgebouw skeelerbaan in Abcoude

• 7.

  Woningbouw

• 8.

  Energiebesparende maatregelen buitensportverenigingen

3.7 Toelichting per reserve

3.8 Meerjarig verloopoverzicht reserves

In de begroting 2024 - 2027 is opgenomen een meerjarig verloopoverzicht van de reserves. Dit wordt voortgezet in de begroting 2025 en volgende jaren.

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (verplichtingen) van de gemeente. Dit betekent dat in tegenstelling tot reserves de vorming, voeding en aanwending van voorzieningen niet vrij is. Tegenover voorzieningen staan namelijk verplichtingen. In het BBV is specifiek aangegeven in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd. De gemeenteraad heeft dan ook veel minder beleidsmatige bewegingsvrijheid bij voorzieningen dan bij reserves.

4.1 Landelijk kader

Voorzieningen zijn een onderdeel van de balans. Een balans bestaat uit een overzicht van de bezittingen, schulden en eigen vermogen op een bepaald moment. De voorzieningen geven een schatting van voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen die min of meer onzeker zijn.

In de financiële verslagleggingregels (BBV) is aangegeven in artikel 44 welke voorzieningen mogelijk zijn:

• 1.

  Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

  • b.

    op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • c.

    kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

  • d.

    de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

• 2.

  Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.

• 3.

  Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Bij onderdeel 1a en b gaat het om bijvoorbeeld garantieverplichtingen voor bijvoorbeeld akoestische maatregelen Stationslocatie Mijdrecht. En bij de onderdelen 1c en 1d gaat het om onderhoud van gemeentelijke woningen en van de begraafplaatsen.

De voor- en nadelen binnen het gesloten systemen van afvalstoffenheffing en rioolheffing worden opgenomen bij onderdeel 2.

Ook is landelijk bepaald dat er geen rentetoevoegingen aan de voorzieningen mogen plaatsvinden.

In artikel 20 van het BBV wordt aangegeven dat in de begroting aandacht moet worden gegeven aan de stand en het gespecificeerde verloop van de voorzieningen.

De kosten worden rechtstreeks verantwoord op de voorzieningen en het verloop van de voorzieningen wordt toegelicht in de begroting en de jaarrekening.

De omvang van de voorzieningen wordt apart toegelicht in de balans. Hierop zijn twee uitzonderingen, te weten, de voorziening dubieuze debiteuren en de voorziening verlieslatende grondexploitaties. Beide worden als correctiepost in mindering gebracht van het betreffende onderwerp. Hierdoor is in de jaarrekening het totaal van de vorderingen en voorraden grond zichtbaar voor en na inzet van de voorziening.

4.2 Lokale kaders

De gemeenteraad heeft de keuze om een voorziening in te stellen om kosten te egaliseren. Een voorbeeld hiervan is het borgen van toekomstig onderhoud van gemeentelijke gebouwen. Als gekozen is voor een voorziening, dan gelden specifieke eisen zoals het hebben van een actueel beheerplan. Om te voldoen aan de eis van een recent beheerplan heeft de raad in november 2023 vastgesteld het integraal vastgoedbeheerplan 2023 – 2027.

Bij voorzienbare risico’s en verplichtingen zoals dubieuze debiteuren en verlieslatende grondexploitaties is er weinig ruimte voor beleidsvrijheid.

Gelet op enerzijds de zware toetsing van de accountant op de omvang en onderbouwing van voorzieningen en anderzijds het budgetrecht van de raad om voorzieningen te voeden is het belangrijk om de raad tijdig te informeren via over het instellen, bijstellen en opheffen van voorzieningen.

Voor 2024 zijn er de volgende voorzieningen:

• 1.

  Afwikkelen vermogensweg e.o.

• 2.

  Bijdrage akoestische maatregelen Stationslocatie Mijdrecht

• 3.

  Nog uit te voeren werken bouwgronden in exploitatie

• 4.

  Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA)

• 5.

  Verlofsparen

• 6.

  Gemeentelijke gebouwen

• 7.

  Begraafplaatsen

• 8.

  Afvalstoffenheffing

• 9.

  Rioolheffing

• 10.

  Wonen

4.3 Toelichting per voorziening

4.4 Meerjarig verloopoverzicht voorzieningen

In de begroting 2024 - 2027 is opgenomen een meerjarig verloopoverzicht van de voorzieningen. Dit wordt voortgezet in de begroting 2025 en volgende jaren.