Verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk 2024

1. Er is een auditcommissie

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de in de Controleverordening gemeente Rijswijk bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie.

1. De Auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

• a.

  De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant;

• b.

  De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad;

• c.

  De bespreking van de Managementletter inzake de interim controle en het accountantsverslag en de controleverklaring met betrekking tot de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad;

• d.

  Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant;

• e.

  Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamer, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken;

• f.

  Het onderzoek van de documenten behorend bij de planning- & control cyclus eventuele slotwijziging, jaarstukken, Halfjaarrapportages als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad.;

• g.

  De uitwerking en naleving door het college van B&W van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de in de Financiële Verordening genoemde beleidsnota’s waaronder de Nota reserves en voorzieningen, Nota reserve- en risicobeleid en het Treasury statuut.

3. De Auditcommissie kan het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan de gemeentelijke financiën, zoals de interne beheersing (control), het (strategisch) risicomanagement en frauderisico’s.

4. Verder kan de Auditcommissie de voorjaarsnota, de begroting, een eventuele slotwijziging, de jaarstukken en halfjaarrapportages agenderen voor behandeling in de Auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad.

5. De Auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten

1. De commissie bestaat uit raadsleden. De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. Per fractie wordt een lid en plaatsvervangend lid benoemd.

2. De raad benoemt uit haar midden één voorzitter en een plaatsvervangende voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

3. De griffier of zijn plaatsvervanger is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

4. De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

5. Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder(s) van o.a. Financiën en Bedrijfsvoering, de concerncontroller en Domeinmanager Bedrijfsvoering. Extern is toegevoegd de accountant.

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

1. De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel drie benoemde taken.

2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

3. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

5. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

1. De commissie informeert de raad via het forum over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het forum van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.