Financiële verordening Baanbrekers 2023

Artikel 1. Begripsbepaling en definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Baanbrekers: De uitvoeringsorganisatie opgericht per 1 januari 2013 en vanaf die datum voor de aangesloten gemeenten actief op het terrein van werk en inkomen;

• b. Aangesloten gemeenten: gemeenten Heusden, Loon op Zand en Waalwijk;

• c. Afdeling: organisatorische eenheid binnen de organisatie van Baanbrekers die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft;

• d. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Baanbrekers en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• e. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van Baanbrekers, om te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het beheren van de vermogenswaarden;

  • 3.

    de uitvoering van de programmabegroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    het afleggen van rekening en verantwoording.

• f. Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• g. Financieel beheer: het geheel van maatregelen en regels voor het opstellen, verwerken, vastleggen en controleren van de uitgaven, ontvangsten, baten en lasten;

• h. Planning & Control (P&C): Ontwikkelen, invoeren en beheren van beleids- en beheersingsinstrumentarium met betrekking tot het (strategisch) beleid alsmede het middelenbeleid;

• i. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur;

• j. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt;

• k. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald:

• l. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programmabegroting

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt de indeling van de programmabegroting vast met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten.

• 2. Jaarlijks wordt door het Dagelijks Bestuur de programmabegroting aangeboden aan het Algemeen Bestuur. De programmabegroting is het contract tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.

• 3. Het Dagelijks Bestuur biedt de gemeenteraden de ontwerpbegroting aan en verzoekt de deelnemende gemeenten hierop zienswijzen in te dienen.

• 4. Het Algemeen Bestuur stelt de programmabegroting vast en zendt de begroting naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en naar Provinciale Staten als financieel toezichthouder.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Algemeen Bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het Dagelijks Bestuur om de doelstellingen van de begroting te realiseren en de diensten te verlenen.

• 2. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 3. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen het bestuur op een later tijdstip een afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van het in de begroting opgenomen investeringsplan geautoriseerd.

• 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor aan het Algemeen Bestuur.

• 5. De door het Algemeen Bestuur beschikbaar gestelde investeringskredieten blijven in de daaropvolgende jaren beschikbaar totdat het Algemeen Bestuur anders besluit.

Artikel 5. Tussentijdse rapportages

• 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur in de daartoe afgesproken frequentie door middel van een bestuursrapportage.

• 2. De bestuursrapportage gaat in op:

  • a.

    De afwijkingen op de begroting;

  • b.

    Verwachte afwijkingen op het beleid;

  • c.

    Alsmede andere relevante ontwikkelingen.

• 3. Indien nodig stelt het Algemeen Bestuur een begrotingswijzing vast ter actualisatie van de begrotingsbudgetten en investeringskredieten.

Artikel 6. De jaarstukken

• 1. Het Dagelijks Bestuur biedt de gemeenteraden de voorlopige jaarstukken, bestaande uit de jaarrekening en het jaarverslag over het afgelopen kalenderjaar ter kennisname aan.

• 2. Het Algemeen Bestuur onderzoekt de jaarstukken en stelt de definitieve jaarstukken vast.

• 3. Het Dagelijks Bestuur zendt de jaarstukken aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, en aan Provinciale Staten als financieel toezichthouder.

Artikel 7. Bijdragen van en verrekeningen met de gemeenten

• 1. De bijdragen van de gemeenten voor diensten en producten, die gezamenlijk zijn overeengekomen worden bepaald op basis van een verdeelsleutel die vastgesteld wordt in de kaderbrief en de begroting, conform de uitgangspunten zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De bijdragen worden geraamd in de begroting en indien noodzakelijk bijgesteld in de tussentijdse rapportages.

• 3. Buiten de gezamenlijke producten en diensten voor de gemeenten die zijn overeengekomen, kunnen er extra opdrachten en diensten in opdracht van een of meer gemeenten worden uitgevoerd door Baanbrekers. De kosten hiervan worden bij de opdracht gevende gemeente in rekening gebracht.

• 4. Baanbrekers heeft geen winststreven. Alle nadelige en voordelige resultaten worden met uitzondering van de onttrekkingen en toevoegingen aan de bestemmingsreserves ten laste c.q. ten gunste van de gemeenten gebracht.

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het Algemeen Bestuur heeft twee minimale elementen vastgesteld die opgenomen dienen te worden in de paragraaf bedrijfsvoering in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, te weten:

  • a.

    Bevindingen boven rapportagegrens;

  • b.

    Welke acties het Dagelijks Bestuur onderneemt om de gerapporteerde bevindingen in de toekomst te voorkomen.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen (fouten en onduidelijkheden). De hierbij te hanteren verantwoordingsgrens wordt jaarlijks vastgelegd in het door het Algemeen Bestuur vast te stellen Controleprotocol.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) nader toegelicht indien deze groter zijn dan de rapportagegrens zoals deze jaarlijks door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld in het Controleprotocol.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De te toetsen criteria worden in het jaarlijks vast te stellen controleprotocol opgenomen.

• 2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante door het Algemeen Bestuur vastgestelde interne regelgeving en overige wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 3. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de organisatie bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1. In de kaderbrief, begroting en jaarstukken wordt inzicht gegeven in de stand en ontwikkeling van de reserves en voorzieningen.

• 2. Reserves worden ingesteld en opgeheven door het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur mag afzien van een algemene reserve. Als de risico’s groter zijn dan het weerstandsvermogen, wordt het benodigde weerstandsvermogen geacht aanwezig te zijn bij de gemeenten.

Artikel 16. De financiële administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de onderdelen daarvan;

• b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen en schulden, contracten;

• c. Het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

• d. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en geldende wet- en regelgeving;

• e. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor:

• a. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd;

• b. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 19. Interne controle

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de organisatie. Bij geconstateerde afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.