Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap van Delfland

Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap van Delfland

Dossiernummer : 3229

Vergaderdatum : 26 september 2024

De Verenigde Vergadering van Delfland,

op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 27 augustus 2024, dossiernummer 3229

gelezen het positieve advies van de commissie Bestuur, Financiën en Organisatie van 12 september 2024;

Gelet op artikelen 56 en 77 van de Waterschapswet;

Overwegende

dat de rekeningcommissie geadviseerd heeft om een auditcommissie in te stellen;

Besluit:

Vast te stellen de verordening:

Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap van Delfland

Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap van Delfland

Artikel 1. Definities.

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant: door de VV benoemde externe accountant;

adviseur: door de secretaris-directeur aangewezen adviseur van de commissie;

ambtelijk secretaris: ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de commissie;

college: college van dijkgraaf en hoogheemraden (D&H), het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland;

commissie: auditcommissie;

VV: verenigde vergadering, het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland.

Artikel 2. Instelling en doel

1. De VV stelt een commissie van advies in die wordt aangeduid als auditcommissie.

2. De commissie heeft als doel het versterken van de controlerende en kaderstellende taak van de VV door het verstrekken van gevraagd en ongevraagd financieel-technisch advies aan de VV over de financiële jaarcyclus.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

1. De commissie is samengesteld uit leden van de VV, niet zijnde leden van het college, die zitting nemen in deze commissie op grond van hun affiniteit met de in artikel 2, tweede lid, genoemde doelstellingen van de commissie.

2. De commissie is technisch en apolitiek van aard, werkwijze en samenstelling.

3. De commissie bestaat uit ten minste vier en maximaal zes leden uit de VV en vormt daarvan een goede afspiegeling.

4. De VV kiest uit haar midden de leden van de commissie.

5. De commissie kiest uit haar midden de voorzitter van de commissie.

6. De commissie wordt bijgestaan door de adviseur en ambtelijk secretaris.

Artikel 4. Zittingsduur

1. De zittingsduur van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de VV of bij ontslag als lid van de VV. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2. De VV kan een lid tussentijds als lid van de commissie ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

Artikel 5. Taken

1. De ondersteuning van de VV door de commissie bestaat uit de volgende taken:

a. Het adviseren van de VV over documenten van de planning- en controlcyclus (P&C) ter voorbereiding op de besluitvorming door de VV.

b. Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met de VV betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt minimaal twee keer per jaar met de accountant over de jaarstukken en de managementletter.

c. Het fungeren als overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.

d. Het fungeren als overlegplatform voor de ontwikkeling van de instrumenten in de planning- en controlcyclus (P&C).

2. De commissie heeft een beleidsarme taak en heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten. De taken en verantwoordelijkheden van de VV en haar leden blijven volledig in stand.

Artikel 6. Bevoegdheden

1. De commissie adviseert de VV over de in artikel 5, eerste lid, genoemde onderwerpen.

2. De commissie ontvangt op verzoek alle informatie en stukken die nodig zijn voor het functioneren van de commissie.

3. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van) het college en de accountant.

Artikel 7. Voorzitter

De voorzitter zorgt voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de doelstelling en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de ambtelijk secretaris van de commissie.

Artikel 8. Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar ten minste twee keer per jaar.

2. Als er minder dan drie leden van de commissie aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd.

3. De adviseur en ambtelijk secretaris wonen de vergadering bij, tenzij de commissie anders beslist.

4. De ambtelijk secretaris van de commissie zorgt ervoor dat de leden tenminste acht dagen voor de datum van de vergadering in het bezit zijn van de agenda en de stukken.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Dit verslag kan op verzoek door leden van de VV worden ingezien.

6. De commissie vergadert in beslotenheid. De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij:

a. de VV anders bepaalt;

b. het advies betrekking heeft op informatie ten aanzien waarvan het college een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd.

Artikel 9. Vergoeding

1. De commissie is een bijzondere commissie als bedoeld in artikel 4.1.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

2. Aan de leden van de commissie wordt voor de duur van de activiteiten van de commissie een maandelijkse toelage toegekend ter hoogte van het maximale bedrag, genoemd in artikel 4.1.4, eerste lid, van dat besluit.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

1. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap van Delfland.

2. De verordening treedt in werking op 1 oktober 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van donderdag 26 september 2024.

De Verenigde Vergadering voornoemd,

de Secretaris, de Voorzitter,

ir. P.C. Janssen, dr. P.H.W.M. Daverveldt