Controleverordening Baanbrekers 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant.

• c. Controleverklaring: de verklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3 die aangeeft of

  • •

    De jaarrekening een getrouw beeld geeft van de gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    De door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening in overeenstemming is met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet.

• d. Verslag van bevindingen: Het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213, lid 4 Gemeentewet, wat ingaat op de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels in acht worden genomen die bij op krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld, op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet.

• e. Rechtmatigheidsverantwoording: Met ingang van het verslagjaar 2023 geeft het Dagelijks Bestuur een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt zodat het kwaliteitsniveau van de onafhankelijke controle door de accountant op rechtmatigheid geborgd blijft.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar. Het algemeen bestuur kan de opdracht aan de accountant verlengen met maximaal 2 x twee jaar.

• 3. De directie bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het Algemeen Bestuur voor de selectie van de accountant de criteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

• 5. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening.

• 6. De opdracht wordt jaarlijks bevestigd en het algemeen bestuur stelt hiervoor een controleprotocol met het geldende normenkader op.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, dagelijks bestuur besluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant beschikbaar en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt; het te hanteren model wordt door de accountant verstrekt.

• 4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk twee weken voordat het algemeen bestuur deze vaststelt.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur gemeld aan het algemeen bestuur en de accountant.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de organisatie.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles en stemt dit af met de organisatie.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de manager Bedrijfsvoering & Control van Baanbrekers. Indien gewenst vindt er ook afstemming plaats met de directeur en overige van belang zijnde functionarissen van Baanbrekers.

Artikel 5. Toegang tot informatie door de accountant

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn werkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de organisatie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de betreffende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

Artikel 7. Rapportage door de accountant

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de directeur en de controller.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met het dagelijks bestuur.