Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024

Geldend van 28-09-2024 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024

Provinciale Staten van Zuid-Holland;

  • •

    Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 28 mei 2024, met het besluitnummer PZH-2024-853755804;

Overwegende dat de Archiefwet 1995 - gelet op artikel 27, eerste lid en artikel 29, tweede lid - voorschrijft dat Provinciale Staten een verordening dienen vast te stellen die de zorg van Gedeputeerde Staten voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen regelt;

Besluiten vast te stellen de Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024 en in te trekken de Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2007 (Provinciaal blad 2007, nr.111).

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    Archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995;

  • b.

    Archiefbewaarplaats: de door Gedeputeerde Staten aangewezen archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 28 van de Archiefwet 1995;

  • c.

    Archivaris: de overeenkomstig artikel 29, derde lid van de Archiefwet 1995 door Gedeputeerde Staten aangewezen provinciearchivaris;

  • d.

    Beheerder: de door Gedeputeerde Staten aangewezen ambtelijk verantwoordelijke voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • e.

    Bronsysteem: het systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, opgeslagen, beheerd, geordend, beschikbaar gesteld, geraadpleegd en vernietigd;

  • f.

    Duurzaam toegankelijk: gedurende de vastgestelde bewaartermijn vindbaar, toegankelijk, beschikbaar, raadpleegbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig voor iedereen die daar recht op heeft en zolang als dit nodig is;

  • g.

    Informatie-, data- en archiefbeheer: uitvoering van de werkzaamheden om informatie, data en archiefbescheiden duurzaam toegankelijk te maken, te houden of te vernietigen;

  • h.

    Provinciale organen: de overheidsorganen als genoemd in artikel 6 van de Provinciewet, met uitzondering van de Commissaris van de Koning waar het de taken als genoemd in artikel 182 van de Provinciewet betreft.

Hoofdstuk II Zorg voor het beheer van archiefbescheiden

Artikel 2 Beheer

Gedeputeerde Staten zorgen ervoor dat bij het creëren, opnemen en bewaren van archiefbescheiden de wettelijk voorgeschreven duurzame toegankelijkheid van ordening en vernietiging gewaarborgd zijn en de authenticiteit kan worden aangetoond.

Artikel 3 Middelen

Gedeputeerde Staten zorgen ervoor dat er jaarlijks voldoende middelen op de provinciebegroting staan om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het duurzaam toegankelijk beheer van archiefbescheiden.

Artikel 4 Personeel

Gedeputeerde Staten zorgen ervoor dat met voldoende en deskundig personeel een arbeidsovereenkomst is aangegaan voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 5 Beheervoorschriften

Gedeputeerde Staten zorgen voor het vaststellen van voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 6 Samenhang

Gedeputeerde Staten zorgen voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid dat de samenhang tussen alle taken met betrekking tot informatie-, data- en archiefbeheer waarborgt.

Hoofdstuk III Toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

Artikel 7 Toezichthouder

De provinciearchivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 8 Uitoefening toezicht

De provinciearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan deskundige medewerkers.

Artikel 9 Informatieverstrekking

De beheerder verstrekt aan de provinciearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen alle informatie die nodig is voor een goede vervulling van diens toezichtstaak.

Artikel 10 Toegang

De provinciearchivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan deze beheerd worden.

Artikel 11 Verslag over het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

De provinciearchivaris stelt Gedeputeerde Staten minimaal eens in de twee jaar met een verslag op de hoogte van zijn oordeel over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en geeft daarbij aan welke verbetermaatregelen nodig zijn om aan de wettelijke voorschriften te voldoen.

Artikel 12 Advies

De provinciearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan Gedeputeerde Staten over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV Beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Artikel 13 Beheer archiefbewaarplaats

Gedeputeerde Staten zorgen ervoor dat de provinciearchivaris zijn wettelijk voorgeschreven beheertaak met betrekking tot de archiefbewaarplaats en de hier berustende archiefbescheiden kan uitoefenen.

Artikel 14 Verantwoording over het beheer

De provinciearchivaris legt minimaal eens in de twee jaar in de vorm van een verslag verantwoording af aan Gedeputeerde Staten over het beheer van de archiefbewaarplaats en de hier berustende archiefbescheiden.

Artikel 15 Advies

De provinciearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan Gedeputeerde Staten over het beheer van de archiefbewaarplaats en de hier berustende archiefbescheiden.

Hoofdstuk V Verantwoording door Gedeputeerde Staten

Artikel 16 Verslag

Gedeputeerde Staten brengen minimaal eens in de twee jaar verslag uit aan Provinciale Staten over de in hoofdstuk II omschreven zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, onder bijvoeging van de verslagen die de provinciearchivaris aan hen heeft uitgebracht op grond van de artikelen 11 en 14.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 18 Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2024.

Ondertekening

Den Haag, 18 september 2024

Provinciale Staten voornoemd,

Mr. A.W. Kolff,

voorzitter

drs. B.S.M. Sepers,

griffier

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van Gedeputeerde Staten overeenkomstig een door Provinciale Staten vast te stellen verordening zorgdrager is voor de archiefbescheiden die de provincie ontvangt en creëert op grond van haar taken en verantwoordelijkheden. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt onder de zorg de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van alle wettelijke voorschriften verstaan. Dit ter onderscheid van het beheer van archiefbescheiden, dat onder de ambtelijke verantwoordelijkheid valt. De zorg geeft kaders, het beheer betreft de uitvoering van de bijbehorende werkzaamheden. Is het beheer van archiefbescheiden op orde, dan is een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk, kent de provincie haar eigen rechtspositie en die van anderen, kan zij verantwoording afleggen over het eigen handelen en is de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden gegarandeerd.

De provincie kan als bestuursorgaan taken delegeren of mandateren aan andere publiekrechtelijke organen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, maar ook aan privaatrechtelijke rechtspersonen. De archiefbescheiden die door dergelijke organen of rechtspersonen worden gevormd op grond van de uitvoering van provinciale taken vallen ook onder de werking van deze verordening. Deze verordening is niet van toepassing op de archiefbescheiden, waarvoor de Commissaris van de Koning ingevolge artikel 23, tweede lid, van de Archiefwet 1995, zorgdraagt en voortvloeien uit diens taken, bedoeld in artikel 182, eerste en tweede lid, van de Provinciewet.

Deze Archiefverordening bestaat, naast de hoofdstukken met definities en slotbepalingen, uit de volgende hoofdstukken. In hoofdstuk II is geregeld dat Gedeputeerde Staten moeten zorgen voor beleid en interne regels voor het beheer van archiefbescheiden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden en de wijze waarop Gedeputeerde Staten hierover moeten worden geïnformeerd. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en hoofdstuk V regelt de wijze van informeren van Provinciale Staten door Gedeputeerde Staten.

Gedeputeerde Staten stellen op grond van artikel 5 van deze verordening voorschriften voor het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden vast in de vorm van een beheerregeling informatiebeheer. Hierin is onder meer bepaald wat de rol is van de beheerder, belast met de uitvoering van het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van de provinciale organen, en van de publiek- en privaatrechtelijke organen die taken namens de provincie uitvoeren.

Gedeputeerde Staten nemen op grond van artikel 28 en 29, derde lid van de Archiefwet 1995 afzonderlijke besluiten voor de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en de provinciearchivaris.

Artikelsgewijze toelichting

In deze toelichting worden slechts die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.

Artikel 1

  • Sub a.

    Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld: het geheel van op één of meer informatiedragers digitaal of analoog vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken van de provincie. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden.

  • Sub b.

    Archiefbewaarplaats: de locatie waar de blijvend te bewaren archiefbescheiden op grond van de Archiefwet 1995 naar toe worden overgebracht om te bewaren, beheren en beschikbaar te stellen. Hieronder wordt ook de voorziening voor het bewaren, beheren en beschikbaar stellen van de blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden bedoeld.

Artikel 6

Gedeputeerde Staten dienen hun beleid rond de zorg voor archiefbescheiden in samenhang te zien en af te stemmen met domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 10

De bedoelde toegang wordt verleend met inachtneming van de bestaande provinciale voorschriften ten aanzien van informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 11 en 14

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de provinciearchivaris vormen de basis voor de verslaglegging door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten.

Artikel 13

Het daadwerkelijke beheer van de archiefbewaarplaats wordt namens de provinciearchivaris uitgevoerd door het Nationaal Archief, waarmee Gedeputeerde Staten een dienstverleningsovereenkomst hebben afgesloten.

Artikel 16

Op deze wijze kunnen Provinciale Staten controleren of Gedeputeerde Staten hun wettelijke zorgtaak (goed) uitvoeren in overeenstemming met artikel 27 van de Archiefwet 1995.