Inkoopbeleid

Inhoud 1

Inleiding. 3

1. Gemeentelijke doelstellingen. 4

2. Kaders 5

3. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen 7

4. Inkoopproces 10

Inleiding

Inkoop en contractmanagement zijn belangrijke middelen om bij te dragen aan de doelmatigheid van ons gemeentelijk beleid, de rechtmatigheid van onze organisatie en de duurzaamheidsambitie van de gemeente Waalwijk (hierna: ‘de gemeente’).

Elk jaar koopt de gemeente voor ruim 72 miljoen euro aan goederen, diensten en werken in. Dat geeft ons een grote verantwoordelijkheid. We willen dit gemeenschapsgeld slim, duurzaam, op een eerlijke manier en volgens de wettelijke regels uitgeven.

Door de grenzen en spelregels van ons inkoopbeleid is het mogelijk om aan de geldende wet- en regelgeving te voldoen en om actuele politieke onderwerpen op een juiste manier in de inkooppraktijk op te nemen. Als gemeente zijn wij daardoor een professionele opdrachtgever die o.a. ook volop kansen biedt aan het lokale bedrijfsleven.

De vertaling van de doelstellingen en uitgangspunten van dit inkoopbeleid naar het inkoopproces is verwoord in het handboek inkoop van de gemeente. Hierin wordt beschreven hoe te handelen als iets ingekocht moet worden. Door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie kan het handboek (per direct) worden aangepast. Het handboek is voor intern gebruik.

Dit inkoopbeleid treedt in werking op 1 oktober 2024. Met dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vervalt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van 1 juli 2016.

Het inkoopbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd.

1. Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente geeft met dit inkoopbeleid invulling aan de volgende ambities en doelstellingen[1]:

• -

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden gebruikt en besteed.

De gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten (beste prijs/kwaliteit). De gemeente zorgt dat er voldoende toegang is voor (lokale) ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• -

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professioneel opdrachtgeverschap betekent betrokkenheid bij de inkoopambitie, een slagvaardige besluitvorming, passend risicomanagement, vertrouwen in de contractant en wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant.

• -

  Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de gemeenschapsgelden.

De gemeente zal ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging, waarbij kwaliteit een belangrijke rol speelt.

• -

  Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen.

De gemeente ziet maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) als belangrijk instrument om de duurzaamheidsambities van de gemeente te realiseren. Daarnaast heeft de gemeente een voorbeeldrol hierin.

• -

  Bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.

De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente zet o.a. in op de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

• -

  Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor ondernemers.

Zowel de gemeente als ondernemers voeren veel administratieve handelingen uit tijdens het inkoopproces. De gemeente verlaagt deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt en passend inkoopproces uit te voeren. De gemeente zal zoveel mogelijk uniforme documenten hanteren, dit geeft duidelijkheid naar de ondernemers.

[1] Gebaseerd op het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid

2. Kaders

2.1 Juridisch

Bij alle inkopen en het uitvoeren van contracten voldoet de gemeente aan relevante wet- en regelgeving. Natuurlijk denkt de gemeente hierbij ook aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals onder andere het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Voor inkopen in het bijzonder zijn de (Europese) aanbestedingswet- en regelgeving met als uitgangspunten non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning (toelaten goederen of diensten uit andere lidstaten van de EU) van toepassing:

• -

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• -

  Aanbestedingswet: de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• -

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• -

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

• -

  Gids Proportionaliteit: de (gewijzigde) Gids Proportionaliteit 2022 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• -

  Aanbestedingsreglement werken (ARW): In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

2.2 Mandaat en volmacht

Bij inkopen houdt de gemeente zich aan de geldende mandaatregeling van de gemeente. De gemeente wil alleen gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.3 Afwijkingsbevoegdheid

Bij alle inkopen is de gemeente gebonden aan de (Europese) Aanbestedingswet-en regelgeving. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. Afwijken van dit inkoopbeleid is slechts mogelijk bij inkopen onder de Europese aanbestedingsdrempel en op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

2.4 Integriteit

De gemeente vindt bestuurlijke en ambtelijke integriteit heel belangrijk. Dat betekent dat onze bestuurders en ambtenaren zich houden aan de vastgestelde regels voor het gedrag. Ze gaan zakelijk en objectief te werk. Zo voorkomen we belangenverstrengeling.

De Gemeente wil dat er een eerlijke mededinging plaatsvindt. Betrokken ondernemers krijgen een eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen. De gemeente handelt objectief, transparant en non-discriminerend. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking.

De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook een onderzoek instellen op basis van de wet Bibob.

2.5 Klachtenregeling

Om een laagdrempelige klachtafhandeling voor ondernemers bij aanbestedingsprocedures te garanderen is er een klachtenmeldpunt ingericht. De wijze waarop ondernemers een klacht kunnen indienen staat beschreven in het aanbestedingsdocument.

3. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen

De gemeente Waalwijk maakt werk van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Bij alle inkopen van de gemeente Waalwijk houden we hier tijdens het inkoopproces rekening mee.

De basis voor een inkoop wordt gelegd in de voorbereiding. In alle stappen van het inkoopproces zorgen we voor een goede balans tussen de sociale, ecologische en economische criteria. Dat doen we zo:

• -

  we onderzoeken wat er in de verschillende productgroepen maatschappelijk gezien te winnen is;

• -

  bij de product- en marktanalyse zoeken we uit welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

• -

  in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen;

• -

  we kijken niet alleen naar de aankoopprijs, maar ook naar de economische levensduur.

Voor de meest kansrijke en omvangrijke productgroepen ten aanzien van duurzaamheid wordt de landelijke MVI-criteriatool gebruikt.

3.1 Duurzaamheid

De gemeente wil zich duurzaam ontwikkelen en overgaan naar een energieneutraal, CO2-arm en klimaatbestendig Waalwijk in 2043. Om dit te bereiken wordt er gewerkt aan drie hoofdthema’s:

• 1.

  Energie.

• 2.

  Water en groen.

• 3.

  Duurzame consumptie en productie.

In dit kader heeft de gemeente zich in 2022 ook gecommitteerd aan de Green Deal 2.0 voor de verduurzaming van Waalwijkse bedrijven op het gebied van zowel energietransitie, klimaatadaptatie als circulaire economie/circulariteit.

Tijdens het inkoopproces geven we extra aandacht aan de 3 genoemde thema’s, waarbij we eisen en criteria stellen op o.a.:

• -

  CO2-footprint: bij de uitbesteding van leveringen en werken wordt CO2-reductie nagestreefd, zowel bij de productie als tijdens het gebruik.

• -

  Circulair en biobased: we kopen o.a. materialen in die zowel gerecycled als recyclebaar zijn om zo min mogelijk afval te creëren en grondstoffen zo lang mogelijk te gebruiken.

• -

  Klimaatbestendig en biodivers: oplossingen uit de markt dienen in te spelen op toekomstige uitdagingen op het gebied van klimaat en houden rekening met het ecosysteem.

• -

  Maximaal energiezuinig: het gebruik van energiebesparende producten leidt naast een kostenbesparing tot het verlagen van onze ecologische voetafdruk.

3.2 Fairtrade gemeente

Als Fairtrade gemeente leveren we een bijdrage aan de Sustainable Development Goals door eerlijke handel te bevorderen en zo bij te dragen aan armoedebestrijding en aan een rechtvaardige en duurzame wereld.

Bij relevante aanbestedingen stelt de gemeente voorwaarden aan inschrijvers op het gebied van Fairtrade. De criteria zoals gesteld voor het dragen van de titel Fairtrade Gemeente zijn hierbij het uitgangspunt.

3.3 Social Return

Social Return wordt ingezet om meer arbeidsparticipatie en werkgelegenheid in Waalwijk te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Dit betekent dat ondernemers niet alleen een opdracht uitvoeren, maar ook iets terugdoen op maatschappelijk of sociaal gebied. Zo dragen inkopen en aanbesteden bij aan het creëren van maatschappelijke meerwaarde.

Meer concreet willen we hiermee:

• -

  zorgen dat mensen die moeilijk een baan kunnen vinden, beter mee kunnen doen;

• -

  sociaal ondernemen stimuleren;

• -

  andere doelen in het sociaal domein bereiken, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

In Waalwijk wordt Social Return ingezet bij ‘werken’ en ‘diensten’ en daar waar mogelijk wordt samengewerkt met Baanbrekers (de Intergemeentelijke Sociale dienst en Werkbedrijf van de Langstraat).

3.4 Innovatie

De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te laten bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Hierdoor kunnen publieke taken vaak goedkoper, duurzamer, sneller of veiliger worden uitgevoerd.

Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.

3.5 Lokale economie en MKB

De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot discriminatie van ondernemers leidt. Zo worden er in gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, lokale ondernemers uitgenodigd als dat kan.

Daarnaast houdt de gemeente de drempel voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en ZZP’ers zo laag mogelijk. Dat doen we door geen onnodig zware eisen, selectie- en gunningscriteria te stellen in aanbestedingen. En door grote opdrachten waar mogelijk op te delen in kleinere stukken (percelen). Hierdoor kunnen ook kleinere ondernemingen inschrijven.

4. Inkoopproces

4.1 Aanbestedingsprocedures

De gemeente zal – rekening houdend met de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wil afwijken (zie paragraaf 2.5). Deze drempelbedragen komen overeen met de adviezen in de gids proportionaliteit. Voor sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) hanteert de gemeente de bedragen als opgenomen in de aanbestedingswetgeving.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

4.1.1 Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente nodigt één ondernemer uit om een offerte in te dienen. Als het kan is dat een lokale of regionale ondernemer, waarbij de gemeente zichzelf ten doel stelt om jaarlijks minimaal 25 nieuwe lokale ondernemers een kans te geven om een opdracht in deze (één op één) categorie uit te voeren voor de gemeente.

4.1.2 Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt aan minimaal drie en maximaal vijf ondernemers een offerte. Bij het samenstellen van de lijst van ondernemers die voor een offerteaanvraag worden benaderd kan de gemeente bij voorkeur twee lokale/regionale ondernemers selecteren. Lokale ondernemers kunnen hun interesse voor opdrachten bij de gemeente kenbaar maken via inkoop@waalwijk.nl. Daarnaast zal de gemeente via haar website proactief ondernemers informeren over de planning van aankomende offerte aanvragen. Op verzoek kan de planning ook per mail gestuurd worden.

4.1.3 Nationaal aanbesteden

Bij nationale aanbestedingen publiceert de gemeente een aankondiging op TenderNed.

4.1.4 Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Het is altijd toegestaan om een aanbestedingsprocedure met meer openbaarheid te gebruiken dan wordt voorgeschreven.